O e-mail nunca morrerá. Veja como torná-lo melhor

Todos nós odiamos e-mail, certo? No entanto, uma nova pesquisa realizada pela TechSmith mostra que é onde acontece a maior parte da nossa comunicação no trabalho.

Apesar de confiar nele, os entrevistados tinham muito a dizer sobre o quão ineficaz o e-mail pode ser. Quando questionados sobre qual é o maior obstáculo para uma comunicação eficaz em sua organização, as pessoas responderam coisas como:

• “Muitos e-mails recebidos diariamente. Não temos necessariamente tempo para ler tudo.”
• “A troca de e-mails é muito ineficiente e pode levar à perda de prazos.”
• “As pessoas não leram seus e-mails.”

Então, por que fazemos isso conosco mesmos? Se o e-mail vai durar, e a pesquisa mostra que sim, devemos usá-lo de forma mais eficaz para que todos possamos chegar à caixa de entrada zero.

Nesta postagem, abordaremos por que o e-mail não vai a lugar nenhum, por que é tão difícil acertar e etapas simples (com exemplos!) que você pode seguir para garantir que as pessoas realmente leiam suas mensagens.

O futuro do trabalho é assíncrono

Uma nova pesquisa mostra que formatos assíncronos, como mensagens de vídeo, estão surgindo como um substituto bem-vindo para reuniões.

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Por que o e-mail não vai a lugar nenhum

O e-mail é um elemento básico da maioria das comunicações empresariais por um motivo. É uma maneira mais rápida e eficiente de comunicar informações do que marcar uma reunião e permite que você alcance facilmente pessoas dentro e fora da sua organização.

Os e-mails também fornecem um registro escrito de decisões, solicitações e outras informações úteis para arquivar e consultar posteriormente.

O que torna o e-mail difícil de acertar

Para enviar um e-mail bem-sucedido, você precisa transmitir sua mensagem de maneira eficaz. Caso contrário, você enfrentará mal-entendidos ou uma enxurrada de mensagens de ida e volta enquanto as pessoas buscam esclarecimentos. E-mail gera mais e-mail.

Ou pior, as pessoas simplesmente não leem seus e-mails.

Infelizmente, a natureza baseada em texto do e-mail pode tornar difícil acertar.

O e-mail carece de dicas não-verbais

Quando você não consegue ouvir o tom de alguém ou ver suas expressões faciais e linguagem corporal, pode ser fácil interpretar mal a intenção do que essa pessoa está tentando dizer. O que poderia ser entendido como uma mensagem amigável pode, involuntariamente, parecer duro ou negativo.

Nem todo mundo é bom em escrever

A comunicação eficaz por e-mail depende de fortes habilidades de escrita. Nem todo mundo tem a capacidade de se expressar de forma clara e concisa por escrito, o que pode causar confusão ou falta de comunicação.

Parede de texto? Próximo!

Algumas coisas são difíceis de explicar com texto. Para evitar potenciais mal-entendidos, as pessoas tendem a compensar fornecendo demasiado contexto ou esclarecimentos.

Ninguém tem tempo para ler um ensaio de cinco páginas durante o dia de trabalho. Ou as pessoas pularão sua mensagem porque o comprimento é intimidante ou seus pontos-chave se perderão na mistura.

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5 maneiras simples de enviar e-mails melhores

Pode parecer que não há nada que você possa fazer para impedir o dilúvio de e-mails que se acumulam na sua caixa de entrada todos os dias. O problema é o seguinte: se você dedicar um tempo para melhorar seu jogo de e-mail e enviar mensagens mais claras e concisas, isso ajudará a reduzir as idas e vindas desnecessárias, liberando parte do seu precioso tempo.

1. Vá direto ao ponto rapidamente

Se você está enviando um e-mail porque precisa que alguém tome uma atitude, deixe isso claro desde o início. Evitar apresentações longas pode ajudar a garantir que sua solicitação ou prazo não se perca na mistura.

Se você acha que o contexto vai ajudar, inclua-o depois de apresentar seu ponto principal. O destinatário terá a opção de continuar lendo se precisar, e você não perderá tempo se não o fizer.

2. Seja breve

Você também deseja manter seu e-mail o mais breve possível, sem deixar de fora os detalhes necessários. É um ato de equilíbrio, com certeza. Reserve um momento antes de começar a digitar para definir claramente o propósito do e-mail. O que você quer que a outra pessoa faça? (E se houver prazos envolvidos, não se esqueça de indicá-los!)

Desafie-se com uma contagem máxima de palavras. De acordo com o Boomerang, o ponto ideal para um e-mail é de 50 a 125 palavras.

3. Inclua recursos visuais para maior clareza

Qual é o ditado? Uma imagem vale mais que mil palavras? Isso é verdade! Uma maneira simples de tornar qualquer e-mail mais claro e conciso é incorporar recursos visuais como capturas de tela anotadas, gráficos ou infográficos para explicar um conceito ou demonstrar um processo.

Espantosos 97% das pessoas que usam imagens em sua comunicação no trabalho consideram-nas eficazes. Eles relatam que as imagens reduzem mal-entendidos e economizam tempo.

Esteja você tentando explicar um processo ou fornecendo feedback sobre um projeto, em vez de digitar a explicação, faça uma captura de tela! Com uma ferramenta de captura de tela como o Snagit, você pode capturar a apresentação de slides ou aplicativo ao qual está se referindo e usar anotações como setas ou textos explicativos para adicionar contexto.

4. Estruture seu e-mail

Um pouco de formatação ajuda muito! Evite grandes blocos de texto que possam ser intimidadores ou difíceis de ler, dividindo a sua mensagem em parágrafos curtos. Se você precisar delinear um processo ou etapas, use uma lista numerada para facilitar a leitura do destinatário.

5. Envie um vídeo

O que você faz quando precisa compartilhar informações que não valem a pena uma reunião, mas são muito difíceis de transmitir por e-mail? Você envia uma mensagem de vídeo! Nem me fale sobre todas as reuniões que podem ser substituídas por vídeo.

Se você está lutando para transmitir sua mensagem, mas não consegue encontrar tempo na agenda dessa pessoa, tente gravar uma mensagem de vídeo rápida e informal.
Basta gravar sua tela (recomendamos o Snagit, é claro) enquanto você explica a alguém as etapas do processo ou dá feedback sobre o projeto. Em seguida, você pode enviar por e-mail um link para o seu vídeo, que a pessoa poderá assistir no horário que for adequado para ela. Nenhuma reunião ou leitura de romance é necessária.

E-mail não precisa ser terrível

E aí está! Transformar a maneira como você se comunica pode parecer uma tarefa difícil, mas são as pequenas coisas que geralmente provocam mais mudanças. Comece experimentando apenas uma dessas abordagens e veja o que acontece!

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