5 dicas para reuniões mais produtivas

Todo mundo tem opiniões sobre reuniões, como por que algumas reuniões não são necessárias ou o que as torna desnecessariamente longas. Não é difícil melhorar as reuniões. Com o mínimo de preparação e premeditação, as reuniões podem ser uma experiência mais produtiva para todos.

Uma chave para realizar reuniões melhores é primeiro entender que tipo de reunião você pretende realizar e, em seguida, preparar-se adequadamente. Vejamos os quatro tipos mais comuns de reuniões para entender o que os diferencia.

4 Tipos de Reuniões

As reuniões mais comuns se dividem em quatro tipos: informativa, discussão e colaboração, check-in e reunião de trabalho.

1. Reunião Informativa

Uma reunião informativa é exatamente isso, uma reunião usada para divulgar informações. As reuniões semestrais da prefeitura são tipicamente informativas. Um briefing de relações públicas também é geralmente informativo. Normalmente, apenas uma parte tem informações para compartilhar. Os participantes estão lá para absorvê-lo.

2. Reunião de Discussão e Colaboração

Reuniões de brainstorming são exemplos de reuniões de discussão ou colaboração. A informação deve vir de várias pessoas. Reuniões colaborativas também podem ser reuniões de resolução de problemas. Nesse tipo de reunião, uma ou mais das partes envolvidas podem definir a agenda.

3. Reunião de check-in

O check-in é uma reunião agendada regularmente, geralmente em torno de um projeto específico, que pode estar em andamento ou ter uma data de conclusão prevista. Um scrumis diário é um exemplo de reunião de check-in. Os check-ins são bons para garantir que todas as partes envolvidas em algum tipo de trabalho ou projeto estejam atualizadas sobre problemas, soluções, mudanças, progressos e assim por diante. Reuniões regulares de check-in podem ser (mas não precisam ser) muito curtas. Se houver poucas ou nenhuma alteração desde a última reunião, a reunião poderá terminar assim que todos souberem.

4. Reunião de Trabalho

Em uma reunião de trabalho, as pessoas se reúnem para concluir o trabalho que precisa ser feito. É simples assim. Um exemplo de reunião de trabalho é aquela em que vários líderes de equipe se reúnem para definir o cronograma do projeto. Eles se reúnem para discutir qual deve ser o cronograma enquanto também registram todas as datas-chave. Outro exemplo são programadores e partes interessadas se reunindo para implementar mudanças no código (digamos, em um site ou outro produto interativo) que as duas partes só podem verificar com precisão na presença uma da outra. Reuniões de trabalho cortam a procrastinação pela raiz. Muitas vezes são colaborativos.

5 dicas para tornar as reuniões mais produtivas

1. Coloque a reunião no calendário com a quantidade certa de tempo com antecedência

Algumas reuniões precisam estar no calendário semanas antes de acontecerem. Por exemplo, qualquer reunião com um grande número de participantes, como uma reunião geral da empresa ou uma reunião trimestral de acionistas, precisa ser marcada com bastante antecedência para ajudar o maior número possível de pessoas a limpar sua agenda.

Outras reuniões, especialmente reuniões internas, não devem ser agendadas com muita antecedência. Uma semana ou duas é suficiente para a maioria. Se o objetivo de uma reunião é continuar ou resolver uma discussão ou projeto que já foi iniciado, você não quer que passe muito tempo entre a discussão mais recente e a reunião. As pessoas precisam vir para a reunião com as ideias ainda frescas em suas mentes.

Ao procurar uma hora e data para uma reunião que funcione para todos, use uma ferramenta de agendador de reuniões. Eles tiram a dor do agendamento e aceleram o processo.

2. Use uma linha de assunto clara

Se você agendar uma reunião com um convite de calendário ou um simples e-mail ou mensagem do Slack, use uma linha de assunto clara. É fundamental para a produtividade de todos. A linha de assunto deve indicar em poucas palavras não apenas o tópico da reunião, mas seu propósito. Uma linha de assunto clara da reunião ajuda todos a entender por que estão sendo convidados para a reunião. Também dá dicas às pessoas sobre como devem se preparar com antecedência.

3. Tenha uma agenda e objetivos

Uma agenda é uma lista de coisas que acontecerão em uma reunião, geralmente em ordem sequencial. As reuniões de discussão realmente se beneficiam de ter uma agenda. É a agenda da reunião.

Uma agenda por si só não diz às pessoas o que precisa acontecer como resultado da reunião. Então, além de ter uma agenda, você precisa cumprir os objetivos.

Que decisões devem ser tomadas até o final da reunião? Que resultados ocorrerão no final desta reunião? Se você for convidado para uma reunião com um novo contato, é perfeitamente razoável perguntar: "O que você espera dessa reunião?"

Dependendo da complexidade da reunião, talvez você não precise que a agenda e os objetivos sejam explícitos. Por exemplo, o objetivo de uma reunião de check-in é sempre o mesmo: fazer check-in, revisar o progresso e levantar preocupações. Você provavelmente não precisará de uma agenda explícita para esses tipos de reuniões. Às vezes, os objetivos estão implícitos na linha de assunto. Um exemplo é "Definir programação para a edição de agosto da revista". O objetivo é concluir essa tarefa em uma reunião de trabalho.

Recomendado por nossos editores

Organize-se: Jason Shah, fundador do Do.com sobre como tornar as reuniões mais produtivas

5 itens essenciais para as salas de reunião da sua empresa

Organize-se: ferramentas para reuniões melhores

4. Defina o Líder da Reunião

Toda reunião precisa de um líder ou co-líderes. Na maioria dos casos, é a pessoa que convocou a reunião. Seja explícito ao decidir.

A pior reunião que eu já participei não teve líder. Não tinha direção e ninguém sabia como nos colocar no caminho certo. Mais ou menos na metade, percebi que vários partidos achavam que eu deveria estar liderando. Senti-me completamente humilhado e irritado com a pessoa que agendou sem deixar claro quem deveria estar conduzindo a conversa. Pior de tudo, a reunião foi completamente improdutiva para todos. Em outra cena imprudente, certa vez convoquei uma reunião, agendei-a e pretendo executá-la totalmente, apenas para que outro colega assumisse completamente. Aquele era irritante.

5. Perca a tecnologia, mas faça a demonstração

Antes de perder seu tempo criando uma apresentação de slides, pergunte a si mesmo: "Eu preciso mesmo de uma apresentação?"

Se a resposta for sim, lembre-se de que os slides devem ser usados ​​para manter as pessoas engajadas e reforçar seus pontos, não para você. Ninguém fica impressionado com lenços de estrelas e ninguém quer assistir a um vídeo quando eles vêm ouvir você falar ou ter uma discussão com você.

Se você tem um produto ou serviço para mostrar, demonstre como ele funciona. Não mostre fotos ou vídeos dele. Dê ao seu público o verdadeiro McCoy.

Se você quiser compartilhar informações com todos os participantes, envie-as antes da reunião, não depois. Se as pessoas vão revisá-lo com antecedência é outra questão, mas dê-lhes a opção. Então você pode gastar seu tempo chegando ao cerne da questão, e possivelmente menos tempo também.

Todos se beneficiam de reuniões melhores

As reuniões vêm em todas as formas e tamanhos e, portanto, têm necessidades únicas. Ainda assim, um pouco de preparação ajuda bastante a tornar uma reunião produtiva para todos que desistem de seu tempo para participar. Saber que tipo de reunião você pretende realizar também o ajudará a moldar e refinar suas expectativas para ela.