Como comprar um serviço de videoconferência

A videoconferência por si só oferece aos usuários muitos recursos e opções diferentes. No entanto, em sua essência, a videoconferência é simplesmente uma maneira de um usuário se comunicar com outro usuário por meio de um fluxo de vídeo ao vivo. Soluções mais avançadas permitem coisas como transmissões de vídeo um-para-muitos, compartilhamento de tela e até mesmo funcionalidade de webcasting que pode pesquisar membros da audiência e coletar dados de espectadores (mas estamos nos adiantando).

As comunicações unificadas (UC) pegam a videoconferência e a adicionam a um conjunto maior de ferramentas de comunicação. Você poderá enviar mensagens de bate-papo e de texto para colegas de trabalho. Você poderá criar fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos. Você poderá criar documentos e executar edições simultâneas neles da mesma forma que faria com uma plataforma como o Google Drive.

Talvez o aspecto mais importante de uma plataforma de UC seja sua capacidade de integração com soluções de terceiros para ajudá-lo a extrair e exportar dados de uma ferramenta para outra. Por exemplo, se você precisar ligar para um cliente e quiser acessar seus registros para melhorar suas comunicações, a integração entre seu Salesforce conta e sua ferramenta UC torna isso incrivelmente fácil. De dentro do seu painel do Salesforce, você poderá iniciar a chamada, visualizar o histórico de interação do cliente e adicionar notas sobre o que está sendo dito durante a chamada.

“Ter uma plataforma unificada é claramente algo de interesse”, disse Gilman. “Uma plataforma singular para mobilidade, colaboração e voz é algo que a maioria das empresas está procurando hoje.”

Gilman adverte que construir uma plataforma de comunicação por meio de fornecedores individuais teria um custo proibitivo. Além disso, os dados podem não ser transferidos de sistema para sistema tão facilmente quanto em uma plataforma de um único fornecedor. Além disso, se algo quebrar, você precisará determinar o motivo conversando com vários representantes de suporte de várias empresas, o que parece um pesadelo.

Todas as formas de software de negócios vêm com um espectro de usabilidade. Algumas ferramentas de marketing por e-mail são tão bem projetadas que fazem parecer que qualquer pessoa pode acordar e se tornar um profissional de marketing por e-mail sem ter nenhum treinamento formal. Outras ferramentas são tão complicadas e técnicas que até mesmo os profissionais de marketing mais avançados encontram-se buscando o botão de suporte.

A videoconferência não é diferente. Algumas ferramentas oferecem interfaces de usuário (UIs) limpas e intuitivas que permitem clicar no nome de uma pessoa e iniciar uma chamada diretamente. Alguns permitem que você agende reuniões com antecedência clicando no calendário de um colega e digitando seu nome. Existem ferramentas que permitem criar uma sala de conferência virtual, enviar um link e convidar centenas ou milhares de pessoas para essa sala sem nenhum pré-requisito para nenhum de seus convidados. Esses são os tipos de soluções que você deve considerar ao fazer sua compra.

“Muitas vezes, a videoconferência tem muitas nuances porque muitos protocolos diferentes estão sendo usados ​​hoje”, disse Gilman. “Você enfrenta desafios ao trazer plataformas legadas, trazer terceiros que estão fora do local... esse tem sido o desafio há anos. A capacidade de enviar um link para uma plataforma de terceiros e atender a chamada tão facilmente quanto um telefonema é fundamental para o sucesso.”

Basicamente, se você abrir seu software de videoconferência e sentir que deveria ter se formado em engenharia, provavelmente está trabalhando com a ferramenta errada.

Mesmo que você opte por não comprar uma plataforma de UC, ainda pode querer uma ferramenta de videoconferência que possa conduzir documentos básicos e compartilhamento de tela. Esses recursos permitem que seus usuários enviem arquivos para qualquer pessoa na sala de conferência ou coloquem um documento de um site na tela para demonstração.

“A necessidade de colaboração e compartilhamento de conteúdo é importante”, disse Gilman. “Para uma reunião eficaz, compartilhar conteúdo é quase tão importante quanto ver cara a cara. Pode ser tão simples quanto o compartilhamento de documentos para que os usuários possam compartilhar o que estão trabalhando em tempo real. Esse é um componente crítico para qualquer ambiente colaborativo.”

Ter esses recursos também permite que você use sua ferramenta de videoconferência de maneiras que você não havia imaginado anteriormente. Todo mundo pensa em videoconferência para reuniões de equipe, mas e para reuniões com clientes, chamadas de compradores em potencial ou chamadas de parceiros? “Quando você começa a considerar como o vídeo pode transformar a forma como as empresas podem fazer negócios, é quando a adoção se torna muito mais difundida”, disse Gilman.

Se você está convencido de que só usará ferramentas de videoconferência para comunicações individuais, também pode ter se enganado pensando que um aplicativo focado no consumidor será suficiente para fazer o trabalho. Em alguns casos, você pode estar correto. No entanto, lembre-se de que nem todas as chamadas serão realizadas a partir dos limites de um escritório que fornece Ethernet de alta velocidade. Na verdade, a maioria de suas ligações provavelmente serão feitas em laptops e tablets por meio de conexões Wi-Fi (algumas delas em veículos em movimento).

Aqui é onde seu aplicativo de consumidor padrão não entrega o valor de uma ferramenta de videoconferência de nível empresarial. “Esses aplicativos de consumo são ótimos, mas você enfrenta problemas de qualidade”, disse Gilman. “Eles não são estáveis ​​o suficiente para lidar com confiabilidade e resiliência se você estiver falando com um cliente. Você olha para certas plataformas de consumidor se estiver em um cliente móvel em seu carro; sua solução de videoconferência deve estar preparada para lidar com um mínimo denominador comum que provavelmente será um dispositivo móvel. A capacidade de lidar com a perda de pacotes sem degradação de vídeo e voz é importante.”

“A tecnologia que está executando plataformas [de nível empresarial] ficou muito melhor. E quando você junta isso com a qualidade de rede que podemos oferecer, temos a rede resolvida”, disse Gilman. “A capacidade de compartilhar uma tomografia computadorizada por vídeo teria sido risível três ou quatro anos atrás. Agora você pode ver a tomografia computadorizada mais detalhada.”

Já que você é quem escolhe o sistema, por que não escolher um que lhe dê o controle de tudo? As ferramentas de vídeo corporativas oferecem acesso a recursos como gravação de chamadas com um clique, estatísticas que informam quem faz mais chamadas, quanto tempo as pessoas permanecem nas chamadas, quando as pessoas desconectam as chamadas e muito mais. Você também pode controlar quem tem permissões administrativas para gravar sua própria chamada, quem pode acessar ou transferir chamadas para outros usuários e quem pode examinar a qualidade da chamada para garantir que o sistema esteja fornecendo imagens nítidas.

“Administradores sofisticados vão querer saber como foi a perda de pacotes [que contribuiu para a baixa qualidade das chamadas]”, disse Gilman. “Foi no extremo [ou na rede da empresa]? Se foi local, então você tem que olhar para a rede [para determinar onde estava o problema].”