5 exemplos de comunicação assíncrona para um melhor trabalho remoto

Comunicar-se em um ambiente de trabalho remoto pode ser complicado, especialmente se você ou sua organização mudaram recentemente do trabalho presencial para o remoto.

Ajustar-se a um longo dia de reuniões pela webcam quando você está acostumado a poder colocar a cabeça no escritório de um colega de trabalho geralmente parece exaustivo e parece menos conectado.

Comunicação assíncrona para o resgate!

O que é comunicação assíncrona? É uma maneira elegante de dizer comunicação que não precisa acontecer em tempo real.

A comunicação assíncrona nos permite definir nossos próprios horários e responder mensagens em nosso próprio tempo, sem ter que esperar pela disponibilidade de outras pessoas.

O trabalho remoto oferece muitos novos desafios, mas os métodos de comunicação assíncrona ajudam você a ficar conectado com seus colegas de trabalho e garantir que tudo esteja funcionando sem problemas, independentemente da localização, fuso horário ou distrações em casa.

Aqui estão cinco exemplos de comunicação assíncrona que manterão seu escritório remoto no caminho certo para o sucesso.

1. Vídeos informativos ou instrutivos

Já esteve em uma reunião que poderia ter sido um e-mail? Claro. Nós todos temos. Mas o e-mail tem suas próprias limitações! As pessoas tendem a escanear longos blocos de texto, então informações importantes podem ser perdidas. Muitas vezes também é difícil obter tom e intenção de texto simples, e é impossível ter conversas cara a cara quando você envia um e-mail.

Em vez de enviar um longo e-mail ou exigir que os funcionários estejam online ao mesmo tempo para uma videochamada para transmitir novas informações, considere uma forma diferente de comunicação. Sugiro fazer um vídeo informativo e instrutivo e compartilhá-lo para os colegas de equipe assistirem em seu próprio tempo!

Esse método não apenas oferece mais flexibilidade, mas também permite que os funcionários assistam ao conteúdo quantas vezes precisarem para entender o material. Eles também podem voltar e referenciá-lo mais tarde.

Além disso, o vídeo é inerentemente mais envolvente do que o texto. Seus funcionários provavelmente preferem isso (e retêm melhor as informações).

Esses vídeos não precisam ser altamente produzidos - mesmo uma gravação de tela com narração pode ser muito mais eficaz do que enviar longos e-mails com instruções.

Ferramentas como o Snagit são ótimas para gravação básica de tela, enquanto ferramentas mais avançadas como o Camtasia oferecem modelos de vídeo úteis para tornar a criação de um passo a passo muito mais fácil.

Ao contrário do que você possa pensar, você não precisa ser um profissional de vídeo para fazer vídeos realmente ótimos.

Precisa de alguma inspiração? Aqui estão onze tipos de vídeos que você pode fazer agora.

2. Guias de referência rápida

É provável que seus colegas de trabalho precisem que você explique uma tarefa mais de uma vez. Se você não estiver online ao mesmo tempo, as tarefas podem ser atrasadas. A criação de guias de referência rápida para explicar tarefas e responder a perguntas básicas que provavelmente surgirão oferece mais flexibilidade para seu público e garante que as informações sejam fáceis de entender.

Além disso, quando eles precisam de uma atualização, eles sempre podem voltar ao seu guia prático para revisão.

Isso reduzirá a necessidade de esclarecer mensagens e eliminará as mensagens de ida e volta que podem acontecer quando os colegas de trabalho não estão disponíveis no escritório do outro lado do corredor.

O Snagit oferece alguns modelos incríveis para criar guias de referência e auxiliares de trabalho.

Para um ótimo passo a passo de como fazer guias de referência rápida com o Snagit, confira o vídeo abaixo!

3. Capturas de tela com marcação

Quer uma maneira rápida e fácil de dar feedback de forma assíncrona sobre um projeto ou conteúdo? Faça uma captura de tela e adicione anotações ou marcações.

Por exemplo, digamos que você esteja navegando no site de sua empresa um dia e descubra que uma de suas páginas de produto tem informações antigas ou desatualizadas.

Claro, você pode enviar um e-mail para alguém e explicar qual página, onde na página e quais elementos precisam ser alterados, mas com uma única captura de tela, você mostra de maneira simples e fácil todas essas informações.

Não há necessidade de uma reunião, e-mails prolixos ou bate-papos de texto.

Veja como nosso feedback é claramente visível na imagem acima?

Não apenas os colegas de trabalho podem ver o que precisa ser alterado, mas a captura de tela mostra o endereço da página e onde está o conteúdo desatualizado na página.

4. Ferramentas de gerenciamento de projetos

Há uma variedade de ferramentas online para ajudar a manter as tarefas de sua equipe organizadas e visíveis. Produtos como Asana e Trello ajudam a eliminar a confusão exibindo suas tarefas em um quadro, para que todos saibam o que está parado, em andamento ou concluído sem ter que enviar dezenas de mensagens para frente e para trás.

Essas ferramentas também possuem recursos como tags e subtarefas que podem ajudar a agrupar atribuições em projetos específicos.

É muito mais fácil trabalhar de forma assíncrona quando os colegas de equipe têm uma exibição visual concreta de exatamente quem está trabalhando no quê.

5. O wiki da sua organização ou o site do Sharepoint

Ter um wiki ou site Sharepoint bem organizado e atualizado torna a comunicação muito mais fácil, especialmente quando você tem uma equipe ou organização maior. Use-o como um hub para documentos importantes, diretrizes da empresa, diretórios e muito mais.

Isso é especialmente importante para o trabalho assíncrono porque, mesmo que um colega de equipe não esteja online, um funcionário pode encontrar respostas para a maioria das perguntas gerais e localizar documentos necessários para concluir seu trabalho sem ter que esperar pelo e-mail ou mensagem de outra pessoa.

Da mesma forma, se você é o detentor tradicional desse conhecimento, sua caixa de entrada não é constantemente inundada com as mesmas perguntas repetidamente.

Aí está!

Você está armado com ótimas ferramentas e ideias para comunicação assíncrona e não precisa depender da comunicação escrita para interagir com os membros de sua equipe remota.

Alguns podem até funcionar como métodos síncronos ou híbridos também. Por exemplo, enquanto mensagens diretas e mensagens de texto podem ser feitas em tempo real, você pode não estar disponível para responder à pergunta de um colega imediatamente.

O mesmo vale para mensagens deixadas em ferramentas como Slack ou e-mail. As pessoas podem optar por respondê-las imediatamente ou esperar até que estejam disponíveis.

Com essas dicas de comunicação assíncrona em mente, você e sua organização tornarão o trabalho remoto mais fácil e flexível do que nunca.

Perguntas frequentes