Organize-se: como manter seu trabalho e arquivos pessoais separados

Profissionais da informação como eu costumam checar nosso e-mail de trabalho no fim de semana. Ou podemos avançar em uma apresentação importante tarde da noite em casa, se for quando nossas horas mais produtivas forem (ou se estivermos atrasados ​​em um projeto). Estamos igualmente propensos a responder a mensagens pessoais enquanto estamos no trabalho ou talvez digitalizar um documento de seguro residencial na copiadora do escritório. Os trabalhadores do conhecimento geralmente gostam desse tipo de flexibilidade, mas se você não tomar cuidado com a forma como separa seu trabalho e seus arquivos pessoais, poderá estar causando problemas para você e seus dados.

Comportamentos de risco na área cinzenta entre trabalho e vida podem colocar dados confidenciais em risco. Por exemplo, embora muitas pessoas possam digitalizar um documento pessoal no escritório aqui e ali, você não gostaria de digitalizar nada sensível, porque, a menos que você seja o chefe de TI, você não tem ideia de onde a impressora multifuncional salva cópias dos arquivos que ele verifica. Eles provavelmente estão no disco rígido do próprio scanner e também podem ser salvos em servidores compartilhados não seguros.

Além disso, para manter alguma aparência de equilíbrio entre vida profissional e pessoal, é útil ter dicas que o lembrem quando você está fazendo um tipo de trabalho quando está no outro relógio. Digamos que você esteja atualizando alguns e-mails após três dias de férias em família. Você pode gostar de ter a flexibilidade e a oportunidade de pegar qualquer assunto urgente, mas também pode querer voltar a desfrutar de Splash Mountain com seus filhos. Com algumas estratégias simples para separar seus arquivos pessoais e de trabalho, você nunca será sugado para trabalhar por muito tempo quando estiver aproveitando seu tempo pessoal e vice-versa.

Compartimentalize seus arquivos

O principal truque para separar arquivos de trabalho e pessoais é compartimentá-los. Manter coisas específicas em locais dedicados cria não apenas ordem, mas também certeza. Funciona tanto no mundo físico quanto no mundo digital. Se você sempre coloca as chaves no bolso direito e o telefone no esquerdo, nunca acaba procurando em sua jaqueta por nenhum desses itens.

Com arquivos digitais, os princípios são os mesmos, mas a realidade é um pouco diferente. Você pode manter todos os seus arquivos de trabalho em uma pasta e os arquivos pessoais em outra, mas eles ficam no mesmo servidor, computador, aplicativo ou dispositivo móvel? Você quer que eles?

Às vezes, separamos os arquivos de trabalho dos arquivos pessoais para manter limites, para não ficarmos presos no trabalho quando deveríamos passar tempo com a família e amigos, ou para não ficarmos tentados a terminar de declarar nossos impostos enquanto estamos no relógio.

Ao longo dos anos, desenvolvi algumas estratégias que me ajudam a compartimentar meu trabalho e arquivos pessoais para que atendam a essas condições:

• Eles estão sempre separados
• Eles são acessíveis não importa onde eu esteja, mas
• É um pouco inconveniente para mim acessar arquivos de trabalho quando estou no modo de casa e arquivos de casa quando estou no modo de trabalho.

Use interfaces diferentes para coisas diferentes

Primeiro vamos falar sobre documentos digitais, como documentos de processamento de texto, planilhas, apresentações, PDFs e imagens.

A maneira mais fácil que encontrei de manter os documentos separados e acessíveis é armazená-los em um serviço de sincronização online e usar serviços diferentes para diferentes tipos de informações. Eu uso o Dropbox (US$ 9,99 por mês no Dropbox) para armazenar, fazer backup e sincronizar meus arquivos pessoais, e confio no Google Drive (US$ 9,99 por mês no Dropbox) para trabalhar. Existem muitas opções além desses dois serviços, sobre as quais você pode ler na lista dos melhores serviços de armazenamento online da PCMag. Mas o ponto é começar separando seus arquivos em dois serviços diferentes.

Por que eu não escolheria meu serviço de armazenamento favorito e criaria duas contas diferentes em vez de usar dois serviços diferentes? Ter uma interface diferente me ajuda a manter os limites que preciso entre arquivos pessoais e de trabalho.

Se eu olhar para a interface da Web do Google Drive, sinto que estou trabalhando. Se eu olho para o Google Drive enquanto estou de férias, no entanto, sinos soam na minha cabeça que me lembram que estou trabalhando quando deveria estar descansando à beira da piscina. Mas se estou passeando pelo Dropbox no fim de semana, organizando minhas fotos pessoais, meu cérebro não me dá o mesmo sinal de "você está trabalhando". Com o tempo, desenvolvi uma forte associação entre cada interface e o que faço nessa interface. Para mim, é ainda mais importante ter limites claros de vida profissional, porque trabalho em home office. Quando trabalhei em tempo integral em um prédio de escritórios, usei estratégias semelhantes para o mesmo efeito.

Crie dicas visuais em seu sistema operacional e temas

Alguns serviços de armazenamento, como aqueles que se integram perfeitamente ao seu sistema operacional, não se parecem com nada (a menos que você use o aplicativo Web). Eles não têm necessariamente uma interface distinta. Outra maneira de compartimentar sem perceber é usando um sistema operacional diferente no trabalho e em casa. Se você tiver uma máquina Windows no escritório e um Mac em casa, talvez já tenha a mesma sensação de estar hiperconsciente quando estiver trabalhando em casa no Mac.

Outro problema pode ser que você use algumas das mesmas ferramentas em sua vida profissional e pessoal porque gosta delas. Você não quer escolher duas ferramentas ou interfaces diferentes. Você quer usar o que você mais gosta para ambos. Alguns dos meus amigos, por exemplo, usam o Slack (US$ 9,99 por mês no Dropbox) para comunicação pessoal e também usam o Slack no trabalho. Nessa situação, recomendo alterar o tema (ou seja, o esquema de cores) de suas duas contas do Slack para que pareçam fisicamente diferentes. Você associará rapidamente um esquema de cores ao trabalho e outro à conversa pessoal privada.

Compartimentar por navegador

Outra opção para compartimentar seu trabalho e criar dicas visuais que lembrem que tipo de trabalho você está fazendo é manter um tipo de navegador no trabalho e outro em casa. As dicas visuais podem ser mais sutis, mas você ainda terá o hábito de lançar, digamos, o Chrome para o trabalho e o Firefox para coisas pessoais.

Também é benéfico usar dois navegadores separados para manter seu histórico da Web separado. Por exemplo, você pode estar mais atento ao limpar o cache do navegador para arquivos de trabalho porque eles contêm informações confidenciais da empresa, mas na verdade você pode querer manter seu histórico pessoal da Web para que possa procurar rapidamente sites acessados ​​há alguns dias (ou vice-versa). vice-versa).

Use os aplicativos de cliente de e-mail a seu favor

Em telefones celulares, há uma maneira muito fácil de separar e-mails de trabalho de e-mails pessoais, não importa se você usa o mesmo serviço de e-mail, como o Gmail, tanto para o trabalho quanto para casa. A solução: Use diferentes clientes de e-mail.

O Gmail tem um aplicativo independente, mas você não precisa necessariamente escolhê-lo como o aplicativo que você usa para acessar o Gmail. No iPhone, você pode usar o aplicativo Mail de ações. Ou em qualquer tipo de telefone, você pode instalar um aplicativo cliente de e-mail de terceiros que funcione com o Gmail, como Boxer (US$ 9,99 por mês no Dropbox) ou Inboxcube (US$ 9,99 por mês no Dropbox).

Eu gosto de usar aplicativos separados para trabalho e e-mail pessoal. Eu recebo o mesmo benefício de ter duas interfaces distintas. Além disso, quando estou tentando não ser sugado para o trabalho, posso sair e fechar o e-mail de trabalho enquanto mantenho meu e-mail pessoal mais acessível ou vice-versa.

Pode ser o caso de você realmente gostar de um aplicativo cliente de e-mail e querer usá-lo para seu trabalho e e-mail pessoal. Com muitos aplicativos, você pode ter várias contas autenticadas e alternar entre elas à vontade. Ele fornece uma facilidade de uso que você realmente pode não querer, no entanto. Você perde o benefício de ter duas interfaces distintas e perde a capacidade de sair do aplicativo com qualquer conta que desejar tornar menos tentadora no momento. Talvez você queira que sua tecnologia seja um pouco menos amigável para o bem de sua própria psicologia.

Compartimentado para um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Se você precisa de limites mais claros entre sua vida profissional e pessoal, a compartimentação de seus dados em diferentes aplicativos, serviços, sistemas operacionais e navegadores ajuda tremendamente.

Ter dois espaços virtuais distintos onde você acessa seus arquivos cria dicas, associações e barreiras de entrada que podem ajudá-lo a minimizar o trabalho em seu tempo livre ou fazer tarefas pessoais enquanto você está no trabalho, enquanto ainda permite que você as faça quando está necessário.