Como a transformação digital liderada pela estratégia constrói o sucesso

A sessão a seguir foi apresentada na Educause 2019 por Vince Kellen, Chief Information Officer (CIO), University of California San Diego; Orlando Leon, CIO, Universidade Estadual da Califórnia, Fresno; Helen Norris, vice-presidente e CIO da Chapman University; e Phil Ventimiglia, diretor de inovação da Georgia State University.

Para atender a uma população estudantil crescente e diversificada, a Georgia State University assume mais do que sua parcela de inovações digitais no ensino superior. Para Phil Ventimiglia, diretor de inovação, alcançar maior eficiência é essencial para fornecer a melhor experiência em todo o campus.

“Temos que alavancar a tecnologia”, disse Phil. “Simplesmente não há pessoas e funcionários suficientes para fornecer aos alunos tudo o que eles precisam de outra forma.”

Inovação com outro nome?

Agora nomeada uma das universidades mais inovadoras dos Estados Unidos, não é de surpreender que muitas das mudanças do estado da Geórgia se qualifiquem como transformação digital (DX). Phil, no entanto, sabe que nenhum termo pode transmitir as camadas multifacetadas de trabalho necessárias para uma mudança duradoura.

“O próprio termo 'transformação digital' não tem sentido a não ser para comercializar um conceito contínuo em um novo pacote. A inovação é um processo contínuo”, disse.

A vice-presidente e diretora de informações da Chapman University, Helen Norris, tem uma visão semelhante. Principalmente, Helen quer garantir que o termo vá além do burburinho atual para comunicar toda a magnitude de seu impacto e prefere um termo mais universal.

“Eu me concentraria mais na inovação do que na transformação digital”, observou ela. “Com a transformação digital, parece que a tecnologia está liderando. Em vez disso, a estratégia deve liderar. Especificamente, deve estar enraizado no plano estratégico da universidade.”

Proteja novas ideias, juntos

Como a terceira universidade de pesquisa que mais cresce no país, Phil vê todos na Georgia State contribuindo para uma mentalidade inovadora.

“Você não pode dizer que algumas pessoas são inovadoras e outras não”, explicou. “Todos na organização precisam estar focados na inovação.”

Para esse fim, a Georgia State incentiva todos os professores e funcionários a trabalharem juntos em novas ideias. “Temos um DNA dentro de nossa universidade para experimentar, tentar coisas novas”, disse ele. Isso geralmente inclui trabalhar em vários departamentos em projetos desafiadores. “Temos que sair de nossos silos. Trabalhamos muito de perto em todas as áreas.”

O aspecto do trabalho em equipe é especialmente importante. “A inovação não pode ser propriedade de ninguém”, disse Phil. “Na minha experiência, quando você tenta fazer com que uma pessoa impulsione a inovação, é como ter alguém correndo contra uma parede de tijolos. Colaboração é o que é verdade e o que funciona.”

Vince Kellen, diretor de informações (CIO) da Universidade da Califórnia em San Diego, vê a atividade como mais seletiva.

“A inovação é uma coisa complicada”, confessou. “Nem todo mundo gosta de inovar. Alguns gostam de fazer isso, e não deveriam.”

Às vezes, o oposto também é verdadeiro, explicou. “Alguns inovam e não sabem que estão fazendo isso.”

Por exemplo, embora não seja seu objetivo, o corpo docente que lançou um novo Centro de Otimização de Nuvem descobriu que o piloto inadvertidamente apresentou algumas novas informações e processos inovadores.

Para evitar a tendência da natureza humana em direção ao status quo, novas ideias geralmente precisam de apoio extra.

“Colocar a inovação na agenda é importante”, enfatizou Vince. “Às vezes, as melhores inovações precisam de defesa e proteção extremas. Às vezes, outras partes da organização tentarão matar essa inovação.”

Vince também observou que, se não houver suporte de cima para baixo, às vezes os próprios agentes de mudança também caem no alvo. Para que a mudança sobreviva, é importante defendê-la enquanto é jovem.

“As pessoas que fazem a inovação precisam de proteção”, ele aconselhou. “Nós os protegemos dos instintos da organização de executar [a inovação] cedo demais ou matá-la.”

Relacionamentos como recursos

De certa forma, as universidades menores têm uma vantagem quando se trata de transições. Helen observou que ambientes menores podem ser mais ágeis.

"Você não tem a mesma quantidade de burocracia para realizar as mesmas coisas", explicou ela.

Parte dessa destreza vem de conexões humanas mais bem estabelecidas. “Como você é menor, conhece pessoalmente metade do corpo docente”, disse Helen. “Você pode alavancar esses relacionamentos ao fazer coisas inovadoras e criar mudanças.”

Há desvantagens em estar em uma organização menor, no entanto. "Você tem uma equipe menor", observou Helen. “Você simplesmente não tem os recursos para fazer algumas das coisas divertidas. Então você faz parcerias com fornecedores e outros da comunidade.”

Vince alertou que as instituições maiores têm uma mistura semelhante de prós e contras, quando se trata de transformação digital.

“Temos a ilusão de mais recursos em uma universidade maior”, disse ele. “Mas inovação é coisa de 'banda de garagem'.”

Com mais de US$ 1,4 bilhão em financiamento de pesquisa por ano, há muitas outras distrações e pode ser difícil atrair a atenção do corpo docente. É preciso encontrar pontos de colaboração e conhecer seu corpo docente para promover mudanças duradouras. Idealmente, pode se traduzir em uma oportunidade para o corpo docente ou funcionários, para tornar sua experiência melhor ou melhor para seus alunos. “Ter relacionamentos com esses professores é fundamental”, disse ele.

Orlando Leon, diretor de informações da California State University, Fresno, concorda, mas enfatiza a importância da liderança do campus disposta a assumir algum risco.

“A transformação digital precisa ser de cima para baixo e de baixo para cima”, pediu Orlando. “Tem que começar em algum lugar. Você tem que ser capaz de liderar esse nível de mudança.”

Mesmo em meio à resistência, é importante reunir o suporte, mesmo que isso signifique começar pequeno. “Faça parceria com colegas”, aconselhou Orlando. “Você não precisa começar pulando sobre a lua.”

Complexidades com mudança

Um desafio inicial importante é não perseguir todas as novas soluções digitais disponíveis. Embora tentador, muitas vezes resulta no uso de uma ferramenta brilhante para a coisa errada.

“Acho que todo mundo se apaixona pela tecnologia e não consegue entender que as complexidades são enormes, explicou Vince. “Toda a tecnologia educacional está subestimando consistentemente os últimos 10% de suporte necessários para a transformação digital.”

Para projetos que fazem o corte, ter uma equipe de TI sólida ajuda. Phil observou que a Georgia State normalmente faz de 40 a 50 novas integrações por ano e que sua forte equipe de TI permite que integrem rapidamente novas tecnologias.

Da mesma forma, uma equipe de TI forte pode manter todo o resto funcionando sem problemas ao mesmo tempo em que novos sistemas estão sendo instalados. “Os sistemas principais ainda precisam funcionar”, disse Orlando. “Eu encorajo nossas equipes a fazer bem todas as nossas funções principais.”

O meta-desafio de TI — retrabalhar sua própria base

O ensino superior deve escalar uma 'corcunda' tecnológica inegável para realmente estar em um ótimo lugar para a transformação digital de hoje. Vince observou que livrar-se dos sistemas de mainframe pode ser um grande avanço.

“A maior transformação digital está dentro do próprio trabalho de TI”, disse ele. “Isso mudará de um ambiente de engenharia de software 'homebrew' para DevOps, ou seja, gerenciaremos dados e análises e não faremos mais desenvolvimento de software.”

Os serviços em nuvem também permitem um melhor foco em outras metas do programa. “O crescimento da graduação é uma prioridade”, disse Vince. “Existem estratégias interessantes que estamos montando online.”

Phil observou que a Georgia State se concentra na perspectiva do aluno, com o objetivo de facilitar toda a jornada do aluno. "Estamos dedicados a fazer um lugar onde os alunos podem ter sucesso", disse ele.

O elemento humano da mudança

Em todos os tipos de transformações de processos, o contato presencial com o corpo docente é uma necessidade.

“Apesar de ser digital, o toque humano é muito importante”, explicou Helen. “Você precisa trabalhar projetos digitais lado a lado com o corpo docente que será impactado.”

Apoiar o corpo docente já ocupado garante que eles tenham o incentivo intelectual e emocional para passar por mudanças difíceis em primeiro lugar.

Phil concordou, observando que, com a maioria das mudanças inovadoras sendo feitas não por professores de pesquisa, mas por professores em tempo integral, seus objetivos incluem acolher esses esforços de uma maneira que importe para os instrutores. Ele quer garantir que os instrutores tenham ajuda para resolver os problemas. “Queremos dar-lhes mais apoio. Quando há obstáculos, eles precisam de tempo para trabalhar nisso”, disse ele. “Precisamos ter certeza de que não estamos penalizando o risco”.

O aspecto humano é crítico. “Como podemos ter certeza de que estamos destacando os holofotes e que eles estão recebendo crédito pelo excelente trabalho que estão fazendo?”, perguntou Phil. “Em última análise, queremos que eles tenham recompensas e progridam em suas carreiras.”

Vince concordou que nutrir a motivação para mudar é um componente fundamental para encorajar o corpo docente a adotar novas formas de fazer as coisas.

“Como os humanos comandam a tecnologia para servir seus instintos biológicos sociais?”, perguntou ele. “Porque isso é realmente o que está acontecendo aqui. Para manter o elemento humanista e trabalhar a partir daí.”

Transformando alunos com novas habilidades digitais

Phil observa que a transformação digital bem-sucedida deve promover o próximo nível de alfabetização digital nos alunos. Embora abertamente suscetível a experimentar novas ferramentas digitais, o desafio é fornecer as melhores ferramentas e atividades para cada programa de graduação.

“Como preparamos os alunos para competir nesta economia do século 21?”, perguntou ele. “Como líderes no ensino superior, estamos na quarta revolução industrial e isso está mudando fundamentalmente no ensino superior. Já estamos vendo essas mudanças glaciais. A forma como oferecemos ensino e aprendizagem está mudando.”

Por exemplo, depois de lançar um piloto de alfabetização digital na faculdade, os alunos da Georgia State concluíram um projeto de visualização usando o software Tableau/mapeamento para ajudá-los a entender melhor o significado de um evento histórico. A universidade está explorando caminhos de alfabetização digital que incluem aprendizado experimental, aprendizado baseado em projetos e projetos do mundo real em parceria com organizações em Atlanta. Phil vê a obrigação de ajudar a inaugurar essa mudança.

“É uma roda contínua de como movemos a agulha”, disse Phil. “Como podemos aprimorar continuamente as habilidades dos alunos para que eles não sejam apenas competitivos, mas estejam à frente. Como líderes de tecnologia, cabe a nós sermos esse líder de pensamento e perguntar como podemos servir melhor a esses alunos para ter sucesso nesta nova economia mundial'”, disse ele.

Em Fresno, os alunos da California State University estão trabalhando com um bot de bem-estar, fazendo aprendizado interdisciplinar e se unindo a alunos pré-K12 para estudar blockchain. Particularmente em sua área geográfica, a familiaridade com as ferramentas digitais pode fazer uma grande diferença para esses alunos.

“Essas habilidades são ótimas. Apenas 11% dos empregos no vale exigem um diploma de quatro anos”, explicou Orlando. “Nossos alunos precisam estar prontos para evitar serem substituídos pela automação.”

Trabalhando no lado administrativo de TI, Orlando tenta tornar mais fácil para os instrutores conhecerem novas ferramentas e recursos – e a conscientização está crescendo.

“Descobrimos que os professores não sabiam que tinham esse apoio”, disse ele. “Nossa capacidade de mudar e fazer as coisas está aumentando.”.

Dados melhores para melhorar os resultados

A transformação digital já colocou em prática processos que coletam informações estratégicas e as usam em benefício dos resultados dos alunos. Phil comentou que o estado da Geórgia viu um aumento significativo nas taxas de graduação.

Notavelmente, sua equipe usou dados para ajudar a descobrir quais horários de aula são mais necessários e, em seguida, determinou como distribuir as aulas de maneira ideal para melhor usar o horário nobre.

“Continuamos analisando qual é a próxima peça que podemos observar, para obter o próximo meio por cento de melhoria”, disse ele.

A mudança acontece lentamente

Vince disse que nem todas as mudanças acontecerão rapidamente, e tudo bem. Enquanto algumas coisas mudaram significativamente, outras – como reuniões presenciais – permanecem as mesmas.

“Em comparação com o motor de combustão para agricultores, que levou a um aumento de 1.000% na produtividade, a transformação digital no ensino superior é muito mais sutil”, disse ele. “Há infusão digital, mas muitos passos modestos à frente.”

Uma abordagem passo a passo para a mudança é outra boa maneira de definir expectativas. “Pense no modelo SAMR”, disse Orlando. “Primeiro você substitui o digital pelo papel. A tecnologia existe hoje, você só precisa fazer isso.”

Talvez o mais importante, para todas as transformações digitais, garantir que todos entendam que o verdadeiro papel da tecnologia é usar dados e sistemas para ampliar as melhores partes do ensino superior.

"Eu vejo isso como semelhante ao que está acontecendo no varejo", disse Phil. “Houve muito hype de que todos os tijolos e argamassa iriam embora. Em vez disso, vemos empresas como a Amazon construindo uma presença física. O digital aumentou o valor do varejo, por isso ampliou o relacionamento com o consumidor.”

O mesmo ocorre no ensino superior, pois amplia as possibilidades no ensino e amplia as escolhas dos alunos.

No que diz respeito a como ter sucesso com a transformação digital, são necessárias muitas pessoas trabalhando juntas em direção ao quadro maior. “Não é *uma* coisa que você precisa fazer para o sucesso do DX”, observou Phil. “São centenas de coisas.”