Dlaczego pomoc w pracy może być najlepszą rzeczą, jakiej potrzebujesz od Dawn Mahoney

Czy pomoc w pracy może być rozwiązaniem edukacyjnym, które pomaga Twojej firmie?

Zapewnienie pracownikom informacji, których potrzebują, aby zdobywać kolejne poziomy, jest integralną częścią zarządzania personelem i prowadzenia udanego biznesu. Gdy zidentyfikujesz obszary problemowe lub luki w wiedzy, wystarczy szybkie wyszukiwanie w Google, aby odkryć różne dostępne opcje edukacji swoich pracowników.

Kursy online i eLearning to popularne sposoby szkolenia. Ale czy są one najbardziej odpowiednie do przekazywania informacji, które powinni znać Twoi pracownicy?

Kursy szkoleniowe i rozwiązania e-learningowe nie zawsze są złotym środkiem. Są to często kosztowne, czasochłonne rozwiązania problemu, a w zależności od tego, co muszą wiedzieć Twoi pracownicy, może to być strata czasu i pieniędzy.

Zanim zainwestujesz w jakiekolwiek rozwiązanie edukacyjne, zastanów się, co muszą wiedzieć Twoi pracownicy. Czy można tego nauczyć za pomocą materiału ilustracyjnego? Czy użytkownicy potrzebują częstego dostępu do łatwych do odczytania materiałów, a nie czegoś, co muszą zapamiętać?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „tak”, możesz potrzebować pomocy w znalezieniu pracy.

Pomoce w pracy mogą być pomocne w pomaganiu ludziom w nauce wykonywania zadań. W tym poście Dawn Mahoney dzieli się swoimi radami dotyczącymi tworzenia pomocy w pracy, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie.

Możesz obejrzeć wideo na ten temat na górze tego posta, aby posłuchać odcinka podcastu, kliknąć przycisk odtwarzania poniżej lub przeczytać więcej…

Dawn jest założycielem Learning In The White Space i jednym z czołowych autorytetów w zakresie ułatwiania szkoleń i projektowania instrukcji. Wie tak dużo o pomocy w pracy, że stworzyła kurs, który pomoże Ci wykorzystać je w swojej firmie: „ Nie wszystko musi być kursem: Pomoce w pracy ”.

Co to jest pomoc w pracy?

Pomoc w pracy, inaczej nazywana „ściągawką”, to dowolny materiał, który pomoże ci wykonać zadanie.

Dawn wierzy, że pomoce w pracy są niezbędnymi narzędziami, które dają ludziom przydatne informacje do samodzielnego wykonywania zadań. Nie muszą być formalne ani tworzone w specjalnym oprogramowaniu. Muszą tylko pomóc użytkownikowi przejść pomyślnie proces w możliwie najprostszy sposób.

Prawdopodobnie już korzystasz z pomocy w pracy i nawet o tym nie wiesz. Pomoc w pracy może mieć formę wirtualnej karteczki samoprzylepnej na ekranie komputera, przypominającej, jakie jest hasło logowania do komputera. Mogą to być papierowe instrukcje montażu, szczegółowo opisujące, jak zbudować nowe biurko do domowego biura. Może to być lista kontrolna, infografika, aplikacja, wydruk, notatka nabazgrana na kartce papieru – wszystko to ma potencjał, aby funkcjonować jako skuteczna pomoc w pracy.

Pomoce w pracy są używane w kółko i zapewniają wartość dla powracającego użytkownika. Zaprojektowany tak, aby był celowo łatwy do zrozumienia i szybki w użyciu. Dawn podkreśla, że ​​co najważniejsze, pomoce w pracy powinny być łatwo dostępne w razie potrzeby.

Kiedy potrzebujesz pomocy w pracy (nie szkolenia)

Rodzaj materiałów do nauki, których potrzebujesz, zależy wyłącznie od tego, co chcesz, aby użytkownicy wiedzieli.

Pomoce w pracy są lepsze dla:

• Procesy trudne lub niepotrzebne do zapamiętania
• Samodzielne informacje
• Informacje, których nie potrzebujesz bardzo często

Ludzie często myślą, że kurs wypełni luki w wiedzy ich pracowników, ale zanim zaczniesz szukać rozwiązania, powinieneś rozważyć zastosowanie informacji. Jeśli chcesz pomóc użytkownikom w przejściu procesu logowania do programu komputerowego, czy konieczne jest przeprowadzenie ich czasochłonnego szkolenia? A może wystarczy instrukcja z odpowiednimi, oznaczonymi zrzutami ekranu?

Pomoce w pracy nie zawsze muszą być niezależne od szkoleń – mogą być przydatnym dodatkiem. Jednak rada Dawn jest taka, że ​​pomoce w pracy powinny być dostępne również poza kursem. Powinny to być dokumenty do pobrania lub arkusze na wynos, do których użytkownicy mogą się odwołać, gdy będą ich potrzebować.

Co sprawia, że ​​pomoc w pracy jest skuteczna?

Dawn podkreśla, że ​​pomyślna pomoc w pracy powinna być jasna, zwięzła i przedkładać jakość informacji nad ilość.

Chociaż niekoniecznie ma to znaczenie, jak długo trwa Twoja pomoc w pracy (na przykład niektóre podręczniki mają ponad tysiąc stron), ma znaczenie, jak jest ona zorganizowana. Podstawowym wymogiem pomocy w pracy jest szybkie dostarczanie informacji, więc indeksuj dłuższe materiały i dziel tekst na łatwe do znalezienia fragmenty.

Tekst powinien być prezentowany w prosty sposób, na przykład w wypunktowaniach, numerowanych listach lub krótkich zdaniach, które są zrozumiałe na pierwszy rzut oka.

Skuteczne pomoce w pracy często zawierają odpowiednie obrazy, aby pomóc w wyjaśnieniu instrukcji. Dawn zaleca dołączanie dobrej jakości zdjęć lub zrzutów ekranu, jeśli to możliwe, do pomocy w pracy.

Dawn sugeruje również użycie formatu z elementami wizualnymi, takiego jak PDF lub PowerPoint, jako podstawy pomocy w pracy, ponieważ mogą one pokazywać zarówno elementy tekstowe, jak i wizualne. Zaleca odejście od formatów takich jak Excel, które mogą nadmiernie komplikować prezentację i utrudniać przyswajanie informacji.

Możesz używać wideo jako pomocy w pracy, ale uważaj, że korzystanie z nich może być czasochłonne. Użytkownicy mogą być zmuszeni do obejrzenia większej ilości materiału wideo, niż potrzebują, aby znaleźć odpowiednie informacje, w wyniku czego mogą nie polegać na pomocy w pracy w przyszłości.

Jak stworzyć udaną pomoc w pracy

Tworzenie pomocy w zatrudnieniu nie musi być skomplikowane, ale wymaga dokładnego podejścia. Dawn podzieliła się swoim procesem tworzenia skutecznej pomocy w pracy w tych czterech krokach.

1. Dowiedz się, co użytkownicy powinni wiedzieć

Dawn radzi rozpocząć proces tworzenia pomocy w pracy od rozmowy z osobami wykonującymi dane zadania. Jakie procedury stosują? Z jakich pomocy w pracy, jeśli w ogóle, już korzystają? Gdzie jest problem, a gdzie luki w ich wiedzy?

Zapoznaj się z problemem, na którym skupi się pomoc w pracy, a będziesz miał lepsze pojęcie o tym, jakie informacje należy uwzględnić. Z drugiej strony dowiesz się, co wykluczyć, dowiadując się, jaką wiedzę mają już użytkownicy.

Inne sposoby odkrywania luk w wiedzy obejmują znajdowanie nieaktualnych informacji, które wymagają aktualizacji lub przeglądanie materiałów szkoleniowych, aby zobaczyć, czego brakuje w istniejących procesach.

2. Zdecyduj, jaki rodzaj pomocy w miejscu pracy utworzyć

Gdy już wiesz, jakie informacje chcesz zawrzeć, musisz zdecydować, jaki rodzaj pomocy utworzyć.

Istnieje wiele różnych typów i musisz zdecydować, który jest najbardziej odpowiedni dla użytkowników. Dawn stworzyła swoje narzędzie „Wybór pomocy w pracy” jako punkt wyjścia, podkreślając niektóre typowe potrzeby biznesowe i pomoce w pracy, które mogą być odpowiednim rozwiązaniem.

Jeśli ta lista Cię przytłacza, zacznij od rozważenia rodzajów pomocy, które już masz w swojej organizacji i które najlepiej działają dla Twojego zespołu.

Zawsze możesz eksperymentować z nowymi typami, ale trzymanie się typu, o którym wiesz, że Twoi użytkownicy już dobrze pracują, pomoże szybciej osiągnąć sukces.

3. Przygotuj materiały i stwórz pomoc do pracy

Po wybraniu rodzaju pomocy w pracy możesz zacząć zbierać materiały potrzebne do jej stworzenia. Może to obejmować przygotowywanie obrazów, takich jak zrzuty ekranu lub robienie zdjęć.

Podczas pisania pamiętaj, aby tekst był jasny i zwięzły, a jeśli pracujesz z materiałami specjalistycznymi, upewnij się, że MŚP definiuje etapy procesu lub terminologię.

Dostępnych jest wiele cyfrowych narzędzi, które pomogą Ci stworzyć wyjątkową pomoc w pracy. Dawn pochwaliła darmowy szablon pomocy w pracy Snagit jako jeden z jej ulubionych, ale ważne jest, aby pamiętać, że możesz użyć prawie każdego oprogramowania do tworzenia treści, aby ułatwić pracę, od dokumentu Word po coś bardziej złożonego.

4. Spraw, aby pomoc w pracy była łatwa do znalezienia

Na koniec musisz upewnić się, że pomoc dotycząca ukończonej pracy jest łatwo dostępna. Dawn uważa, że ​​trudność w znalezieniu materiałów do nauki jest jedną z najważniejszych barier w osiągnięciu sukcesu.

Zastanów się, kiedy i gdzie Twoi użytkownicy będą potrzebować tej pomocy w pracy i odpowiednio ją umieść. Jeśli Twoi użytkownicy są pracownikami biurowymi, którzy potrzebują informacji, gdy są przy swoich komputerach, być może zechcesz dać im dokument, który będą mogli pobrać na swój komputer. Ale jeśli twój użytkownik jest sprzedawcą, który potrzebuje pomocy przy mniej wykorzystywanych procesach w kasie, wydruk przyklejony do lady może być bardziej odpowiedni.

Świetnym sposobem na udostępnienie pomocy w pracy jest stworzenie dla nich jednej przestrzeni (cyfrowo lub w inny sposób) i poinformowanie wszystkich, gdzie się znajdują. Najważniejszą wskazówką Dawn jest posiadanie tylko jednego linku, który prowadzi użytkowników do strony w systemie wewnętrznym lub do dokumentu Google, który zawiera linki do wszystkich Twoich pomocy w pracy, dzięki czemu są one zawsze dostępne.

Po tym, jak Twoi pracownicy będą mieli trochę czasu na skorzystanie z pomocy w pracy, poświęć trochę czasu na sprawdzenie ich efektywności. Czy są używane? Czy są jakieś informacje lub kroki, które przeoczyłeś lub które wymagają doprecyzowania? Stworzyłeś pomoc w pracy, aby pomóc, więc sprawdź, czy wykonuje swoją pracę.

Dawn uważa, że ​​najlepszym sposobem monitorowania skuteczności pomocy w pracy jest ustalenie, czy są one pomocne i czy są używane. Jeśli nie, dowiedz się dlaczego i odpowiednio je dostosuj. Jeśli jednak tak jest, możesz stworzyć jeszcze więcej, aby pomóc Twojej firmie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o procesie Dawn tworzenia skutecznych pomocy w pracy, odwiedź jej kurs w Akademii TechSmith „ Nie wszystko musi być kursem: pomoce w pracy ”.

Sprawdź więcej wspaniałych treści na bezpłatnej internetowej platformie edukacyjnej TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV

Aby uzyskać więcej porad i wskazówek ekspertów, odwiedź TechSmith Academy w YouTube lub posłuchaj podcastu.