Jakie informacje należy umieścić w podpisie e-mail?

Prawdopodobnie widziałeś podpis e-mail, który był po prostu nazwą i inny, który zawiera wiersze szczegółów, łącza i obrazy. Który jest lepszy? Który jest bardziej skuteczny? Pomożemy Ci zdecydować, jakie informacje umieścić w podpisie e-maila.

To zależy od tego, do czego będziesz używać podpisu

Aby rozpocząć, zadaj sobie pytanie, do czego będziesz używać podpisu. Czy jest to podpis zawodowy dla Twojej firmy czy podpis osobisty? Czy domyślnie będziesz używać podpisu dla każdego e-maila, czy tylko dla niektórych? Czy planujesz umieszczać podpis zarówno w e-mailach wewnętrznych, jak i zewnętrznych?

POWIĄZANE Czy powinieneś zawracać sobie głowę podpisem e-mail?

Większość osób, które tworzą i używają podpisu e-mail, robi to z powodów zawodowych. Możesz również użyć podpisu, jeśli jesteś studentem lub osobą poszukującą pracy. Mając to na uwadze, szczegóły, które podasz, mogą zależeć od Twojej branży, zawodu lub zamiaru.

Ponadto, jeśli planujesz używać podpisu we wszystkich wysyłanych wiadomościach e-mail, zawarte w nim szczegóły mogą się różnić w przypadku wiadomości zewnętrznych i wewnętrznych (w ramach Twojej organizacji). W takim przypadku możesz rozważyć skonfigurowanie wielu podpisów i użycie tego, którego potrzebujesz w danym momencie.

Przyjrzyjmy się podstawom, które powinien zawierać każdy podpis, opcjonalnym elementom, które możesz dodać, oraz szczegółom, które powinieneś pominąć w podpisie e-mail.

Co powinieneś zawrzeć w podpisie

To są najważniejsze informacje, które powinieneś zawrzeć w swoim podpisie.

Imię i nazwisko : W podpisie e-maila należy przynajmniej podać swoje pełne imię i nazwisko (imię i nazwisko). Chociaż prawdopodobnie używasz swojego imienia tylko w prywatnych wiadomościach e-mail, powinieneś używać pełnego imienia i nazwiska w przypadku e-maili zawodowych.

Tytuł lub stanowisko : kiedy wysyłasz wiadomość e-mail do nowej osoby, załóż, że ta osoba nic o tobie nie wie. Znają Twoje imię i nazwisko oraz Twoją firmę (poniżej), ale prawdopodobnie chcą poznać Twoją pozycję w firmie.

Nazwa firmy : ponownie, ponieważ większość podpisów jest używana do celów biznesowych, nazwę firmy należy umieścić poniżej lub w tym samym wierszu, co tytuł lub stanowisko.

Wskazówka: jeśli jesteś studentem, możesz podać kierunek studiów, na przykład „Student informatyki” oraz nazwę swojej szkoły.

Numer telefonu : chociaż e-mail to solidna forma komunikacji, często konieczny jest telefon. Jeśli adresat wiadomości e-mail chce porozmawiać na ten temat ustnie, należy podać mu swój numer telefonu oraz, jeśli ma to zastosowanie, numer kierunkowy kraju i numer wewnętrzny.

Jeśli tworzysz osobny podpis e-mail do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, możesz po prostu dołączyć swój numer wewnętrzny zamiast pełnego numeru telefonu. Jest to szczególnie dopuszczalne, jeśli wszystkie połączenia są kierowane przez tę samą linię główną.

Co można zawrzeć w podpisie

W zależności od zawodu, organizacji lub intencji podpisu, oto kilka szczegółów, które możesz chcieć uwzględnić.

Witryna firmowa : wielu może uznać to za element podstawowy, który powinien zawierać każdy podpis. Jest to jednak po prostu opcja, którą możesz chcieć dodać. Jeśli tak, połącz adres URL, aby odbiorca mógł odwiedzić witrynę jednym kliknięciem.

Adres pocztowy lub fizyczny firmy : jeśli pracujesz dla organizacji, która ma różne lokalizacje, na przykład w wielu stanach, regionach lub krajach, możesz podać adres firmy jako referencję dla odbiorcy.

Adres e-mail : wielu sugeruje, że Twój adres e-mail nie jest konieczny w podpisie, ponieważ znajduje się w nagłówku wiadomości e-mail. Istnieją jednak aplikacje e-mail, które wyświetlają tylko nazwę, zwłaszcza podczas odpowiadania.

POWIĄZANE Jak dodać podpis e-mail do Gmaila

Zdjęcie : jeśli chcesz dodać osobisty akcent, możesz dołączyć swoje zdjęcie. Jeśli zdecydujesz się dołączyć zdjęcie, upewnij się, że jest to profesjonalne zdjęcie w głowę, a nie zwykłe selfie lub karykatura.

Logo firmy : aby reprezentować markę firmy, rozważ dodanie swojego logo do podpisu. Dla odbiorcy korzystne może być zobaczenie projektu, co ułatwia jego zapamiętanie na pierwszy rzut oka. Pomyśl o niektórych z najbardziej znanych logo, dzięki którym te marki można szybko zidentyfikować.

Kolor : jeśli zdecydujesz się nie umieszczać logo swojej firmy, zamiast tego rozważ niewielką plamę koloru z kolorami swojej firmy. Możesz użyć koloru po prostu dla akcentów, połączeń lub linii, ale ogranicz go do minimum jednego lub dwóch kolorów.

Łącza do mediów społecznościowych : aby odbiorca mógł się szybko połączyć, możesz dołączyć łącza lub połączone ikony do serwisów społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter lub Instagram. Jest to szczególnie przydatne, jeśli używasz podpisu dla siebie jako freelancera, wykonawcy lub osoby poszukującej pracy, a nie dla firmy.

POWIĄZANE: Jak połączyć się z Facebookiem z podpisu Gmaila

Zrzeczenie się odpowiedzialności: wiele firm wymaga zrzeczenia się odpowiedzialności dotyczącej poufności i udostępniania na dole podpisu wiadomości e-mail w przypadku wiadomości zewnętrznych. Skontaktuj się ze swoim przełożonym lub kierownikiem, aby uzyskać szczegółowe informacje, jeśli uważasz, że tak może być.

Czego nie powinieneś umieszczać w podpisie

Jeśli nie masz pewności, czy w podpisie e-maila należy umieścić coś, czego nie ma na powyższej liście, oto kilka elementów, których należy unikać.

Dane osobowe : nie umieszczaj danych osobowych w podpisie firmy. Na przykład unikaj dodawania osobistego numeru telefonu komórkowego lub adresu domowego, chyba że chcesz, aby odbiorca je posiadał i ewentualnie z niego korzystał.

Inspirujące cytaty : Chociaż cytaty mogą nadawać się do podpisów osobistych w wiadomościach e-mail, niepotrzebnie rozpraszają uwagę w podpisach profesjonalnych, które po prostu zajmują miejsce.

Podpis graficzny : Możesz znaleźć atrakcyjne podpisy e-mail, które w rzeczywistości są obrazami, a nie tekstem. Zwykle wyglądają pięknie, ale są niepraktyczne dla osób korzystających z czytników ekranu lub funkcji czytania na głos. Jeśli zdecydujesz się użyć obrazu jako podpisu, pamiętaj o dołączeniu tekstu alternatywnego.

Inne wskazówki dotyczące podpisu e-mail

Jeśli chodzi o projektowanie podpisów e-mail, możesz znaleźć wiele pomocnych przykładów, generatorów podpisów i szablonów. Zapoznaj się także z naszymi instrukcjami dotyczącymi szablonów podpisów wiadomości e-mail w programie Outlook.

POWIĄZANE: Jak używać szablonu Microsoft do podpisu programu Outlook

Mów krótko. Zaleca się, aby podpis e-mail nie był dłuższy niż cztery lub pięć wierszy. Przy zbyt wielu szczegółach odbiorca potrzebuje czasu, aby znaleźć potrzebne informacje. Poza tym może to być kosmiczny wieprz na urządzeniach mobilnych, jak pokazano poniżej.

Ponadto używaj łatwych do odczytania czcionek i nie przesadzaj ze zbyt wieloma różnymi stylami lub rozmiarami czcionek, kolorami, obrazami lub linkami do mediów społecznościowych. Zobacz pierwszy zrzut ekranu w sekcji „Czego nie uwzględniać” powyżej.

Niezależnie od tego, czy tworzysz pojedynczy podpis e-mail, czy wiele podpisów dla różnych typów wiadomości, pamiętaj, aby najpierw dołączyć najważniejsze informacje, a następnie przejść od nich do korzystnych szczegółów.

POWIĄZANE: 12 zasad etykiety e-mail dla bezbłędnej komunikacji