Organize-se: como acompanhar seus relatórios de despesas antes do final do ano

Está chegando perto do final do ano. Você está trabalhando silenciosamente em sua mesa quando um novo e-mail chega do departamento de contabilidade. Você engasga em voz alta com a linha de assunto e todos os seus colegas de trabalho se voltam para ver o que está errado. Suas bochechas coram quando você admite que até este momento, você tinha esquecido completamente de apresentar um relatório de despesas. O e-mail diz que o prazo é hoje. O calor de suas bochechas se transforma em uma sensação de pavor que desce pelo peito e chega à boca do estômago. Sua empresa lhe deve algumas centenas de dólares e, nesta época do ano, você pode realmente usá-lo. Não entre em pânico! Essas etapas simples podem ajudá-lo a controlar suas despesas.

Algumas organizações facilitam muito o envio de relatórios de despesas, mesmo que estejam atrasados. Ter cartões de crédito da empresa vinculados a um sistema de relatórios de despesas ajuda tremendamente, por exemplo, mas nem todos têm esse luxo. Portanto, respire fundo e siga estas etapas para enviar seus relatórios de despesas atrasadas o mais rápido possível.

Observe que grande parte deste artigo também se aplica a tipos autônomos que precisam buscar recibos no final do ano para reivindicar deduções fiscais de despesas comerciais.

1. Pergunte quando é o prazo real e se você pode arquivar com atraso

Dependendo de quando sua organização define seu ano financeiro e como lida com as provisões, o prazo para arquivar relatórios de despesas pode já ter passado. Mas isso não significa necessariamente que seja tarde demais para enviar seus recibos. Pessoas inteligentes preenchem prazos. Se alguém lhe disser que o prazo final é sexta-feira, há uma boa chance de que o prazo real seja segunda de manhã ou mais tarde.

Peça a alguém da contabilidade ou ao seu chefe detalhes claros sobre o prazo real para os relatórios de despesas e se há algo que você possa fazer se não o fizer. Muitas vezes há. Se você puder arquivar até tarde, seja gentil e gentil com as pessoas que o ajudam a fazê-lo e faça o possível para entregar exatamente o que eles pedem. Seja detalhado. Lembre-se que eles estão fazendo um favor. Faça o seu melhor para devolvê-lo, tornando o trabalho deles mais fácil.

2. Verifique as Regras para Recibos

Se você já apresentou relatórios de despesas antes, provavelmente conhece as regras básicas para enviar recibos. Mas você conhece os detalhes? Ao preencher um relatório de despesas muito depois de as despesas terem sido incorridas, você pode ter perdido alguns recibos. Descubra se existe uma política, como exigir recibos apenas para despesas superiores a US$ 10. Pergunte também se você pode mostrar o comprovante de pagamento fornecendo um extrato do cartão de crédito com o item de linha destacado. Esses detalhes podem fazer muita diferença no tempo que você leva para preparar um relatório de despesas.

3. Faça um esboço de itens e datas

Quando chegar a hora de realmente começar a criar um relatório de despesas atrasadas, faça uma lista aproximada das principais despesas que você precisa reivindicar, como itens comprados, viagens e hospitalidade do cliente. Se você estiver solicitando apenas um item ou uma viagem, pule esta etapa.

Se um item da sua lista for um evento, como uma visita a um cliente ou uma conferência, anote as datas. Em seguida, abaixo do evento, crie uma entrada para cada dia, assim:

Conferência X: 1 a 3 de junho
1 de Junho
2 de junho
3 de junho

4. Visualize suas despesas

Ao juntar as despesas relacionadas a viagens ou eventos, acho que ajuda primeiro listar as maiores despesas (voo, hotel e taxas de participação, por exemplo) e depois tentar relembrar ou reimaginar cada dia para cobrir as despesas menores. Faça isso abaixo de cada entrada do dia.

Eu gosto de fazer um esboço para possíveis despesas, então preenchê-lo como eu me lembro deles (as etapas 5-7 incluem alguns truques para preencher as lacunas quando a memória falha). O esboço deve incluir tantos desses pontos quantos forem relevantes para suas datas:

• Local de partida. Onde você dormiu? Você teve alguma despesa neste local, como taxas de Wi-Fi?
• Viagens locais . Você foi a algum lugar e, em caso afirmativo, como chegou lá (carro, táxi, serviço de carro, transporte público)? Como você voltou? Se reivindicar uma taxa por milha para dirigir, qual foi a distância?
• Refeições. Onde você tomou café da manhã, almoço e jantar? Você comprou alguma bebida, incluindo água engarrafada e café, ou lanches?
• Suprimentos. Você precisou comprar algo esperado ou inesperado durante o seu dia?
• Local final. Onde você terminou o seu dia? O que você pagou lá?

Muitas vezes, apenas se fazer essas perguntas ajuda a lembrar de despesas que você poderia ter esquecido.

5. Folheie seus recibos

Se você tiver uma pilha de recibos, folheie-os agora e combine-os com o esboço que você criou. Há uma razão para eu não fazer este passo primeiro. Às vezes, os recibos remodelam nossa memória de uma forma que deixa de fora partes do dia. Por exemplo, digamos que você veja seus recibos e veja que tomou um café da manhã rápido em um café e depois almoçou em um local de conferência. Agora você tem uma lembrança vívida desses dois eventos e está pronto para passar para o próximo recibo. Mas sua memória pode ter omitido a corrida de US$ 15 do Uber entre os dois locais simplesmente porque você não tinha um recibo físico para acionar a memória. É fácil esquecer detalhes quando não temos gatilhos.

6. Digitalize seu calendário

Um calendário pode conter mais lembretes que o ajudam a criar um relatório de despesas preciso. Ao preencher o seu dia, abra o seu calendário e digitalize-o para verificar as datas da viagem e eventos significativos. Certas entradas podem desencadear sua memória sobre despesas, bem como a falta de despesas. Por exemplo, se um parceiro de negócios lhe enviou um convite de calendário para jantar em um dia em que você estava viajando e ela pagou, você não precisa se preocupar em procurar um recibo para sua refeição naquela noite.

7. Perfure Hortelã

Outro ótimo lugar para procurar despesas em falta é o Mint. Mint é um aplicativo de finanças pessoais que consolida todas as suas transações financeiras em um site e aplicativo pesquisável. Com o Mint, você pode filtrar todas as suas despesas de cartão de crédito e débito por data, o que pode ajudá-lo a descobrir despesas que você esqueceu. Nesse exemplo que dei anteriormente sobre um recibo Uber, você pode encontrar as informações pesquisando a data no Mint, o que facilitará a localização do recibo verdadeiro em seu e-mail.

Você também pode adicionar tags no Mint às transações de itens de linha e, se tiver feito isso durante todo o ano para despesas comerciais, poderá encontrar facilmente todas as despesas que precisa reivindicar.

Mencionei anteriormente que, se você não encontrar um recibo, poderá perguntar se pode enviar uma cópia do extrato do cartão de crédito destacando o item de linha de uma despesa. Novamente, o Mint irá ajudá-lo aqui, porque lhe dirá qual cartão de crédito você usou.

8. Não se esqueça das gorjetas e estacionamento

Duas categorias de despesas que são fáceis de ignorar são gorjetas e estacionamento. Pequenas gorjetas pagas em dinheiro, como para funcionários de limpeza de hotéis e mensageiros, nunca vêm com recibos. Os pagamentos de estacionamento também podem ser em dinheiro sem recibo. Mas eles se somam e valem a pena reivindicar se você os fez.