As melhores ferramentas de colaboração do Google em Documentos, Planilhas e Apresentações

O conjunto de aplicativos de produtividade do Google inclui algumas das ferramentas de colaboração mais úteis. Você pode trabalhar em um documento juntos em tempo real, adicionar e resolver comentários, atribuir tarefas e muito mais no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

Compartilhamento de Documentos

A colaboração em um dos aplicativos do Google começa com o compartilhamento do documento. Você pode adicionar colaboradores e escolher suas permissões para visualização e edição.

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Selecione "Compartilhar" no canto superior direito e insira as pessoas ou grupos na janela pop-up.

Ao lado do grupo na tela subsequente, selecione o privilégio que você deseja que eles tenham, como Visualizador, Comentarista ou Editor. Você pode ajustar isso por pessoa depois de enviar a notificação de compartilhamento usando o botão Compartilhar no canto superior direito.

Opcionalmente, adicione uma mensagem, marque a caixa para notificar todos e clique em "Enviar".

Para opções adicionais, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito. Você pode então decidir o que editores, visualizadores e comentaristas podem ou não fazer.

Clique em "Concluído" quando terminar e aproveite os seguintes recursos de colaboração no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

Comentários e opções

Usando comentários, você e seus colaboradores podem trabalhar juntos facilmente. Selecione o texto ou outro elemento ao qual seu comentário se refere e, em seguida, siga um destes procedimentos:

• Selecione Inserir > Comentário no menu.
• Clique com o botão direito do mouse e escolha “Comentário”.
• Clique no ícone Comentário no canto superior direito e selecione o sinal de mais.
• Selecione o ícone Comentário na barra de ferramentas flutuante.

Digite seu texto na caixa que aparece e clique em “Comentário”.

Depois de adicionar um comentário, você pode usar a marca de seleção para marcá-lo como resolvido quando a tarefa, atualização ou adição for concluída.

Mencionar Colaboradores e Atribuir Tarefas

Além de adicionar e resolver comentários, você pode mencionar um determinado colaborador e atribuir a ele uma tarefa a partir do comentário.

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Para chamar a atenção de um determinado colaborador, você pode mencioná-lo em seu comentário. Basta digitar o símbolo @ (At) seguido de seu nome ou endereço de e-mail e, em seguida, selecioná-los na lista de sugestões.

Para criar uma tarefa para seu colaborador a partir do comentário, mencione-o primeiro e marque a caixa "Atribuir a [nome]". A tarefa permanece aberta até que o colaborador a marque como concluída.

Reações de emojis

Mais uma maneira de mostrar sua aprovação, desaprovação ou outra reação a algo em um documento é com um emoji. Selecione o elemento no documento ao qual você está reagindo e clique no ícone Emoji na barra de ferramentas flutuante.

Observação: a partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Google Docs, não no Planilhas ou no Apresentações.

Escolha o emoji que você deseja adicionar ou pesquise um na parte superior da janela pop-up. O emoji é exibido no lado direito, próximo ao item selecionado.

Assim como nos comentários escritos, você pode resolver reações de emoji. Clique nos três pontos à direita de um emoji e escolha “Resolver”.

Modo de sugestão

Ao trabalhar em um documento no Documentos, Planilhas ou Apresentações, você está usando o modo de edição por padrão. Isso permite criar, editar e fazer tudo o que você precisa no documento. Mas quando você estiver colaborando com outras pessoas, talvez queira usar o modo de sugestão.

Observação: a partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Google Docs, não no Planilhas ou no Apresentações.

No modo de sugestão, as edições feitas tornam-se sugestões em vez de alterações reais. Selecione a seta suspensa de modo no canto superior direito que provavelmente é exibida como Edição ou o ícone de lápis e escolha "Sugerindo".

Agora, ao trabalhar no documento, você verá alterações com tachados e adições em texto colorido diferente. Cada sugestão também é incluída em uma janela à direita mostrando o que você substituiu, excluiu ou adicionou.

Se você quiser aceitar uma sugestão, basta clicar na marca de seleção na janela de sugestões e a alteração será colocada no documento.

Histórico de versões

Se você e seus colaboradores usarem o modo de edição em vez do modo de sugestão, convém revisar todas as alterações feitas, por quem e quando. Você pode abrir o histórico de versões do documento para ver esses detalhes.

RELACIONADO: Como ver alterações recentes em seu arquivo do Google Docs, Sheets ou Slides

Vá para Arquivo > Histórico de versões > Ver histórico de versões.

Você pode ver o documento atual no centro com todas as alterações à direita. As edições exibem a aparência da versão na data e hora exibidas no canto.

Você também pode optar por restaurar uma versão específica que você vê selecionando a revisão e escolhendo “Restaurar esta versão” na parte superior.

Notificações de alterações e comentários

Para acompanhar outras pessoas trabalhando no documento quando você não estiver, você pode receber notificações de alterações e comentários.

Observação: a partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Documentos e no Planilhas Google, não no Apresentações.

Vá para Ferramentas > Configurações de notificação ou Regras de notificação.

Selecione os itens sobre os quais deseja ser notificado e clique em “OK” ou “Salvar”.

Você receberá uma mensagem no endereço de e-mail conectado ao aplicativo do Google quando ocorrer uma alteração ou comentário.

Colaboradores de e-mail

Uma das ferramentas de colaboração mais úteis para entrar em contato com todos de uma vez é o recurso Email Collaborators. Com apenas alguns cliques, você pode enviar um e-mail para todos com quem está compartilhando o documento e economizar tempo ao abrir um aplicativo de e-mail para fazer isso.

Vá para Arquivo > E-mail > Colaboradores de e-mail.

Quando a janela pop-up for aberta, você verá todos os colaboradores pré-preenchidos para você. Basta adicionar sua mensagem e, opcionalmente, ajustar a linha de assunto, que exibe o nome do documento, e clicar em “Enviar”.

Aprovações de Documentos

Se você tiver uma conta de assinatura do Google Workspace compatível, você e sua equipe poderão aproveitar o recurso de aprovação de documentos. Isso ajuda você a solicitar que seus colaboradores revisem e aprovem seu documento, o que é ideal para solidificar a cópia final.

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Vá para Arquivo > Aprovações para abrir a barra lateral Aprovações. Em seguida, escolha “Fazer uma solicitação”.

Na janela pop-up, adicione os aprovadores e inclua uma mensagem. Opcionalmente, você pode definir uma data de vencimento, permitir que os aprovadores editem o documento e bloquear o arquivo antes de enviar a solicitação de aprovação.

Para visualizar o status das aprovações, volte para Arquivo > Aprovações e revise os comentários e aprovações na barra lateral.

Dê uma olhada em nosso tutorial completo sobre aprovações de documentos no Google Docs para obter detalhes sobre tipos de conta, aprovações pendentes e recursos adicionais para a ferramenta.

O Google evoluiu seus aplicativos de produtividade ao longo do tempo para incluir essas ferramentas de colaboração úteis e convenientes. Então, aproveite-os para o seu próximo documento de grupo.

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