Przyszłość komunikacji jest wizualna. Oto 6 sposobów, w jakie Twój zespół może wprowadzać innowacje.

Większość ludzi szybciej i lepiej rozumie informacje przedstawione wizualnie.

Właśnie dlatego emotikony, GIF-y, zrzuty ekranu i filmy zalały naszą codzienną komunikację. I to również w pracy.

Było to prawdą, gdy większość z nas pracowała w tradycyjnych warunkach biurowych, i to prawda teraz, że tak wielu z nas pracuje zdalnie i może brakować tego prawdziwego związku ze współpracownikami.

Oznacza to, że jeszcze ważniejsze jest, aby firmy korzystały z obrazów i wideo.

Dlaczego więc tak wiele firm polega na długich wiadomościach e-mail i niekończących się telefonach Zoom w celu zdalnej komunikacji?

W przypadku większości organizacji, dyrektorów generalnych i menedżerów odpowiedź jest tak prosta, jak: „Zawsze tak robiliśmy i działa dobrze!”

Ale o to chodzi: to, co zadziałało wczoraj, niekoniecznie gwarantuje sukces dzisiaj — zwłaszcza, gdy istnieją bardziej skuteczne opcje.

Firmy, które nie spieszą się z wprowadzaniem innowacji lub aktualizacją procedur, zostaną w tyle.

[Webinar] Wartość materiałów wizualnych i 6 sposobów, w jakie możesz zacząć z nich korzystać już teraz

Praca zdalna wymaga znalezienia nowych i lepszych sposobów łączenia się online ze współpracownikami — a wizualizacje i wideo są kluczem do skutecznej komunikacji w miejscu pracy (zarówno zdalnej, jak i osobistej).

Rozumiemy. Zmiana jest trudna. Jesteś zajęty. Twój zespół jest zajęty. A pomysł nauczenia się tworzenia obrazów i filmów jest zniechęcający (zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś).

Ale co by było, gdyby tworzenie profesjonalnych materiałów wizualnych i wideo do komunikacji było — w wielu przypadkach — rzeczywiście łatwiejsze niż pisanie długiego i nudnego e-maila?

To jest!

A co najważniejsze, komunikacja zdalna jest lepsza nie tylko dla Twoich pracowników — jest lepsza dla Twojej firmy. Zwiększysz produktywność, będziesz mieć mniej błędów i wyeliminujesz pętle sprzężenia zwrotnego.

Ponadto Twoi pracownicy będą bardziej zaangażowani niż kiedykolwiek.

Nie martw się, nie prosimy Cię o całkowitą rezygnację z poczty e-mail. Po prostu proponujemy lepszy sposób.

A rozpoczęcie pracy jest niezwykle łatwe.

Pokażemy Ci jak.

Oto, czego się dowiesz:

• Dlaczego korzystanie wyłącznie z komunikacji tekstowej (takiej jak e-mail) w rzeczywistości kosztuje czas i pieniądze.
• Jak materiały wizualne i wideo zwiększają produktywność i zaangażowanie pracowników.
• Sześć sposobów, w jakie Ty i Twój zespół możecie łatwo zacząć używać materiałów wizualnych i wideo do komunikacji w miejscu pracy — nie są wymagane żadne umiejętności zawodowe.
• Trzy mity komunikacji wizualnej i dlaczego są nieprawdziwe.

W jaki sposób wizualizacje są lepsze w komunikacji zdalnej (i Twojej firmie)

Wszyscy tam byliśmy. Słyszysz małe „ding” w skrzynce odbiorczej. Klikasz, aby to sprawdzić, i właśnie tam, wpatrując się w ciebie, jest gigantyczna ściana tekstu. Pięć akapitów po sześć zdań. Brak osobowości. Bez zahamowań. Brak obrazów.

Nie, dziękuję.

Uwaga, spoiler: Twój e-mail NIE znalazł mnie dobrze.

Ale wyjaśnijmy coś. Nie mówimy, że e-mail jest przestarzały. Poczta e-mail jest i pozostanie jednym z filarów komunikacji biznesowej.

Jest świetny, gdy jest właściwie używany. Niestety, zaczęliśmy polegać na poczcie e-mail jako ostateczności komunikacji w miejscu pracy.

E-mail jest idealny do szybkich aktualizacji lub notatek o długości kilku zdań. Chcesz śledzić zgłoszenie lub sprawdzić status projektu? E-mail to Twój cel.

Chcesz wydawać instrukcje lub dostarczać wiele informacji naraz? To nie jest mocna strona poczty e-mail.

Aplikacje do czatu, takie jak Slack i Microsoft Teams, stały się tak popularne, przynajmniej częściowo, ponieważ nadużywamy poczty e-mail.

Jeśli chodzi o komunikację tekstową, ludzie chcą, aby była krótka i słodka.

Ale nie wierz nam na słowo. Zrobiliśmy badania!

Jaka jest prawdziwa wartość wizualizacji?

Kilka lat temu przeprowadziliśmy dość duży projekt badawczy zatytułowany The Value of Visuals. Chcieliśmy dowiedzieć się, czy komunikacja za pomocą materiałów wizualnych i wideo jest rzeczywiście lepsza niż zwykły tekst, ale chcieliśmy również dowiedzieć się, czy komunikacja wizualna przynosi korzyści ekonomiczne.

Przetestowaliśmy 125 osób wykonujących rzeczywiste zadania biurowe, takie jak aktualizowanie strony internetowej, wypełnianie raportu wydatków oraz pobieranie i instalowanie nowego oprogramowania. Dla każdej osoby instrukcje do każdego zadania były losowo podawane jako zwykły tekst, tekst z zaznaczonymi zrzutami ekranu/obrazami lub wideo.

Następnie mierzyliśmy ich wydajność, gdy wykonywali swoje zadania.

Wyniki były zdumiewające.

W sumie 67% badanych wykonało zadania lepiej, gdy instrukcje były dostarczane w postaci obrazów lub wideo. Przyswajali informacje średnio o 7% szybciej, a pytani później o zadania, lepiej i na dłużej zapamiętywali informacje.

W rzeczywistości nasze badanie szacuje, że gdy firmy wykorzystują więcej obrazów i filmów w komunikacji w miejscu pracy, każdy pracownik może zyskać prawie siedem minut produktywności dziennie.

To prawie 34 minuty na pięciodniowy tydzień pracy i 2,25 godziny miesięcznie — na każdego pracownika.

Oznacza to, że jeśli Twoja firma zatrudnia 100 pracowników, możesz odzyskać 225 godzin wydajności każdego miesiąca. Jeśli Twoja firma zatrudnia 500 pracowników, oznacza to 1100 godzin pracy.

W kategoriach pieniężnych jest to około 1200 dolarów zysku rocznie na każdego pracownika — tylko dzięki wykorzystaniu większej ilości materiałów wizualnych w komunikacji w miejscu pracy.

Pracownicy chcą więcej materiałów wizualnych

Gdyby korzyści czysto ekonomiczne nie wystarczyły, Twoi pracownicy pragną więcej komunikacji wizualnej w pracy.

Nasze badanie wykazało, że 48% pracowników uważa wideo za najbardziej angażującą formę komunikacji. 37% uważa tekst z obrazami za najbardziej angażujący.

Tylko 15% stwierdziło, że e-mail był najbardziej angażujący.

A jednak prawie 50% firm faktycznie zwiększa wykorzystanie poczty e-mail.

Pracownicy mniej zaangażowani czują się mniej związani ze swoją pracą, firmą i rówieśnikami. A to potęguje uczucie rozłączenia, które może już wystąpić w przypadku pracy zdalnej.

Ale prawdziwie zaangażowani pracownicy mają poczucie, że są częścią czegoś większego niż oni sami. Mają motywację do lepszej pracy.

Kiedy czują, że ich firma troszczy się o nich, bardziej dbają o swoją firmę.

Sześć prostych sposobów na rozpoczęcie korzystania z wizualizacji w pracy już teraz — nie są wymagane żadne umiejętności zawodowe

1. Zamień spotkania na wideo

Spotkania czysto informacyjne nie powinny wymagać od wszystkich przebywania w tym samym miejscu w tym samym czasie — nawet jeśli to miejsce jest wirtualne.

Jeśli masz informacje, które możesz udostępnić swojemu zespołowi, które nie wymagają natychmiastowej opinii lub burzy mózgów, spróbuj zastąpić to spotkanie filmem.

Możesz napisać dokładnie to, co chcesz powiedzieć i udostępniać informacje bez przerywania lub bez rozmów, które odbiegają lub szaleńczo zbaczają z kursu.

Jeśli masz slajdy do pokazania, użyj Snagit, aby nagrywać ekran podczas narracji. Brak slajdów? Nie ma problemu. Snagit może nagrywać Twoją kamerę internetową, aby nadać Twojemu filmowi bardziej osobisty charakter.

Ten rodzaj dostawy bardziej szanuje czas Twojego zespołu. Jeśli nie jest pilne, aby w tej chwili znali informacje, mogą obejrzeć wideo w swoim czasie. A jeśli potrzebują odświeżenia, zawsze mogą wrócić i obejrzeć ponownie.

Dodatkowo, jeśli potrzebujesz informacji zwrotnej lub jeśli mają pytania, mogą zwrócić się do Ciebie indywidualnie.

Z naszego doświadczenia wynika, że ​​spotkania, które normalnie zostałyby zaplanowane na godzinę, można skrócić do 20-minutowego (lub mniej) filmu. To TONA zaoszczędzonego czasu!

2. Zapewnij wizualną informację zwrotną

Jest to jeden z najlepszych sposobów na rozpoczęcie korzystania z wizualizacji w miejscu pracy i komunikacji zdalnej, ponieważ prawdopodobnie robisz już coś podobnego.

Niemal każdy z nas musiał korygować i edytować dokument, który utworzył ktoś inny. Drukujemy go, chwytamy za czerwony długopis i odnotowujemy na wydrukowanych stronach, gdzie wprowadzić żądane zmiany.

Niestety, jeśli nie chcesz przeskanować swoich stron i wysłać ich pocztą e-mail, to tak naprawdę nie działa w środowisku zdalnym.

Snagit może pomóc!

W tym przykładzie użyłem Snagita, aby pobrać zrzuty ekranu określonych stron w ebooku i zanotować, gdzie potrzebne były zmiany. Podobnie jak w przypadku tradycyjnej edycji dokumentu, odbiorca może dokładnie zobaczyć, czego chcę i gdzie chcę.

Nie zajęło to prawie wcale czasu.

Co więcej, działa w przypadku prawie każdego rodzaju podobnych informacji zwrotnych. Chcesz wprowadzić zmiany w witrynie? Po prostu pobierz zrzuty ekranu, zanotuj niezbędne zmiany i wyślij je do swojego zespołu internetowego.

Możesz to również zrobić, łącząc obrazy i wideo. Klient Snagit Referral Rock — którego zespół jest zdalny od pierwszego dnia — powiedział nam, że regularnie pobiera zrzuty ekranu, których potrzebuje, i dodaje znaczniki. Następnie nagra krótki screencast wideo, który przeprowadzi swój zespół przez zmiany, aby w razie potrzeby dodać kontekst.

Teraz rozumieją, co należy zmienić I dlaczego.

To szybsze niż pisanie i wysyłanie e-maili — i o wiele bardziej angażujące i przyjazne.

3. Twórz wiecznie zielone treści szkoleniowe i wprowadzające na pokład

Świetny onboarding zapewnia nowym pracownikom narzędzia i informacje, których potrzebują, aby odnieść sukces w swoich nowych rolach. W środowisku zdalnym zdobywanie czasu na szkolenie twarzą w twarz nie jest zbytnią opcją, ale tworzenie wideo i wizualnych treści szkoleniowych może znacznie pomóc w skierowaniu ich na drogę do sukcesu.

Niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenie pierwszego dnia, czy o ciągłe doskonalenie pracowników, treści wizualne i wideo mają wiele sensu.

Świetnie nadaje się do takich rzeczy, jak korzystanie z systemów HR lub logowanie do sieci. Możesz nawet nakręcić krótki film z odpowiedziami na cztery (lub sześć lub 10) najczęściej zadawanych pytań od nowo zatrudnionych pracowników.

I jest łatwo skalowalny. Twoje poradniki, pomoce dotyczące pracy lub krótkie filmy szkoleniowe są przeznaczone dla jednej, 100, 1000 lub więcej osób.

Nawet dla mniejszych organizacji ma to więcej sensu. Treści szkoleniowe mogą pracować dla Ciebie nawet wtedy, gdy zajmujesz się innymi rzeczami. Spędzisz mniej czasu poza pracą, a więcej czasu wykonując inną pracę.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz tworzyć pomoce do pracy, mikrofilmy szkoleniowe z oprogramowania, przewodniki krok po kroku, czy więcej, Snagit jest idealnym narzędziem do tworzenia wewnętrznych treści szkoleniowych.

4. Mieć wydajniejsze wdrażanie oprogramowania

Prawie każda organizacja musi w pewnym momencie wdrożyć nowe oprogramowanie. Może to być niezwykle frustrujące i uciążliwe dla Twoich pracowników — zwłaszcza jeśli nie jest dobrze skomunikowane.

Użyj zrzutów ekranu i screencastów, aby pokazać, jak prezentować funkcje oprogramowania podczas wewnętrznego wdrażania. Nagraj krótki screencast, który można łatwo udostępnić członkom zespołu lub całej firmie.

Krótkie sesje szkoleniowe mogą pomóc użytkownikom w utrzymaniu ich umiejętności podczas uczenia się nowych funkcji. Szkolenie pracowników w zakresie wdrażania oprogramowania może pomóc w zapobieganiu utracie produktywności.

Niedawno przeszliśmy przez duże wdrożenie oprogramowania w TechSmith. Nasz zespół IT wykorzystał kombinację zrzutów ekranu, krótkich filmów, a nawet wiadomości e-mail, aby przygotować nas na to, co miało nadejść, przeprowadzić nas przez proces wdrażania i skontaktować się z nami po zainstalowaniu oprogramowania.

Zamiast przedzierać się przez akapity tekstu (które większość ludzi nie robi więcej niż przeglądanie), byliśmy w stanie zobaczyć, co nadchodzi, co musimy zrobić i przekazać opinie zgodnie z prośbą.

5. Zapewnij szkolenie/pomoc rówieśniczą (tzw. uczenie się społeczne lub szkolenie nieformalne)

Większość z nas prawdopodobnie nie myśli o sobie jako o trenerach, ale są szanse, że pracując z innymi ludźmi, musiałeś kiedyś pokazać komuś, jak się coś robi.

Może to być wszystko, od pokazania współpracownikowi, jak dodać wiadomość poza biurem do wiadomości e-mail, po dostosowanie ustawień mikrofonu w aplikacji do wirtualnych spotkań.

Zamiast wskakiwać na spotkanie za każdym razem, gdy ktoś potrzebuje pomocy, utwórz krótki screencast wideo pokazujący ten proces. Lub chwyć kilka zrzutów ekranu i użyj narzędzia Snagit, aby stworzyć przewodnik krok po kroku.

Zaoszczędzisz czas w ciągu dnia i zapewnisz współpracownikom miłą pomoc, gdy będą potrzebować odświeżenia.

6. Szybciej odpowiadaj na pytania techniczne

Twoi pracownicy IT mogą zaoszczędzić sporo czasu i wysiłku, tworząc poradniki i pomoce dotyczące zadań z najczęściej zadawanymi pytaniami. Następnie, gdy nadejdzie prośba, mają gotową odpowiedź.

Nawet bardziej złożone lub mniej częste pytania również przyniosą korzyści dzięki wizualizacjom i filmom. Gdy jeden z Twoich użytkowników ma problem lub prośbę, Twój zespół IT może pobrać zrzuty ekranu przedstawiające dokładnie, gdzie się udać i co zrobić, aby rozwiązać problem. Lub nagraj film z screencastem, przedstawiający różne opcje lub potencjalne poprawki.

Działa to również dla Twoich użytkowników! Czy ktoś nagle otrzymał dziwny nowy komunikat o błędzie? Zrób zrzut ekranu i wyślij go do swojego zespołu IT. Mogą zdiagnozować problem i wrócić do pracy.

Lub, jeśli aplikacja wielokrotnie się zawiesza, pobierz nagranie ekranu przedstawiające kroki, które podjąłeś przed awarią, aby pomóc personelowi IT zidentyfikować i naprawić problem.

Trzy mity dotyczące tworzenia treści wizualnych (i dlaczego są nieprawdziwe)

Więc wiesz, że powinieneś używać więcej treści wizualnych w komunikacji w miejscu pracy, ale czy nie jest to o wiele trudniejsze? O wiele łatwiej jest napisać e-mail, prawda?

Spójrzmy na to.

Mit 1. Tworzenie wizualizacji i filmów trwa zbyt długo

Wideo i wizualizacje MOGĄ zająć dużo czasu. Ale nie muszą.

Pamiętaj, że doskonałe jest wrogiem dobra. Chociaż wielu z nas nie ma skrupułów, aby wysłać szybką wiadomość e-mail bez korekty lub upewnienia się, że cała gramatyka i interpunkcja są doskonałe, z jakiegoś powodu uważamy, że wizualizacje i filmy muszą być doskonałe przed udostępnieniem.

Bynajmniej.

Obejmij pomyje. Opanuj jeden screencast. Świętuj i korzystaj z szybkiego zrzutu ekranu ze znacznikami.

Jeśli znajdziesz się w cyklu perfekcji, cofnij się o krok i pomyśl o celu i odbiorcach. Te dwa czynniki pomogą Ci określić, jak dopracowany powinien być Twój film.

Jako menedżer lub dyrektor generalny, zwiększ pewność siebie swojego zespołu, wyraźnie określając, które treści są priorytetowe i wymagają dopracowania. Większość komunikacji wewnętrznej prawdopodobnie nie musi być idealna, aby była skuteczna.

Mit 2: Potrzebujesz specjalnych zestawów umiejętności

Przejście na coś nowego może sprawić, że niektórzy poczują się nieswojo. Niezależnie od tego, czy chodzi o bycie twórcą po raz pierwszy, czy niepewność związaną z wykonaniem, wiele osób nie ma pojęcia, jak łatwo jest tworzyć wizualizacje.

Technologia przyniosła wiele sposobów na łatwe tworzenie naprawdę niesamowitych wizualizacji i filmów bez potrzeby posiadania umiejętności zawodowych.

Oprogramowanie do komunikacji wizualnej, takie jak TechSmith Snagit, ułatwia tworzenie i udostępnianie wysokiej jakości obrazów i wideo, które dostarczają wiadomości szybciej niż sam tekst.

W wielu przypadkach jest to o wiele łatwiejsze i szybsze niż pisanie długiego i skomplikowanego e-maila.

Mit 3: Nie będziesz wiedział, od czego zacząć

Znalezienie nowych sposobów włączania zawartości wizualnej do organizacji nie musi być nadmiernie skomplikowane ani skomplikowane — ma to uprościć. Istnieje wiele sposobów wykorzystania wizualizacji, aby ułatwić komunikację i pomóc w przekazaniu sedna sprawy.

Najpierw ustal, co chcesz osiągnąć i jak wizualizacje mogą w tym pomóc. Następnie wzmocnij swoich pracowników i poprowadź ich, aby upewnić się, że to się rzeczywiście udaje.

Może minąć trochę czasu, zanim wyjdziesz z nałogu e-mailowego, ale Ty i Twoi pracownicy będziecie szczęśliwsi, kiedy to zrobicie.

Podobnie jak w przypadku pisania e-maila lub tworzenia planu spotkania, zastanów się nad celem filmu lub obrazu, a następnie, co chcesz dzięki niemu osiągnąć. Następnie stwórz coś, co to robi.

Jeśli nadal potrzebujesz pomocnej dłoni, Snagit oferuje profesjonalnie zaprojektowane, łatwe w użyciu szablony na te czasy, kiedy zaczynanie od zera wydaje się zbyt trudne. A dzięki subskrypcji TechSmith Assets for Snagit uzyskasz dostęp do jeszcze więcej.

Przenieś komunikację zdalną na wyższy poziom dzięki wizualizacjom i wideo

Firmy, które wykorzystują więcej treści wizualnych i wideo do komunikacji wewnętrznej, mogą zwiększyć produktywność, zmniejszyć liczbę błędów, wyeliminować pętle sprzężenia zwrotnego i mieć szczęśliwszych, bardziej zaangażowanych pracowników.

A dzięki narzędziom programowym, takim jak TechSmith Snagit, tworzenie profesjonalnej jakości, wysoce efektywnej zawartości za pomocą zaledwie kilku kliknięć nigdy nie było łatwiejsze — nawet jeśli nigdy w życiu nie tworzyłeś obrazu ani filmu.

Zabij niepotrzebnego potwora e-mailowego i wejdź na ścieżkę angażującej, skutecznej komunikacji.