Organize-se: pare de lutar contra e-mail com mais e-mail

A sobrecarga de e-mail é um grande problema de produtividade no local de trabalho. Conheço pessoas o tempo todo que reclamam de e-mail, dizendo que está sobrecarregando-as, desejando que houvesse um botão de desligar para todas as novas mensagens chegando em suas caixas de entrada.

Muitas dessas mesmas pessoas, no entanto, se fixam no e-mail de tal forma que acabam exacerbando o problema. O que vejo são pessoas que tentam combater o e-mail com mais e-mail, que por sua vez gera cada vez mais e-mail. Como estão atolados na miséria do e-mail, geralmente não conseguem ver o que está acontecendo com clareza, então não têm ideia de que estão piorando as coisas.

Existem algumas maneiras pelas quais notei que as pessoas dão tiros no próprio pé enquanto tentam lidar com a sobrecarga de e-mail.

Não use sua caixa de entrada como uma lista de tarefas

O primeiro exemplo de pessoas que pioram seus problemas de e-mail são as listas de tarefas , como gosto de chamá-las. Listadores de tarefas deixam e-mails em suas caixas de entrada quando a mensagem contém uma tarefa ou aciona a memória de uma tarefa atribuída. Em outras palavras, eles usam a caixa de entrada como uma lista de tarefas.

Pense em como as pessoas costumam atribuir tarefas por e-mail. Raramente a tarefa é claramente indicada na linha de assunto. O destinatário tem que abrir e ler o e-mail para saber os detalhes da tarefa. Mais provavelmente, porém, a mensagem não terá todas as informações que o receptor precisa, como um prazo ou outros detalhes sobre a tarefa. Uma troca de mensagens de um lado para o outro esclarece a tarefa e acaba criando um novo e-mail toda vez que isso acontece. Em suma, as caixas de entrada de e-mail são listas de tarefas muito ruins.

Outro problema é que as listas de tarefas precisam verificar constantemente cada e-mail recebido para ver se ele contém uma tarefa e, se não contiver, eles se livram do e-mail imediatamente. Listas de tarefas acabam capinando incessantemente.

Pior ainda, os listers de tarefas se acostumam a verificar suas caixas de entrada para suas tarefas diárias e, muitas vezes, acabam enviando e-mails com lembretes de outras coisas que desejam fazer.

Se o e-mail é um problema, por que você deseja criar mais e-mails dessa maneira?

No meio disso, no entanto, as listas de tarefas não conseguem ver como seu sistema está piorando a situação. Eles costumam argumentar que usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas é a única coisa que funciona. Mas se essa mesma pessoa se sente sobrecarregada pelo e-mail, claramente não está funcionando. Existem algumas soluções, e eu vou chegar a elas em um momento.

Parar de enviar Nudgemail

Falei recentemente em um retiro corporativo sobre gerenciamento de e-mail. Para me preparar para a palestra, conversei com alguns funcionários e descobri que muitos deles estavam gerenciando grandes volumes de e-mail, às vezes 1.000 mensagens por dia, usando o Nudgemail. Eles pensaram que esta era uma maneira perfeitamente sã de gerenciar o fluxo.

O Nudgemail é uma ferramenta freemium que permite que você adie o e-mail definindo um horário em que ele reaparecerá em sua caixa de entrada como uma nova mensagem. "Essencialmente" é uma palavra muito importante aqui.

A maioria das funções de soneca, como as do SaneBox ou alguns dos melhores aplicativos de e-mail, ocultam a mensagem original da sua caixa de entrada e a fazem reaparecer como um novo e-mail não lido no momento que você escolher. Nudgemail funciona um pouco diferente. Quando você o usa para adiar e-mails, o e-mail original permanece em sua caixa de entrada e uma nova mensagem aparece na parte superior de sua caixa de entrada, com todo o tópico da mensagem original citado.

Não me entenda mal. O Nudgemail é uma ótima ferramenta e é uma ótima solução em algumas circunstâncias. Qualquer pessoa que veja a caixa de entrada como um fluxo de informações, em vez de um ponto de coleta para comunicação que precisa ser processada, pode fazer bem em usá-la. Mas quando os trabalhadores me dizem que o grande número de mensagens em suas caixas de entrada os deixa incapazes de fazer seu trabalho, e 20% de suas mensagens são mensagens repetidas na forma de Nudgemails, isso é um problema.

Por mais que os listers de tarefas possam negar o fato de que seu sistema está quebrado, alguns usuários do Nudgemail o transformam em uma muleta. Eles estão tão presos em seus hábitos atuais que não conseguem imaginar uma solução melhor.

Não responda tão rápido

Muitas vezes, responder a um e-mail é uma forma de reconhecer a mensagem de outra pessoa sem realmente levar a conversa adiante. Imagine um colega de trabalho enviando e-mails para pedir sua opinião sobre uma apresentação. Você ainda não viu a apresentação. Dependendo do seu local de trabalho, pode ser mais aceitável responder rapidamente com "Não sei. Ainda não olhei" do que esperar duas horas até que você tenha olhado e formado uma opinião. Quando você salta para responder rapidamente, mesmo que a mensagem não seja substantiva, você está gerando excesso de e-mail. Se a cultura da empresa o empurra para esse comportamento, é melhor você acreditar que outras pessoas também estão fazendo isso com você.

Uma pessoa que demora a responder a um e-mail pode ser vista como preguiçosa ou não ser um membro da equipe, mesmo que esperar para responder a um e-mail seja uma maneira muito mais lógica e produtiva de fazer isso. Mas é completamente retrógrado, e você precisa se desvencilhar dele se se sentir inundado por e-mails.

O que acaba acontecendo é que as pessoas respondem às mensagens apenas para passar a responsabilidade. Digamos que Raj pergunte a opinião de Sarah sobre algo e ela responda: "Não tenho certeza. O que você acha?" Agora a bola está de volta ao campo de Raj, e a responsabilidade é dele responder, mesmo que seja apenas para que Sarah tenha uma nova mensagem não lida em sua caixa de entrada, lembrando-a de realmente responder desta vez.

Outro exemplo comum para pessoas em departamentos de suporte, como TI, é que eles configuram um endereço de e-mail genérico para os funcionários enviarem tíquetes de ajuda, como [email protected] Quando um funcionário está pirando porque seu computador está quebrado, no entanto, e ela precisa de ajuda rapidamente, ela pode esquecer o e-mail genérico e, em vez disso, enviar um e-mail para a pessoa que ela conhece em TI. Essa pessoa de TI deve cuidar do problema? Ignorar o e-mail? Responder e dizer ao funcionário que ele precisa usar o endereço correto de ajuda de TI? CC seu chefe? Qual é a coisa certa a fazer?

Muitas vezes a resposta, alimentada pelo pânico e frustração, apenas gera mais e-mails (e cria tensão). Novamente, é um exemplo de cultura da empresa criando expectativas de uma resposta rápida que está na raiz do problema. Mas você pode romper com esse padrão sem perturbar a paz e gerar menos e-mails como resultado.

Soluções para o excesso de e-mail

Como paramos de gerar e-mails excessivos? Algumas soluções são simples e rápidas, e um indivíduo pode fazê-las sem o apoio da empresa.

No exemplo anterior, a pessoa da equipe de TI provavelmente poderia resolver o problema pela raiz tendo uma conversa cara a cara (ou telefonema com um funcionário remoto), em vez de responder por e-mail. Se a pessoa de TI responder por e-mail, o colega de trabalho em necessidade provavelmente não lerá com muita atenção de qualquer maneira. Lembre-se, ela já está estressada com o problema do computador. Pode parecer pouco tecnológico, mas confrontar a colega de trabalho cara a cara, com calma e profissionalismo, a ajudará a lembrar o protocolo certo para preencher tíquetes de ajuda no futuro, especialmente se a pessoa de TI explicar quais outros trabalhos estavam tendo prioridade no momento. Explicar pessoalmente ajuda muito.

Outra maneira de parar de gerar excesso de e-mail para você mesmo é encontrar boas ferramentas de assistente de e-mail que o ajudem a reduzir o e-mail em sua caixa de entrada, em vez de propagá-lo, como o Nudgemail faz. SaneBox (cerca de US $ 7 por mês) é a solução que eu recomendo. Mailbird é um aplicativo cliente de e-mail que vem com uma opção de soneca e outros recursos que também podem ajudar.

Pare de usar sua caixa de entrada como sua lista de tarefas, tanto para tarefas pessoais quanto para tarefas relacionadas ao trabalho. Existem tantas ferramentas excelentes agora que são muito melhores em atribuir tarefas, rastreá-las, atualizar os detalhes sobre elas e assim por diante, que não dependem de e-mail. Eu gosto do Todoist, embora o Wunderlist também seja um ótimo aplicativo.

Se você conseguir convencer sua equipe de trabalho ou departamento a escolher uma ferramenta melhor para a atribuição de tarefas, você realmente estará em muito melhor forma. Além dos aplicativos de gerenciamento de projetos de força total, existem outros aplicativos de colaboração que são leves, fáceis de usar, mais rápidos de configurar e podem ser uma solução melhor para os desafios de sua equipe.

Para saber mais, veja minhas outras dicas sobre como reduzir a sobrecarga de e-mail do escritório.