Levante a mão se você se lembra do Writely. Uma empresa de quatro pessoas chamada Upstartle lançou o processador de texto somente online em agosto de 2005, aproveitando uma tecnologia de navegador então nova chamada AJAX. Ele permitia que os usuários salvassem e recuperassem instantaneamente o conteúdo gerado no navegador, mas armazenado no servidor. E funcionou tão bem que o Google comprou o Upstartle menos de um ano depois. Na época, um produto como o Writely era único (o software não vinha em CD) e considerado uma aposta.
Avanço rápido para hoje. O conjunto de ferramentas de escritório on-line do Google não fez nada além de crescer e melhorar. Agora, sob o guarda-chuva do Google Drive, você encontrará um serviço de gerenciamento e armazenamento de arquivos, bem como vários aplicativos móveis e baseados na Web. Isso inclui: um processador de texto (Docs ou Writely, todos adultos), planilha (Planilhas), apresentações (Slides), desenho e formulários.
É um conjunto completo de ferramentas que agora assume o Office muito mais maduro da Microsoft; na verdade, o Google Drive levou a Microsoft a criar versões online do Word, Excel e PowerPoint para trabalhar com seu serviço de armazenamento/sincronização OneDrive.
As empresas podem usar o G Suite, uma versão do Google Drive com todo o armazenamento e ferramentas, além da integração do Gmail, Agenda, Sites e muito mais em seu próprio nome de domínio. O preço começa em US$ 6 por usuário por mês para 30 GB de armazenamento online por usuário; organizações sem fins lucrativos e escolas podem obtê-lo gratuitamente.
Drive—nossa escolha dos editores para produtividade de escritório—é um conjunto sério de ferramentas para trabalho sério (ou divertido), tudo totalmente gratuito. Os consumidores pagam apenas pelo armazenamento extra. Mas vale a pena saber mais do que apenas o básico. Veja como aproveitar ao máximo o Google Drive.
O armazenamento de arquivos é gratuito, mais ou menos
Cada conta pessoal do Google Drive — que você obtém se tiver algum serviço do Google, como Gmail ou Google Fotos — vem com 15 gigabytes de armazenamento gratuito. Você sempre pode atualizar isso pelo Google One, mas lembre-se: apenas arquivos não nativos - como arquivos da Microsoft, PDFs ou imagens - consomem esses 15 GB. Os arquivos do Documentos/Planilhas/Apresentações Google que você cria não são contabilizados na cota de armazenamento do Google Drive.
Sincronize todos os seus arquivos
O Google Drive é sincronizado entre os dispositivos para que você possa iniciar um projeto no PC e buscá-lo no telefone, tablet ou laptop doméstico. E funciona com qualquer tipo de documento, não apenas Documentos, Planilhas e Apresentações nativas. Instale o programa Backup e sincronização do Google na área de trabalho para fazer backup automático de arquivos do seu computador, câmera ou cartões SD para o Google Drive.
No entanto, esse é o aspecto do Google Drive que provavelmente usará seus 15 GB de armazenamento gratuito, pois atende a outros tipos de arquivos. Se acabar, talvez seja necessário pagar pelo armazenamento extra por meio do Google One. Mas as opções começam em US$ 1,99 por mês (ou US$ 19,99 por ano) para 100 GB. Mesmo 2 TB custa apenas US $ 10 por mês ou US $ 99,99 por ano.
Colabore bem com os outros
O nome do jogo com o Google Docs é "colaboração". Não importa se você está usando laptops, tablets ou smartphones, mais de uma pessoa por vez pode trabalhar em um documento — até 50 simultaneamente.
Para manter o controle sobre o que seus amigos, familiares e/ou colegas fizeram, visualize um histórico de revisões em Arquivo > Histórico de versões > Ver histórico de versões . (Ou clique em Todas as alterações salvas no Drive na parte superior, se estiver aparecendo.) Uma lista no lado direito mostrará quem atualizou o documento e quando; clique em um nome para ver o que eles fizeram. Dê nomes diferentes a versões diferentes para facilitar o rastreamento — clique no botão no canto superior direito para ver apenas as versões nomeadas.
Revisar como no Microsoft Word
E se você quiser que as revisões tenham a mesma aparência que quando você acompanha as alterações em um documento do Microsoft Word? O Documentos é compatível com um recurso chamado Sugerir edições . Clique no botão Editar (com o ícone de lápis) ao lado dos botões Comentários e Compartilhar. Você receberá um menu que permite editar, fazer sugestões (com alterações rastreadas visíveis que você ou outras pessoas podem aceitar posteriormente) ou visualizar o documento final.
Procure um colaborador
Se você não consegue lembrar o nome do documento que deseja, mas consegue lembrar quem o compartilhou com você, clique em Compartilhado comigo no menu à esquerda do Google Drive. Você receberá uma lista de todos os documentos que as pessoas compartilharam com você. Se a lista for muito longa para analisar, digite o nome do colaborador no campo de pesquisa na parte superior.
Tornar um documento público
Para fazer parte da colaboração, o documento tem que ser compartilhado. O limite é de 200 pessoas, mas se mais de 50 colaboradores tentarem editar um documento, os retardatários só poderão visualizar as alterações.
Os proprietários do documento podem definir quem tem privilégios de edição. Mas para evitar problemas, torne um documento público. Clique no botão "Compartilhar" no canto superior direito, vá para Avançado e clique em "Alterar" em "Quem tem acesso". Escolha público na web ou qualquer pessoa com o link; alguns clientes do G Suite podem disponibilizar seus documentos apenas para todos na organização.
Documentos públicos são disponibilizados para mecanismos de busca... e o Google também possui um desses.
Definir um nível de acesso
Quando você faz todo esse compartilhamento de documentos, pode pensar que todos são iguais. Não tão. Existem quatro níveis de acesso a documentos. Os proprietários podem fazer qualquer coisa no arquivo, até mesmo excluí-lo, e convidar mais colaboradores. É claro que os editores podem editar, mas apenas convidar mais colaboradores se o proprietário permitir. Os espectadores podem ver o que está acontecendo. Os comentaristas podem vê-lo, além de deixar comentários sobre ele. Os visualizadores e comentadores podem fazer cópias de documentos, portanto, não pense nos documentos como "seguros".
Comunique-se enquanto colabora
O Google Drive mostra seus colegas colaboradores de documentos no canto superior direito. Você pode deixar comentários ou perguntas in-line para pessoas específicas enquanto trabalha, mas também pode enviar uma mensagem instantânea. Clique no balão de bate-papo ao lado dos chatheads do colaborador e digite sua mensagem. Esta não é uma mensagem privada, no entanto. Todos os outros no documento também podem ver sua discussão.
Abrace complementos
Há uma série de complementos que podem expandir a funcionalidade que você já obtém gratuitamente no Documentos e no Planilhas. Encontre ou ative-os clicando em Complementos > Obter complementos ao editar um documento.
Abrace com aplicativos
Para não ser confundido com complementos, também existem vários aplicativos do Google Drive - aplicativos totalmente baseados na Web que você pode vincular ao seu Google Drive. Há alguma sobreposição com os complementos - você provavelmente não precisa do aplicativo HelloFax e do complemento. Mas os aplicativos, encontrados na Chrome Web Store, facilitam a edição extra em outros lugares.
Carregar por arrastar e soltar
O Google Drive possui um grande botão "Novo" na interface, para criar novos arquivos. É também como você carrega um arquivo ou pasta. Pule essa parte - arraste os arquivos do Windows Explorer ou do macOS Finder diretamente para a lista de arquivos do Google Drive. Na parte inferior da tela do navegador, você verá uma nuvem com uma seta para cima para indicar que pode soltar o arquivo que está arrastando para soltá-lo diretamente no Drive.
Links de criação rápida
Se você quiser criar rapidamente um novo documento, planilha, apresentação ou desenho, adicione os seguintes links à barra de favoritos do seu navegador:
http://doc.new—novo documento do Google
http://sheets.new—nova Planilha Google
http://deck.new—novo Google Slide
http://site.new—novo site do Google
http://form.new—novo formulário do Google
Use o Companion para iniciar o Windows Desktop
A extensão Drive Companion para Google Chrome atende a uma necessidade específica: dividir seus documentos/slides/planilhas do Google Drive em janelas pop-up do navegador que fornecem a aparência de um programa dedicado na área de trabalho. No Windows, os pop-ups até obtêm um ícone do Google Drive na barra de tarefas, para que você possa voltar a ele facilmente. A nova janela pode ser iniciada com um documento em branco ou abrir um existente.
Acessar arquivos do Drive off-line: computador
Você normalmente acessa arquivos armazenados no Google Drive quando seu navegador está conectado à Internet. Mas para aqueles momentos em que o Wi-Fi não está disponível, o Google Drive oferece suporte ao acesso off-line.
Primeiro, instale a extensão Google Docs Offline Chrome (isso só funciona no navegador do Google), depois vá para as configurações do Google Drive. Marque a caixa ao lado de "Criar, abrir e editar seus arquivos recentes do Documentos, Planilhas e Apresentações Google neste dispositivo enquanto estiver off-line". Isso ativa o serviço, mas você terá que selecionar quais arquivos deseja offline. Navegue até drive.google.com, clique com o botão direito do mouse nos documentos desejados (pressione Shift/Ctrl ou Command para vários arquivos) e ative a opção "Disponível off-line".
Acessar arquivos do Drive off-line: celular
Se você deseja trabalhar com um arquivo do Google Drive em seu smartphone, mas não tem acesso à Internet, configure o arquivo para estar disponível off-line com antecedência. Abra um arquivo do Documentos, Apresentações ou Planilhas, toque no menu de três pontos ( ) no canto superior direito e alterne a opção ao lado de " Disponível offline ." Na próxima vez que você ficar on-line, todas as alterações feitas serão sincronizadas novamente com o Google Drive.
Salvar para mais tarde com o Google Drive
Evernote é um repositório online para todas as suas coisas digitais. Você pode usar o Google Drive de maneira semelhante. Uma extensão do Google Chrome chamada Salvar no Google Drive torna muito fácil salvar quase tudo o que você vê online em uma pasta no Google Drive. Existem algumas ressalvas, no entanto. Você não pode realmente salvar apenas as partes boas do texto de uma página - você só pode salvar uma visualização dela como um arquivo PNG, todo o código-fonte HTML ou salvá-lo como um Google Doc (o que prejudicará a formatação). Clique com o botão direito do mouse em uma imagem e você pode salvar exatamente isso. Para uma economia séria de informações, fique com o Evernote, OneNote ou Pocket.
Documentos de compartilhamento direto via Gmail
Se você usa o Gmail e o Google Drive, está com sorte: nunca mais precisará anexar um documento. Isso significa que você nunca encontrará esse limite de anexos de 25 MB - em vez disso, envie até 10 Gigabytes de arquivos.
Os arquivos devem ser enviados para o armazenamento do Google Drive primeiro. Insira os arquivos em uma mensagem do Gmail com um clique no ícone do Google Drive ( ) na parte inferior da tela de composição de e-mail. Se os arquivos estiverem em seu disco rígido, arraste-os e solte-os na guia Upload.
Use aplicativos móveis separados para edição
O Google oferece um aplicativo Drive para iOS e Android há muito tempo, mas a edição de arquivos era uma mistura, então o Google mudou essa funcionalidade para aplicativos separados para Documentos (iOS, Android), Planilhas (iOS, Android) e Apresentações (iOS) , Andróide). O aplicativo Drive vive para fornecer acesso e visualização de arquivos armazenados; quando você precisar editar, ele o direcionará para um dos outros aplicativos, desde que estejam instalados.
Converter para o formato do Google Docs
Você pode adicionar praticamente qualquer arquivo ao Google Drive para armazenamento, mas como trabalhar com eles após o upload? Converter um arquivo para o formato do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google é muito fácil. Carregue o arquivo e clique com o botão direito do mouse para selecionar "Abrir com". Um submenu de opções aparecerá com opções que permitem alterar, por exemplo, um documento do Word em um documento do Google. Ele criará uma cópia, deixando o arquivo original intacto.
Você também pode usar a extensão Office Editing for Docs, Sheets & Slides Chrome para editar qualquer documento do Office que você arrastar para o navegador. Você pode salvá-los de volta ao formato original ou mantê-los no formato do Google Drive para economizar espaço.
Transforme todas as imagens/PDFs em texto
Se você quiser que todos os itens enviados para a área de trabalho, até mesmo PDFs, sejam convertidos em texto que você pode editar como um Google Doc, acesse o Google Drive (não o Docs) na área de trabalho, clique no ícone de engrenagem ( ) na parte superior e selecione Configurações. Na caixa pop-up, marque a caixa ao lado de Converter uploads . Os uploads de arquivos podem demorar um pouco mais, mas vale a pena. Você terminará com um Google Doc que tem a imagem inserida, com texto editável abaixo.
Digitalize com o aplicativo móvel
Um recurso exclusivo do aplicativo móvel do Google Drive (não nos aplicativos Documentos e Planilhas separados) é a capacidade de fazer upload de uma foto. Por que você faria isso? As palavras na imagem são digitalizadas pelo Google e se tornam texto pesquisável. É ótimo para tirar uma foto de uma receita, cardápio, horário de funcionamento da loja – qualquer coisa que você precise encontrar mais tarde, mas não queira digitar novamente. (O aplicativo iOS não torna o texto editável com OCR, no entanto, isso só funciona na área de trabalho ou no Android.)
Coletar dados de outras pessoas
Um aplicativo no coletivo do Google Drive que não recebe muita atenção é o Forms, mas é útil. Pense nele como seu próprio SurveyMonkey pessoal. Configure uma enquete, pesquisa, o que você tem e compartilhe. Os dados coletados são inseridos em um arquivo de planilha do Planilhas. Os formulários são tão colaborativos para construir quanto qualquer documento. Os formulários são compatíveis com barras de progresso (para mostrar aos entrevistados quanto tempo eles precisam para terminar), imagens e vídeos do YouTube.
Desenhar no Documentos
O aplicativo Desenhos no Google Drive não é realmente para edição de fotos. Mas pode ser usado para criar alguns gráficos. Se você precisa de alguma criatividade de imagem em um documento, você tem. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, navegue até Inserir > Desenho > + Novo — você terá uma versão reduzida do aplicativo Desenho que facilita muito a inclusão de sua arte. Se você já salvou a arte que criou no Drive, selecione Desenho > Do Drive no menu Inserir.
Ir para tela cheia (duas vezes)
Precisa de algum tempo de escrita sem distrações? Selecione Exibir > Tela Cheia para se livrar dos menus e barras de ferramentas do aplicativo na parte superior (pressione a tecla Esc para que eles retornem). Pressione F11 no modo de tela cheia para ocultar os menus do navegador também e novamente para que eles retornem.
Painel de pesquisa encontra mais
Quando você tem uma cabeça de vapor em um projeto e espaço de tela limitado, a última coisa que você quer fazer é sair da página para fazer uma pesquisa. O painel de pesquisa (acessível apenas no Documentos) contorna isso. Clique em Ferramentas > Explorar (ou Ctrl+Alt+Shift+I) para acessá-lo. Facilita a inserção de uma citação de nota de rodapé em seu documento com links para os resultados. Use Ctrl+Shift+Y quando o cursor estiver em uma determinada palavra e o painel mostrar a definição. Você pode até usar o painel Explorar para inserir imagens que encontrar.
Inserir links com pesquisa
É fácil inserir um link em um Google Doc. Selecione o texto, clique no ícone de corrente ou pressione Ctrl-K e um menu aparece onde você pode colar o URL. Mas se você ainda não tiver um URL para o link, o Google encontrará um para você, pois a pesquisa do Google é integrada. Ele pesquisará primeiro o termo que você destacou. Se isso não funcionar, digite uma consulta diferente — isso não mudará o texto do documento. Depois de encontrar um link que você gosta, clique nele para inserir instantaneamente.
Ver todos os atalhos
Abrace os atalhos de teclado e você será um deus do Google Drive. Exceto o que são e como você os encontra? Não importa em qual aplicativo do Drive você esteja, até mesmo na página principal do Google Drive, basta digitar Ctrl+/ e o menu de atalho revelará todas as opções de teclado disponíveis.
Traduza na hora
Tem um documento em língua estrangeira? Faça o upload para o Google Drive, abra-o (como um Google Doc), clique em Ferramentas > Traduzir documento . Você receberá um documento duplicado no idioma de sua preferência.
Tipo de voz no Documentos
Abra um novo arquivo do Google Doc em branco para processamento de texto na área de trabalho e, se seu computador tiver um microfone, você terá a opção de digitar por voz . Encontre-o no menu Ferramentas ou pressione Ctrl+Shift+S. Ele coloca um ícone de microfone ao lado do documento - clique nele para falar e o que você diz aparece no documento. O ícone do microfone fica vermelho e obterá um contorno de destino quando ouvir você.
O Google fez muito para aperfeiçoar o reconhecimento de voz e o ditado nos últimos anos e isso funciona muito bem. Não apenas para escrever o que você diz (incluindo pontuação básica - diga "ponto" quando terminar uma frase, por exemplo), mas também para fazer correções e alterações de formatação por voz e navegar pelo documento sem tocar no mouse. A lista de idiomas suportados também vai muito além do inglês americano. No entanto, ele censurará seu xingamento com asteriscos – você precisará redigitar essa porcaria mais tarde.
Aperfeiçoe sua pesquisa de arquivos
Procurando um arquivo ou documento específico no Google Drive? Google tem o material de pesquisa para baixo, por isso geralmente é fácil. Se você precisar fazer uma pesquisa avançada, abra as opções para fazer isso com a seta para baixo na caixa de pesquisa. A partir daí, pesquise o tipo de arquivo, o proprietário, se está com estrela ou na lixeira, quando foi modificado pela última vez, com quem foi compartilhado e muito mais.
Melhor ainda, use o Processamento de linguagem natural ao pesquisar no Drive. Isso significa que você pode pular os operadores de pesquisa esotéricos e tentar algo como "encontre minhas atas de reunião de vendas de julho passado".
Colorir suas pastas
Isso ajuda a manter as pastas em ordem, mas às vezes você só quer que seus olhos sejam atraídos para as pastas mais usadas, digamos, por uma escolha de cor. O Google Drive oferece um arco-íris de opções. Clique com o botão direito do mouse em qualquer pasta e selecione Alterar cor para obter o menu.
Obtenha uma nova perspectiva
Se você usa o Outlook.com ou o aplicativo Outlook para iOS ou Android, não está limitado a usar o Microsoft OneDrive para acessar arquivos na nuvem. Você também pode obtê-los no Dropbox, Box, Facebook e, sim, no Google Drive também.
Proteger Células Específicas
Você pode configurar a proteção de uma planilha inteira em uma Planilha Google usando Ferramentas > Proteger planilha , mesmo se estiver compartilhando a planilha. No entanto, ainda mais granular e útil, é a capacidade de proteger apenas seções de dados. Em Dados > Proteger planilhas e intervalos , você pode definir o intervalo de células que ninguém além de você ou de alguns escolhidos pode tocar.
Encontrar mais fontes
Se você acha que as opções de fonte nos documentos do Google Drive limitam sua criatividade, adicione mais. No menu Fonte (na barra de ferramentas), a primeira opção é Mais Fontes . A caixa de diálogo que aparece permite que você mostre as fontes por tipo, como escrita à mão, monoespaçado, serifa ou sans-serif; você pode classificar por popularidade ou data de adição ou tendência. Procure um nome de tipo de letra específico. Em seguida, marque qualquer fonte que você deseja acessar rapidamente no próprio documento. As fontes não são específicas do documento. Se você escolher uma nova, ela estará disponível em todos os seus documentos, planilhas e apresentações do Google. Todas as fontes do Google podem ser vistas em fonts.google.com, mas nem todas estão disponíveis para uso no Google Drive.
Organize esse Drive
Se você é um usuário sério do Google Drive, provavelmente já está nisso há tempo suficiente para transformar o conteúdo do seu Drive em uma bagunça complicada. Em caso afirmativo, confira 7 etapas simples para limpar seu Google Drive.
