7 dicas fáceis para finalmente ficar sem papel

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Quantos pedaços de papel estão no balcão da cozinha, na mesa da sala de jantar ou em algum outro lugar onde eles não pertencem? Você guarda recibos caso precise deles novamente? Existe uma pilha de papéis do veterinário que você guarda no caso de precisar lembrar exatamente quais medicamentos seu animal de estimação tomou há três anos? Todo aquele papel fica esperando o momento em que você será capaz de lidar com ele, seja lá o que isso signifique. (Significa olhar cada página e depois enfiá-las todas na lixeira.) É hora de se livrar do papel e de toda a culpa que se acumula com ele. É hora de ir sem papel.

Estou sem papel há quase uma década. Por sem papel, não quero dizer que há zero pedaços de papel na minha vida. Ainda preciso da minha certidão de nascimento em papel, é claro, e uso um pequeno caderno de papel para uma aula de idiomas que faço. Na maioria das vezes, no entanto, eu não me apego ao papel. Em vez disso, digitalizo documentos importantes para um serviço de armazenamento e mantenho notas digitais em um aplicativo de anotações. Também escrevo minha lista de tarefas e compras no meu telefone e coloco recomendações de restaurantes em um mapa on-line. Há muitas maneiras simples de remover o papel da sua vida.

Tornar-se digital é fácil. A parte difícil é não deixar o papel começar a voltar. Se você está pronto para se livrar da maior parte do papel em sua vida, aqui está o que você precisa saber para começar e continuar.

1) Esqueça o atraso

Pode parecer contra-intuitivo, mas o primeiro passo para ficar sem papel é esquecer qualquer acúmulo de papel que você já acumulou e, em vez disso, se concentrar nos novos hábitos que você precisa adotar para ficar sem papel a partir de agora. Não olhe para trás: adote uma abordagem de avanço.

Você chegará às suas pilhas de papel existentes algum dia — ou não. Por enquanto, não deixe que esses papéis o atrapalhem. Ter que lidar com uma lista de pendências pode parecer esmagador e, quando as pessoas se sentem sobrecarregadas, elas procrastinam. Então esqueça isso por enquanto. Em vez disso, esforce-se para garantir que o backlog não fique maior.

2) Obtenha estes cinco aplicativos

Existem cinco aplicativos ou serviços que você precisa para ficar sem papel. Eles são:

• um aplicativo de lista de tarefas,
• um aplicativo de digitalização,
• um serviço de armazenamento online, onde você colocará seus arquivos digitais (mais sobre isso daqui a pouco),
• ferramentas de assinatura eletrônica (o Adobe Acrobat é um bom exemplo) para assinar documentos digitais sem imprimi-los e
• um serviço de entrega de documentos para enviar documentos oficiais sem imprimi-los.

Veja minhas recomendações para cada tipo de aplicativo aqui.

3) Escolha um serviço de armazenamento

Vamos nos aprofundar um pouco mais no terceiro aplicativo, um serviço de armazenamento, porque é mais complicado que os outros. O serviço de armazenamento é onde você manterá as versões digitais de seus documentos em papel.

Idealmente, você deseja um serviço de armazenamento que torne seus arquivos acessíveis, não importa onde você esteja, e faça backup deles. Uma opção é usar um serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos online, como Dropbox ou Microsoft OneDrive.

Outra opção é usar um serviço projetado especialmente para pessoas que desejam ficar sem papel. Neat e FileThis são dois exemplos. Eles têm ferramentas especiais para pessoas sem papel, como a capacidade de rotular e marcar automaticamente os tipos de documentos que reconhece, como impostos. O FileThis também possui um serviço de "busca" que copia automaticamente documentos importantes encontrados em sua conta de e-mail.

Não importa qual serviço você escolher, escolha um e fique com ele para que você possa colocar todos os seus documentos digitais em um só lugar.

4) Inscreva-se para extratos por e-mail e pagamentos digitais

Se você ainda recebe faturas e extratos em papel, inscreva-se para recebê-los por e-mail sempre que puder. Se você ainda envia cheques regularmente, veja se pode mudar para fazer pagamentos online.

Embora as empresas de serviços públicos e os bancos honrem os pagamentos digitais há anos, os últimos redutos que nem sempre os aceitam são proprietários e empresas de administração. Se você estiver preso nessa situação, tente explicar que eles receberão o dinheiro de forma mais rápida e confiável quando aceitarem pagamentos digitais. Mesmo as menores empresas podem aceitar transferências bancárias diretas com pouca ou nenhuma taxa. Quando você pode pagar todas as suas contas digitalmente em vez de cheques e envelopes, você fica um passo mais perto de ficar sem papel.

5) Digitalizar e Fragmentar

Agora é hora de começar a desenvolver novos hábitos. Digitalizar e triturar ou reciclar é o que você provavelmente fará mais. Eu prefiro digitalizar usando um aplicativo móvel, mas você também pode usar um scanner de mesa ou a função de digitalização em uma impressora multifuncional.

Estabeleça uma regra para si mesmo que seja mais ou menos assim: quando eu conseguir um novo pedaço de papel que preciso digitalizar, usarei meu telefone para digitalizá-lo imediatamente e depois coloco o papel na pilha de reciclagem ou trituração. Melhor ainda, descarte-o diretamente no triturador. Porque esperar?

Forçar-se a seguir esse hábito pode ser difícil. "Não tenho tempo para escanear isso agora", você pode dizer. Pratique seu novo hábito digitalizando um ou dois documentos de sua lista de pendências, apenas para experimentá-lo. Quanto tempo leva? Qual aplicativo você usou? Você também pode descobrir que a digitalização de documentos com luz natural é mais suave do que com iluminação interna. Depois de ter uma idéia de como fazê-lo e quanto tempo leva, você pode ter mais facilidade em seguir adiante.

6) Desenvolva outros fluxos de trabalho

Digitalizar e triturar é um fluxo de trabalho. À medida que você se sentir confortável com seu estilo de vida sem papel, descobrirá que precisa de mais fluxos de trabalho para outras situações.

Aqui está um exemplo: Ao comprar um novo produto, você pode tirar fotos do manual do proprietário, recibo, garantia e número de série ou qualquer outra informação relevante. Carregue essas fotos para o seu serviço de armazenamento e, em seguida, livre-se dos papéis estranhos.

Outro fluxo de trabalho que você pode criar é salvar uma pilha de papéis que você acha que deve destruir, mas não tem certeza no momento, e depois revisá-los em um dia dedicado. Escolha uma hora e uma data, seja todo sábado ou primeiro domingo do mês, e use esse tempo para limpar sua pilha.

Às vezes, você pode querer escanear documentos enquanto mantém os originais, no caso de certificados de seguro, documentos do proprietário e assim por diante. Ao digitalizá-los, você cria uma cópia de backup e garante acesso às informações que eles contêm, mesmo que não consiga colocar as mãos no original.

7) Não pense demais

Existem alguns documentos que você questionará se deve manter os originais ou digitalizá-los e destruí-los. Quando você estiver enfrentando uma decisão difícil, não pense demais. Ficar sem papel deve tornar sua vida mais simples e fácil – não mais estressante. Guarde o original em uma pasta, fichário sanfonado ou arquivo. Ninguém vai vir e tirar o seu cartão do Paperless Club se você ficar com alguns papéis.

Os registros médicos são complicados, pois você só deve digitalizá-los e armazená-los eletronicamente se tiver um sistema compatível com HIPAA. Você pode decidir simplesmente colocá-los em uma pasta ou fichário sanfonado e peneirá-los uma vez por ano para qualquer coisa que esteja pronta para jogar.

Dito isto, não se prenda ou se preocupe em digitalizar papéis que não têm propósito. Se você é o tipo de pessoa que se agarra diligentemente ao papel acreditando que está fazendo a coisa responsável, pode parecer assustador triturar e reciclar qualquer coisa . Mas você vai precisar daquele recibo para um sanduíche ou uma explicação das declarações de benefícios de dois anos atrás? Rasgue-os e deixe-os ir.