Organize-se: saiba quando pagar antecipadamente para viagens

Sites e aplicativos de reservas de viagens geralmente prometem um acordo: pague antecipadamente por hotéis e voos e economize uma boa quantia de dinheiro. Mas pagar adiantado nem sempre compensa, como me lembrei na semana passada enquanto trabalhava em um itinerário extenso.

Estou planejando uma viagem de um mês de volta para casa nos EUA (moro na Índia), com escala de alguns dias em Londres no final. Um mês é uma viagem muito longa para um itinerário apertado, então tive que pensar em todas as minhas opções de reserva para ter certeza de que posso ser flexível e fazer alterações à medida que vou. Mas também vai ser uma viagem cara, e quero economizar onde puder.

Ao planejar e organizar viagens, sempre acabo fazendo uma troca entre economizar dinheiro agora e potencialmente economizar dinheiro no futuro. Aqui está como eu penso sobre a escolha.

Pré-pague, economize agora

Sites de reservas de terceiros facilitam muito a economia agora. O que quero dizer com terceiros neste contexto são aplicativos e sites de viagens que ajudam você a encontrar opções de viagem e oferecem reservá-las para você também. Alguns exemplos são Orbitz, Kayak, Booking.com e Hotels.com, embora existam muitos mais. Esses sites e aplicativos oferecem ótimas ferramentas de pesquisa para encontrar o voo certo, hotel, pacote de férias, cruzeiro, aluguel de carro — o que for — e, em seguida, eles oferecem a reserva no local, se você pagar antecipadamente.

Quando você paga antecipadamente em um desses sites, geralmente obtém as maiores economias agora , mas isso não significa que você acabará economizando mais dinheiro a longo prazo.

Quando um terceiro reserva um voo ou hotel para você, essa empresa geralmente retém a reserva. Se você precisar alterar um voo, por exemplo, normalmente precisará acessar o site de viagens em vez de falar diretamente com a companhia aérea. É extremamente inconveniente e uma perda de tempo. Além disso, você pode ser atingido com mais taxas de alteração do que se pagasse diretamente à companhia aérea. Meu amigo lidou com esse problema na semana passada. Estávamos almoçando e discutimos a ideia de ir a um mercado antes que ele tivesse que sair para o aeroporto. Mas o trânsito estava ruim e o tempo parecia apertado. Meu amigo disse: "E se eu simplesmente mudar meu voo para o próximo?" Ele ligou para a companhia aérea, ficou na espera por cerca de meia hora até que finalmente soube que teria que ligar para o terceiro que ele usou para reservar o voo para alterá-lo. A essa altura, já era tarde demais. Se não tivéssemos partido para o aeroporto naquele momento, ele teria se arriscado a perder o voo.

Outro problema com o pré-pagamento, e este é específico para reservas de hotéis, é que muitos hotéis não honram os programas de recompensa quando você paga antecipadamente por meio de terceiros. (As companhias aéreas, no entanto, permitem que você ganhe pontos de passageiro frequente, não importa como você reservou.) Se você conhece os programas de fidelidade do hotel e viaja o suficiente para ganhar noites gratuitas, upgrades gratuitos ou status elite, pode estar perdendo ganhando esses benefícios sempre que você paga antecipadamente por um hotel apenas para economizar talvez US$ 15 ou US$ 20 por noite. Alguns desses sites de reservas oferecem seus próprios programas de recompensas, no entanto, como descontos de fidelidade ou uma noite grátis após tantas reservas concluídas. Portanto, se você for usar terceiros para reservas, geralmente vale a pena encontrar um que goste e ficar com ele.

Se seus planos podem mudar, como no meu caso com uma viagem de um mês, o pré-pagamento nem sempre é a melhor opção.

Reservar apenas, potencialmente salvar mais tarde

Alguns sites de terceiros oferecem a oportunidade de reservar uma viagem sem pagar ainda, embora geralmente você precise colocar o número do cartão de crédito como garantia. Para hotéis, este é o meu método preferido de reserva. O preço de reserva nunca é tão baixo quanto o preço pré-pago, mas geralmente não é muito mais. Além disso, geralmente permite que você altere a reserva entre uma semana e 48 horas antes da data de check-in.

Aqui está um exemplo. Reservei um quarto de hotel para quatro noites em São Francisco, mas não paguei antecipadamente. Posso mudá-lo até cerca de uma semana antes da minha chegada. Enquanto eu estava discutindo essa reserva com meu outro significativo, que está viajando comigo para parte da viagem, descobri que temos a opção de ficar com um amigo por duas noites. Consegui alterar a reserva e cortar nossas despesas de hotel pela metade nessa parte da viagem. Se eu tivesse aceitado o acordo pré-pago, teríamos economizado apenas cerca de US$ 80 sobre o preço reservado para quatro noites. Mudando o itinerário e optando por ficar com amigos, economizamos centenas de dólares.

Algumas companhias aéreas permitem que você reserve um bom preço que você encontra para um voo sem pagar antecipadamente, embora a opção nem sempre seja aparente até chegar às telas de pagamento. Recentemente, fiz algumas viagens de negócios em potencial e encontrei um ótimo negócio na Qatar Airways, por exemplo. O contrato para o negócio não havia sido finalizado, mas as datas estavam se aproximando, e eu não queria esperar muito e ver os preços dispararem. Ainda assim, eu não queria pagar por um voo caro até ter o contrato assinado em mãos. No site da Qatar Airways, segui as instruções para reservar o voo e, antes do ponto de retirada do cartão de crédito, vi a opção de reter a passagem pelo preço cotado por 48 horas. No final, o negócio não deu certo e nunca perdi um centavo naquele voo.

Vá diretamente para a fonte, obtenha mais flexibilidade

Quando você encontra um ótimo negócio em um site de viagens de terceiros, vale a pena verificar com o provedor (ou seja, a companhia aérea ou hotel) se eles correspondem à mesma tarifa. Costumo usar sites de busca de voos, como o Kayak e o Google Flights, para procurar o melhor negócio e, em seguida, verifico o site da companhia aérea para ver se o preço corresponde ao que vi. Muitas vezes isso acontece, e às vezes sai por menos de um dólar.

Se a diferença for maior que isso, às vezes você pode ligar para o provedor e perguntar se eles correspondem à cotação que você encontrou.

Como mencionei anteriormente, geralmente há uma vantagem em lidar diretamente com o provedor se você precisar fazer uma alteração na reserva. Você paga apenas as taxas de alteração e lida diretamente com a empresa, em vez de ter um intermediário.

Espere até o último minuto, obtenha descontos profundos em hotéis

Nem todo mundo tem os meios para esperar até o último minuto para reservar acomodações, mas muitas vezes você encontrará as melhores tarifas se fizer isso. Quando um hotel não reservou quartos suficientes para equilibrar ou gerar lucro (estou simplificando demais como os hotéis operam, mas você entendeu), é do interesse do hotel diminuir o preço para incentivar outros viajantes a tomar o quarto a uma taxa que não trará o maior lucro, mas pelo menos ajudará a preencher quartos suficientes para aquele dia. Em grande parte, foi assim que as empresas de reservas de terceiros começaram.

Então, se você esperar até o dia do seu check-in para encontrar um hotel, é aí que você encontrará as melhores ofertas. Aplicativos como Hotel Tonight, Hotwire e Roomer se especializam em aproveitar esse pânico final para encher os quartos. Hotel Tonight e Hotwire ajudam hoteleiros a liquidar quartos que não foram reservados. O Roomer também faz isso, mas também permite que as pessoas que não podem usar um quarto pré-pago o vendam para outra pessoa.

Digamos que eu tenha cometido o erro de pagar antecipadamente por aquelas quatro noites em São Francisco e, no final, decidi ficar com amigos o tempo todo. Eu poderia vender a reserva de hotel no Roomer definindo um preço competitivo, ainda mais baixo do que o que paguei, e esperando que alguém que usasse o site o comprasse.

Quando você usa o Roomer para procurar quartos, geralmente encontra bons descontos com alguns dias e semanas de antecedência, pois nem todas as alterações e cancelamentos acontecem no último minuto. No entanto, nem sempre você pode encontrar um ótimo negócio no local de que precisa. Ainda assim, o Roomer ainda é um ótimo aplicativo para ter no bolso de trás para alguns usos específicos.

Mais opções significa melhor viagem para você

O pagamento antecipado da viagem geralmente economiza um pouco de dinheiro e, se é improvável que seus planos mudem, geralmente é uma boa opção. Mas é melhor saber quais outras opções existem e pensar em como você pode acabar pagando mais ao pagar antecipadamente. Há muitas maneiras de garantir boas tarifas, enquanto ainda ganha pontos de hotel e mantém sua capacidade de alterar uma reserva sem nenhuma taxa ou pelo menos apenas as taxas cobradas pelo provedor.