Voltando ao escritório: guia do funcionário

Muitas empresas estão se preparando para fazer a transição dos funcionários de volta aos escritórios, seja para aliviar o estresse do isolamento ou simplesmente para se manter financeiramente à tona. Seja qual for o motivo, manter os funcionários seguros significa que os empregadores devem superar uma variedade de obstáculos, incluindo aderir a novos regulamentos de saúde e segurança que provavelmente incluirão novas considerações, como rastreamento de contatos e manter os funcionários devidamente distanciados usando ferramentas de gerenciamento de espaço.

Mesmo processos de negócios estabelecidos, especialmente vetores centrados em pessoas, como recursos humanos (RH), precisarão adaptar novas soluções, como a construção de um modelo de equipe híbrido usando ferramentas de gerenciamento de força de trabalho remota. Esse é um desafio considerável para a maioria dos empregadores, mas não é o único desafio. Os funcionários também precisam ajustar suas perspectivas com cuidado ao considerar um retorno ao escritório. Isso significa observar atentamente todas as partes do dia de trabalho, desde a retomada de um deslocamento diário até onde e exatamente como você pretende realizar o trabalho em um novo tipo de população de escritório.

Antes mesmo de pensar no escritório, considere que o melhor lugar para começar é se você quer voltar ao trabalho. Se trabalhar em casa combina com você, a melhor maneira de apresentar essa mudança ao seu empregador é não apenas perguntar, mas pedir com um plano. Trabalhe com o RH sobre exatamente como uma mudança para trabalhar inteiramente em casa funcionaria e explore as ferramentas e tecnologias disponíveis para encontrar novas maneiras de ajudar. A maioria dos empregadores está mais receptiva a esse conceito do que nunca, especialmente a um cenário de trabalho "híbrido" em que os funcionários trabalham parcialmente em casa e parcialmente no escritório.

Se um retorno ao trabalho, mesmo que parcial, está em seu futuro imediato, então é de seu interesse estar o mais envolvido possível com o processo de planejamento de seu empregador. Descubra quem está no ponto para organizar a reabertura do escritório e certifique-se de discutir as seguintes questões com eles.

Entrando na porta

Um estudo da PricewaterhouseCoopers citado pela Statista (veja o gráfico acima), mostra que, quando se trata de reabrir escritórios durante a pandemia, 81% das empresas planejam alterar as medidas e requisitos de segurança no local de trabalho, enquanto 78% pretendem reconfigurar os locais de trabalho para promover distanciar. Além disso, 54% das empresas planejam tornar o trabalho remoto uma opção permanente para funções que o permitem, e 53% das empresas estão analisando a mudança de turnos ou equipes alternativas para reduzir a exposição.

Isso significa que as estratégias de retorno ao trabalho (RTW) não apenas terão um efeito drástico em seu ambiente de trabalho atual quando você retornar, exatamente quais são esses efeitos também variam muito para diferentes organizações, pois as medidas dependerão de diferentes considerações, incluindo o tipo de trabalho que está sendo feito, as características do espaço, o tamanho da população de funcionários e quais novos regulamentos de saúde COVID-19 que se aplicam ao seu estado e município.

Espere restrições rigorosas sobre quais locais de escritório serão acessíveis, o número de funcionários permitidos no local a qualquer momento, bem como novos funcionários e procedimentos para permitir novas medidas, como rastreamento de contatos e desinfecção do trabalho entre os turnos. Os escritórios também precisarão fornecer aos funcionários Equipamentos de Proteção Individual (EPI), como máscaras, protetores faciais, luvas e um suprimento constante de desinfetantes e desinfetantes para as mãos. Os funcionários precisam ter certeza de que entendem quais medidas estão sendo aplicadas, quais são os procedimentos para implementá-las e onde e como devem coletar qualquer novo equipamento necessário para a segurança.

O controle de acesso será um problema particularmente irritante para funcionários despreparados. Isso porque esse processo será como os funcionários serão selecionados e autorizados a entrar no local de trabalho, provavelmente agora um processo de várias etapas que geralmente envolve um sistema de reservas online e até mesmo algum tipo de token inteligente. Isso parece complexo, mas o controle de acesso é fundamental na triagem de funcionários contagiosos, bem como para determinar quem está no local a qualquer momento. É por isso que não apenas os empregadores, mas também as autoridades locais da COVID-19 e os regulamentos municipais estão dando uma ênfase tão especial a esse processo.

A maioria dos processos de acesso será mais ou menos assim: antes de sair de casa, os funcionários precisarão verificar se não estão sentindo nenhum sintoma por meio de uma verificação de bem-estar, possivelmente por meio de um aplicativo móvel ou uma ferramenta de retorno ao trabalho, como o Zoho BackToWork. Espera-se que eles prossigam para uma área de triagem ao chegar, onde suas temperaturas serão medidas antes de conceder acesso à área de trabalho. Esse acesso só será concedido se o funcionário tiver uma reserva válida aguardando no sistema. Se isso não for um problema, o funcionário terá acesso ao escritório usando um cartão inteligente ou token semelhante usado para confirmar o horário de entrada e saída, bem como onde esse funcionário passará a maior parte do dia de trabalho.

Especialmente no início, o não cumprimento de qualquer um desses requisitos provavelmente resultará em você ser mandado para casa, por isso é importante trabalhar com a equipe de RTW do seu empregador para garantir que você entenda completamente o processo e tenha todos os aplicativos e tokens necessários.

Preocupações de deslocamento

Ironicamente, uma das preocupações de RTW mais problemáticas para os funcionários não é o escritório, é chegar ao escritório. Ir para o trabalho de carro próprio é uma coisa, mas usar o transporte público, uma situação inevitável em muitas localidades, deixa muitos funcionários muito preocupados. Após quase um ano de isolamento geral, será necessário convencer muitos funcionários a retornar às suas viagens diárias de trem, ônibus ou metrô.

"Os empregadores fizeram um bom trabalho garantindo que os escritórios sejam seguros e higienizados com protocolos para mantê-los assim. Mas como o transporte público continua sendo o principal meio de levar os funcionários ao escritório, a segurança é um desafio totalmente novo", disse Dave Bryant, vice-presidente presidente da One Workplace, uma empresa líder em interiores comerciais na área da baía. “Dar aos funcionários alternativas e maneiras mais seguras de chegar ao trabalho, como ônibus corporativos e serviços de compartilhamento de caronas, que possuem protocolos de limpeza, são opções que os empregadores devem considerar levar os trabalhadores para o trabalho com segurança”.

"Space-as-a-Service (SPaaS) é uma tendência crescente que permite que muitas empresas personalizem espaços de escritório menores localizados mais próximos de onde seus funcionários moram", diz Bryant. Localizar um novo espaço mais próximo a esses centros de funcionários não apenas reduzirá o tempo de deslocamento, de acordo com Bryant, mas também mudará os requisitos de deslocamento e fornecerá um local seguro longe do escritório maior quando o trabalho não exigir que os funcionários estejam lá.

Novamente, se você estiver pensando em voltar ao trabalho, resolva esse problema com seu empregador e veja se alguma dessas soluções pode funcionar para sua empresa.

Espere Nova Tecnologia

Mencionamos a nova tecnologia de controle de acesso acima, mas para muitos funcionários, essa não será a única nova tecnologia que eles encontrarão ao retornar ao escritório durante a pandemia. Por exemplo, a Cisco diz que considerou cuidadosamente o que o retorno ao trabalho significa para os funcionários em seus escritórios.

"Aumentamos o número de sensores que temos em nosso hardware de sala de conferência", disse Jeetu Patel, vice-presidente sênior e GM da divisão de segurança e aplicativos da Cisco. Ele disse que a empresa está adicionando vários sensores ao hardware de sua solução de conferência, "que podem detectar o número de participantes em uma sala, medir os níveis de temperatura e umidade e até medir a qualidade do ar". A Cisco e empregadores como ele coletarão esse tipo de dados de instalações de novas maneiras e especificamente para garantir que os funcionários permaneçam seguros enquanto estiverem no local.

Os Webex Room Navigators da Cisco, que são painéis de toque de escritório que fornecem conexões instantâneas para videoconferências, controles de sala, compartilhamento de conteúdo e reserva de sala agora são ativados por voz. "Você pode simplesmente entrar em uma sala e dizer 'Ei Webex, vou entrar na reunião.' O sistema possui controles de proximidade que poderão identificar os participantes [através de seus] smartphones usando ultrassom”, disse Patel.

Ele acrescenta que mudar para assistentes de voz no escritório agora tem o benefício adicional de ser uma solução mais higiênica, já que menos superfícies precisam ser tocadas fisicamente. E, claro, há muitos benefícios adicionais que continuarão a ajudar os trabalhadores mesmo após a pandemia, como reserva inteligente de quartos, ajuste de iluminação e persianas, além de acesso automático a telas inteligentes e outras tecnologias de conferência.

Repensando os benefícios dos funcionários

As vantagens e benefícios dos funcionários são fatores importantes para os funcionários que consideram um emprego ou local de trabalho em detrimento de outro. Em tempos pré-COVID, regalias como refeições e lanches gratuitos, lounges de conceito aberto, associações de academias, bem como happy hours e passeios da empresa, ajudaram a atrair funcionários e até mantê-los nos escritórios por mais tempo. Essas vantagens e benefícios podem não ser mais tão atraentes ou fazer sentido para trabalhadores remotos ou funcionários que voltam aos escritórios.

“A mudança de volta para o local de trabalho físico traz algumas grandes considerações sobre os tipos de vantagens e benefícios que os empregadores oferecem a seus funcionários”, diz Jordan Peace, cofundador e CEO da Fringe, uma empresa de benefícios de estilo de vida.

"Meses de trabalho remoto forçaram as empresas a repensar os tipos de benefícios que oferecem aos funcionários. Muitas vantagens no escritório, como academias, mesas de pingue-pongue ou almoços servidos, basicamente se tornaram obsoletas da noite para o dia", diz Peace. Em seu lugar, surgiu uma nova categoria, uma das vantagens do estilo de vida. Esses tipos de vantagens visam aliviar os problemas que muitos funcionários enfrentam como resultado de trabalhar em casa. Eles geralmente assumem a forma de um mercado digital onde os funcionários podem selecionar aplicativos ou serviços que atendam às suas necessidades imediatas para coisas como aulas virtuais ou entrega de alimentos.

Peace disse que uma pesquisa com usuários do Fringe descobriu que 80% dos funcionários sentiram que a era do trabalho remoto mudou permanentemente a maneira como eles veem os benefícios; 84% disseram acreditar que as vantagens do estilo de vida serão mais valiosas em um mundo pós-COVID do que as vantagens e comodidades no escritório, mesmo após o retorno ao escritório.

Embora a Fringe ajude as empresas a implementar esse tipo de programa como serviço, muitas empresas serão desafiadas a oferecer esses tipos de vantagens pandêmicas a seus funcionários. Uma excelente maneira de se envolver com os esforços de RTW de sua empresa é trabalhar com o RH e outros funcionários para identificar quais soluções de benefícios eficazes em sua área podem ser e, em seguida, elaborar um plano de como entregá-las.

Comunicação é a chave

A maioria das ferramentas e plataformas de software RTW enfatiza fortemente a comunicação dos funcionários. Afinal, as empresas que retornam ao trabalho estão enfrentando mudanças significativas em quase todos os aspectos de como fazem negócios. Isso não pode ser feito simplesmente enviando memorandos. Os empregadores precisam promover discussões ativas entre gerentes e funcionários para tornar essa transição bem-sucedida e segura. Isso também significa novos níveis de envolvimento dos funcionários, no entanto.

Mesmo com vários novos canais de comunicação abertos, incluindo novas reuniões online, aplicativos de mensagens de equipe e medidas semelhantes, muitos funcionários ainda se sentam e simplesmente "coletam" novas informações sem participar das discussões em torno. Se você está na lista curta para voltar ao seu escritório, vale a pena se envolver com essas conversas. Isso significa não apenas falar, mas muitas vezes falar sobre tópicos que você poderia ter evitado anteriormente. Um exemplo importante é a saúde mental.

"Os líderes empresariais precisam aceitar que novas normas culturais emergirão desta crise. Muitos dos ajustes até agora mostraram a resiliência de trabalhadores e organizações para se adaptar às mudanças. Mas uma pergunta difícil que ainda precisamos responder é como essas mudanças nossos ambientes de trabalho afetam a saúde mental de nossos funcionários? Como eles estão se saindo como pessoas? E isso exigirá um acompanhamento e uma conexão reais", diz Mike Bokina, vice-presidente e chefe de recursos humanos da Siemens USA. "Precisamos continuar a abordar o aspecto humano desta crise, não apenas o aspecto financeiro. O que os funcionários precisam? As normas culturais estão mudando e as vozes dos funcionários precisam fazer parte disso."

Tempos incertos tornam a comunicação com os funcionários mais crítica do que nunca, mas essa discussão precisa ir em ambas as direções. Além de reuniões gerais regulares e prefeituras virtuais, manter conexões individuais com uma força de trabalho distribuída pode ajudar a manter o envolvimento dos funcionários, que diminuiu durante esse período de trabalho remoto.

"Para nós da Siemens USA, que tem 50.000 funcionários, isso significou transparência em tópicos que vão desde a saúde dos funcionários, a saúde da organização e dos negócios, até a saúde das comunidades em que a Siemens opera", disse Bokina.

Promover esse tipo de discussão, mesmo que seja apenas com outros funcionários, é um novo elemento importante para voltar ao trabalho com segurança. Se você está tendo dificuldade em encontrar o fórum certo em sua organização para realizar essas palestras, considere trabalhar com o RH para criar um. Tanto seu empregador quanto seus colegas de trabalho serão beneficiados.