Como organizar sua vida com quadros Kanban

Publicados: 2022-01-29

Imagine ter um método para gerenciar sua vida que seja fácil de usar, mantenha ideias e projetos organizados, evite que você assuma muito de uma vez e o ajude a alcançar seus objetivos. Isso é Kanban pessoal.

Kanban é uma metodologia para organizar e acompanhar o trabalho. Começou no Japão em fábricas de automóveis e mais tarde tornou-se popular entre os desenvolvedores de software. É diferente de outros métodos de organização do trabalho de duas maneiras importantes. Primeiro, parece diferente. Para usar o kanban, precisamos de um quadro kanban ou aplicativo kanban, que permita que as pessoas visualizem o trabalho de uma nova maneira. Vou explicar como funciona em mais detalhes em um momento ao lado de algumas imagens. Em segundo lugar, é muito bom limitar a quantidade de trabalho atribuída a uma pessoa em um determinado momento. Dessa forma, o kanban é ótimo para pessoas que tendem a assumir muito de uma vez e, portanto, sabotam sua produtividade.

Você pode usar o kanban em sua vida pessoal para uma variedade de usos, como:

compartilhar uma lista de tarefas com outros membros da família
organizar um casamento ou outro grande evento
execução de projetos em grupo (como trabalhos escolares colaborativos, esforços de ativismo ou trabalho voluntário)
classificar e rastrear ideias de qualquer tipo (qualquer coisa, desde o que fazer para o jantar até sua lista de compras de fim de ano)

Então, o que é Kanban e como ele funciona?

O que é Kanban?

Kanban é um método para organizar e acompanhar o trabalho, geralmente com um grupo de pessoas, embora possa ser usado de forma privada por uma pessoa. Começamos com um quadro que contém colunas. Cada coluna tem um significado. O exemplo mais simples que podemos usar para entender o kanban é nomear as colunas To Do, Doing e Done. Este é apenas um exemplo. Você pode nomear as colunas como quiser e usá-las como quiser.

Em seguida, temos cartões. Cada cartão contém uma tarefa. Você coloca esses cartões no quadro em uma das colunas. Então, se fôssemos escrever uma lista de todas as coisas que precisamos fazer hoje, teríamos um conjunto de cartões na coluna A Fazer e nenhum cartão nas outras duas colunas.

À medida que trabalhamos nas tarefas, movemos o cartão associado para a coluna que melhor apresenta seu estado de trabalho. As tarefas que estão em andamento vão para a coluna Fazendo. Quando uma tarefa é concluída, ela vai para a coluna Concluído. Você pode limpar os cartões da coluna Concluído quantas vezes quiser.

Cada cartão pode ter mais detalhes do que apenas o nome da tarefa. Vamos imaginar que estamos usando o quadro Kanban aqui para gerenciar uma lista de tarefas familiares. Cada membro da família recebe algumas tarefas. Cada pessoa escreve seu nome no cartão, e talvez o cartão também tenha uma data de vencimento. Agora, quando olhamos para o quadro, vemos quem está atribuído a cada tarefa e o estado de todas as tarefas. Desta forma, temos uma ideia geral do estado de todo o trabalho.

Aqui está a chave: os quadros Kanban criam uma representação visual para algo que de outra forma não é visual. Também é interativo porque você precisa mover as cartas à medida que termina as diferentes etapas do trabalho.

O que mais o Kanban pode fazer?

Já sabemos que os quadros kanban podem nos ajudar a gerenciar o trabalho e ver o estado do trabalho em uma equipe. Vamos imaginar mais alguns exemplos de uso do kanban em casa para ver o que mais ele pode fazer.

Processe Ideias Através do Movimento

Outro benefício do kanban tem a ver com a movimentação física de cartões de uma coluna para outra. As pessoas que não pensam linearmente às vezes descobrem que mover ideias as ajuda a processar informações.

Por exemplo, digamos que você está planejando um casamento. Você pode ter uma coluna chamada Pendente onde você coloca tarefas que estão com confirmação pendente ou dependem de outras tarefas sendo feitas primeiro. Por exemplo, você pode ter uma tarefa para criar um diagrama de disposição de assentos, mas não pode terminar isso até ter uma lista de convidados confirmada criada. À medida que você move essas tarefas de uma coluna para outra, isso pode ajudá-lo a processar o status de cada tarefa e ter uma compreensão mental do que deve vir a seguir.

Incorpore mais recursos visuais

Vamos nos ater à ideia de planejar um casamento por um momento para mostrar a próxima vantagem de usar o kanban. A maioria dos aplicativos kanban permite adicionar imagens aos seus cartões de tarefas. O cartão de tarefa para fazer um diagrama de disposição de assentos também pode conter o diagrama de trabalho real para que você tenha um lembrete visual da tarefa e seu status. Da mesma forma, você pode adicionar fotos de amostra de bolos de casamento ou arranjos florais para ajudá-lo a ver literalmente essas tarefas também.

Impedir que você assuma muito trabalho

Um benefício de usar o Kanban para organizar o trabalho é que você pode criar um limite de trabalho em andamento (WIP). Um limite de WIP é um limite para o número de tarefas que qualquer pessoa pode atribuir a ela em um determinado momento. Em outras palavras, se o limite de WIP for três e você tiver três tarefas atribuídas a você, deverá concluir uma das tarefas antes de aceitar uma nova tarefa.

Efetivamente, os limites de WIP realizam duas coisas. Primeiro, impede que os indivíduos recebam mais trabalho do que outros da equipe. Em segundo lugar, os limites de WIP exigem que você termine as tarefas atribuídas a você, em vez de adiar tarefas difíceis em favor de outras mais novas e fáceis.

Alguns aplicativos kanban têm uma ferramenta para definir um limite de WIP. Dois exemplos são KanbanFlow e LeanKit. Quando uma pessoa atinge o limite, o aplicativo impede que ela receba novas tarefas. Alguns aplicativos apenas fazem uma sugestão adicionando uma bandeira vermelha quando você excede seu limite. Os limites de WIP também podem ser uma regra informal que você segue. Não precisa ser um recurso com uma ferramenta.

Faça um brainstorming e classifique ideias

Você certamente pode usar quadros kanban para mais do que tarefas de rastreamento. No exemplo clássico de como usar o kanban, cada coluna no quadro representa uma fase ou etapa de um fluxo de trabalho. Isso não tem que ser o caso, no entanto. Você pode facilmente usar um aplicativo kanban para fazer brainstorming, classificar ideias ou até mesmo salvar imagens em um quadro de recados virtual (é como ter um quadro privado do Pinterest, mas sem um feed de conteúdo de outras pessoas).

Não muito tempo atrás, eu estava testando serviços de entrega de kits de refeição. Quando reviso outros produtos, posso facilmente fazer anotações sobre cada um e talvez fazer uma planilha para comparar produtos. Com as refeições, no entanto, achei muito mais fácil anotar e lembrar os diferentes pratos que comia quando via fotos deles. Então comecei um quadro kanban com todas as refeições que fiz. Cada coluna correspondia ao nome de uma empresa e cada cartão representava uma das refeições. Eu adicionei fotos, notas e um link para a receita.

Quais são os melhores aplicativos para Kanban pessoal?

Os aplicativos Kanban são abundantes e muitos deles são gratuitos ou pelo menos têm um nível de serviço gratuito. Alguns são melhores que outros, dependendo de como você pretende usá-los.

O Trello está entre os aplicativos de estilo kanban mais populares porque é muito fácil de usar. Por esse motivo, é provavelmente a minha melhor escolha para usar o kanban para organização pessoal (em oposição a um ambiente de negócios). A versão gratuita não vem com muitos recursos, mas você pode adicionar os recursos desejados por meio de "power-ups". Alguns exemplos de power-ups são uma visualização de calendário, controle de tempo e campos personalizados. As contas gratuitas vêm com um power-up por placa e você obtém mais com uma conta paga. Se você estiver interessado em usar o Trello para se manter organizado, veja minhas dicas para tirar o máximo proveito dele.

O Zenkit é outra ótima opção para um aplicativo kanban para uso pessoal. Semelhante ao Trello, o Zenkit é muito fácil de usar e altamente personalizável. Eu também gosto que não seja excessivamente focado nos negócios. A aparência é leve, amigável e colorida.

A Asana não começou como um aplicativo kanban (é um aplicativo de gerenciamento de trabalho colaborativo), mas nos últimos anos adicionou um recurso chamado Quadros para que as pessoas pudessem usar o kanban para gerenciar seu trabalho, se quisessem. Asana é uma ótima ferramenta para rastrear tarefas entre um grupo de pessoas, especialmente se você usa muitas informações baseadas em texto, como escrever listas de verificação em suas tarefas.

O Leankit tem mais recursos do que muitos outros aplicativos no estilo kanban, por isso é bom usar se você se preocupa profundamente com limites de WIP, raias (essa é a capacidade de classificar automaticamente o conteúdo em seu quadro não apenas em colunas verticais, mas também horizontalmente) , e outros. Não há nível de serviço gratuito com o Leankit, mas você pode obter uma avaliação gratuita.

O Wrike é outro ótimo aplicativo para kanban. No entanto, é bastante focado nos negócios, tornando-o uma boa ferramenta se você planeja usá-lo para negócios e organização pessoal. Há um nível de serviço gratuito com recursos limitados, embora seja bastante rico em recursos se você pagar a taxa de assinatura do serviço premium.

Quando as listas de tarefas tradicionais falham, experimente o Kanban

Se as listas de tarefas tradicionais não funcionarem para você, eu o encorajo a experimentar um quadro kanban. O que eu mais gosto no kanban é que ele atende a diferentes tipos de pessoas. Se você é um pensador não linear, trabalha melhor quando pode ver muitas informações de relance ou precisa de ação tátil para ajudá-lo a processar informações, então o kanban pode ser para você.