Organize-se: 5 etapas simples para começar com gráficos de Gantt

Publicados: 2022-01-29

Antes de iniciar um novo projeto, é útil ter um roteiro, algum tipo de visão geral clara de todas as etapas necessárias e a ordem em que essas etapas precisam ocorrer. Isso é essencialmente o que é um gráfico de Gantt. Não importa se o projeto é pessoal, como adicionar um deck na parte de trás de sua casa, ou comercial, como construir um novo site. Você precisa saber

  • quando e onde você está começando,
  • todos os passos ao longo do caminho e quanto tempo eles levarão,
  • quem é responsável por cada etapa,
  • a ordem em que as etapas precisam ocorrer, e
  • quando o projeto será concluído.

Os gráficos de Gantt, nomeados em homenagem ao engenheiro e consultor Henry Gantt, que os desenvolveu e usou na década de 1910, são uma visualização de um projeto do início ao fim. Eles são um tipo extremamente comum de ferramenta de produtividade e são uma parte fundamental de muitos serviços de gerenciamento de projetos. Na verdade, o excelente serviço TeamGantt ($ 14,95 em Software Advice) ainda leva o nome das paradas. Neste artigo, explico o que são gráficos de Gantt, o que eles fazem e como as pessoas os usam, além de fornecer cinco etapas para começar a usá-los.

O que é um gráfico de Gantt?

"Um gráfico de Gantt é uma visualização das etapas necessárias para que seu projeto seja concluído", explicou Kayvon Ghaffari, gerente de programa líder da LiquidPlanner (US$ 14,95 em Software Advice), quando recentemente pedi a ele para compartilhar algumas dicas sobre como começar com Gantt gráficos. LiquidPlanner é um aplicativo de gerenciamento de projetos e colaboração no local de trabalho vencedor do Editors Choice que enfatiza gráficos de Gantt.

Ghaffari me lembrou que um projeto é diferente de outros tipos de trabalho. “Um projeto é um conjunto de trabalhos que tem começo e fim, e a realização de criar esse projeto é um conjunto de tarefas”, disse. Os gráficos de Gantt funcionam especificamente para projetos, não para trabalhos em andamento. Eles ajudam você a ir do começo ao fim, por isso é importante que hajaum fim.

Gantt Gantt

Os gráficos de Gantt são lidos da esquerda para a direita, de cima para baixo. (Veja a imagem acima do TeamGantt.) O eixo x é o tempo. O gráfico começa quando o projeto começa e termina quando o projeto é entregue. Executar o comprimento do eixo y são tarefas, embora estejam apenas em uma lista. Sua colocação exata no eixo y é irrelevante, embora tendam a cair em ordem cronológica.

"Uma tarefa tem três componentes: o que é, quanto tempo vai demorar e quem vai fazer", disse Ghaffari. Em um gráfico de Gantt, cada tarefa é representada por uma barra. O comprimento da barra mostra quanto tempo a tarefa levará. Muitas vezes, as barras de tarefas são coordenadas por cores, indicando qual pessoa ou departamento é responsável por realizar a tarefa. Quanto ao "o quê", o nome da tarefa geralmente aparece na barra ou fica visível quando você clica nele.

Além de mostrar todas as tarefas de um projeto e quanto tempo elas levarão, os gráficos de Gantt mostram o sequenciamento e a dependência. Em outras palavras, eles mostram a ordem em que as tarefas precisam acontecer e se uma coisa deve ocorrer antes da outra. Por que isso é tão importante?

O que os gráficos de Gantt fazem?

"Os gráficos de Gantt deixam visualmente claro que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo", disse Chris Savoie, diretor de estratégia de produto da Workfront. Ele usou o exemplo da construção de uma casa na árvore. Você pode comprar os pregos e a madeira ao mesmo tempo, mas deve cortar a madeira antes de pregá-la na árvore.

Os gráficos de Gantt mostram dependências entre tarefas, geralmente com algo como uma linha conectando-as.

Dependências Dependências

Antes de ingressar no Workfront (que, como o LiquidPlanner, é uma ferramenta para colaboração no local de trabalho e gerenciamento de projetos), Savoie trabalhou em alguns projetos altamente complexos com a United Space Alliance em conjunto com o Johnson Space Center da NASA. Ele mencionou que, embora o sequenciamento e as dependências sejam importantes até mesmo para projetos simples, como construir uma casa na árvore, eles são cruciais para projetos massivos de anos, como a construção da Estação Espacial Internacional.

Outra coisa que os gráficos de Gantt fazem é ajudar as organizações ou líderes de projeto a gerenciar recursos. "Só porque uma tarefa existe não significa que haja uma pessoa livre para realizá-la", disse Ghaffari.

Com um gráfico de Gantt, você pode ver facilmente quando as pessoas ou departamentos estão agendados para trabalhar em tarefas versus quando estão livres. "Você precisa ser capaz de contabilizar os horários das pessoas e quantas horas há no dia", acrescentou. Os gráficos de Gantt criam uma maneira eficaz de ver o tempo, as tarefas e os recursos.

Introdução aos gráficos de Gantt

Depois de ter uma compreensão de alto nível do que são gráficos de Gantt e por que eles são úteis, você pode começar a criá-los para seus próprios projetos. Estes cinco passos irão ajudá-lo a começar.

1. Escolha um modelo ou crie um do zero
Geralmente, ao iniciar um novo gráfico de Gantt, você tem a opção de usar um modelo ou começar do zero. Os modelos podem vir de uma fonte externa, no caso daqueles fornecidos pelo software de gerenciamento de projetos, ou podem vir de um projeto anterior seu.

Um dos benefícios de usar seu próprio trabalho anterior para criar um modelo é que muitas vezes você pode aprender muito com o que aconteceu no passado. O modelo fornecerá informações não apenas sobre as tarefas e o sequenciamento, mas também se alguma tarefa levou mais tempo do que o esperado.

2. Marque seus marcos
A maioria dos softwares para criar gráficos de Gantt inclui a capacidade de adicionar marcos. Um marco é um marcador que indica que uma fase de um projeto está concluída. Por exemplo, na construção de um site, bloquear os wireframes é um marco típico.

Ao criar um gráfico de Gantt do zero, geralmente é útil traçar todos os marcos antes de adicionar qualquer tarefa. Listar todos os marcos ajuda a dividir o projeto em partes menores, e essas partes menores são mais fáceis de conceituar do que todo o projeto de uma só vez.

3. Adicionar Tarefas, Sequenciar Eventos e Criar Dependências
A próxima etapa é adicionar tarefas, eventos de sequência e criar dependências. Ao adicionar tarefas, verifique os relatórios históricos ou converse com as pessoas que concluirão as tarefas para obter estimativas precisas de quanto tempo elas devem levar.

Ao sequenciar eventos, lembre-se de que é possível executar várias tarefas ao mesmo tempo, mas não pela mesma pessoa. Em uma construção de site, uma pessoa pode trabalhar em wireframes enquanto outra pessoa coleta conteúdo de amostra para o protótipo. Mas o designer de wireframes também não pode criar moodboards simultaneamente.

Adicione dependências somente depois de listar todas as tarefas e colocá-las na ordem correta, e tenha cuidado com elas. "O que pode realmente atrapalhar você é se você for até a metade do gráfico de Gantt e ver que, digamos, a tarefa 12 não depende mais da tarefa 5", disse Savoie. Ele acrescentou que os iniciantes devem ser extremamente cuidadosos para não remover dependências, a menos que tenham certeza de que é correto fazê-lo, porque recuperá-los é muito difícil se eles criarem uma longa cadeia de eventos.

4. Observe seus recursos
"As tarefas precisam estar na ordem certa e você precisa controlar quem está disponível para concluir essas tarefas", explicou Ghaffari. Como mencionado acima, só porque há uma tarefa a fazer não significa que haja alguém livre para fazê-la.

Ghaffari observou que o software de gráfico de Gantt de sua empresa não permite overbooking, o que significa que o LiquidPlanner não permitirá que você atribua alguém a uma tarefa se essa pessoa já estiver atribuída a uma tarefa diferente ao mesmo tempo.

Os gráficos de Gantt ajudam você a ver não apenas se um recurso está sobrecarregado, mas quais são as consequências no restante do cronograma do projeto quando ele é corrigido.

5. Colabore
"É muito importante que as pessoas entendam que o gráfico de Gantt não é mágico", disse Ghaffari. "Só porque você planejou algo, não significa que tenha algo a ver com a realidade."

A maneira de garantir que o gráfico de Gantt esteja em sintonia com a realidade é por meio da colaboração. Muitas vezes, o software de gráfico de Gantt faz parte de um pacote maior de gerenciamento de projetos ou colaboração no local de trabalho. Todos em uma equipe devem ter a capacidade de pelo menos ver o gráfico, se não atualizar tarefas e outras informações que alimentam ele. Dessa forma, se um responsável terminar uma tarefa mais cedo e tiver o poder de atualizar seu progresso para marcar a tarefa como concluída e corrigir o tempo estimado, e ao fazer isso, poderá ajudar outros responsáveis ​​a realizar suas tarefas mais cedo também. Ou ela também pode sinalizar a si mesma como um recurso disponível para ajudar em alguma outra tarefa até sua próxima tarefa agendada.

Ghaffari resumiu o poder da colaboração desta forma: "Se o gráfico de Gantt está no vácuo, quem sabe se é preciso? Se é colaborativo, há verificações embutidas e é mais provável que reflita a realidade. É aí que o valor do O gráfico de Gantt brilha."

Não confie muito em gráficos de Gantt

Tanto Ghaffari quanto Savoie me disseram que usam gráficos de Gantt para planejar e verificar um projeto, mas não gostam de gerenciar o trabalho diário nele. "É um plano, não um cronograma de execução, normalmente", disse Savoie.

Savoie também observou que um iniciante pode não perceber que as pessoas raramente, ou nunca, olham para todo o gráfico de Gantt de uma só vez porque eles são tipicamente enormes. "Você precisaria de um outdoor para imprimi-lo", disse ele.

De acordo com Ghaffari, "Construir o gráfico de Gantt não é o objetivo final. É uma visualização do plano de tarefas e do sequenciamento. O gráfico de Gantt ajuda as pessoas a entender como o plano vai funcionar".

Se você está interessado em gráficos de Gantt, provavelmente também está interessado em gerenciamento de projetos em geral. Para obter algumas excelentes dicas adicionais para manter seu projeto no caminho certo, confira minhas 4 dicas para começar com o gerenciamento de projetos e também meus conselhos sobre como melhorar a comunicação para um melhor gerenciamento de projetos.