Documentação do software: 5 maneiras fáceis de torná-lo melhor

Quando a maioria das pessoas pensa em documentação de usuário de software, provavelmente não imagina nada excitante, envolvente ou divertido. Isso ocorre porque muitos guias de usuário de software, guias de início rápido, tutoriais e similares são dominados por grandes blocos de texto com pouca atenção ao que o usuário final obterá deles.

Há uma maneira melhor.

A melhor documentação do usuário não diz a seus clientes como usar seu software em porções enormes e difíceis de digerir. Ele mostra a eles como com recursos visuais e vídeos em pedaços pequenos que descrevem claramente em termos simples exatamente como realizar as tarefas que os ajudarão a ter sucesso.

E, o melhor de tudo, é MUITO mais fácil do que você pensa. Mostrarei cinco maneiras simples de melhorar a documentação do software com recursos visuais e vídeos que encantarão seus clientes e os ajudarão a ter mais sucesso com seus produtos.

Aqui está o que você vai aprender:

• Por que recursos visuais e vídeos oferecem uma maneira melhor de ensinar e aprender.
• Como você pode usar capturas de tela para aprimorar seu conteúdo de ajuda.
• Por que gráficos simplificados adicionam clareza para seus clientes e melhoram a longevidade da documentação do usuário.
• Como transformar suas capturas de tela em tutoriais em vídeo adiciona uma nova dimensão ao seu conteúdo.
• Por que os PDFs podem não ser a melhor opção para a documentação do seu software.

Por que a documentação visual do software é melhor

Quando fizemos nossa pesquisa The Value of Visuals, esperávamos descobrir que as pessoas aprendiam melhor quando apresentadas com conteúdo visual do que apenas com texto. Mas o que não esperávamos era até que ponto o conteúdo visual fazia a diferença.

Quase 70% das pessoas não apenas preferem instruções visuais em vez de somente texto, como também aprendem mais rápido, realizam tarefas com mais precisão e retêm as informações por mais tempo. Foi bastante alucinante, para ser honesto.

E, nossa análise mais recente do Video Viewer Study descobriu que, cada vez mais, as pessoas estão procurando ajuda ou conteúdo de instruções por meio de vídeo, em vez de um PDF antigo ou uma página da Web com muito texto.

A conclusão é que as pessoas não preferem apenas recursos visuais e vídeos (elas preferem!), elas também obtêm mais deles.

Isso significa que você terá clientes mais felizes e bem-sucedidos e reduzirá chamadas, e-mails e outras consultas para sua equipe de suporte técnico.

Como melhorar a documentação do software com recursos visuais e vídeo

Portanto, recursos visuais e vídeo são um componente-chave de qualquer boa estratégia de documentação de software, mas também pode ser intimidante pensar em criar esse tipo de conteúdo, especialmente se você tiver pouca ou nenhuma experiência.

Não precisa ser. Pode ser incrivelmente fácil criar imagens e vídeos de alta qualidade, mesmo que você nunca os tenha criado antes.

Aqui estão cinco maneiras fáceis de melhorar sua documentação de software com recursos visuais.

1. Use capturas de tela

As capturas de tela são uma das maneiras mais simples de adicionar imagens da interface do usuário do software à documentação.

Mesmo uma captura de tela simples pode ser uma grande ajuda para seus usuários enquanto eles tentam navegar em seu software ou site, mas quando aprimorados com anotações e textos explicativos, eles se tornam uma ferramenta essencial e fácil de entender.

Se uma imagem vale 1.000 palavras, uma boa captura de tela deve valer 10.000.

Embora existam ferramentas de captura de tela gratuitas disponíveis, uma opção mais poderosa e versátil, como o TechSmith Snagit, facilita ainda mais a criação de imagens de alta qualidade. Você pode mostrar tanto ou tão pouco da tela quanto precisar e as legendas e anotações fáceis do Snagit significam que você pode destacar elementos importantes ou chamar a atenção de seus usuários para o que é mais vital.

Uma série de capturas de tela pode mostrar as etapas para concluir uma tarefa ou a ferramenta de etapas do Snagit pode mostrar tudo em uma imagem.

Aprenda a criar capturas de tela eficazes

2. Use gráficos simplificados

Muitas interfaces de software podem ser complicadas, oferecendo várias opções. E, na maioria das vezes, quando você quer mostrar um processo ou um tutorial, não precisa mostrar tudo. Na verdade, às vezes, mostrar toda a interface pode ser confuso.

Gráficos simplificados ajudam a não enfatizar as partes sem importância de sua captura de tela e destacam o que seus usuários precisam ver.

Com o Snagit, nunca foi tão fácil criar gráficos simplificados. Basta escolher a ferramenta Simplify e, com Auto-Simplify selecionado, o Snagit faz o resto. Você pode escolher a quantidade de detalhes que deseja que o Snagit mostre e remover quaisquer simplificações desnecessárias.

Para um controle mais preciso, você também pode optar por aplicar a simplificação manualmente.

Seja como for, gráficos simplificados ajudarão seus usuários a entender exatamente onde eles devem focar sua atenção.

3. Transforme suas capturas de tela em um vídeo

Embora as imagens sejam uma maneira poderosa e útil de melhorar a documentação do software, os vídeos podem ir ainda mais longe, adicionando instruções de movimento e voz à mistura.

Agora, se você nunca fez um vídeo antes, a ideia de começar pode ser incrivelmente assustadora. Mas você pode criar vídeos altamente eficazes com pouca ou nenhuma experiência de vídeo. Na verdade, se você puder fazer uma captura de tela, estará no caminho certo!

Mais uma vez, é Snagit para o resgate. O Snagit permite que você faça uma série de capturas de tela e as transforme em um vídeo rápido que você pode compartilhar como parte da documentação do software, conteúdo de ajuda e muito mais. Na verdade, é uma ótima maneira de sua equipe de suporte técnico mostrar aos usuários como corrigir um problema também.

Você pode pegar suas capturas de tela e depois fazer seu vídeo ou obter suas capturas de tela usando a função Vídeo de Imagens do Snagit. Seja como for, você pode adicionar áudio e anotações à medida que avança.

4. Grave um vídeo

As capturas de tela são ótimas e úteis de mais maneiras do que posso contar. Mas, às vezes, nada além de vídeo vai fazer.

Ao contrário de um vídeo de imagens, uma gravação de tela grava o vídeo da tela e quaisquer movimentos do mouse, cliques, etc. que você realizar.

O gravador de tela integrado do Snagit permite capturar toda ou parte da tela, bem como qualquer narração que você queira incluir. Para alguma personalidade extra, você também pode adicionar sua câmera.

Às vezes, esse toque pessoal ajuda bastante seus usuários a se sentirem menos estressados ​​ao aprender seu software.

Lembre-se, porém, que os melhores vídeos são os mais curtos possíveis para mostrar o que você quer ensinar. Não tente mostrar como usar todos os recursos em um único vídeo.

5. Pense além dos PDFs

O Portable Document Format (PDF) da Adobe transformou a maneira como compartilhamos informações. Eles são perfeitos para quando você quer que alguém possa baixar e imprimir uma cópia perfeitamente formatada de sua documentação.

Mas vamos ser sinceros, quando foi a última vez que você baixou e imprimiu a documentação do software?

Uma das melhores coisas da web é que podemos compartilhar informações sem a necessidade de imprimi-las. Mantenha a documentação do software nas páginas do seu site, em vez de apenas forçar os usuários a acessar um PDF. Você terá muito mais opções (incluindo a possibilidade de incluir vídeos) e, na maioria das vezes, as páginas da Web são muito mais fáceis de atualizar do que documentos PDF, garantindo que seus usuários sempre tenham as informações mais atualizadas.

E, ao contrário dos PDFs, suas páginas da web são altamente pesquisáveis, o que significa que quando um de seus usuários deseja informações sobre seu produto, é mais provável que encontrem seu conteúdo.

Você sempre pode oferecer um PDF além do conteúdo da Web, mas não faça dos PDFs a ÚNICA maneira pela qual as pessoas podem obter a documentação do seu software.

E ei, não esqueça que você também pode colocar seus vídeos em sites como o YouTube!

Melhor documentação de software = usuários mais felizes

Você pode continuar criando documentação de software com muito texto e forçando seus clientes a percorrê-la, ou você pode dar a eles o que eles querem E o que realmente os ajuda a usar seus produtos com mais rapidez e eficiência.

Adicione mais recursos visuais e vídeos à sua documentação e você fornecerá um melhor serviço aos seus clientes.

E, com o Snagit, literalmente qualquer pessoa pode criar visuais e vídeos incrivelmente profissionais que irão encantar seus clientes, reduzir chamadas e e-mails para suporte técnico e ajudar a criar usuários para a vida.