Quer fazer mais? Acompanhe melhor seu tempo com esses métodos comprovados
Publicados: 2022-01-29Para ser mais produtivo, você precisa gerenciar seu tempo de forma eficaz. Como você consegue gerenciar melhor o seu tempo? Não importa onde você esteja com suas habilidades de gerenciamento de tempo, a primeira coisa que você precisa fazer é acompanhar como você gasta seu tempo atualmente. Você não pode mudar a forma como gasta seu tempo se não souber como usá-lo agora.
Existem três maneiras principais de rastrear seu tempo, e cada uma tem prós e contras. A maneira que geralmente é considerada a mais fácil é a menos precisa. O que é o mais preciso é muito demorado. Por fim, há uma maneira de controlar seu tempo usando a tecnologia, que é extremamente fácil, mas precisa apenas para determinados tipos de tarefas. Esses métodos podem ajudar se você estiver no escritório ou trabalhando em casa.
Aqui está o que você precisa saber sobre esses três métodos:
1. Estimativa de tempo (também conhecido como método de estimativa de semana de trabalho)
O que é uma estimativa de tempo? Uma estimativa de tempo é uma lista de tudo o que você fez durante um período de tempo, juntamente com quantas horas e minutos você estima que gastou fazendo isso.
Como fazer uma estimativa de tempo: As estimativas de tempo geralmente são feitas no final de uma semana. Você pensa em sua semana, ou em qualquer período de retrospectiva que queira, e calcula quantas horas acredita que trabalhou, dormiu, fez recados, cozinhou, limpou ou assistiu a filmes, por exemplo. Ajuda consultar seu calendário para orientação, se você mantiver um.
Prós: As estimativas de tempo levam muito pouco tempo para serem criadas. Como você pode salvá-los até o final da semana, sua rotina diária não é interrompida por tarefas irritantes de registro de tempo.
Contras: As estimativas de tempo são a maneira menos precisa de medir como você gasta seu tempo. Pesquisadores descobriram que, quando as pessoas estimam como gastam seu tempo usando uma abordagem retrospectiva, muitas vezes acabam com um total de mais horas do que em uma semana real (168). As pessoas tendem a superestimar o quanto trabalham e subestimar seu tempo de lazer.
2. Registro de Tempo (Também Conhecido como Abordagem de Diário de Tempo Total)
O que é um registro de tempo? Um registro de tempo é um registro do que você fez durante todo o dia, dividido em blocos de tempo que representam o dia inteiro. A ideia é contabilizar cada bloco de tempo em um período de 24 horas.
Como fazer um registro de horas: Para fazer um registro de horas, você precisa de pouco mais que uma folha de papel ou uma planilha. Crie uma coluna e insira nela blocos de tempo consecutivos em incrementos de 15, 30 ou 60 minutos. Você pode combinar vários blocos de tempo para as horas em que normalmente está dormindo. Periodicamente ao longo do dia ou no final do dia, você preenche o espaço ao lado de cada bloco de tempo com o que estava fazendo durante esse período. O quão específico você obtém com sua descrição depende do que você quer saber sobre si mesmo ou que tipo de transformação de gerenciamento de tempo você quer fazer.
Prós: Os registros de tempo são mais precisos do que os diários de tempo. Eles são mais quando você os preenche com mais frequência e menos quanto mais você espera para completá-los. É muito fácil classificar seu tempo em categorias, somar os números e analisar os resultados.
Contras: Anotar uma resposta para o que você fez entre, digamos, 9 e 10 da manhã pode não ser um reflexo realista de como você realmente usou essa hora. Digamos que você trabalhou. Você saiu de sua mesa e tomou um copo de água durante esse tempo? Você fez um telefonema rápido? Você leu notícias online por alguns minutos no meio do seu trabalho? Os registros de tempo generalizam sobre blocos de tempo sem entrar nos detalhes reais do que você estava fazendo.
3. Aplicativos de rastreamento de tempo
O que é um aplicativo de rastreamento de tempo? Um aplicativo de rastreamento de tempo é um software que você usa para rastrear quanto tempo você gasta fazendo coisas diferentes, principalmente em seu computador e telefone. Existem aplicativos de rastreamento de tempo passivos e ativos. Os passivos, como o RescueTime, medem quanto tempo você gasta em diferentes aplicativos e em diferentes sites. Aplicativos ativos de rastreamento de tempo, como o Toggl, oferecem um cronômetro na tela que é executado enquanto você trabalha, para que você possa usar vários aplicativos e sites enquanto trabalha em uma tarefa.
Como usar um aplicativo de rastreamento de tempo: Com um rastreador de tempo passivo, você o instala em seu computador ou dispositivo móvel e simplesmente o deixa rodar. Ele captura automaticamente todas as suas atividades para gravar, categorizar, registrar e analisar. Normalmente, você pode pausar esses aplicativos sempre que quiser e pode configurá-los para serem desativados durante os horários em que não deseja rastrear sua atividade. Os temporizadores ativos dependem de você para apertar um botão para iniciá-los e pará-los. Eles permitem que você insira informações sobre o que você estava fazendo enquanto estava em execução, e o aplicativo adiciona automaticamente essas informações a um registro, que você pode visualizar e analisar mais a qualquer momento. As versões de aplicativos móveis de rastreadores de tempo ativos podem ser úteis para permitir que você execute um cronômetro quando estiver em reuniões, viajando a trabalho e realizando outros trabalhos que não sejam de computador que você deseja medir.
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Existem alguns aplicativos móveis de rastreamento de tempo que monitoram sua localização e supostamente ajudam você a classificar seu tempo dessa maneira, mas eles ainda não são muito inteligentes e exigem muita entrada manual para ter muito valor neste momento. Talvez um dia eles melhorem.
Prós: os aplicativos de rastreamento de tempo são excelentes quando se trata de fornecer detalhes sobre suas atividades digitais. Eles têm ferramentas para categorizar seu tempo e cuspir tabelas e gráficos. Os melhores deles são muito fáceis de usar e a maioria deles tem uma opção gratuita.
Contras: Os aplicativos de rastreamento de tempo fornecem uma análise rica do que você faz no seu computador, mas eles não são feitos para rastrear todo o seu tempo, então eles perderão suas horas gastas dobrando roupas, cozinhando, lendo, brincando com seus filhos ou animais de estimação, ou qualquer outra coisa que você faça.
Acompanhe por duas semanas, depois analise
Se você é novo no rastreamento de tempo, recomendo combinar o método de registro de tempo com um aplicativo de rastreamento de tempo. Dessa forma, você pode obter uma visão geral de como gasta todas as horas do seu dia, além de uma análise detalhada do tempo do computador.
Você vai querer registrar seu tempo por pelo menos duas semanas antes de analisá-lo. Durante os primeiros um ou dois dias, você pode mudar um pouco seu comportamento porque está pensando no fato de estar controlando seu tempo. Seu comportamento voltará ao normal rapidamente.
Além disso, se você se pegar dizendo: "Ah, aquele dia não deveria contar porque foi muito incomum", pare. Quanto mais você controlar seu tempo, mais perceberá que tem dias mais incomuns do que provavelmente imaginava. A ideia é entender melhor como você realmente gasta seu tempo, não o que é um dia comum. Depois de saber como gasta seu tempo em geral, você pode começar a tomar decisões informadas sobre o que deseja fazer mais, menos ou se deseja começar a fazer algo totalmente novo.