Como obter alertas apenas para determinados emails no Outlook?

Se você configurar o Outlook para buscar e gerenciar seu e-mail para várias contas e também habilitar alertas da área de trabalho para novos e-mails, você sempre receberá notificações quando novos e-mails chegarem – e não importa se os novos e-mails são mensagens importantes ou não. Portanto, se você opera uma conta de e-mail privada e comercial no Outlook, por exemplo, faz sentido priorizar as mensagens de uma conta sobre as da outra.

Neste guia, pretendemos mostrar como limitar as notificações do Outlook a apenas emails importantes no Windows 10. Por exemplo, se você usar seu email privado para receber anúncios e boletins informativos, poderá instruir o Outlook a parar de exibir alertas de área de trabalho para esta conta porque as notificações simplesmente não são tão importantes.

Como gerenciar alertas do Outlook em um computador desktop

Para ser justo, um fluxo constante de notificações por e-mail pode atrapalhar a linha de pensamento de qualquer pessoa. Se você não quiser desativar as notificações para todos os novos emails no Outlook – especialmente se precisar continuar vendo mensagens importantes de trabalho/negócios assim que elas chegarem – você pode configurar o Outlook para notificá-lo apenas sobre emails importantes.

Para quase todas as situações, existem procedimentos úteis que você pode aproveitar para forçar o Outlook a se comportar adequadamente (da maneira que você deseja).

Como desabilitar novos alertas de e-mail:

Se você está cansado de ver novas mensagens e não deseja receber notificações, pode desativar os novos alertas de e-mail. O movimento aqui é extremo, porém, e não recomendamos.

1. Estas são as instruções que você deve seguir para desabilitar novos alertas de e-mail:

• Primeiro, você deve abrir ou executar o aplicativo Outlook em seu computador.
• Supondo que a janela do Outlook esteja agora na tela do seu PC, você deve clicar no menu Arquivo.
• Na lista apresentada, clique em Opções.
• Na tela Opções, você deve verificar a lista no painel esquerdo e clicar em Email.

Você será direcionado para a guia Mail agora.

• Agora, você deve localizar a seção Chegada da mensagem (role para baixo se necessário).
• Depois de ver o parâmetro Exibir um alerta de área de trabalho, você deve clicar em sua caixa de seleção para desativá-lo.
• Agora, você deve clicar no botão OK para confirmar as coisas e voltar para a tela principal do Outlook.

Se você fez tudo corretamente, o Outlook tomará nota da nova configuração e deixará de alertá-lo sobre novos emails.

2. Como desabilitar alertas para uma conta de e-mail específica; como habilitar alertas para todas as contas de e-mail, exceto uma:

Se você deseja que o Outlook pare de alertá-lo sobre novos e-mails em uma conta de e-mail específica (digamos, seu e-mail particular, por exemplo), o procedimento aqui é para você.

Siga estas instruções para configurar o Outlook para parar de mostrar notificações para uma conta de email específica (enquanto permite notificações para outras contas):

• Primeiro, você deve executar ou abrir o aplicativo Outlook no seu PC.
• Quando a janela do Outlook aparecer na tela, você deve olhar para o canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
• Na lista que aparece, você deve clicar em Gerenciar Regras e Alertas.
• Agora, você deve clicar em Novas Regras.

O Outlook abrirá a janela do Assistente de Regras.

• Aqui, você deve clicar em Aplicar regra nas mensagens que recebi (um dos modelos).
• Agora, você deve mover para Condição. Clique em Avançar.

O Outlook exibirá outro prompt agora.

• Clique no botão Sim novamente para continuar com a tarefa.
• Agora, na lista Ações, você deve clicar em Exibir um alerta da área de trabalho.
• Clique em Avançar.
• Agora, você deve selecionar ou especificar a exceção. Escolha Exceto por meio da conta especificada.
• Aqui, você deve marcar a parte inferior da caixa e clicar no link Especificado lá.
• E, finalmente, você deve clicar em Concluir para confirmar as coisas e ativar a nova regra que você acabou de criar.

3. Como habilitar alertas apenas para determinadas contas de e-mail:

Se você deseja que o Outlook envie notificações para determinadas contas de email – aquelas que você considera mais importantes –, você pode configurar o cliente de email para fazer exatamente isso. Se você deseja ver notificações para apenas duas ou mais contas, este procedimento é para você.

Siga estas etapas para instruir o Outlook a mostrar apenas notificações para contas específicas:

• Primeiro, você precisa executar ou iniciar o aplicativo Outlook no seu computador.
• Quando a janela do programa Outlook aparecer, você deve verificar o canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
• Agora, no menu que aparece, você deve clicar em Novas Regras.

O Outlook iniciará a janela do Assistente de Regras.

• Clique no modelo Aplicar regra nas mensagens que recebo para continuar.
• Agora, supondo que você esteja na seção Condição, você deve selecionar o parâmetro Através da conta especificada.
• Aqui, na parte inferior da caixa, você deve clicar no link Especificado.
• Agora, você deve selecionar as contas para as quais deseja ver alertas.
• Clique em Avançar.
• Agora, você deve escolher a ação Exibir um Alerta da Área de Trabalho.
• E, finalmente, para afirmar as coisas e habilitar a regra que você criou, você deve clicar em Concluir.

Se você fez tudo corretamente, receberá apenas alertas para as contas de e-mail especificadas (e nada mais).

4. Como obter notificações do Outlook apenas para emails importantes; como receber alertas por e-mail quando um remetente específico está envolvido:

Aqui, pretendemos mostrar como você pode marcar um email de um remetente específico como importante e configurar o Outlook para mostrar apenas alertas para mensagens desse remetente. A configuração proposta é útil se você não quiser se incomodar com e-mails de outros remetentes ou caixas de correio.

Siga estas instruções para forçar o Outlook a alertá-lo apenas quando uma mensagem vier de um remetente específico:

• Primeiro, você precisa iniciar ou abrir o aplicativo Outlook no seu computador.
• Quando a janela do Outlook aparecer, você deve navegar até o canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
• No menu próximo ao canto esquerdo da janela, você deve clicar em Opções.
• Supondo que você esteja agora na tela Opções do Outlook, verifique a lista próxima ao painel esquerdo e clique em Email.
• Agora, você deve localizar a seção Chegada da mensagem. Lá, você deve desmarcar todos os parâmetros (clique em suas caixas de seleção – se necessário).
• Clique no botão OK (próximo à parte inferior da janela).

Agora, você deve seguir em frente para criar uma regra para emails importantes de um remetente específico. Continue com estas instruções:

• Supondo que você esteja na janela do aplicativo Outlook, você deve clicar em Regras (próximo ao topo da tela).
• Na lista que aparece, você deve clicar em Gerenciar Regras e Alertas.

O Outlook exibirá a caixa de diálogo ou janela Regras e Alertas agora.

• Supondo que você esteja na guia Regras de email (por padrão), clique no botão Nova regra.

A caixa de diálogo Assistente de regras será exibida agora.

• Clique na caixa para Tocar um som quando recebo mensagens de alguém – se você quiser esse recurso. Escolha uma caixa de modelo.
• Agora, você deve clicar no link 'pessoas ou grupo público'. Aqui, você deve selecionar o remetente cujos e-mails você deseja marcar como importantes.
• Clique em 'tocar um som'. Aqui, você deve selecionar o som que prefere ou precisa.
• E, finalmente, você deve clicar no botão Concluir.

Se você retornar à caixa de diálogo ou janela Regras e alertas, deve clicar no botão OK (para salvar a regra que acabou de criar).

Agora, se você seguiu as etapas acima corretamente, receberá apenas alertas para mensagens do remetente marcado e o som especificado será reproduzido.

5. Como receber notificações apenas de mensagens importantes; como receber alertas por e-mail somente quando um assunto específico está envolvido:

Se você deseja que o Outlook mostre notificações para emails importantes com base em um assunto específico, você pode configurar o cliente de email para fazer exatamente isso. Aqui, pretendemos mostrar como marcar certos emails como importantes com base em um assunto conhecido e também forçar o Outlook a tomar nota das coisas.

Siga estas instruções para forçar o Outlook a mostrar alertas para novos emails com base em um assunto específico:

• Primeiro, você precisa iniciar ou executar o aplicativo Outlook no seu computador.
• Quando a janela do Outlook aparecer, você deve olhar para o canto superior esquerdo e clicar em Arquivo.
• Verifique o menu próximo ao canto esquerdo da janela e clique em Opções.
• Quando a tela Opções do Outlook aparecer, você deve verificar a lista próxima ao painel esquerdo e clicar em Email.
• Agora, você deve encontrar a seção Chegada de mensagens. Lá, você deve desmarcar todos os parâmetros (clique em suas caixas de seleção – se precisar remover as marcas).
• Clique no botão OK (na parte inferior da janela).

Neste ponto, você deve seguir em frente para criar uma nova regra que defina determinados emails – com base em um assunto – como mensagens importantes para as quais as notificações devem ser exibidas. Continue com estas etapas:

• Aqui, supondo que você esteja de volta à tela principal do Outlook, você deve clicar em Regras (uma opção próxima ao topo da tela).
• Na lista que aparece, você deve clicar em Gerenciar Regras e Alertas.

A caixa de diálogo ou janela Regras e Alertas será exibida agora.

• Na guia Regras de e-mail, você deve clicar no botão Nova regra.

O Outlook exibirá a caixa de diálogo ou janela do Assistente de regras agora.

• Em Iniciar a partir de uma regra em branco, você deve clicar em Aplicar regra nas mensagens que recebo.
• Agora, você deve clicar no botão Avançar.
• Supondo que você esteja agora na segunda caixa de diálogo ou janela do Assistente de regras, você deve fazer isso:

1. Clique na caixa Com palavras específicas no assunto (para selecionar este parâmetro).
2. Clique na caixa para palavras específicas (para selecionar este parâmetro).
3. Agora, você deve preencher a caixa de diálogo Pesquisar texto com palavras ou frases específicas para o assunto do email.
4. Clique no botão Adicionar e, em seguida, clique no botão OK para confirmar as coisas.
5. Clique no botão Avançar.

Aqui, supondo que você esteja no terceiro diálogo ou janela do Assistente de Regras, você deve clicar na caixa para Tocar um som (para selecionar este parâmetro).

• Na Etapa 2, você deve clicar no link de som.
• E, finalmente, você deve clicar no botão Concluir para arredondar as coisas e salvar seu trabalho.

Se você for levado de volta à caixa de diálogo ou janela Regras e Alertas, clique no botão OK.

Bem, se você executou as tarefas acima corretamente, o Outlook só mostrará alertas e reproduzirá sons para novos e-mails que contenham as palavras ou frases especificadas em seus assuntos.

6. Como editar regras no Outlook:

Você deve ter notado que nas operações acima, usamos a função Regras no Outlook para configurar o cliente de e-mail para se comportar de uma determinada maneira. Por meio de regras, você pode instruir o Outlook a alertá-lo apenas sobre determinados emails de uma conta de email específica, exibir notificações para determinados tipos de mensagens e assim por diante.

Aqui, pretendemos mostrar como modificar regras, excluí-las ou até mesmo desativá-las temporariamente.

Por exemplo, se você deseja forçar o Outlook a exibir a caixa de diálogo New Mail Alerts no lugar da caixa de diálogo Desktop Alert, faça o seguinte:

• Primeiro, você deve iniciar ou executar o Outlook em seu computador.
• Assim que a janela do Outlook aparecer, você deve ir até o topo da janela e clicar em Home (uma das guias).
• Ao redor da seção Mover, você deve verificar e clicar em Regras.
• Na lista exibida, você deve selecionar Gerenciar regras e alertas.

O Outlook exibirá a caixa de diálogo Regras e Alertas agora.

• Supondo que você esteja na guia Regras de email, você deve clicar em Alterar regra (para ver a lista de opções disponíveis).
• Clique em Editar configurações de regra.

Nesse ponto, a primeira tela da caixa de diálogo Assistente de regras exibirá a lista de condições que podem ser usadas para definir uma regra para mensagens de e-mail recebidas. Nos procedimentos anteriores, orientamos você a fazer determinadas seleções. Se você deseja fazer alterações nas condições da regra em que está trabalhando agora, deve fazê-lo agora. Caso contrário - se você não tem intenção de fazer alterações - você deve clicar em Avançar.

Da mesma forma, você pode fazer alterações na tela que lista as condições que podem ser usadas para definir regras para mensagens recebidas. Por exemplo, você precisa clicar em Exibir um alerta de área de trabalho para selecionar a caixa para este parâmetro e clicar em Avançar para continuar.

Se você quiser que o Outlook exiba alertas com maior probabilidade de chamar sua atenção, role para baixo na lista de ações e clique na caixa Exibir uma mensagem específica na janela Alerta de novo item (para selecionar esse parâmetro) .

E se você quiser personalizar a mensagem que aparece na caixa de diálogo ou janela New Mail Alerts, clique no link de uma mensagem específica, que geralmente está na caixa da Etapa 2. A caixa de diálogo ou janela Alert Message será exibida agora. Agora, você deve preencher a caixa de texto em Especificar uma mensagem de alerta e clicar no botão OK para salvar seu trabalho.

Se você deseja introduzir novas exceções ou remover exceções já existentes, clique em Avançar. Dessa forma, você pode acessar a lista de exceções e fazer as alterações necessárias.

Por exemplo, se você deseja alterar o nome de uma regra ou alterar outras opções que aparecem na última tela da caixa de diálogo do Assistente de Regras, você deve clicar em Avançar (mais uma vez na tela Exceções). Se essa for a única alteração que você pretende fazer, agora você pode clicar no botão Concluir (na tela Ações) para confirmar e salvar as alterações feitas.

Ao final da tarefa, a caixa de diálogo Assistente de regras será encerrada automaticamente. É provável que você retorne à caixa de diálogo Regras e alertas. Lá, você pode clicar em OK para fechar a janela. Se você deseja executar a regra em que acabou de trabalhar imediatamente, clique em Executar regras agora (a opção na parte superior da guia Regras de email).

Aqui, supondo que você esteja na caixa de diálogo Executar regras agora, você pode clicar no parâmetro Selecionar regras (para selecioná-lo), clicar na caixa de seleção da regra que deseja executar agora e clicar em Executar agora. O aplicativo Outlook agora deve funcionar para executar a regra.

A caixa de diálogo ou janela Executar Regras Agora, no entanto, não desaparecerá automaticamente. Você terá que clicar em Fechar para descartá-lo. Da mesma forma, você deve clicar em OK para fechar a caixa de diálogo ou janela Regras e alertas. Também é improvável que este último desapareça automaticamente.

Bem, se você fez tudo corretamente, a caixa de diálogo ou janela New Mail Alerts agora começará a mostrar sua mensagem personalizada na parte superior.

GORJETA:

Como você veio aqui para aprender como impor um controle rígido sobre alertas para novos e-mails no Outlook – o que significa que você não deseja que notificações não essenciais o distraiam – podemos assumir com segurança que a produtividade está no topo da sua lista de prioridades. Por esse motivo, recomendamos que você obtenha o Auslogics BoostSpeed.

Com o programa recomendado, você pode explorar e usar funções de nível superior para diagnosticar problemas que afetam seu sistema, executar várias otimizações e reparos e também forçar alterações úteis para melhorar o desempenho do seu computador.