Dicas e truques incríveis da lista do SharePoint que você precisa saber

Quer você seja uma organização grande ou pequena, o SharePoint é um serviço que qualquer pessoa pode usar para tornar seus negócios eficientes. Com este site, você pode facilmente gerenciar e compartilhar informações com outros funcionários sem esforço. Se você não tem conhecimento adequado de como usar os vários recursos do SharePoint, pode ser uma tarefa difícil usar todo o potencial dessa plataforma. Então, decidimos escrever um artigo para compartilhar algumas dicas de lista do SharePoint com você. Você está animado para conhecê-los? Como estamos ansiosos para compartilhar nosso conhecimento, vamos começar. Além disso, você aprenderá exemplos de listas do SharePoint.

Dicas e truques incríveis da lista do SharePoint que você precisa saber

Mostramos exemplos de listas do SharePoint e dicas e truques da lista do SharePoint em detalhes.

Sobre o SharePoint

Introduzido pela primeira vez pela Microsoft em 2001, é uma plataforma de gerenciamento e compartilhamento de informações . Ele ajuda as organizações a criar sites para armazenar e compartilhar dados com seus funcionários. Você pode criar muitos tipos de sites com o SharePoint, como sites de equipe, sites de comunicação, sites clássicos, etc. O melhor é que ele vem com algumas versões do Office 365. Além disso, você pode comprá-lo como um serviço independente.

Porém, existe a possibilidade de você trabalhar em uma empresa de TI e nunca ter ouvido falar dessa plataforma de gerenciamento de conteúdo. Isso ocorre porque muitas organizações pequenas não usam essa ferramenta e a substituem por outros aplicativos do Microsoft Office. Mas isso não muda o quão poderoso é o SharePoint. E tem potencial para atender a maioria dos seus requisitos. Ele usa o fluxo de trabalho para fornecer ferramentas de colaboração como listas, bibliotecas, bancos de dados, etc.

Ao contrário de outros aplicativos da Microsoft, ele não recebe atualizações frequentes. Apesar disso, o SharePoint ainda tem uma aparência moderna e também é bastante seguro.

Fatos sobre o SharePoint

• Mais de 100 milhões de pessoas em todo o mundo usam essa ferramenta de colaboração.
• Quase 50 % das principais empresas do mundo, incluindo empresas da Fortune 500, usam o SharePoint para suas necessidades diárias.
• A Microsoft é uma organização muito grande que ganha bilhões de dólares em receita por ano. Mas você sabia que o SharePoint ganha quase 2 bilhões de dólares por ano de sua receita total?
• Outro fato interessante é que a Microsoft recebe 10 mil novos usuários do SharePoint por dia.
• Nesta era moderna, uma habilidade que está em demanda é a codificação. No entanto, nem todo mundo gosta de codificar e muitos de seus funcionários podem não saber codificar. Portanto, usando o recurso fácil de arrastar e soltar do SharePoint, qualquer pessoa pode criar um site sem codificar uma única palavra.
• Existem 3 modos diferentes nos quais você pode usar esta ferramenta: On-Premise, Cloud e Hybrid. Portanto, não é apenas poderoso, mas também flexível.

Agora, leia mais para saber mais sobre as dicas de lista do SharePoint.

Depois de obter respostas para a maioria das suas perguntas importantes, é hora de aprender dicas e truques da lista online do SharePoint.

1. Exportar dados para o Excel

Um dos recursos da lista do SharePoint é a função de representação gráfica avançada dos dados. Portanto, se você estiver gerenciando seus dados na lista do SharePoint e precisar usar o recurso de representação gráfica, precisará exportar os dados para o Excel. Isso ocorre porque a representação gráfica não está disponível na lista do SharePoint. A exportação para o Excel é um recurso bastante útil e você deve usá-lo para economizar um tempo valioso. Esta foi a primeira dica que ajudou a resolver sua consulta, dicas de lista do SharePoint. Vamos conhecer a segunda dica.

2. Use o recurso de filtro

Um dos principais atrativos da lista do SharePoint é a opção de filtro. Com a filtragem, você pode encontrar facilmente as informações que está procurando em segundos. Mas essa ação pode levar horas para ser encontrada sem essa opção de filtro.

3. Integre-se com outros aplicativos do Microsoft 365

Você pode integrar a lista do SharePoint com outros aplicativos de escritório, o que é um recurso poderoso e conveniente. Para eficiência, você pode integrar a lista com Power Apps, Power Automate e Power BI. Esta foi a terceira dica para truques de lista do SharePoint. Agora vamos para a próxima dica.

4. Definir permissões

A permissão é um recurso que torna o SharePoint mais lucrativo e uma solução melhor para muitos outros softwares de listagem. A melhor coisa é que você pode personalizar as permissões. Se alguns funcionários não precisarem usar a opção de edição, você poderá fornecer a eles apenas as permissões necessárias. Não é apenas conveniente, mas diminui o risco de que informações importantes sejam excluídas por um funcionário novato.

5. Simplicidade é a chave

O próximo truque da lista do SharePoint é sua simplicidade. Mas não tenha a ideia errada. Ainda é uma ferramenta poderosa. No entanto, muitos podem usá-lo de maneira complexa se não souberem usar cada ferramenta corretamente e complicarem as coisas. Então sugerimos que você não faça isso e faça listas respeitando o minimalismo. Como você pode fazer listas minimalistas? A resposta é simples. Leia sobre as funções e como manter adequadamente as informações no formato correto.

Leia também: Copiloto do Microsoft 365: novo assistente de IA para aplicativos do Office

Limitações da lista do SharePoint

Depois de aprender as dicas da lista do SharePoint, informe-nos sobre suas limitações. Existem certas limitações da lista do SharePoint que você deve ter em mente. Eles são mencionados abaixo:

• 30 , 000 , 000 é o número máximo de itens que você pode adicionar a uma lista do SharePoint. No entanto, você pode dizer que é mais do que suficiente. Sim, se a organização for pequena, apenas esta afirmação é verdadeira. Mas no caso de ser uma das empresas da Fortune 500, não temos certeza se isso pode ser suficiente.
• 250 MB é o limite máximo de tamanho de uma lista. Isso pode ser limitante se você quiser adicionar anexos e não apenas preencher a lista com palavras.
• Você pode querer ocultar algumas colunas de alguns usuários. Mas, infelizmente, não é possível fazer isso na lista do SharePoint, o que pode ser uma grande desvantagem para alguns usuários.
• Se você deseja ocultar algumas exibições de lista para determinados usuários , também é impossível fazer isso.
• Se houver milhares de documentos ou itens em uma lista, alguns usuários poderão obter um erro de limite ao pesquisar um item específico na lista.
• Nas listas, estão disponíveis nomes de opções genéricas como novo item, editar item, check-in e check-out. Mas você não pode personalizar o menu de acordo com os requisitos.

Leia a próxima seção para saber sobre exemplos de listas do SharePoint.

Exemplos de listas do SharePoint

Agora vamos dar alguns exemplos de listas do SharePoint para ampliar sua compreensão sobre esse assunto.

1. Lista de exemplos de cursos

Na lista de exemplos de cursos, podemos armazenar vários dados sobre os cursos. Insira detalhes como nome do curso, nome do instrutor, descrição, taxa do curso e tipo de curso.

2. Lista de Férias

Nesse tipo de lista, você pode acompanhar os detalhes das férias dos funcionários. Insira detalhes como nome do funcionário, motivo da saída, data da licença, período total, aprovado ou não, etc.

3. Gerenciamento de Projetos

Se você estiver administrando uma empresa, terá um projeto. Além disso, para gerenciar esse projeto com eficiência, você pode usar uma lista no SharePoint. Detalhes que podem ser colocados em uma lista de gerenciamento de projeto são nome do projeto, data de início, data de término, atribuído, orçamento e duração.

4. Lista/Rastreador de Recrutamento

Se você é um RH, esta lista ajudará muito. Com um rastreador de recrutamento, você pode rastrear perfis de candidatos, datas de entrevistas, status de aplicativos, etc. Alguns detalhes que você pode adicionar são o nome do candidato, cargo, data de inscrição, data da entrevista, nome do recrutador, endereço de e-mail do candidato, experiência e habilidades.

5. Lista de Pesquisa de Funcionários

Para administrar uma empresa de sucesso, você precisa de bons funcionários. Sabemos que é difícil conseguir bons funcionários. No entanto, você sabe o que é mais difícil? Para retê-los! Se você deseja administrar uma empresa de sucesso e manter esse sucesso, é necessário ouvir as sugestões e reclamações dos funcionários. Para fazer isso, você pode manter uma lista de pesquisa. Você pode incluir os detalhes nessa lista: nome, data, salário, benefícios de saúde, cultura de trabalho, feedback de desempenho, oportunidade de trabalho, etc.

Leia também: Como resolver a Web Part de edição do SharePoint não permitida

Listas do SharePoint x Bibliotecas do SharePoint

Depois de obter as informações necessárias sobre o SharePoint, vamos conhecer algumas diferenças entre Listas e Bibliotecas do SharePoint.

A lista do SharePoint é melhor que o Microsoft Excel?

A resposta depende do uso. Se você deseja uma experiência de software simples com flexibilidade, pode usar uma lista, que é uma escolha melhor. O Excel é a melhor escolha se você quiser algumas funções poderosas, como gráficos. Como estamos discutindo o SharePoint aqui, vamos saber algumas coisas que o tornam melhor do que o Excel.

• É fácil de usar e você não precisa passar meses aprendendo os recursos da lista do SharePoint.
• Ele pode se integrar facilmente a outros aplicativos do Microsoft 365, o que o torna mais flexível do que uma planilha.
• Assim como fazer compras na Amazon, você pode encontrar facilmente as informações certas usando os recursos avançados de filtro da lista.
• No Excel, os usuários podem baixar um arquivo específico, inserir dados nele e enviá-lo por e-mail ao chefe. Este método não é apenas trabalhoso, mas também pode causar erros. Na lista, porém, os usuários podem fazer alterações nos dados e haverá apenas uma versão dela. Não há cópias e nenhuma dor de cabeça ao gerenciar vários arquivos.
• No Excel, você não pode otimizar as permissões para todos os usuários. Você tem que dar todas as permissões ou nada, o que pode levar a problemas como exclusão de células importantes, problemas de formatação, etc. No entanto, você pode selecionar as permissões que deseja dar a um funcionário em listas.

Recomendado:

• 22 melhores alternativas de Dropbox
• 7 maneiras de corrigir o local não disponível iMessage do iPhone
• Incríveis dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint
• Como criar uma lista do SharePoint

Esperamos que este artigo sobre dicas de lista do SharePoint tenha sido útil para você. Também compartilhamos outras informações que ajudaram você a obter mais conhecimento sobre os exemplos de listas do SharePoint. Se você ainda tiver dúvidas, não se esqueça de usar a seção de comentários e nossa equipe cuidará de sua consulta. Você também pode sugerir novos tópicos nos comentários, e escreveremos um artigo dedicado a isso. Salve nosso site em seus favoritos para referência futura. Obrigado por ler.