Como se comunicar melhor na força de trabalho remota com Jesse Lahey

Com que eficiência você está se comunicando com sua força de trabalho remota?

A comunicação remota está mais difundida do que nunca. Muitas pessoas agora precisam se comunicar quase inteiramente online, usando ferramentas virtuais como e-mail e comunicação de áudio e visual, como videochamadas.

Mas a comunicação remota pode trazer novos desafios. As ideias podem se perder na tradução virtual, ou as pessoas podem ficar indiferentes à ação. Então, como você pode garantir que sua comunicação seja clara, motiva seu público a agir e ajuda você a alcançar o resultado desejado?

Jesse Lahey é palestrante consultor e autor com mais de 25 anos de experiência em liderança e comunicação da força de trabalho. Em 2004, ele co-fundou a Workforce Communication, uma equipe de consultores que ajudam as organizações a melhorar o desempenho e o bem-estar de seus funcionários. Ele também hospeda o podcast Engaging Leader, que foi baixado milhões de vezes por líderes em todo o mundo.

Jesse se concentra em ajudar as empresas a melhorar os resultados de seus negócios e o crescimento e a felicidade de seus funcionários. Ele é um forte defensor do uso da comunicação para fazer o bem no mundo.

Você pode assistir ao vídeo sobre este tópico no topo deste post, para ouvir o episódio do podcast, clicar em play abaixo ou continuar lendo para saber mais…

Como as pessoas podem ser melhores comunicadores na força de trabalho remota?

Uma boa comunicação começa com a intenção. Segundo Jesse, toda comunicação deve fazer parte de uma estratégia para atingir um resultado específico. Simplificando, você deve planejar sua comunicação em uma ordem específica para alcançar o resultado desejado.

Jesse compartilhou uma citação de Fred Garcia, professor de comunicação da NYU, que simplifica esse processo estratégico:

“Você precisa ter clareza sobre a situação como ela se apresenta, o objetivo que você está tentando alcançar e os meios pelos quais você vai atingir esse objetivo.”

Um dos principais desafios da comunicação é que muitas vezes pensamos que somos melhores nisso do que somos. Jesse diz que tendemos a pular o processo de planejamento e pular direto para as táticas. Isso muitas vezes leva à confusão.

“Somos como o pistoleiro do velho oeste. Nós só queremos atirar do quadril. Você precisa ter tempo para mirar, saber qual é o seu alvo, planejar um pouco antes.”

Negligenciar uma estratégia de comunicação mais ampla significa que é menos provável que você envolva seu público adequadamente e pode gerar problemas mais tarde. Considere quantas vezes você recebeu um e-mail e não tem certeza do que ele está pedindo para fazer. Essa tática de “atirar do quadril” pode criar mal-entendidos, desconfiança e resistência ativa.

O Framework 5M para uma melhor comunicação

Jesse usa a estrutura 5M, que ajuda as pessoas a atingir seus objetivos de comunicação seguindo um processo sistemático. Cada estágio exige que você pense sobre o que e os porquês por trás de sua comunicação antes de agir, esteja você planejando um projeto complexo ou uma tarefa simples.

Os 5Ms são missão, membros, mensagens, mídia e gestores. Jesse detalhou cada estágio da estrutura e compartilhou o que você precisa considerar.

1. Missão

O que você está tentando realizar? Quando você se comunica em uma força de trabalho, sua missão deve estar diretamente alinhada com os resultados de seus negócios.

Primeiro, você precisa garantir que sua força de trabalho esteja ciente do propósito geral e das metas de negócios de sua organização. Em seguida, considere qual é o seu objetivo e os resultados de negócios específicos que você precisa alcançar. Esta é a missão da sua comunicação.

2. Membros

Quem são seus públicos específicos ou partes interessadas? Quanto mais você souber sobre eles, mais fácil será se comunicar com eles. Você deve considerar o que sabe sobre eles como indivíduos e como organização, sua cultura, história, dinâmica atual e qualquer outra coisa que possa estar relacionada ao problema em questão.

3. Mensagens

Em seguida, comece a planejar as principais coisas que você deseja que seu público saiba, acredite ou faça. Você pode querer influenciar as pessoas para que elas ajam ou acreditem em algo diferente de antes. Quais mensagens você precisará incluir para mudar o comportamento deles? E, crucialmente, você pode mudar o comportamento deles? Talvez haja mais de uma mensagem que ajude ou uma narrativa poderosa que você possa usar para instigar a mudança.

4. Mídia

Depois de conhecer suas mensagens, pense em como entregá-las. Quem deve apresentar sua mensagem ao seu público? Você pode criar um personagem, usar clientes de exemplo ou recrutar pessoas da vida real da sua empresa para ajudar. Em seguida, pense em quais mídias ou mídias específicas você usará.

Sua comunicação pode assumir muitas formas. Pode ser um pôster, um e-mail, um vídeo ou você pode redirecionar sua mensagem em diferentes formas para transmissão em várias plataformas. Dessa forma, sua mensagem chegará ao maior número de pessoas possível.

Jesse observa que seu público pode estar em muitos lugares diferentes online, então você deve maximizar seu alcance. Isso também pode ajudar sua credibilidade se seu público ouvir a mesma mensagem várias vezes.

Jesse diz que este é o estágio em que a maioria das pessoas começa. A comunicação geralmente falha porque as pessoas pulam para o estágio do como, em vez de planejar seus porquês, quem e o que é primeiro.

5. Gerentes

Seus gerentes ou outros influenciadores importantes em sua organização podem ser cúmplices poderosos para comunicar sua mensagem com sucesso. Envolver o que Jesse chama de “apoio do campeão” no processo de comunicação os ajuda a ajudá-lo.

Jesse acredita que o processo de 5M não precisa levar muito tempo. Levar apenas um minuto para pensar sobre o que você deseja realizar pode impactar positivamente seus resultados de comunicação. Seu conselho é anotar suas ideias para alinhar sua equipe em todas as etapas.

“Se você puder escrever seus 5Ms, isso adiciona muita clareza e simplificação e evita confusão. Então você pode compartilhá-los com outra pessoa de sua equipe e dizer: 'Ei, temos o mesmo objetivo aqui?' Porque é realmente surpreendente a frequência com que as pessoas não estão na mesma página.”

Como executar uma melhor comunicação

A estrutura 5M é uma ferramenta de planejamento abrangente para comunicação, mas como você a executa?

Jesse defende um modelo Simple Visual Stories (SVS) para uma comunicação remota mais eficaz. Ele usa isso interna e externamente devido à forma como os materiais SVS se conectam com as pessoas e impulsionam a ação. O SVS pode estar em qualquer forma que use recursos visuais e um elemento de narrativa, então, por exemplo, você pode criar vídeos, gráficos ou materiais escritos do SVS.

Cada estágio do modelo SVS tem três elementos. Para o estágio “Simples”, eles são: curtos, propositais e elaborados. Jesse acredita que uma boa comunicação é concisa, mas ainda cumpre seu objetivo.

“Quanto mais curto, melhor. Tudo o mais sendo igual, um vídeo de 90 segundos será visto e lembrado melhor do que um vídeo de três minutos. E idem para um e-mail com três parágrafos versus 20 parágrafos. Acho que foi Einstein quem disse: 'você quer tornar as coisas o mais simples possível, e não mais simples'”.

Jesse também observa que o propósito deve conduzir a comunicação. Mantenha os resultados desejados em primeiro plano ao projetar seus materiais. Liderar com propósito também molda sua perspectiva na elaboração de sua comunicação. Jesse acredita que cada elemento de sua comunicação deve ser escolhido com cuidado, pois a forma como você apresenta sua mensagem é importante.

Os três aspectos do estágio “Visual” do modelo SVS são: metáforas, imagens e personagens.

As metáforas são importantes para os visuais porque ajudam seu público a se conectar com algo com o qual eles já estão familiarizados. Ele preenche a lacuna entre algo que você já sabe e as novas informações para um processo de aprendizado mais rápido.

Você pode usar imagens e personagens para atrair seu público. Talvez você crie personagens relacionáveis ​​para invocar uma resposta emotiva ou use certas imagens como símbolos para reforçar uma ideia.

A última etapa, “História”, compreende conexão, entretenimento e ação. Esta fase é onde você introduz uma narrativa convincente à sua mensagem. Sua comunicação precisa se conectar com a cabeça e o coração do seu público.

Contar histórias é uma ferramenta poderosa, pois é divertida e envolvente. Mas também mostra que sua mensagem tem implicações na vida real. Contar histórias vai obrigar seu público a agir.

“Nem precisa ser uma grande história. Mas uma história realmente cria um vínculo emocional, então as pessoas são mais propensas a estarem dispostas, abertas e motivadas a mudar.”

Os pensamentos finais de Jesse

Jesse observa que, para mudar e influenciar o mundo, suas habilidades de comunicação devem envolver e liderar outras pessoas. Finalmente, Jesse acredita que todos devemos honrar o poder da comunicação.

“Estamos sempre nos comunicando. A questão é: estamos fazendo isso intencionalmente ou não? […] Você precisa voltar para 'qual é a missão? Estou aproveitando ao máximo essa oportunidade?' E seja intencional com esses momentos de influência da comunicação.”

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