Etiqueta de e-mail: 12 regras e dicas úteis
Publicados: 2024-04-05A etiqueta do e-mail não é algo que nascemos sabendo. No entanto, parece que todos, menos nós, conhecemos as regras não escritas dos e-mails profissionais.
Felizmente, essas regras não são difíceis quando você entende o cenário principal. Estamos aqui para lhe dar dicas que farão você se destacar. No bom sentido, nós prometemos!
Portanto, quer você seja novo na comunicação profissional por e-mail ou apenas queira uma atualização rápida, este guia é para você. Afinal, enviar um e-mail nunca deve ser cansativo.
Vamos conhecer as práticas recomendadas de envio de e-mail para que você possa elevar sua comunicação profissional em apenas algumas etapas.
O que é etiqueta profissional de e-mail e por que ela é importante?
Simplificando, a etiqueta do e-mail é a maneira como você escreve seus e-mails para comunicação profissional. Diferentes aspectos dos e-mails têm finalidades diferentes, que é o que abordamos neste guia.
A etiqueta do e-mail é importante por vários motivos. Primeiro, dá o tom da comunicação e reflete o seu profissionalismo. Um e-mail mal escrito pode gerar mal-entendidos e até prejudicar relacionamentos.
Além disso, a etiqueta adequada pode melhorar a eficiência e eficácia da comunicação, levando a melhores relacionamentos e resultados.
O e-mail é, sem dúvida, o principal canal de comunicação no local de trabalho, portanto, compreender a etiqueta é importante se você deseja ter sucesso.
As regras tácitas de etiqueta de e-mail que importam
Vejamos as regras mais importantes que você deve seguir para uma comunicação adequada.
Endereço de e-mail profissional
Este é fácil. Ao criar sua conta, use um endereço de e-mail com seu nome. Eu sei que todos nós temos um discurso embaraçoso da nossa juventude, nunca queremos voltar à tona. Se você ainda estiver usando, vamos criar um novo!
Linha de assunto apropriada e informativa
Sua linha de assunto é a introdução ao seu e-mail. Ou o que o destinatário lerá primeiro. Mantenha este texto curto, conciso e informativo.
Por exemplo, um bom assunto para um e-mail de candidatura de emprego seria: “Candidatura a cargo de assistente de vendas”. Observe que a linha de assunto inclui o título do cargo “Assistente de Vendas” e o propósito “Inscrição”. O destinatário saberá exatamente o que você está buscando – esse é o objetivo!
![Caixa de entrada com assuntos relevantes](/uploads/article/8218/Ez9zoV4fe6HjauE2.png)
Saudação profissional e encerramento
A saudação adequada é sempre uma saudação como “Olá, bom dia, querido, etc” seguida do nome. Adicione o prefixo “Sra., Sra., MR, Dr., etc” sempre que puder.
Se você não sabe o nome deles, não se preocupe, basta dizer olá. E não se esqueça de colocar uma vírgula após a saudação.
Seu fechamento e assinatura também serão padrão. Encerre seus e-mails com um comentário final como “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou “Obrigado”, dependendo do contexto.
Em seguida, assine seu e-mail com seu nome ou um bloco de assinatura de e-mail personalizado.
Gramática e ortografia adequadas
Este é óbvio, mas pode ser o mais difícil de seguir. Nosso melhor conselho é verificar suas palavras e seguir as regras gramaticais padrão. O Outlook e o Gmail têm corretores ortográficos, mas ferramentas mais avançadas como Grammarly podem realmente levar sua escrita para o próximo nível.
Mantenha um tom profissional e não abuse dos pontos de exclamação. Sabemos que pode ser difícil parecer amigável sem eles, mas use-os com moderação. Eles rapidamente se tornam opressores.
Seja conciso
Ninguém quer perder tempo lidando com um e-mail longo e desajeitado. É provável que o destinatário do e-mail gaste apenas um pouco de tempo com sua mensagem. Isso torna importante ir direto ao ponto rapidamente.
Na linha de abertura, indique o propósito do seu e-mail. Acompanhe com algumas informações adicionais e encerre com um prazo. Isso torna a comunicação extremamente fácil e eficiente para todos.
Não deixe que os anexos obstruam as caixas de entrada
Arquivos grandes são o pior pesadelo de uma caixa de entrada de e-mail. Eles podem atrapalhar a velocidade e a eficiência da caixa de entrada do destinatário.
Uma escolha sábia é compartilhar anexos grandes com um link.
Screencast é um aplicativo de terceiros que cria um link exclusivo para todas as suas imagens e vídeos. Você pode então enviar esse link em vez do próprio anexo grande.
![Opção de compartilhar link no Screencast](/uploads/article/8218/wAzjA6czESLjr423.gif)
Além disso, você pode iniciar uma conversa sobre a imagem ou vídeo anexado. Adicione comentários, reações e continue colaborando, tudo em um só espaço.
Confie em nós, seu destinatário agradecerá por não diminuir a velocidade de sua caixa de entrada.
Comunique-se facilmente com o Snagit hoje mesmo
O Snagit facilita a criação e o compartilhamento de recursos visuais envolventes e fáceis de seguir para seus e-mails!
![](https://s.stat888.com/img/bg.png)
![Ilustração de um vídeo incorporado em um e-mail com snagit e screencast](/uploads/article/8218/pk3bBjWTsXsd3BvH.webp)
Responder todos
Responder a todos é uma ótima ferramenta, mas também pode ser assustadora. Nosso conselho é usá-lo… com moderação. Lembre-se que quando você responde a todos, você responde TODOS.
Todos no tópico receberão seu e-mail de volta, o que é uma ótima ferramenta para comunicação em massa de informações. No entanto, torna-se uma ferramenta não tão boa para questões específicas e individualizadas.
Melhores práticas que você talvez não conheça
A etiqueta do e-mail comercial deve parecer um pouco mais viável neste momento. Ou assim esperamos. Nesta seção, veremos algumas dicas de etiqueta de e-mail que irão melhorar sua comunicação além das expectativas.
Responda prontamente
Tente responder aos seus e-mails dentro de 24 horas após recebê-los. Mas às vezes sabemos que isso não é realista. Em vez disso, priorize a importância dos seus e-mails usando o Método Eisenhower.
![A matriz eisenhower da comunicação no local de trabalho](/uploads/article/8218/aOKyIeI70x00opG3.png)
Evite usar e-mail para informações confidenciais
Use uma plataforma de mensagens segura ou uma conversa cara a cara para qualquer informação confidencial. Embora os e-mails sejam geralmente privados, eles não são infalíveis. Como diz o ditado: é melhor prevenir do que remediar.
Use a comunicação visual para evitar longas paredes de texto
Este é um verdadeiro divisor de águas. Em vez de e-mails longos e enfadonhos, tente compartilhar informações por meio de recursos visuais. Será mais eficaz e menos enfadonho para os destinatários.
Na verdade, um estudo recente da TechSmith descobriu que 98% dos entrevistados que usam vídeo no trabalho dizem que isso afeta a eficácia da sua mensagem de várias maneiras, entre elas reduzindo mal-entendidos, aumentando o envolvimento e economizando tempo.
Imagens
Ao enviar imagens, você pode facilmente mostrar um processo, fornecer feedback e compartilhar dados. A comunicação fica muito mais fácil quando é clara e prospera com a ajuda de recursos visuais.
![Use a comunicação visual para mostrar um processo, fornecer feedback e compartilhar dados](/uploads/article/8218/YwM7i3L3AtXBdHst.png)
Além disso, as capturas de tela são muito fáceis de fazer. Com uma ferramenta de captura de tela como o Snagit, você pode capturar sua tela e adicionar anotações úteis sempre que precisar. Se você precisa destacar um detalhe importante, usar a ferramenta Step para destacar um processo ou usar mais recursos, o Snagit tem o que você precisa.
Assim que sua captura for editada perfeitamente, compartilhe-a com um link exclusivo. Em seguida, cole-o na sua plataforma de mensagens favorita. Acreditamos que seja por e-mail!
Vídeos
Os vídeos são ferramentas fantásticas quando você precisa de uma demonstração ou tutorial rápido para você ou sua equipe. Com a gravação picture-in-picture e os recursos de desenho de tela do Snagit, você pode elevar qualquer e-mail. Basta pressionar gravar e todo o resto será facilitado para você.
Assim como uma captura de tela, você pode enviar seus vídeos por e-mail compartilhando um link exclusivo.
Compartilhe suas capturas de tela e gravações de tela com o Snagit
Crie, edite e compartilhe informações facilmente com qualquer pessoa que use o Snagit!
Baixe a avaliação gratuita![ilustração da interface de gravação de tela do snagit](/uploads/article/8218/CC7RKqMN38KpwUma.webp)
Use filtros e pastas de e-mail para se manter organizado
Por último, mantenha-se organizado! Os e-mails se perdem no mar de comunicações que recebemos todos os dias. E você não pode marcar todos eles como sinalizados, isso também ficará confuso!
Em vez disso, crie pastas para se manter organizado. Quando terminar de ler um e-mail, basta arquivá-lo na pasta apropriada. Dessa forma, você nunca perderá um e-mail e poderá consultá-lo rapidamente sempre que precisar de informações dele.
Isso muda sua comunicação e muda a maneira como você trabalha. Não há mais tempo perdido.
Para concluir…
Portanto, enviar um e-mail profissional não é tão difícil. Algumas das convenções podem definitivamente ser difíceis de manter em mente, mas é disso que trata este guia. Fique à vontade para consultá-lo sempre que precisar, ninguém saberá!