Solução de gerenciamento de ativos digitais – por que sua empresa precisa de uma
Publicados: 2022-04-08Se sua empresa está no ponto em que envia seus ativos digitais para o mundo, seja por meio de seu site, canais de mídia social ou boletins informativos por e-mail, sua empresa estará gerando grandes quantidades de ativos de marketing. Como qualquer ativo, ele precisa ser gerenciado adequadamente para que o valor total seja realizado. Para fazer isso de forma eficaz, você precisa de uma solução de gerenciamento de ativos digitais. Ao contrário de plataformas simples de compartilhamento de arquivos como DropBox e Box (ou mesmo outras ferramentas mais sofisticadas), uma solução de gerenciamento de ativos digitais é projetada para acompanhar todo o número crescente de coisas que são criadas e carregadas para você – resmas de fotos e vídeos, réplicas dos arquivos HTML do seu site e postagens de blog em formato .pdf, conteúdo fornecido pelo cliente em documentos do Word – para que você possa compartilhá-los facilmente com pessoas de todo o mundo.
O que é um Sistema de Gestão de Ativos Digitais (DAM)?
Digital Asset Management (DAM) é o processo de organização e gerenciamento de arquivos digitais. É um termo abrangente que engloba sistemas de gerenciamento de conteúdo, sistemas de gerenciamento de banco de dados e sistemas de publicação na web.
Uma solução de gerenciamento de ativos digitais armazena ativos digitais em um banco de dados ou repositório. Os criadores e editores de conteúdo podem acessar esses dados para criar e gerenciar ativos digitais para diversos fins, como páginas da Web, postagens em mídias sociais, e-mails ou outros tipos de conteúdo.
Os criadores de conteúdo podem acessar o sistema por meio de um navegador da Web ou de um aplicativo de desktop que permite fazer upload de novos ativos e editar os existentes. Eles também podem adicionar tags de metadados ao ativo que ajudarão a organizá-lo no catálogo DAM.
Quais são os diferentes tipos de ativos digitais?
Existem muitos tipos diferentes de ativos digitais. Alguns dos mais populares são imagens, vídeos e gráficos. No entanto, os ativos também incluem todos os arquivos de origem e arquivos prontos para impressão para qualquer literatura da empresa ou recursos impressos.
Você pode pensar que seu departamento de marketing já tem o gerenciamento de ativos sob controle. Se você acredita que isso é verdade, considere o seguinte:
Os problemas com armazenamento de dados
Pense no logotipo da sua empresa. Em quantos lugares é usado? Ele aparecerá em todas as peças impressas de material de marketing, em seu site, em seus canais de mídia social e em qualquer outra tela eletrônica que alguém possa encontrar enquanto navega pela Internet.
Toda vez que o logotipo for exibido, você desejará um arquivo de imagem em várias resoluções. Você precisa decidir se prefere um tamanho otimizado para a Web ou o maior arquivo disponível. Se você usar a imagem maior, estará usando mais espaço em seu servidor e possivelmente até um servidor totalmente novo para abrigar todos os seus arquivos de imagem: o que faz tantas empresas pensarem que podem usar um único servidor para seus ativos digitais ? Os tamanhos dos arquivos estão ficando cada vez maiores à medida que a capacidade de armazenamento aumenta, mas o que precisa ser entendido é que os recursos de um servidor não são ilimitados.
Agora multiplique o problema ao considerar fotografias de produtos, imagens de banco de imagens, fotos personalizadas e gravações de vídeo. Cada versão de uma peça de literatura. O escopo para duplicação de ativos e os requisitos de armazenamento relacionados estão aumentando rapidamente.
Tempo gasto para solicitações de imagem
Você também considerará quanto tempo leva para processar solicitações de imagem. Se você tiver um servidor maior e muitas imagens, isso pode levar tempo – especialmente se você tiver uma equipe de marketing muito ocupada trabalhando em diferentes partes do conteúdo.
Sua equipe de marketing pode estar terceirizando algum trabalho para cobrir outras áreas. Por exemplo, o fotógrafo pode ser solicitado a entregar o produto finalizado em uma data posterior e precisar acessar os ativos digitais ou arquivos usados na foto original para fins de edição. Quantas pessoas diferentes vão precisar de acesso? Quanta capacidade de armazenamento cada pessoa precisa? E quanto ao progresso do desenvolvimento! Se alguém está fazendo uma alteração de design que requer acesso a imagens, provavelmente está usando seus próprios meios de armazenamento de arquivos.
Essas demandas de tempo da sua equipe de marketing custam a produtividade e o dinheiro da sua empresa. Também pode prejudicar a reputação da sua marca quando seus stakeholders veem designs inconsistentes ou ruins vindos de sua empresa.
Falta de consistência da marca
Se você tem um design que é usado em muitas áreas diferentes de sua empresa, como seu site, canais de mídia social e mala direta, precisa garantir que todos esses designs e ativos sejam consistentes.
Você também deve certificar-se de que, se um desses arquivos for editado ou atualizado, ele também será atualizado em todos os outros lugares. Pense em gráficos de e-mail – você deseja usar uma versão diferente para cada e-mail? Você pode estar pensando “Claro que não”, mas quantas versões diferentes o leitor vê em seu dispositivo móvel? Se alguém tiver um material de marketing em seu telefone ou tablet, o que acontecerá se esse recurso for atualizado? Além de ser frustrante para o destinatário, também pode ser muito caro.
Benefícios de um DAM
Os benefícios da implementação de um sistema DAM incluem:
Um único local de armazenamento
A gestão de ativos é significativamente reduzida. Você pode armazenar todos os seus ativos digitais em um só lugar, para que a necessidade de armazenamento manual de arquivos desapareça. O gerenciamento de ativos digitais permite que você encontre o que está procurando quando estiver procurando. Você poderá editar, excluir e classificar ativos para gerenciá-los adequadamente. Isso ainda permite que você acompanhe as alterações em termos de quem postou o ativo, quando foi alterado/atualizado e quem esteve envolvido no processo de alteração. Isso significa que as versões são sempre mantidas e podem ser acessadas novamente, se necessário.
Harmonização de dados
Os ativos digitais podem ser armazenados em um só lugar e organizados da mesma forma. O risco de versões conflitantes e convenções de nomenclatura inconsistentes é reduzido. Além disso, você pode usá-lo para rastrear alterações em documentos ou arquivos, bem como quem estava envolvido e quando.
Seu sistema DAM permitirá que você analise os problemas de gerenciamento de ativos em toda a sua empresa, o que ajudará a reduzir o tempo gasto por sua equipe de marketing em solicitações e organização de imagens. Se você é uma pequena empresa ou tem recursos muito limitados disponíveis, pode ser benéfico escolher um provedor de serviços especializado em gerenciamento de ativos digitais.