Etiqueta de e-mail: 12 regras e dicas úteis

A etiqueta do e-mail não é algo que nascemos sabendo. No entanto, parece que todos, menos nós, conhecemos as regras não escritas dos e-mails profissionais.

Felizmente, essas regras não são difíceis quando você entende o cenário principal. Estamos aqui para lhe dar dicas que farão você se destacar. No bom sentido, nós prometemos!

Portanto, quer você seja novo na comunicação profissional por e-mail ou apenas queira uma atualização rápida, este guia é para você. Afinal, enviar um e-mail nunca deve ser cansativo.

Vamos conhecer as práticas recomendadas de envio de e-mail para que você possa elevar sua comunicação profissional em apenas algumas etapas.

O que é etiqueta profissional de e-mail e por que ela é importante?

Simplificando, a etiqueta do e-mail é a maneira como você escreve seus e-mails para comunicação profissional. Diferentes aspectos dos e-mails têm finalidades diferentes, que é o que abordamos neste guia.

A etiqueta do e-mail é importante por vários motivos. Primeiro, dá o tom da comunicação e reflete o seu profissionalismo. Um e-mail mal escrito pode gerar mal-entendidos e até prejudicar relacionamentos.

Além disso, a etiqueta adequada pode melhorar a eficiência e eficácia da comunicação, levando a melhores relacionamentos e resultados.

O e-mail é, sem dúvida, o principal canal de comunicação no local de trabalho, portanto, compreender a etiqueta é importante se você deseja ter sucesso.

As regras tácitas de etiqueta de e-mail que importam

Vejamos as regras mais importantes que você deve seguir para uma comunicação adequada.

Endereço de e-mail profissional

Este é fácil. Ao criar sua conta, use um endereço de e-mail com seu nome. Eu sei que todos nós temos um discurso embaraçoso da nossa juventude, nunca queremos voltar à tona. Se você ainda estiver usando, vamos criar um novo!

Linha de assunto apropriada e informativa

Sua linha de assunto é a introdução ao seu e-mail. Ou o que o destinatário lerá primeiro. Mantenha este texto curto, conciso e informativo.

Por exemplo, um bom assunto para um e-mail de candidatura de emprego seria: “Candidatura a cargo de assistente de vendas”. Observe que a linha de assunto inclui o título do cargo “Assistente de Vendas” e o propósito “Inscrição”. O destinatário saberá exatamente o que você está buscando – esse é o objetivo!

Saudação profissional e encerramento

A saudação adequada é sempre uma saudação como “Olá, bom dia, querido, etc” seguida do nome. Adicione o prefixo “Sra., Sra., MR, Dr., etc” sempre que puder.

Se você não sabe o nome deles, não se preocupe, basta dizer olá. E não se esqueça de colocar uma vírgula após a saudação.

Seu fechamento e assinatura também serão padrão. Encerre seus e-mails com um comentário final como “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou “Obrigado”, dependendo do contexto.

Em seguida, assine seu e-mail com seu nome ou um bloco de assinatura de e-mail personalizado.

Gramática e ortografia adequadas

Este é óbvio, mas pode ser o mais difícil de seguir. Nosso melhor conselho é verificar suas palavras e seguir as regras gramaticais padrão. O Outlook e o Gmail têm corretores ortográficos, mas ferramentas mais avançadas como Grammarly podem realmente levar sua escrita para o próximo nível.

Mantenha um tom profissional e não abuse dos pontos de exclamação. Sabemos que pode ser difícil parecer amigável sem eles, mas use-os com moderação. Eles rapidamente se tornam opressores.

Seja conciso

Ninguém quer perder tempo lidando com um e-mail longo e desajeitado. É provável que o destinatário do e-mail gaste apenas um pouco de tempo com sua mensagem. Isso torna importante ir direto ao ponto rapidamente.

Na linha de abertura, indique o propósito do seu e-mail. Acompanhe com algumas informações adicionais e encerre com um prazo. Isso torna a comunicação extremamente fácil e eficiente para todos.

Não deixe que os anexos obstruam as caixas de entrada

Arquivos grandes são o pior pesadelo de uma caixa de entrada de e-mail. Eles podem atrapalhar a velocidade e a eficiência da caixa de entrada do destinatário.

Uma escolha sábia é compartilhar anexos grandes com um link.

Screencast é um aplicativo de terceiros que cria um link exclusivo para todas as suas imagens e vídeos. Você pode então enviar esse link em vez do próprio anexo grande.

Além disso, você pode iniciar uma conversa sobre a imagem ou vídeo anexado. Adicione comentários, reações e continue colaborando, tudo em um só espaço.

Confie em nós, seu destinatário agradecerá por não diminuir a velocidade de sua caixa de entrada.

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Responder todos

Responder a todos é uma ótima ferramenta, mas também pode ser assustadora. Nosso conselho é usá-lo… com moderação. Lembre-se que quando você responde a todos, você responde TODOS.

Todos no tópico receberão seu e-mail de volta, o que é uma ótima ferramenta para comunicação em massa de informações. No entanto, torna-se uma ferramenta não tão boa para questões específicas e individualizadas.

Melhores práticas que você talvez não conheça

A etiqueta do e-mail comercial deve parecer um pouco mais viável neste momento. Ou assim esperamos. Nesta seção, veremos algumas dicas de etiqueta de e-mail que irão melhorar sua comunicação além das expectativas.

Responda prontamente

Tente responder aos seus e-mails dentro de 24 horas após recebê-los. Mas às vezes sabemos que isso não é realista. Em vez disso, priorize a importância dos seus e-mails usando o Método Eisenhower.

Evite usar e-mail para informações confidenciais

Use uma plataforma de mensagens segura ou uma conversa cara a cara para qualquer informação confidencial. Embora os e-mails sejam geralmente privados, eles não são infalíveis. Como diz o ditado: é melhor prevenir do que remediar.

Use a comunicação visual para evitar longas paredes de texto

Este é um verdadeiro divisor de águas. Em vez de e-mails longos e enfadonhos, tente compartilhar informações por meio de recursos visuais. Será mais eficaz e menos enfadonho para os destinatários.

Na verdade, um estudo recente da TechSmith descobriu que 98% dos entrevistados que usam vídeo no trabalho dizem que isso afeta a eficácia da sua mensagem de várias maneiras, entre elas reduzindo mal-entendidos, aumentando o envolvimento e economizando tempo.

Imagens

Ao enviar imagens, você pode facilmente mostrar um processo, fornecer feedback e compartilhar dados. A comunicação fica muito mais fácil quando é clara e prospera com a ajuda de recursos visuais.

Além disso, as capturas de tela são muito fáceis de fazer. Com uma ferramenta de captura de tela como o Snagit, você pode capturar sua tela e adicionar anotações úteis sempre que precisar. Se você precisa destacar um detalhe importante, usar a ferramenta Step para destacar um processo ou usar mais recursos, o Snagit tem o que você precisa.

Assim que sua captura for editada perfeitamente, compartilhe-a com um link exclusivo. Em seguida, cole-o na sua plataforma de mensagens favorita. Acreditamos que seja por e-mail!

Vídeos

Os vídeos são ferramentas fantásticas quando você precisa de uma demonstração ou tutorial rápido para você ou sua equipe. Com a gravação picture-in-picture e os recursos de desenho de tela do Snagit, você pode elevar qualquer e-mail. Basta pressionar gravar e todo o resto será facilitado para você.

Assim como uma captura de tela, você pode enviar seus vídeos por e-mail compartilhando um link exclusivo.

Compartilhe suas capturas de tela e gravações de tela com o Snagit

Crie, edite e compartilhe informações facilmente com qualquer pessoa que use o Snagit!

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Use filtros e pastas de e-mail para se manter organizado

Por último, mantenha-se organizado! Os e-mails se perdem no mar de comunicações que recebemos todos os dias. E você não pode marcar todos eles como sinalizados, isso também ficará confuso!

Em vez disso, crie pastas para se manter organizado. Quando terminar de ler um e-mail, basta arquivá-lo na pasta apropriada. Dessa forma, você nunca perderá um e-mail e poderá consultá-lo rapidamente sempre que precisar de informações dele.

Isso muda sua comunicação e muda a maneira como você trabalha. Não há mais tempo perdido.

Para concluir…

Portanto, enviar um e-mail profissional não é tão difícil. Algumas das convenções podem definitivamente ser difíceis de manter em mente, mas é disso que trata este guia. Fique à vontade para consultá-lo sempre que precisar, ninguém saberá!