As melhores ferramentas de colaboração do Google em Documentos, Planilhas e Apresentações

Publicados: 2022-10-04
Tada Images/Shutterstock.com

O conjunto de aplicativos de produtividade do Google inclui algumas das ferramentas de colaboração mais úteis. Você pode trabalhar em um documento juntos em tempo real, adicionar e resolver comentários, atribuir tarefas e muito mais no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

Índice

Compartilhamento de Documentos
Comentários e opções
Mencionar Colaboradores e Atribuir Tarefas
Reações de emojis
Modo de sugestão
Histórico de versões
Notificações de alterações e comentários
Colaboradores de e-mail
Aprovações de Documentos

Compartilhamento de Documentos

A colaboração em um dos aplicativos do Google começa com o compartilhamento do documento. Você pode adicionar colaboradores e escolher suas permissões para visualização e edição.

RELACIONADO: Como compartilhar documentos no Google Docs, Sheets e Slides

Selecione "Compartilhar" no canto superior direito e insira as pessoas ou grupos na janela pop-up.

Compartilhar janela no Planilhas Google

Ao lado do grupo na tela subsequente, selecione o privilégio que você deseja que eles tenham, como Visualizador, Comentarista ou Editor. Você pode ajustar isso por pessoa depois de enviar a notificação de compartilhamento usando o botão Compartilhar no canto superior direito.

Opcionalmente, adicione uma mensagem, marque a caixa para notificar todos e clique em "Enviar".

Compartilhar mensagem no Planilhas Google

Para opções adicionais, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito. Você pode então decidir o que editores, visualizadores e comentaristas podem ou não fazer.

Compartilhar configurações no Planilhas Google

Clique em "Concluído" quando terminar e aproveite os seguintes recursos de colaboração no Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

Comentários e opções

Usando comentários, você e seus colaboradores podem trabalhar juntos facilmente. Selecione o texto ou outro elemento ao qual seu comentário se refere e, em seguida, siga um destes procedimentos:

  • Selecione Inserir > Comentário no menu.
  • Clique com o botão direito do mouse e escolha “Comentário”.
  • Clique no ícone Comentário no canto superior direito e selecione o sinal de mais.
  • Selecione o ícone Comentário na barra de ferramentas flutuante.

Digite seu texto na caixa que aparece e clique em “Comentário”.

Comentar no Google Docs

Depois de adicionar um comentário, você pode usar a marca de seleção para marcá-lo como resolvido quando a tarefa, atualização ou adição for concluída.

Marque para resolver um comentário

Mencionar Colaboradores e Atribuir Tarefas

Além de adicionar e resolver comentários, você pode mencionar um determinado colaborador e atribuir a ele uma tarefa a partir do comentário.

RELACIONADO: Como atribuir tarefas de documentos no Google Docs, Sheets e Slides

Para chamar a atenção de um determinado colaborador, você pode mencioná-lo em seu comentário. Basta digitar o símbolo @ (At) seguido de seu nome ou endereço de e-mail e, em seguida, selecioná-los na lista de sugestões.

Colaborador mencionado em um comentário

Para criar uma tarefa para seu colaborador a partir do comentário, mencione-o primeiro e marque a caixa "Atribuir a [nome]". A tarefa permanece aberta até que o colaborador a marque como concluída.

Comentário atribuído no Google Docs

Reações de emojis

Mais uma maneira de mostrar sua aprovação, desaprovação ou outra reação a algo em um documento é com um emoji. Selecione o elemento no documento ao qual você está reagindo e clique no ícone Emoji na barra de ferramentas flutuante.

Observação: a partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Google Docs, não no Planilhas ou no Apresentações.

Escolha o emoji que você deseja adicionar ou pesquise um na parte superior da janela pop-up. O emoji é exibido no lado direito, próximo ao item selecionado.

Reação do emoji no Google Docs

Assim como nos comentários escritos, você pode resolver reações de emoji. Clique nos três pontos à direita de um emoji e escolha “Resolver”.

Opção para resolver um emoji

Modo de sugestão

Ao trabalhar em um documento no Documentos, Planilhas ou Apresentações, você está usando o modo de edição por padrão. Isso permite criar, editar e fazer tudo o que você precisa no documento. Mas quando você estiver colaborando com outras pessoas, talvez queira usar o modo de sugestão.

Observação: a partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Google Docs, não no Planilhas ou no Apresentações.

No modo de sugestão, as edições feitas tornam-se sugestões em vez de alterações reais. Selecione a seta suspensa de modo no canto superior direito que provavelmente é exibida como Edição ou o ícone de lápis e escolha "Sugerindo".

Sugerindo no menu suspenso de modo

Agora, ao trabalhar no documento, você verá alterações com tachados e adições em texto colorido diferente. Cada sugestão também é incluída em uma janela à direita mostrando o que você substituiu, excluiu ou adicionou.

Edições sugeridas no Google Docs

Se você quiser aceitar uma sugestão, basta clicar na marca de seleção na janela de sugestões e a alteração será colocada no documento.

Histórico de versões

Se você e seus colaboradores usarem o modo de edição em vez do modo de sugestão, convém revisar todas as alterações feitas, por quem e quando. Você pode abrir o histórico de versões do documento para ver esses detalhes.

RELACIONADO: Como ver alterações recentes em seu arquivo do Google Docs, Sheets ou Slides

Vá para Arquivo > Histórico de versões > Ver histórico de versões.

Veja o histórico de versões no menu Arquivo

Você pode ver o documento atual no centro com todas as alterações à direita. As edições exibem a aparência da versão na data e hora exibidas no canto.

Você também pode optar por restaurar uma versão específica que você vê selecionando a revisão e escolhendo “Restaurar esta versão” na parte superior.

Histórico de versões no Google Docs

Notificações de alterações e comentários

Para acompanhar outras pessoas trabalhando no documento quando você não estiver, você pode receber notificações de alterações e comentários.

Observação: a partir de setembro de 2022, esse recurso está disponível apenas no Documentos e no Planilhas Google, não no Apresentações.

Vá para Ferramentas > Configurações de notificação ou Regras de notificação.

Configurações de notificação e regras de notificação no menu Ferramentas

Selecione os itens sobre os quais deseja ser notificado e clique em “OK” ou “Salvar”.

Opções de notificação no Documentos e Planilhas Google

Você receberá uma mensagem no endereço de e-mail conectado ao aplicativo do Google quando ocorrer uma alteração ou comentário.

Colaboradores de e-mail

Uma das ferramentas de colaboração mais úteis para entrar em contato com todos de uma vez é o recurso Email Collaborators. Com apenas alguns cliques, você pode enviar um e-mail para todos com quem está compartilhando o documento e economizar tempo ao abrir um aplicativo de e-mail para fazer isso.

Vá para Arquivo > E-mail > Colaboradores de e-mail.

Colaboradores de e-mail no menu Arquivo

Quando a janela pop-up for aberta, você verá todos os colaboradores pré-preenchidos para você. Basta adicionar sua mensagem e, opcionalmente, ajustar a linha de assunto, que exibe o nome do documento, e clicar em “Enviar”.

Janela de e-mail para colaboradores

Aprovações de Documentos

Se você tiver uma conta de assinatura do Google Workspace compatível, você e sua equipe poderão aproveitar o recurso de aprovação de documentos. Isso ajuda você a solicitar que seus colaboradores revisem e aprovem seu documento, o que é ideal para solidificar a cópia final.

RELACIONADO: Como solicitar aprovações no Documentos, Planilhas e Apresentações Google

Vá para Arquivo > Aprovações para abrir a barra lateral Aprovações. Em seguida, escolha “Fazer uma solicitação”.

Aprovações no menu Arquivo e na barra lateral

Na janela pop-up, adicione os aprovadores e inclua uma mensagem. Opcionalmente, você pode definir uma data de vencimento, permitir que os aprovadores editem o documento e bloquear o arquivo antes de enviar a solicitação de aprovação.

Janela Solicitar aprovações

Para visualizar o status das aprovações, volte para Arquivo > Aprovações e revise os comentários e aprovações na barra lateral.

Aprovações pendentes na barra lateral

Dê uma olhada em nosso tutorial completo sobre aprovações de documentos no Google Docs para obter detalhes sobre tipos de conta, aprovações pendentes e recursos adicionais para a ferramenta.

O Google evoluiu seus aplicativos de produtividade ao longo do tempo para incluir essas ferramentas de colaboração úteis e convenientes. Então, aproveite-os para o seu próximo documento de grupo.

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