Como criar um manual de treinamento: etapas e ferramentas que facilitam

Mais cedo ou mais tarde, toda empresa ou organização precisa criar um manual de treinamento. Muitas vezes, eles precisam criar vários manuais para cobrir as necessidades de treinamento interno e externo.

Internamente, os manuais de treinamento ajudam todos os funcionários a permanecerem eficientes e produtivos no desempenho de seus trabalhos.

Externamente, os manuais de treinamento são peças de conteúdo críticas para educação, treinamento e, mais importante, satisfação do cliente.

Mas, se você é como eu, o termo “manual de treinamento” evoca uma imagem mental monótona. Um livreto grosso, de aparência corporativa, encadernado em uma capa sem graça. Talvez tenha algumas imagens de estoque, ou talvez seja apenas o título em uma capa sólida.

Então, primeiro, vamos apagar essa imagem de nossas mentes. O antigo formato de livreto ainda tem seu lugar no mundo (por exemplo, o porta-luvas do seu carro), mas agora há muito mais opções. Os manuais de treinamento de hoje não parecem ou funcionam como os manuais de treinamento costumavam. Também é possível para qualquer um criar um.

Neste post, veremos como você pode escrever um ótimo manual de treinamento e algumas das opções que você tem ao criá-lo.

Qual é o objetivo de um manual de treinamento?

Embora a embalagem do manual de treinamento tradicional tenha mudado, seu nobre propósito permanece consistente.

Um manual de treinamento é um conjunto de instruções que melhoram a qualidade com que um trabalho, processo ou tarefa é executado. As empresas usam manuais de treinamento com treinamento presencial, remoto, sob demanda e just in time. Algumas aplicações comuns incluem:

• Integração de novos funcionários
• Implantação de novos softwares e sistemas
• Novo protocolo ou documentação do processo
• Compartilhamento de procedimentos operacionais padrão
• Treinamento e educação do cliente
• Instruções e informações do produto

As empresas criam manuais de treinamento de funcionários para aumentar a produtividade organizacional e garantir que todos tenham as ferramentas e informações necessárias para se destacar em seus trabalhos.

Por outro lado, empresas e organizações criam manuais de treinamento que também apoiam seus clientes. Eles ensinam como usar seus produtos, quando certos recursos são úteis e demonstram os principais fluxos de trabalho.

Manuais de treinamento para educação do cliente ajudam os usuários a tirar o máximo proveito de sua compra. Eles são um recurso crítico, e toda empresa de sucesso os fornece.

Os melhores manuais de treinamento são guias informativos fáceis de seguir. Eles apresentam conceitos em linguagem clara, usando exemplos e imagens relevantes. Feito corretamente, um bom manual de treinamento se torna um recurso confiável para funcionários e gerentes ou clientes e clientes.

Como escrever um manual de treinamento

Criar um ótimo manual de treinamento pode ser intimidante, mas não precisa ser. Com a abordagem certa, você pode passar rapidamente do esboço para a produção e fornecer aos seus colegas de trabalho ou clientes, seja qual for o seu público, um recurso útil e fácil de usar.

Aqui está como.

Passo 1: Defina seu público

A primeira coisa quando você começa a trabalhar em seu manual de treinamento é saber para quem você está escrevendo. Para fazer isso, desenvolva uma imagem de quando, onde e como as pessoas acessarão seu conteúdo de treinamento.

Para entender seu público, você pode fazer e responder perguntas como:

• O que os trará ao seu manual de treinamento?
• Qual é o nível de especialização deles?
• Em que setor eles trabalham?
• Quanto tempo eles têm?
• Eles têm preferência por conteúdo escrito ou visual?
• Existem referências linguísticas ou culturais que você precisa conhecer?

Responder a essas perguntas ajuda você a dimensionar seu conteúdo corretamente. Com uma compreensão de coisas como o nível de habilidade do público, seu contexto e suas preferências de conteúdo, você pode criar seu conteúdo para atender às expectativas e necessidades deles.

É fácil pular essa etapa e dizer a si mesmo que você tem uma compreensão implícita do seu público. E, embora você provavelmente o faça, gastar algum tempo para detalhar e colocar a imagem em foco claro ajudará você a criar conteúdo de treinamento que realmente resolva os problemas do seu público.

Etapa 2: planeje seu conteúdo

Um ótimo manual de treinamento é fácil de navegar. Alguém que o encontra pela primeira vez se sente à vontade para descobrir as informações de que precisa e um usuário que retorna pode encontrar rapidamente conteúdo e tópicos específicos.

Você pode garantir que esse seja o caso do seu manual de treinamento planejando estrategicamente seu conteúdo. Simplificando, isso significa dispor todo o seu material de treinamento e organizá-lo de maneira lógica.

Existem diferentes temas que você pode usar para organizar e categorizar os tópicos em seu manual de treinamento. Você pode organizá-los por:

• Tópicos do iniciante ao avançado
• Trabalhos a fazer
• Características do produto
• Frequência de uso
• Popularidade entre o público

Este pode ser um processo rápido para conteúdo de treinamento curto e único ou pode levar mais tempo se você estiver criando um guia abrangente.

Se você tiver muitos tópicos, considere colocá-los em grupos e usar títulos e subseções para criar um fluxo lógico e organização em seu manual. Use esta estrutura para criar um índice no manual final.

Etapa 3: determinar o formato de apresentação do conteúdo

Você conhece seu público e sabe o que quer cobrir, então agora é hora de determinar exatamente como você apresentará seu conteúdo.

Em muitos casos, haverá maneiras ideais de entregar seu conteúdo. Descobrir qual é requer pensar tanto no seu público quanto no seu conteúdo. Você tem várias opções de entrega. Meios de entrega comuns para manuais de treinamento incluem:

• Artigos da base de conhecimento
• Tutoriais em vídeo
• Cursos online
• guias em PDF
• Guia impresso ou panfletos

Quando se trata de seu público, considere seu contexto.

• Onde eles estão enquanto consomem este manual de treinamento?
• Que ferramentas e recursos eles têm à sua disposição?
• O que eles não terão acesso?
• Quanto tempo eles têm?

Perguntas como essas lhe dirão se coisas como vídeo, interatividade e estratégias de avaliação específicas são técnicas viáveis ​​para incluir em seu material de treinamento.

Ao mesmo tempo, alguns tópicos são mais adequados para vídeo, enquanto outros são melhores para texto e imagens. Se você estiver mostrando processos complexos que precisam ser vistos em ação, considere o uso de vídeo. Se você estiver trabalhando com várias sequências simples e discretas, usar um formato escrito suportado por imagens pode ser o ideal.

Uma coisa legal é que os manuais de treinamento de hoje são frequentemente entregues online. Você pode combinar diferentes formatos em um e fornecer conteúdo rico e compatível com mídia.

Passo 4: Desenvolva seu conteúdo

Neste ponto, você está pronto para começar a desenvolver seu conteúdo.

Para manuais de treinamento baseados em vídeo

Se você estiver criando vídeos para o seu manual de treinamento, é quando você pode começar a criar storyboards, criar scripts, gravar e editar vídeos.

Se você nunca criou vídeos antes, não desanime de adotar essa abordagem. O TechSmith Camtasia é uma ótima ferramenta usada por criadores de vídeo profissionais, mas é fácil para iniciantes começarem. Há também toneladas de ótimos tutoriais que farão você criar rapidamente.

Além disso, oferecemos a TechSmith Academy, um recurso gratuito onde todos, desde aspirantes a criadores avançados, podem encontrar todos os recursos necessários para começar e aprimorar suas habilidades. Encontre conteúdo sobre vários tópicos sobre treinamento, criação de vídeos e muito mais.

Para manuais de treinamento baseados em texto e imagem

Manuais de treinamento que serão construídos usando texto escrito e imagens podem parecer antiquados, mas não são. Em muitos casos, isso se adequará melhor ao seu público e ao seu conteúdo.

Se o seu manual abranger um processo baseado em computador, capture capturas de tela de cada etapa. Alternativamente, para processos do mundo real, fotos que demonstrem o processo ou ilustrações gráficas são ideais.

Anote imagens para maior clareza

Capturas de tela e imagens geralmente precisam de alguns ajustes para realmente transmitir seu ponto de vista. Normalmente, isso significa adicionar anotações como setas, formas e outros textos explicativos. Outro toque agradável é remover ou ocultar informações confidenciais ou desnecessárias.

Use as ferramentas de desenho e edição no Snagit para editar suas imagens para que transmitam a mensagem certa e tenham informações desnecessárias ou confidenciais borradas ou removidas.

Edite todas as suas imagens para prepará-las para inclusão em seu manual de treinamento.

Etapa 5: montar e entregar seu manual

Agora é quando criar um manual de treinamento geralmente se torna tedioso. O processo de adicionar imagens a um modelo, documento ou outra fonte envolve frustrações de formatação, problemas de dimensionamento de imagens e outros desafios semelhantes e imprevistos.

Nesse caso, uma solução fácil é criar a partir de templates no Snagit. Isso permite selecionar as imagens que deseja incluir em seu manual, adicionar texto, organizar o pedido e fazer seleções sobre a aparência em um processo rápido.

O Snagit vem com vários modelos profissionais que você pode escolher, e você pode encontrar mais modelos gratuitos e premium e outros recursos no TechSmith Assets for Snagit.

Este é um ótimo método para usar porque você pode assumir cada processo ou tarefa que você precisa cobrir e criar uma seção separada do manual.

Em seguida, você pode salvar cada um como um PDF ou uma imagem para compartilhamento, compilando em um guia completo ou postando individualmente em uma intranet da empresa.

É claro que criar documentos individuais autônomos pode não ser a abordagem correta. Nesse caso, você pode considerar usar ferramentas como Zendesk ou MadCap Flare para criar um centro de suporte de base de conhecimento ou um documento de arquivo de ajuda.

Se você estiver criando uma base de conhecimento on-line, poderá usar vídeo, imagem e conteúdo escrito ao mesmo tempo. Portanto, seja criativo e crie conteúdo que cubra tudo o que seu público pode precisar.

Etapa 6: acompanhe o feedback e mantenha seu conteúdo atualizado

A etapa final para criar um manual de treinamento é obter feedback e mantê-lo atualizado.

Se você interagir com seu público, ouça o feedback deles sobre a ajuda que você fornece. Com base no que eles dizem, veja se há tópicos que precisam ser expandidos ou que ainda não foram abordados.

Como sempre, os sistemas mudarão, os produtos e recursos serão atualizados e seu conteúdo precisará de atualizações para permanecer relevante e útil. Certifique-se de manter os arquivos de origem para todo o seu trabalho para que você possa retornar a ele facilmente e fazer atualizações.

Conclusão

Um manual de treinamento não precisa mais ser o tomo grosso e chato que já foi. As pessoas estão acostumadas a aprender online e muitas vezes preferem isso a fontes analógicas de informação.

Os manuais de treinamento on-line também são mais fáceis de acessar e navegar do que seus ancestrais em papel. Eles são pesquisáveis ​​e permitem que os usuários marquem páginas específicas para acesso fácil e rápido ao conteúdo usado com frequência.

Com as ferramentas certas e o processo compartilhado aqui, você pode criar ótimos manuais de treinamento para colegas ou clientes.

Nota do editor: Esta postagem foi publicada originalmente em julho de 2019 e atualizada em setembro de 2020 para maior precisão e abrangência.