Organize-se: ferramentas para reuniões melhores

Os especialistas adoram dizer que as reuniões matam a produtividade. Eles certamente podem, mas não precisam. Quando você agenda apenas as reuniões necessárias e facilita a escolha de uma data e hora, as reuniões são mais produtivas. Quando você prepara uma agenda com antecedência e designa alguém para fazer anotações, o conteúdo das reuniões será mais direcionado. Se você facilitar a entrada e a participação das pessoas, a reunião poderá ser mais eficiente. Então, a reunião pode ser executada de acordo com o cronograma da agenda, e talvez você até termine mais cedo. As pessoas apreciam quando isso acontece porque envia uma mensagem de que seu tempo é valioso.

Embora a execução de uma reunião eficiente dependa em grande parte dos seres humanos, ela também requer os aplicativos e equipamentos certos para facilitá-la. Os 14 aplicativos e ferramentas listados aqui foram projetados para tornar as reuniões mais fáceis e produtivas.

Aplicativos para agendamento de reuniões

Antes de poder realizar uma reunião, você precisa agendá-la. Solicitar uma reunião com um e-mail e uma lista de horários é ineficiente, mesmo que você esteja se reunindo com apenas uma pessoa. Os aplicativos de agendamento de reuniões oferecem ferramentas melhores, como pesquisas, formulários de agendamento online e bots do Slack, para que todos os convidados para uma reunião possam escolher coletivamente o melhor horário.

Nomear.ly

O Appoint.ly é um serviço de agendamento de reuniões descomplicado para agendamento de encontros individuais. Você cria uma página de agendamento que compartilha com clientes ou qualquer outra pessoa que precise solicitar uma reunião com você. Sua página de agendamento fornece ao solicitante da reunião opções para o tipo de reunião que ele deseja, como uma chamada introdutória de 10 minutos ou uma sessão de treinamento de uma hora. Em seguida, com base na sua disponibilidade, eles solicitam uma data e hora que você pode aprovar, solicitar modificação ou rejeitar. Appoint.ly é um aplicativo de agendamento simples e direto para reuniões individuais especificamente.

Calendly

Calendly é uma ferramenta que ajuda indivíduos, bem como equipes, a agendar reuniões. Inclui opções que acomodam diferentes tipos e necessidades de reuniões. Por exemplo, você cria tipos de reuniões, como Briefing por telefone de 10 minutos e Entrevista de mídia de 30 minutos. Então, quando alguém quiser se encontrar com você, poderá escolher o tipo de reunião que deseja e escolher um horário disponível. Outro exemplo: digamos que você tenha um negócio em que qualquer pessoa de um determinado departamento possa aceitar uma reunião solicitada por um cliente. O Calendly pode atribuir a solicitação de reunião automaticamente a quem estiver disponível no grupo. O aplicativo também oferece suporte a páginas da Web de agendamento individual, onde as pessoas podem solicitar uma reunião com você com base em sua disponibilidade. É um aplicativo robusto para agendamento, projetado para atender a uma variedade de necessidades.

Doodle.com

O Doodle.com é um site e aplicativo móvel gratuitos com uma opção Premium que ajuda você a agendar reuniões de três maneiras. Primeiro, você pode criar uma enquete online com datas e horários das reuniões; envie para todos os participantes da reunião e o Doodle destaca a melhor opção à medida que as pessoas respondem. Em segundo lugar, o Doodle também oferece agendamento de reuniões pessoais, o que significa que você o usa para criar um site onde as pessoas podem ver quando você está disponível e solicitar uma reunião com você em um dos slots abertos. Por fim, há um bot Doodle para Slack que permite pesquisar seus colegas em um horário de reunião sem sair do aplicativo de mensagens da equipe.

Panorama

O Outlook, vendido como parte do Microsoft Office, pode vir à mente como o software de escritório de fato para agendar reuniões em um ambiente de negócios. Quando todos os participantes da reunião fazem parte da mesma organização e todos estão usando o Microsoft Office, o Outlook é a ferramenta certa para agendamento. Você pode encontrar um horário e uma data para a reunião que funcione para todos com base na disponibilidade que eles definiram em seus calendários. Então você pode reservar uma sala de conferência e colocar a reunião no calendário, tudo no Outlook. No entanto, não é necessariamente o melhor agendador de reuniões quando você precisa organizar uma reunião entre pessoas que não são todos usuários do Outlook.

Rali

O Rallly é um software de agendamento colaborativo, o que significa que foi projetado para ser usado por grupos. Outra maneira de descrevê-lo é dizer que é um aplicativo de pesquisa em que a pesquisa é sobre quando todos podem se encontrar. Enquanto o Doodle.com oferece o mesmo serviço, o Rallly tem uma aparência um pouco diferente e é mais rápido de usar se você precisar dele apenas de vez em quando, porque não precisa criar uma conta. No entanto, você precisa inserir um endereço de e-mail.

Livre

FreeBusy é um aplicativo de agendamento de reuniões para empresas. Semelhante ao Calendly e ao Doodle.com, ele faz um pouco de tudo, oferecendo maneiras de automatizar o agendamento de reuniões individuais, além de encontrar o melhor horário para um grupo de pessoas se encontrar. Ele também se integra ao software de videoconferência para preencher automaticamente os detalhes, como o link e o ID da reunião, quando aplicável.

Tecido

Woven é um software de agendamento construído que faz parte de um aplicativo de calendário maior. Semelhante a alguns dos outros aplicativos mencionados, inclui pesquisas para encontrar o melhor horário para um grupo de colegas se encontrar. O Woven também possui páginas de agendamento pessoal que você pode compartilhar com clientes e colegas que permitem que eles solicitem um horário para se encontrar com você.

Aplicativos para videoconferência

Tantas reuniões agora acontecem virtualmente que ter um aplicativo de videoconferência é absolutamente essencial. Os melhores serviços de videoconferência são confiáveis, o que significa que suas chamadas permanecem intactas mesmo se a conexão de alguém estiver com problemas e têm amplas ferramentas para colaborar enquanto você se encontra. Essas ferramentas incluem compartilhamento de tela e quadros brancos, caixas de bate-papo, além de opções para moderadores, como passar o controle para outra pessoa ou silenciar participantes enquanto uma pessoa fala.

O PCMag tem três escolhas do Editors' Choice entre os softwares de videoconferência: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings e Zoom.

ClickMeeting

O ClickMeeting é uma excelente opção de videoconferência para pequenas empresas, especialmente aquelas que hospedam muitos webinars pequenos. No entanto, você só pode ter quatro feeds de vídeo ativos por reunião. Este aplicativo pode ser integrado ao calendário do Microsoft Outlook e há um plug-in do Chrome para conectar-se ao calendário do Google.

Cisco Webex Meetings

O Cisco Webex Meetings é um serviço de videoconferência fácil de usar e inclui alguns recursos que você não encontrará nos concorrentes. Por exemplo, você pode configurar uma chamada que ligue para você em vez de forçá-lo a discar. Os planos pagos começam em US$ 13,50 por mês, o que é um preço atraente para pequenas empresas. Se você usar a versão gratuita do aplicativo, Webex Meetings Free, poderá fazer videoconferências com três pessoas ao mesmo tempo. O plano gratuito também inclui compartilhamento de desktop e documentos, um recurso de quadro branco, vídeo de qualidade padrão e 250 MB de armazenamento em nuvem.

Reunião Zoom

O Zoom Meeting, às vezes chamado de Zoom, é um dos serviços de videoconferência mais confiáveis ​​que você encontrará. Quando a empresa desenvolveu o produto, concentrou-se primeiro em garantir que suas chamadas permanecessem claras e conectadas. Ele suporta vídeo e áudio HD. Você pode obter transcrições digitadas de chamadas gravadas como vídeos. Além disso, qualquer pessoa pode usar o produto principal gratuitamente, e pequenas empresas podem comprar planos com preços razoáveis ​​que reforçam os recursos a partir de US$ 14,99 por mês por host. Com uma conta gratuita, você pode hospedar até 100 pessoas em uma chamada e pode ver até 49 pessoas em uma visualização estilo galeria. As chamadas em grupo para usuários gratuitos são limitadas a 40 minutos, mas as chamadas individuais podem durar o tempo que você precisar. Embora seja difícil quantificar e comparar o desempenho dos sistemas de videoconferência, a estabilidade é a base da reputação do Zoom, e isso é evidente.

Tomando notas

Muitas reuniões se beneficiam de alguém fazer anotações. Quando você tem notas de reunião, você 1) tem um registro do que ocorreu na reunião, 2) pode compartilhá-las com pessoas que não puderam comparecer e 3) acaba se forçando a ser claro sobre quaisquer tarefas de acompanhamento que devam ser feito. Para certos tipos de reuniões, como entrevistas com jornalistas, um ótimo aplicativo de anotações também permite gravar o áudio, para que você possa transcrevê-lo mais tarde e ter uma fonte perfeita para conferir o que foi dito. Aqui estão alguns aplicativos que podem ajudá-lo a fazer anotações de reuniões eficazes.

Evernote

Evernote é um aplicativo poderoso para fazer anotações. Ele possui uma funcionalidade de gravação de áudio integrada para que você possa gravar uma reunião inteira enquanto anota ideias digitadas ao mesmo tempo, no mesmo arquivo. Seu recurso de câmera permite tirar uma foto de um quadro branco da sua reunião e enviá-la para o aplicativo, onde o Evernote torna o texto pesquisável usando OCR. Se sua equipe usa o Evernote for Business, você pode facilmente tornar as notas da reunião acessíveis a todos os participantes para que eles possam adicioná-las e ter uma cópia depois também.

Hugo

Hugo.team é um aplicativo relativamente novo projetado para ajudar as equipes a fazer anotações de reuniões, além de compartilhá-las e acompanhá-las adequadamente. Hugo estimula você a criar uma agenda, anotar ideias e informações importantes de reuniões e transformar itens de ação em tarefas. O aplicativo se conecta a outros sistemas de gerenciamento de tarefas, como Asana, Trello e Jira, permitindo que você envie essas tarefas para os aplicativos que sua equipe já usa. É gratuito para até 30 pessoas, com uma versão Pro ($ 399 por mês) adicionando suporte para mais membros da equipe e recursos, como relatórios detalhados e análise de calendário.

Microsoft OneNote

O Microsoft OneNote compartilha muitos recursos com o Evernote – um gravador de áudio, câmera e assim por diante – mas é mais adequado para pessoas que usam outros produtos do Office porque se integra perfeitamente a eles. Se você tiver uma conta comercial da Microsoft, por exemplo, poderá usar um recurso especial no OneNote que mostra as próximas reuniões listadas no Outlook para que você possa escrever agendas para elas ou fazer outras anotações sobre elas. Outro recurso chamado Digital Ink permite desenhar diagramas e imagens usando uma caneta em dispositivos compatíveis. Também é fácil compartilhar notas capturadas antes, durante ou depois de uma reunião com outras pessoas em sua organização.

Minutes.io

Minutes.io (gratuito) é explicitamente para fazer atas de reuniões. Ele fornece um modelo para escrever todos os detalhes do que acontece durante uma reunião, como quem disse o quê, quais promessas foram feitas e quais prazos foram decididos. O Minutes.io usa muitas teclas de atalho para que, depois de aprendê-las, você não precise levantar os dedos enquanto digita. Ele é executado em um navegador e opera online e offline. No final de uma reunião, você pode adicionar facilmente os endereços de e-mail das pessoas ao arquivo para compartilhá-lo com todos os participantes. Quando você é solicitado a fazer anotações oficiais para uma reunião inesperadamente, o minutes.io é iniciado rapidamente e funciona bem, fornecendo um modelo para a tarefa em questão.