Organize-se: como usar o software de colaboração para mapear fluxos de trabalho

No primeiro dia do meu primeiro trabalho de verdade, o editor mais sênior da editora de periódicos que me contratou me levou a um enorme fluxograma pregado na parede. "Aqui está como um artigo vai de escrito para publicado", disse ela. Ela me acompanhou durante todo o processo, enfatizando as partes em que minha equipe e eu estávamos envolvidos. Isso foi em 2001, antes que o software de colaboração estivesse disponível gratuitamente, mas as lições que aprendi naquele dia se aplicam mesmo nesta era de Asana e Slack.

Cada artigo de jornal ia para um envelope de polietileno de grandes dimensões com um pedaço de papel colado na frente. O papel foi codificado por cores para o periódico em que o artigo apareceria. Chamamos isso de jaqueta de trabalho. Toda vez que o artigo ia para um departamento diferente, fosse para os redatores para revisão ou para o departamento de digitação para alterações, o histórico de sua jornada era registrado na capa do trabalho. Quando uma funcionária terminava, ela o atribuía a um novo departamento escrevendo uma linha na folha de controle. Qualquer um que visse uma jaqueta de trabalho sabia exatamente todas as etapas pelas quais o artigo havia passado e para onde deveria ir em seguida.

Pensando nisso, essas jaquetas de trabalho foram um precursor e uma manifestação física do software de fluxo de trabalho atual, como o Asana. O gráfico de fluxo de trabalho que foi fixado na parede foi uma excelente orientação para mim, como um novo funcionário, e para qualquer outra pessoa que estava sendo integrada. Isso me deu uma imagem cristalina do que a organização fazia e como.

No mundo de hoje, onde buscamos ambientes sem papel e migramos amplamente para arquivos e pastas eletrônicos, é mais fácil deixar de criar esses tipos de documentos de fluxo de trabalho e mantê-los atualizados. Mas para todos os negócios e até mesmo projetos de trabalho em equipe de nível amador, é super importante documentar seu fluxo de trabalho.

Fluxo de trabalho de amostra

Por que documentar fluxo de trabalho?

Por que você deve documentar seu fluxo de trabalho? Existem algumas razões absolutamente críticas, incluindo as seguintes:

• Ele ajuda os proprietários e gerentes de negócios a pensar e entender completamente o que acontece em cada estágio do processo de negócios e por quê;
• Permite identificar e eliminar etapas desnecessárias dos processos;
• Ele lembra aos funcionários ou membros da equipe que podem estar distantes de certos estágios do negócio por que eles existem e qual valor eles fornecem;
• É essencial para a integração dos membros da equipe;
• É uma das melhores maneiras de explicar a potenciais colegas, clientes e investidores como um negócio funciona; e
• Ele permite que uma equipe comece a usar ferramentas de colaboração com mais eficiência.

Para esse último ponto, já mencionei a Asana. Asana é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, como uma lista de tarefas com esteróides. É muito semelhante ao sistema de job-jacket que usei no meu primeiro trabalho de publicação. A Asana permite que você acompanhe as tarefas que precisam ser feitas e as faça passar por um processo. Cada tarefa tem um histórico de todas as etapas, ou subtarefas, pelas quais passou. Quando uma pessoa termina a subtarefa em mãos, ela a atribui à próxima etapa e a direciona para uma pessoa ou departamento que a seguirá.

Já fiz a analogia de que o Asana é como um baralho de cartas, enquanto o software de gerenciamento de projetos é como um jogo de tabuleiro. Quando você abre um jogo de tabuleiro, você pode ter algo como um tabuleiro, uma variedade de peças de jogo e um livro de regras claro sobre como jogar o jogo. Todos que estão jogando concordam com essas regras pré-determinadas. Você pode se desviar das regras, mas o jogo foi projetado para o máximo prazer quando você segue essas regras, então você faz.

Quando você joga cartas, no entanto, todos que estão jogando precisam concordar em qual jogo será jogado e qual conjunto de regras você seguirá. Você pode jogar corações ou você pode jogar espeto. Alguns jogos de cartas são bem conhecidos com regras estabelecidas, como o Texas Hold'em. Depois, há outros jogos que têm variações, como rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy e assim por diante) e você precisa discutir as regras com todos na mesa para garantir que todos estejam de acordo sobre como jogar. Há também a opção de inventar o seu próprio jogo de cartas, com regras únicas que você deve ensinar a todos que querem jogar.

A Asana (e muitas outras ferramentas de colaboração; darei mais exemplos em breve), como eu disse, é como um baralho de cartas. Portanto, para que a Asana funcione, todos precisam saber como o jogo é jogado, quais são as regras, qual é o objetivo e como o jogo termina.

E o Kanban?

Os quadros Kanban são outro exemplo de ferramentas de colaboração que se assemelham mais a um baralho de cartas. O Trello é um exemplo de ferramenta kanban online. As equipes de desenvolvimento e programação de software geralmente usam o kanban de uma maneira altamente especificada e predeterminada (como jogar Texas Hold'em), enquanto aqueles que usam o kanban para uso pessoal podem criar as regras que quiserem.

Trello

Se você tiver um fluxo de trabalho documentado, poderá mapear facilmente esse fluxo de trabalho para a Asana. É muito mais fácil começar a usar a Asana quando você já tem um fluxo de trabalho documentado, porque isso significa que você já pensou em todo o processo de negócios ou de equipe de cima para baixo. Adotar a Asana exige algumas tentativas e erros, não importa o que aconteça, mas será muito mais confuso e frustrante se você fizer isso sem nunca ter documentado seus fluxos de trabalho antes.

Mapeamento de fluxos de trabalho

Com o software de fluxo de trabalho, geralmente há algo que é concluído, mesmo que todo o processo esteja em andamento. O que pode ser concluído geralmente são suas tarefas ou subtarefas.

A ideia de conclusão é muito diferente no software de gerenciamento de projetos. Um projeto, por definição, é algo que é concluído e entregue em uma data. Mas nem todos os tipos de trabalho são projetos. Na editora de periódicos onde eu trabalhava, um artigo estaria completo quando fosse impresso. Da mesma forma, cada número de um periódico tinha uma data de término quando era entregue. Mas a edição de cópia nunca foi completa. Era um trabalho contínuo. Ainda precisava ser rastreado. Ele tinha atribuições de tarefas concretas — copie a edição deste artigo — mas a edição em si não tinha uma data de término ou entrega.

O processo de mapeamento de um fluxo de trabalho também envolve identificar exatamente quais processos ou procedimentos precisam ser explicitamente atribuídos e rastreados. Esta precisão e nível de detalhe é muito importante.

Pense em uma receita para cozinhar. As receitas não listam todas as etapas porque muitas delas estão implícitas ou compreendidas. As receitas não dizem para você quebrar ovos, esvaziar seu conteúdo e jogar fora as cascas porque "adicionar ovos" já significa isso, e torna-se desnecessariamente complicado listar todas essas etapas. Da mesma forma, em um ambiente de trabalho, pode-se entender que "editar artigo" significa "verificar o título, verificar a assinatura, copiar e editar o artigo e deixar qualquer pergunta para o autor".

Em algumas situações, no entanto, você pode precisar ser explícito em um grau mais preciso. Certa vez, trabalhei na publicação de jornais, onde verificar manchetes, legendas de fotos, a data na parte inferior da página e o número da página deveriam ser etapas separadas da edição de texto, porque muitas vezes eram ignoradas.

Em outras palavras, você precisa descobrir qual nível de detalhe é necessário. Muitas etapas, e as pessoas que usam o software vão ignorar o procedimento. Muito poucos, e erros críticos podem acontecer. Provavelmente levará algumas tentativas e erros para acertar, mas você precisa tomar algumas decisões antes de começar.

Mapeamento de mentalidades

Ao mapear fluxos de trabalho, você também gastará tempo descobrindo como sua organização pensa coletivamente. Qual é a mentalidade da sua organização sobre projetos, pessoas ou tópicos de interesse? É relevante na Asana, bem como em outras ferramentas de colaboração.

O Slack é um bom exemplo. O Slack é uma plataforma de mensagens que enfatiza as notificações pull em vez de push, portanto, trata-se de optar pelas mensagens que você deseja receber. Para criar bons filtros para essas notificações, você precisa confiar em parte nos Canais. Os canais são como grupos e, para criar canais de forma eficaz, você precisa saber como sua equipe pensa sobre, bem, tudo. Você pensa em termos de departamentos ou projetos? Você pensa em termos de tópicos ou clientes? Se você administra uma empresa imobiliária, talvez pense em termos de bairros, limites de valor de propriedade ou agentes. Você precisa descobrir a mentalidade de sua equipe antes de criar Canais para que eles sejam realmente eficazes em facilitar o trabalho em equipe.

Código de cores

As ferramentas de colaboração geralmente incluem mais maneiras de organizar as informações, como o uso de codificação por cores, marcação e, às vezes, até mesmo marcação codificada por cores. Lembre-se daqueles casacos de trabalho codificados por cores que descrevi anteriormente? Mesmo negócio. Quando usado corretamente, o código de cores é um significante visual que imediatamente transmite informações com clareza. Por esse motivo, a codificação por cores aumenta a produtividade. Eu recomendo usar a codificação por cores em uma ferramenta de colaboração, desde que você primeiro certifique-se de entender a mentalidade da equipe sobre por que algo deve ser codificado por cores em primeiro lugar. Quais informações precisam ser transmitidas imediatamente e sem palavras? Você precisa entender a mentalidade de sua equipe para poder responder a essa pergunta.

Incluindo Cultura

É importante documentar os fluxos de trabalho antes de mapeá-los para uma ferramenta de colaboração, e é igualmente importante entender e mapear a mentalidade. A peça final é a cultura.

As ferramentas de colaboração refletem a cultura da empresa e vice-versa. É muito importante estabelecer regras gerais de engajamento em relação ao profissionalismo, nível de formalidade e onde é e não é apropriado sair do tópico.

Do ponto de vista de um funcionário ou membro da equipe, as ferramentas de colaboração são frequentemente usadas como um lugar para desabafar. Na minha experiência, as pessoas vão expor suas queixas, independentemente de as ferramentas de colaboração lhes oferecerem um espaço dedicado para isso. Algumas organizações valorizam o debate aberto e até mesmo discussões acaloradas sobre o trabalho, enquanto outras o consideram perturbador e potencialmente perigoso.

As ferramentas de colaboração por si só não podem ditar se as pessoas vão desabafar e discordar nos lugares apropriados. Tem que vir da cultura da empresa. As pessoas em posições de liderança precisam deixar claro se querem que os membros da equipe se manifestem com reclamações e argumentos dentro do contexto do trabalho ou fora dele. Quem precisa saber quando há um problema? Os membros da equipe querem anonimato antes de expressar uma preocupação ou reclamação? As reclamações são feitas para catarse ou para destacar possíveis problemas com o trabalho e os fluxos de trabalho? Se vai acontecer de qualquer maneira (e acontece), é melhor levar isso em consideração e tomar decisões sobre isso, em vez de fingir que não está acontecendo.

Recursos adicionais

Outro recurso que facilita os fluxos de trabalho de mapeamento é o software de mapeamento mental; veja essas dicas sobre como um mapa mental pode organizar seu gerenciamento de projetos. Se você está começando a usar software de gerenciamento de projetos, essas quatro dicas para começar devem ajudar. E para uma visão mais profunda da Asana, é útil ler algumas dicas para usar a Asana.