Como enviar e-mails Cco automaticamente usando regras no Outlook

Às vezes, você pode querer copiar seus e-mails enviados para outro endereço sem que o destinatário saiba. No Microsoft Outlook, você pode configurar regras para fazer isso. Vamos orientá-lo no processo e compartilhar uma advertência importante.

A maioria das pessoas está familiarizada com a opção CC (cópia carbono) em seu programa de e-mail. CC'ing alguém significa que você está enviando uma cópia da mensagem. Os outros destinatários também podem ver quem foi colocado em CC.

Há também uma opção BCC (cópia oculta). Qualquer pessoa que você BCC ficará oculta dos outros destinatários, mas poderá ver o remetente e os destinatários.

No Outlook, você pode adicionar o campo Cco aos e-mails com um simples botão de alternância. Para fazer isso, abra um novo e-mail, mude para a guia “Opções” e clique em “Cco”. Isso tornará o campo "Cco" visível neste e em todos os novos e-mails. Para ocultá-lo novamente, clique em Opções > Cco em qualquer novo email.

Se você quiser colocar alguém em Cco em um e-mail específico, basta digitar o endereço de e-mail dessa pessoa no campo “Cco” da mesma forma que faria nos campos “Para” ou “Cc”.

O campo “Cco” é mais comumente usado ao enviar e-mails em massa para muitos destinatários, como um boletim informativo. Dependendo de onde você estiver no mundo, você pode ser legalmente obrigado a ocultar os endereços de e-mail das pessoas por motivos de proteção de dados.

Mesmo que não haja uma obrigação legal obrigatória, ainda é uma boa prática (e cortesia comum) não divulgar os endereços de e-mail das pessoas sem o consentimento delas.

Existem outros cenários em que você pode querer BCC alguém. Por exemplo, se você estiver lidando com um funcionário ou colega de trabalho problemático, convém manter um registro de suas interações por e-mail caso precise apresentar uma queixa. O BCC permite enviar cópias das mensagens para qualquer endereço que você desejar, sem que os destinatários saibam disso.

Se você deseja adicionar um destinatário Cco a cada e-mail automaticamente ou a e-mails específicos, como aqueles para um determinado indivíduo ou que contêm palavras específicas na linha de assunto, não há uma maneira simples de fazer isso. Se você usou as regras do Outlook, pode esperar que isso seja uma opção, mas, infelizmente, não é.

É possível usar regras, mas você precisa criar mais de uma. Especificamente, uma regra para aplicar uma categoria aos e-mails que você deseja BCC e outra para encaminhar automaticamente os e-mails dessa categoria para outro endereço. Isso não é exatamente o mesmo que um BCC, mas alcança a mesma coisa.

A ressalva importante que mencionamos anteriormente é que muitas empresas impedem seus funcionários de encaminhar e-mails automaticamente para fora da empresa. Isso ocorre porque as regras de encaminhamento automático são um método comum que os cibercriminosos usam para obter dados das empresas.

Qualquer empresa grande o suficiente para ter seu próprio departamento de TI provavelmente bloqueará o encaminhamento automático. Ele também provavelmente receberá um alerta quando alguém configurar uma regra de encaminhamento automático.

Se sua empresa bloquear o encaminhamento automático, você terá que adicionar o BCC manualmente se for para um endereço de e-mail externo. Se você estiver encaminhando para outra caixa de correio dentro de sua empresa, ou sua empresa não bloquear o encaminhamento automático, você está pronto para ir.

Com essa ressalva em mente, veja como configurar as duas regras.

Regra 1: Aplicar uma categoria

Certifique-se de estar na caixa de entrada do Outlook e, enquanto visualiza a guia “Página inicial”, clique em Regras > Gerenciar regras e alertas.

No painel "Regras e alertas", clique em "Nova regra".

Selecione "Aplicar regra nas mensagens que envio" no "Assistente de regras" que aparece e clique em "Avançar".

Em seguida, você escolhe os emails aos quais deseja aplicar automaticamente a categoria. Se você quiser categorizar todos os e-mails, clique em “Avançar”. Um aviso será exibido; clique em “Sim”.

Se você quiser apenas categorizar mensagens específicas, terá que escolher qual tipo. Há um grande número de condições para escolher, incluindo aquelas com certas palavras na linha de assunto ou no corpo, aquelas com anexos e assim por diante.

Vamos categorizar os emails enviados para uma pessoa específica, então selecionamos a opção “Enviado para Pessoas ou Grupo Público”.

Clicamos no link “Pessoas ou Grupo Público” para escolher o destinatário.

Podemos selecionar a pessoa em nosso catálogo de endereços ou digitar o endereço de e-mail diretamente no campo "Para" e clicar em "OK".

Clicamos em “Avançar”.

Na próxima página do assistente, selecionamos “Atribuir à categoria de categoria”.

Em seguida, clicamos no link “Categoria” para atribuir uma categoria.

Na janela “Categorias de cores” que se abre, escolhemos a categoria à qual queremos que isso se aplique. Você também pode clicar em "Novo" para criar um novo e, em seguida, clicar em "OK".

Para evitar o encaminhamento automático de e-mails errados para você mesmo, considere criar uma categoria totalmente nova apenas para isso.

A categoria no assistente mudará para a que você selecionou. Clique em “Concluir”.

Clique em “OK” na caixa de confirmação e sua primeira regra é criada.

Regra 2: Encaminhar automaticamente os e-mails

Agora você precisa configurar uma regra que encaminha automaticamente e-mails que tenham a categoria que você escolheu na Regra 1.

Primeiro, clique na pasta de itens “Enviados” para alternar para ela. Essa etapa é essencial, caso contrário, a regra será executada apenas em e-mails em sua caixa de entrada.

Na guia "Página inicial" do Outlook, clique em Regras > Gerenciar regras e alertas.

Selecione “Nova regra”.

No "Assistente de regras", clique em "Aplicar regra nas mensagens que recebo" e clique em "Avançar".

Na próxima página do assistente, selecione “Atribuído à categoria de categoria”.

Clique no link “Categoria” para escolher a categoria à qual você deseja atribuí-la.

Na janela "Categorias de cores", escolha a categoria definida na Regra 1 e clique em "OK".

A categoria no assistente mudará para a que você selecionou. Clique em “Avançar”.

Na próxima página, selecione “Encaminhar para pessoas ou grupo público”.

Clique no link “Pessoas ou Grupo Público” para escolher um destinatário.

Você pode selecionar o endereço para o qual deseja encaminhar os e-mails do seu catálogo de endereços ou digitá-lo no campo “Para”. Em seguida, clique em “OK”.

Clique em “Next” duas vezes para chegar à página final do assistente. Dê um nome à sua regra, verifique se ela se aplica à pasta "Itens enviados" e clique em "Concluir".

Suas regras agora estão criadas! Sempre que você enviar um e-mail para a pessoa especificada, uma categoria será adicionada ao e-mail (Regra 1). Assim que o e-mail chegar à pasta “Itens Enviados”, ele será encaminhado automaticamente para o endereço especificado na Regra 2.