Insights executivos: isso precisava ser uma reunião?

Neste artigo:

• Como as empresas estão se adaptando e prosperando com a mudança para o trabalho remoto e híbrido
• Como criar uma cultura de trabalho mais saudável
• Por que empresas como a TechSmith estão experimentando fluxos de trabalho assíncronos

Desde os estágios iniciais da pandemia do COVID-19, seis em cada 10 trabalhadores dos EUA com trabalhos que podem ser realizados remotamente continuam trabalhando em casa hoje, de acordo com um estudo de 2022 do Pew Research Center. A CSC, uma empresa de consultoria de conformidade legal com sede em Wilmington, Delaware, é uma das muitas empresas que optam por não voltar ao escritório desde o início da pandemia.

Não demorou muito para o pivô do trabalho remoto que Mark Tarone, um engenheiro sênior de experiência do usuário para tecnologia corporativa na CSC, notou uma tela cheia de olhares vazios durante uma atualização de status agendada regularmente.

“Não houve nenhuma discussão, nenhum debate, nenhuma decisão que tivesse que ser tomada durante esta reunião”, disse Tarone. “Ficávamos sentados lá por 30 minutos e dava para ver as pessoas perdendo o foco.”

A solução? Convidar o gerente de projeto a criar vídeos e capturas de tela que os membros da equipe possam ver antes das atualizações ao vivo - e em seu próprio tempo em 10 minutos ou menos. Isso eliminou algumas reuniões remotas de toda a equipe e iniciou a mudança para um cronograma de trabalho mais assíncrono.

“As pessoas estão eufóricas – foi uma grande vitória”, disse Tarone. Surpreendentes 83% dos mais de 9.000 trabalhadores globais entrevistados para o estudo Future of Work da Accenture, divulgado em abril, disseram que preferem a capacidade de trabalhar remotamente pelo menos parte do tempo.

Tarone e outros executivos com insights sobre comunicação de trabalho remoto se reuniram virtualmente em junho de 2022 para uma discussão cuidadosa sobre a dinâmica em evolução da comunicação no local de trabalho. A conversa foi organizada pelo Crain's Content Studio, a divisão de narrativa de marketing da Crain's Detroit Business, em parceria com a TechSmith, com sede em Michigan, líder global em software de captura e gravação de tela.

Durante a conversa virtual, os executivos concordaram que os modelos de trabalho híbrido produtivo exigem uma mudança intencional na estratégia geral de comunicação de uma empresa.

“Continuaremos a ver muito menos foco em 'horas de trabalho básicas' e mais nessa mentalidade de 'a qualquer hora, em qualquer lugar', que é individualmente flexível e cria um ambiente onde funcionários e equipes se sentem capacitados para fazer seu melhor trabalho”, disse TechSmith CEO Wendy Hamilton.

Participantes da mesa redonda

Construindo uma caixa de ferramentas digital

Matthew Dyer, chefe de educação para desenvolvedores da Netflix, trabalha remotamente desde que começou na empresa, há pouco mais de um ano.

Ele caracterizou as práticas recomendadas de comunicação de sua equipe como sendo suportadas por uma combinação de ferramentas síncronas e assíncronas.

“A maior parte do trabalho pesado na Netflix acontece na seção de comentários de um Google Doc”, disse ele. “Muitas vezes, a primeira coisa que faço é navegar pelos comentários porque sei que é onde todo o diálogo real aconteceu.”

Fluxos de trabalho assíncronos, como o uso do Google Docs, permitem que os funcionários se conectem quando for conveniente para eles. Como alternativa, as plataformas síncronas exigem que os membros da equipe façam login e participem em um horário específico.

“Existem diferentes pilhas de tecnologia de comunicação que você pode ter com base no tamanho de sua empresa, o que sua empresa faz, qual é sua cultura – até mesmo onde seu pessoal está localizado”, disse Elizabeth Pierce, diretora sênior de experiência de aprendizado para provedor de serviços digitais. TaskUs. “Se você tem uma empresa de 200 pessoas, o que funciona para você não funcionará para uma empresa de 2 milhões de funcionários.”

Jesse Lahey, cofundador e parceiro estratégico da Workforce Communication, é um usuário frequente do aplicativo de mensagens de voz Voxer, que permite chamadas telefônicas assíncronas.

“Para muitos de nós, parece que o telefone pesa 100 libras”, disse Lahey. “Se eu atender ou ligar para alguém, posso ficar preso em uma conversa de 30 minutos. Mas ser capaz de apertar um botão, deixar uma mensagem de voz e obter uma resposta quando for um bom momento para eles acelera muitas conversas.”

Francine Dubicki, diretora de novos negócios e operações de serviços financeiros da Mutual Trust Life Insurance Company, disse que sua equipe usa o Box, uma ferramenta de gerenciamento de conteúdo e compartilhamento de arquivos baseada em nuvem, para manter a força de trabalho global da Mutual Trust conectada e “na mesma página”, apesar estar em fusos horários diferentes. Dubicki diz que também depende regularmente do Snagit para criar documentos de usuário com capturas de tela detalhadas e para criar e-mails inspiradores que apresentam bolhas de chamada e gráficos divertidos.

“Somos grandes fãs de utilizar essas ferramentas assíncronas conforme necessário e continuamos a procurar essas oportunidades de colaboração, seja um novo software ou aprendendo mais sobre o software que já temos”, disse Dubicki.

Dicas da caixa de ferramentas tecnológicas

• Google Docs: documento colaborativo baseado em palavras
• Caixa: gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem e compartilhamento de arquivos
• Snagit : Ferramenta de captura e gravação de tela; cria comunicação visual através de imagens, GIFS e vídeos
• Voxer: mensagens de voz, comunicação push-to-talk
• Camtasia: edição de vídeo tudo-em-um e gravação de tela para criar, editar e compartilhar vídeos

Repensando as reuniões

Um estudo de 2021 da Reclaim.ai descobriu que o profissional médio gasta mais da metade de sua semana de trabalho – 21,5 horas – em reuniões. Antes da Covid, os profissionais gastavam cerca de 14,2 horas semanais em reunião. Somente os check-ins individuais aumentaram 500% desde o início da pandemia.

Um fator subjacente ao aumento nas reuniões virtuais é “a necessidade de monitorar e ver as pessoas para sentir que o trabalho está avançando”, de acordo com o relatório de insights “Hybrid Workplaces” da Harvard Business Review. Os autores, em última instância, atribuem essa “necessidade” ao choque entre o antiquado pensamento das 9 às 5, no escritório, onde o trabalho é feito de forma síncrona, e uma força de trabalho cada vez mais remota, onde o trabalho acontece no horário de cada funcionário.

Quantas dessas reuniões poderiam ter sido um e-mail, uma mensagem de vídeo ou um documento compartilhado de forma colaborativa?

“Estamos tentando fazer com que as pessoas se perguntem: 'isso precisa ser uma reunião?' antes de enviar o convite para a reunião”, disse Catherine Kosin, diretora administrativa e vice-presidente sênior da seguradora Oswald Companies, com sede em Cleveland. “Uma maneira que esperamos reforçar essa ideia é um padrão automático no Outlook que exige que os usuários incluam uma agenda com os resultados esperados da reunião ao enviar uma solicitação de calendário.”

Kosin e sua equipe também implementaram uma política de “sextas-feiras sem reuniões” em toda a empresa, principalmente para reuniões internas.

A TechSmith tomou medidas para reduzir a quantidade de reuniões, pedindo aos membros da equipe que priorizassem o trabalho assíncrono para o mês de julho. Hamilton disse que a empresa testou dias ou semanas “sem reuniões” no passado, mas muitos funcionários adiaram seus compromissos para o dia seguinte.

"Estamos tentando ver se esse foco 'assíncrono primeiro' ajuda a nós e aos membros de nossa equipe a avaliar melhor quando precisamos de uma reunião", disse ela.

A Diretora de Pessoas e Cultura da Walker-Miller Energy Services, Kimika Garrett, disse que muitas vezes cancela reuniões que não são necessárias.

“Quando entrei na Walker-Miller em fevereiro, bloqueei todas as sextas-feiras”, disse Garrett. No entanto, algumas reuniões de sexta-feira entram em sua agenda caso a caso, acrescentou.

A Netflix tentou dar a todos os funcionários uma pausa no final do verão iniciando o “agosto lento”, o que significava o cancelamento de reuniões recorrentes em 2021. De acordo com Dyer, o impacto foi desigual.

“Como outras pessoas, como desenvolvedores, estavam de cabeça baixa, nosso pessoal da engenharia corporativa, que fazia o suporte de ferramentas, tinha mais trabalho a fazer”, explicou Dyer. “Isso pode não ser algo que você possa necessariamente exigir no nível da empresa.”

Comunicar, comunicar, comunicar

Embora a comunicação clara seja a base da construção de uma cultura de trabalho gratificante, esses especialistas acreditam que o uso de ferramentas síncronas e assíncronas é fundamental para acomodar preferências de comunicação variadas.

“Temos seis gerações na força de trabalho hoje, e cada uma delas recebe dados de uma maneira diferente”, disse Kosin. “Não podemos simplesmente transformar tudo em vídeo e não podemos transformar tudo em e-mail.”

Se os líderes da Oswald Companies planejam um webcast da prefeitura para se comunicar com os funcionários, por exemplo, eles podem acompanhar isso com um boletim informativo, Kosin explicou, “para que a pessoa que não gosta de ouvir ou estar na câmera possa consultar essas informações mais tarde .”

Pierce disse que acredita em fornecer informações três vezes e de uma maneira diferente a cada vez. Uma reunião de toda a equipe pode ser seguida por um e-mail de resumo e, em seguida, um pequeno vídeo, por exemplo.

“Temos diferentes gerações na força de trabalho e também diferentes estilos de aprendizado”, disse Lahey. “Algumas pessoas são leitoras; algumas pessoas precisam de coisas visualmente e algumas são aprendizes auditivos”.

Garrett também destacou o poder das ferramentas assíncronas para ajudar a melhorar a comunicação de toda a sua equipe, especialmente para aqueles que trabalham fora do local.

“Tenho uma equipe de campo que não pode participar de almoços e aprendizados ou que não pode usar um computador, então preciso ter certeza de que estou adaptando, elaborando e entregando a comunicação de maneira eficaz”, Garrett disse.

Experimentar diferentes técnicas e ferramentas de comunicação, acrescentou Pierce, é uma parte crucial da construção de uma estratégia de comunicação no local de trabalho. Altas taxas de atrito ou eventos da empresa com pouca frequência – virtuais ou não – costumam ser sinais de falha de comunicação, disse ela.

Trabalho em progresso

As pessoas agora estão acostumadas a trabalhar em casa e não lutar contra o deslocamento de cinco dias. Maior flexibilidade é uma vantagem competitiva na atual guerra de talentos, com oportunidades de trabalho remoto e híbrido se expandindo globalmente.

Na Walker-Miller, Garrett está ampliando a busca de sua equipe por certas posições fora dos locais principais da Walker-Miller. Ela disse que também está focada em uma busca mais ampla de talentos que vai além da diversidade de gênero e raça e inclui veteranos e aposentados.

Do ponto de vista de RH, Garrett está focado em mudar as ideias existentes sobre práticas de contratação e ser criativo na busca de talentos.

“Já estamos vendo o tamanho do impacto que a capacidade de se comunicar e colaborar sem estar cara a cara – ou mesmo sem estar disponível ao mesmo tempo – tem no recrutamento e retenção de talentos e, francamente, na produtividade”, explicou Dubicki. “As práticas de trabalho estão evoluindo e, se quisermos continuar a formar nossas equipes, nosso pensamento também deve evoluir.”