10 dicas do Trello garantidas para torná-lo mais produtivo

O Trello é um aplicativo no estilo kanban que ajuda você a organizar e rastrear trabalhos, ideias e todos os tipos de informações ou tarefas, seja sozinho ou em grupo. Este aplicativo tem uma das experiências mais fáceis de usar que você encontrará quando se trata de começar. É tão fácil começar, na verdade, que você pode nunca esticar suas asas e aprender mais sobre o que este aplicativo de colaboração pode fazer.

Essas 10 dicas do Trello foram elaboradas para ajudá-lo a aprender mais e, com isso, talvez encontrar outros usos para os quadros kanban.

1. Automatize tarefas rotineiras com mordomo

Você sempre arquiva um cartão do Trello depois de movê-lo para uma lista "Concluído"? Colocar um novo cartão no seu quadro significa necessariamente que ele deve começar com o rótulo "em andamento"? Quando seus tabuleiros e cartas têm ações previsíveis que sempre seguem alguma outra ação, você pode usar um recurso chamado Butler para automatizá-las.

Aqui está outro exemplo: Quando eu crio um novo cartão na lista "A Fazer", adicione a lista de verificação "Passos". Algumas outras ações que o Butler pode realizar são alterar a data de vencimento, adicionar um responsável e mover ou arquivar um cartão.

Butler é um dos mais novos recursos do Trello. Não é considerado um power-up e está disponível para todos os tipos de conta, incluindo o Trello Free.

2. Instale o aplicativo de desktop para recursos adicionais

Os usuários veteranos do Trello podem ter começado com o aplicativo da web e sempre se apegaram a ele, visto que ele funciona bem de maneira confiável. No entanto, o Trello oferece um aplicativo de desktop para macOS e Windows, e há algumas vantagens em instalá-los.

Por um lado, os aplicativos de desktop fornecem notificações ligeiramente aprimoradas, como notificações de ícone de aplicativo no macOS, que você não obtém se usar o Trello em um navegador. Segundo, você pode criar atalhos de teclado personalizados para acessar o aplicativo e iniciar uma caixa de diálogo de adição rápida. Você também encontrará mais atalhos de teclado padrão para o Trello na área de trabalho. Por fim, os usuários de Mac obtêm ainda mais atalhos por meio da Touch Bar, caso você não seja fã de atalhos de teclado.

3. Economize tempo e simplifique com modelos

O Trello possui modelos, alguns dos quais são fornecidos pelo Trello e outros criados por outros membros do Trello. Uma razão para explorá-los e considerar usá-los é se você sentir que nunca entendeu todo o potencial do Trello. Os modelos informam e mostram como outras pessoas usam o aplicativo.

Outro motivo para usar templates é economizar tempo e agilizar seus processos. Por exemplo, digamos que sua equipe começou a definir e rastrear OKRs. Você pode usar um modelo de OKR sempre que definir novos OKRs; ou você pode fazer com que diferentes departamentos ou membros da equipe usem o mesmo modelo para definir e rastrear seus OKRs. Dessa forma, cada pessoa ou equipe não precisa inventar sua própria maneira de rastrear os OKRs, e você terá muito mais uniformidade entre os resultados. A uniformidade ajuda todos a ler e entender rapidamente os OKRs uns dos outros, para que as informações não sejam apenas transparentes para todos, mas também facilmente compreendidas.

4. Conecte placas e placas a outras placas

Ao anexar um arquivo ao Trello, uma das opções é anexar outro cartão ou quadro que você tenha no Trello. Em outras palavras, se você estiver editando o Cartão A e o Cartão B estiver relacionado, você pode anexá-lo e ver uma visualização do Cartão B dentro do Cartão A. Quando você clica na visualização do Cartão B, ele abre o Cartão B.

Para anexar um cartão, clique no botão para anexos. Escolha Trello como fonte. Quando a lista de todos os cartões e tabuleiros disponíveis aparecer, basta escolher o que você deseja.

Aqui está um cenário em que pode ser útil. Imagine que você é um escritor e usa um quadro do Trello para rastrear as ideias de artigos que você tem, quais você lançou e quais você está escrevendo no momento. Se você tiver dois artigos relacionados que devem ser publicados ao mesmo tempo porque fazem referência um ao outro, faria sentido conectar esses cartões. Dessa forma, você pode facilmente acompanhar o progresso de um enquanto trabalha no outro. Mais importante, não vai escapar de sua mente que você deve enviar os dois artigos simultaneamente. Leia mais alguns exemplos de quando faz sentido usar esse truque na postagem do blog do Trello em cartões e quadros vinculados.

5. Adicione imagens de capa

Se você não usa o Trello há algum tempo, a capacidade de definir uma imagem de capa é uma experiência muito melhorada. No passado, o Trello usava automaticamente a primeira imagem que você carregava no cartão como sua imagem de capa, ou a imagem de tamanho médio que você vê para o cartão na visualização do quadro. Era uma dor se você anexasse um arquivo de imagem que não queria mostrar como capa, ou se quisesse uma imagem de capa para a visualização do quadro, mas não tivesse algo pronto para anexar.

Ambos os problemas foram resolvidos agora porque as imagens de capa são tratadas separadamente dos anexos. Você pode fazer upload de uma capa personalizada sem afetar outras imagens anexadas. Além disso, o Trello adicionou um campo de pesquisa onde você pode procurar imagens sem licença para adicionar como sua capa, para que você não precise fazer o trabalho braçal sozinho. Agora você pode digitar algumas palavras em uma caixa de pesquisa, ver algumas prévias de possíveis correspondências e escolher uma imagem para usar como capa.

6. Pressione Q para ver apenas seus cartões

Alguns quadros de equipe ficam atolados com cartões. Aqui está uma dica que ajuda você a se concentrar nas cartas que são importantes para você. Pressione Q. Pressione uma vez e o Trello aplica um filtro para mostrar apenas os cartões que têm você como membro. Você ainda recebe uma contagem para o número total de cartas que estão em cada lista, mas apenas suas cartas aparecem como cartas. Pressione Q mais uma vez e a visualização volta ao normal.

7. Arraste e solte URLs

Em vez de copiar e colar um URL de uma guia em um cartão do Trello, você pode arrastá-lo e soltá-lo lá. Realce o URL que você deseja adicionar. Arraste-o para a guia com seu quadro Trello aberto ou para o aplicativo de desktop. Deslize o cursor para o cartão onde você deseja adicionar o URL e solte. (Você precisa esperar uma batida entre cada etapa antes que os ícones apareçam para indicar que tudo está indo bem.)

8. Transforme e-mails em cartões Trello

Da próxima vez que você abrir um e-mail e perceber que todas as informações contidas nele serviriam melhor como um cartão Trello, considere encaminhar a mensagem para o quadro Trello de sua escolha. O aplicativo o transforma automaticamente em um novo cartão.

O Trello gerou um endereço de e-mail exclusivo para cada quadro. Encontre o endereço abrindo o quadro, abrindo o menu à direita e escolhendo Mais > Configurações de Email-to-Board. Você pode copiar o endereço de e-mail, gerar um novo endereço e selecionar a lista onde deseja que os novos cartões apareçam. Você também pode decidir se os novos cartões devem aparecer na parte superior ou inferior da lista.

Para aproveitar ao máximo o cartão, conheça estes cinco detalhes:

• A linha de assunto se torna o título do cartão.
• O corpo torna-se a descrição.
• Os anexos do e-mail se tornam anexos no cartão, desde que não tenham mais de 10 MB (os assinantes pagantes têm um limite maior para todos os outros anexos, 250 MB)
• Para adicionar rótulos, adicione à linha de assunto # seguido pelo nome exato do rótulo, por exemplo, #critical
• Para adicionar membros, digite a linha de assunto @ seguido do nome de usuário da pessoa que você deseja adicionar, por exemplo, @janedoe; ou coloque o endereço de e-mail do membro no campo Para ou CC antes de encaminhar a mensagem.

9. Escolha uma ótima imagem de fundo para cada placa

A maioria dos usuários do Trello provavelmente já sabe que pode personalizar a imagem de fundo ou a cor de seus quadros. Você pode fazer upload de sua própria imagem, escolher uma cor sólida ou pesquisar imagens sem licença do Unsplash usando uma ferramenta integrada.

A principal razão para tornar os fundos do seu quadro distintos tem mais a ver com a produtividade do que com o apelo visual. Quanto mais você e seus colegas de equipe usarem os quadros, mais você associará a imagem de fundo a cada quadro, seja consciente ou inconscientemente. Se os cenários forem distintos, todos poderão identificar e diferenciar os quadros instantaneamente ao vê-los, e isso significa menos confusão e começar a trabalhar rapidamente.

10. Copiar e colar de planilhas

O Trello sabe que quando você copia e cola uma lista de itens de uma planilha, há uma chance de você querer transformar cada célula em seu próprio cartão. Há também uma chance de você querer que uma lista apareça em um cartão. Portanto, o aplicativo pergunta o que você deseja fazer depois de pressionar enter. Dessa forma, você pode transferir rapidamente blocos de células de uma planilha para o Trello sabendo que o resultado será o que você deseja sem muita confusão e confusão.