5 dicas para uma semana de trabalho mais produtiva
Publicados: 2022-01-29É segunda-feira de manhã. Você está sentado em sua mesa por duas horas e não fez nada além de revisar um e-mail para um amigo três vezes pedindo que ele cuide do seu cachorro quando você sair de férias. Ei, isso acontece. E de repente, é quarta-feira à tarde e você ainda não realizou nada notável esta semana. Para onde foi o tempo? Todos nós temos semanas de trabalho como esta. Você pode dar a volta por cima?
Se você tiver algumas dicas e truques para tirar da sua bolsa de produtividade, talvez ainda consiga salvar sua produtividade esta semana. Essas cinco dicas de produtividade podem ajudá-lo a voltar aos trilhos esta semana e manter o foco no futuro.
1. Faça uma rotina matinal que o guie
"Faça sua tarefa mais difícil primeiro." Você já ouviu esse conselho antes, certo? Não ajuda em nada! Também poderia ser: "Reúna toda a sua força de vontade e force-se a fazer algo que você não quer fazer". Caramba, valeu.
Em vez disso, crie uma rotina matinal que o guie para a tarefa que você sabe que deve fazer. Também não precisa ser sua tarefa mais difícil. Mas defina sua intenção em algo. Aqui está um exemplo:
- Faça uma xícara de café,
- Sente-se em sua mesa,
- Abra seu aplicativo de lista de tarefas e defina sua intenção decidindo em qual tarefa se concentrar,
- Marque essa tarefa como de alta prioridade e
- Reúna as ferramentas necessárias para realizar a tarefa à sua frente, seja abrir arquivos e programas ou encontrar um número de telefone.
Nenhuma das ações nessa rotina é difícil, e ainda assim eles o preparam para fazer a tarefa que você quer fazer. É muito melhor do que confiar apenas na força de vontade.
Certifique-se de fazer disso uma rotina – algo que você faz habitualmente. Comece com algo fácil e agradável, como fazer café ou chá, colocar música ou ajustar a iluminação. Se você está ansioso para começar a rotina, pode tornar tudo o que vem depois um pouco mais fácil.
2. Economize seu trabalho ocupado
Arquivar relatórios de despesas, limpar sua mesa, digitalizar documentos, limpar sua caixa de entrada – todas essas são tarefas que devem ser feitas. Alguém o convenceu de que você não deveria fazer esse tipo de tarefa porque elas têm pouco valor? Você tem dito a si mesmo que essas tarefas só fazem você se sentir produtivo, mesmo que você não esteja realmente sendo produtivo? Bobagem.
Em primeiro lugar, essas tarefas têm valor. No grande esquema das coisas, seu valor pode ser menor que o de suas tarefas principais, mas não é zero. Você é obrigado a seus colegas de contabilidade a preencher os relatórios de despesas no prazo. Esvaziar sua caixa de entrada hoje facilita a triagem de e-mails amanhã. Se você não vir uma pilha de papéis por perto, não poderá se distrair com eles.
Em segundo lugar, salvar essas tarefas e realizá-las no momento certo é uma estratégia de gerenciamento de tempo altamente produtiva. Todos nós temos fases durante a semana de trabalho em que somos capazes de nos concentrar e não conseguimos nos concentrar. O preenchimento de um relatório de despesas não exige muita concentração. Portanto, guarde essa tarefa para um momento em que sua capacidade de concentração estiver baixa. Para as nove às cinco, a tarde de sexta-feira costuma ser o melhor momento para regar as plantas, arquivar a papelada e fazer qualquer outra tarefa que você precise fazer.
3. Apoie-se em um tomate para motivação
O que você faz quando sabe que é hora de realizar uma determinada tarefa, mas simplesmente não consegue começar? Quando estou no meu ponto mais baixo de motivação, recorro aos tomates.
A Técnica Pomodoro é um método de trabalho que ajuda as pessoas a superar a falta de motivação. Tem o nome de temporizadores de cozinha antigos que tinham a forma de tomates; pomodoro é italiano para tomate. O autor e consultor Francesco Cirillo surgiu com o método como estudante universitário e mais tarde o descreveu (e registrou-o) em seu livro de mesmo nome. Você define um cronômetro para cerca de 25 minutos e trabalha na tarefa em mãos até que ela se esgote. Então você reinicia o cronômetro por cinco minutos e faz uma pequena pausa. Você repete o ciclo algumas vezes e, eventualmente, faz uma pausa mais longa.
Da próxima vez que você não conseguir começar uma tarefa, veja se se comprometer com ela por apenas 25 minutos o ajuda a superar o problema. Em seguida, defina um temporizador e comece a rachar. Você não precisa de um cronômetro de tomate, pois agora você pode usar um aplicativo ou extensões de navegador projetadas para a técnica. Eu gosto de um chamado Strict Workflow. Extensões de navegador inspiradas na Técnica Pomodoro também geralmente vêm com bloqueadores de URL que impedem você de acessar o Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN ou outros sites de prazeres culpados enquanto você está tentando trabalhar.
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4. Faça reuniões durante o seu tempo de queda
A pior maneira de agendar reuniões é escolher qualquer horário em que você esteja livre. As horas do dia não são criadas iguais. Algumas dessas horas são momentos em que você provavelmente terá energia, se sentirá focado e será capaz de encontrar sua motivação. Você precisa proteger essas horas para poder enfrentar o trabalho mais difícil. Não dê essas horas a pessoas que querem ter reuniões.
Em vez disso, tenha um horário padrão do dia em que você esteja livre para reuniões. Em que momento do dia você tende a cair? Seu horário de descanso deve ser seu horário de reunião padrão.
Poucas pessoas têm controle total sobre quando as reuniões ocorrem. Se o chefe do seu chefe o convidar para uma reunião, você vai na hora que ele escolher. Quando você está no controle do horário da reunião, no entanto, como quando alguém pergunta quando você está livre, dê a eles opções que se alinhem com suas quedas. Dessa forma, você preserva suas horas de alto foco para trabalhos que exigem alto foco.
Esta dica não é diferente de uma que você pode ter ouvido antes: bloqueie várias horas em seu calendário todos os dias para um trabalho de foco profundo. Aqui está a diferença. Poucas pessoas realmente bloqueiam o tempo, enquanto agendar reuniões durante suas quedas é algo que você pode realmente fazer.
5. Jogue fora qualquer dica de produtividade que não funcione para você
Os seres humanos contêm multidões. Ninguém pode saber o quão parecidos ou diferentes eles são de outra pessoa. Onde encontramos motivação, o que nos ajuda a manter o foco, o que nos faz sentir desmoralizados e como recarregamos são únicos para cada um de nós. Podemos recorrer à ciência para descobrir que tipo de conselhos ou dicas de produtividade funcionam para a maioria das pessoas , mas nunca saberemos o que funciona para nós até tentarmos.
Monique Valcour, coach executiva e colaboradora da Harvard Business Review, escreveu um artigo perspicaz com dicas para pessoas que odeiam dicas de produtividade. É para pessoas que encontram motivação olhando para dentro de suas intenções, e não para fora em sua lista de tarefas. É para pessoas que não brincam com cronômetros de tomate e se sentem melhor consigo mesmas por fazer um bom progresso em uma tarefa, em vez de terminá-la em um prazo arbitrário.
Com tudo isso em mente, jogue fora todas as dicas de produtividade que não funcionam para você. Dê-lhes uma chance, mas jogue-os de lado se eles não combinam com sua personalidade. Não faltam dicas e estratégias de produtividade. Não sinta que falhou se alguns deles não funcionarem para você. Concentre-se naqueles que fazem.