Jak tworzyć dokumentację i przewodniki dotyczące procesu wizualnego

Prawdopodobnie nie uważasz się za trenera, ale prawie każdy z nas w pewnym momencie musi wyjaśnić proces lub przeszkolić kogoś, aby zrobił coś nowego. Jeśli jest to coś, o czym wiele osób może potrzebować, prawdopodobnie zechcesz stworzyć jakiś rodzaj dokumentacji, którą możesz udostępnić. W ten sposób nie będziesz musiał tego ciągle tłumaczyć.

Jeśli chodzi o wyjaśnienie procesu lub kroków niezbędnych do zrobienia czegoś, nic nie przebije wizualizacji. Obrazy i wideo pozwalają pokazać kroki niezbędne do wykonania zadania, a nie tylko wyjaśniać słowami.

Tutaj przydaje się wizualna dokumentacja procesu.

Wizualna dokumentacja procesu to po prostu fantazyjny sposób na przekazanie instrukcji, samouczków lub treści szkoleniowych, które zawierają obrazy lub filmy.

Wszyscy słyszeliśmy stare powiedzenie „obraz wart jest tysiąca słów”. Okazuje się, że to prawda!

W rzeczywistości badania TechSmith wykazały, że ludzie nie tylko wolą, gdy instrukcje są przedstawiane wizualnie, ale faktycznie uczą się szybciej, działają lepiej i dłużej zachowują informacje.

Oznacza to, że jest o wiele mniej zmian, które ktoś będzie musiał przychodzić i prosić o te same instrukcje raz za razem!

Ale jak stworzyć wizualną dokumentację procesu — zwłaszcza jeśli nie jesteś grafikiem?

Na szczęście tworzenie profesjonalnie wyglądających treści wizualnych i wideo jest niezwykle łatwe dzięki odpowiednim narzędziom i odrobinie wiedzy.

Oto, czego się dowiesz:

• Czym jest dokumentacja procesu i dlaczego jest ważna?
• Typowe typy dokumentacji procesowej.
• Narzędzia do tworzenia wizualnej dokumentacji procesu.
• Jak łatwo tworzyć treści wizualne — w tym wideo — w celu tworzenia bardzo skutecznej dokumentacji wizualnej.
• Najlepsze praktyki zapewniające wysoką skuteczność dokumentacji.
• Jak zapewnić dłuższą trwałość dokumentacji.

Co to jest dokumentacja procesu?

Dokumentacja procesu to dowolny dokument, który pokazuje kroki niezbędne do wykonania zadania lub projektu. Mogą mieć charakter formalny lub nieformalny, w zależności od odbiorców i celu.

Do czego służy dokumentacja procesu?

Jak widać z powyższej definicji, dokumentacja procesu to dość szerokie pojęcie. Może to być coś tak prostego, jak szybki zrzut ekranu przedstawiający kroki logowania do klienta poczty e-mail lub tak złożone, jak wielostronicowy dokument.

Jeśli się nad tym zastanowić, przepis jest dokumentem procesu. Dlatego pomocne może być myślenie o dokumencie procesu jako przepisie na wykonanie zadania. Niektóre przepisy są złożone i wymagają mnóstwa kroków i materiałów, podczas gdy inne są proste i mogą zawierać tylko kilka składników.

Oto tylko kilka sposobów, w jakie dokumentacja procesu może być pomocna:

Szkolenie nowych pracowników

Dokumentacja procesu jest niezwykle pomocna, gdy trzeba przeszkolić nowych pracowników. Udostępnienie go nowym członkom zespołu pozwala im pomóc sobie w procesie wdrażania, w przeciwieństwie do bycia całkowicie zależnym od trenera, który nauczy ich wszystkiego, co powinni wiedzieć.

Często, gdy do zespołu dołącza nowy pracownik, wypełnia on wakat. A kiedy w zespole są wolne miejsca, każdy członek ma zwykle większe obciążenie pracą.

Tak więc dokumentowanie procesów, zanim poczujesz, że jest to konieczne, oznacza mniej stresu i presji, gdy członkowie personelu mogą już być naciągnięci. Oczywiście, nadal możesz tworzyć dokumentację procesu, gdy istnieje natychmiastowa potrzeba przeszkolenia współpracownika!

Dokumentacja procesu umożliwia ludziom dostęp do informacji na własną rękę, kiedy tego potrzebują, ułatwiając samopomoc.

Przygotuj się na nieoczekiwane

Pomaga udokumentować proces w organizacji, nawet jeśli nie ma na to pilnej potrzeby.

Może to zapewnić przyszłemu współpracownikowi sukces. Podobnie jak w przypadku szkolenia dla nowych pracowników, możesz udostępnić informacje na żądanie, a jeśli osoba, która normalnie wykonywałaby dane zadanie, jest chora lub niespodziewanie niedostępna, ktoś inny może łatwo przejąć kontrolę.

Zapewnij przejrzystość procesu

Dodatkowo dokumentowanie procesu pomaga zachować przejrzystość w organizacji. Umożliwia pracownikom, którzy nie są blisko określonego obszaru firmy, wgląd w zadania poza ich bezpośrednim zespołem i/lub działem.

To z kolei może prowadzić do usprawnień przepływu pracy, takich jak pozbycie się zduplikowanych kroków lub zadań. Może również podkreślać punkty bólu, które mogą skutkować elementami działania. Świadomość spornych punktów w procesie może być wszystkim, czego potrzeba, aby przydzielić zasoby na wprowadzanie stopniowych ulepszeń.

Niektóre popularne typy dokumentów procesowych obejmują:

• Materiały wprowadzające, takie jak instrukcje logowania do oprogramowania HR.
• Instrukcje dotyczące oprogramowania.
• Instrukcje obsługi produktów.
• Przepisy kulinarne.
• Filmy instruktażowe.

Jakie są zalety wizualnej dokumentacji procesu?

Wizualna dokumentacja procesu ułatwia zrozumienie procesu. Kiedy ludzie widzą, co mają zrobić, mają większe szanse na zrozumienie i odniesienie sukcesu.

Powyższy obrazek pokazuje proces importowania linku do YouTube w TechSmith Knowmia. Wystarczy rzut oka, aby użytkownik dokładnie wiedział, gdzie kliknąć i gdzie wpisać swój link, aby dodać swój film na YouTube.

Zrozumienie pisemnej instrukcji zajęłoby więcej czasu i zmusiłoby użytkowników do wizualnego wyszukiwania, gdzie kliknąć dla każdego kroku. W ten sposób wszystko jest w porządku, aby zobaczyć.

Zapewnia przewodnik referencyjny dotyczący oczekiwań dotyczących wyników procesu

Dokumentacja procesu wizualnego pomaga pokazać oczekiwane rezultaty. Dokumentacja pokazuje jedną możliwą ścieżkę ukierunkowaną na te cele. Nie oznacza to jednak, że udokumentowany proces jest jedyną drogą do pożądanego rezultatu.

Wizualna dokumentacja procesu, która przedstawia procedury dla procesu, ułatwia dostrzeżenie obszarów, w których nasz czas lub narzędzia mogą być efektywniej wykorzystywane w przyszłości.

Oferuje kontekst dla projektów i procesów

Proces może obejmować kroki i procedury, które dotyczą tylko pojedynczego projektu. Chociaż przyszłe projekty mogą mieć wiele takich samych procedur, wiele rzeczy może również mieć zastosowanie w inny sposób. Niektóre z tych różnic mogą być nawet trudne do zauważenia z zewnątrz.

Wizualna dokumentacja procesu ułatwia porównanie okoliczności, które wystąpiły w jednym procesie z innym procesem. Pomaga to uniknąć błędów, które mogą wynikać z zastosowania jednej procedury do procesu, do którego nie pasuje.

Ułatwia szkolenie nowym uczestnikom procesu

Wizualna dokumentacja procesu pomaga wyeliminować wiele pytań, które może mieć nowy uczestnik procesu, ponieważ większość tych procedur zostanie bezpośrednio omówiona w dokumentacji. Dzięki temu dodatkowy czas, który można by poświęcić na szkolenie innych osób, można skoncentrować na innych obszarach, w których może być potrzebna uwaga. Chodzi o mądrzejszą pracę, a nie cięższą pracę.

Co się stanie, jeśli pierwotni uczestnicy projektu przyjmą inną rolę? Wizualna dokumentacja procesu zapewnia, że ​​projekt może zostać ukończony nawet bez obecności osoby, która udokumentowała pierwotny proces.

Brzmi całkiem nieźle, prawda? Te i wiele innych zalet wizualnej dokumentacji procesu pokazują, że może ona być potężnym narzędziem do wykorzystania na wiele dynamicznych sposobów. Mając na uwadze te zalety, teraz jest dobry moment na wprowadzenie kilku najlepszych praktyk, które pomogą Ci w pełni wykorzystać dokumentację.

Narzędzia do tworzenia wizualnej dokumentacji procesu

Jedną z głównych barier w tworzeniu dokumentacji wizualnej jest przekonanie, że nie masz umiejętności, czasu ani wiedzy, aby zrobić to dobrze.

Jestem tutaj, aby powiedzieć Ci, że nie potrzebujesz profesjonalnych umiejętności, aby uzyskać profesjonalne wyniki wysokiej jakości. W rzeczywistości w wielu przypadkach wystarczy kilka kliknięć, aby uzyskać to, czego potrzebujesz!

Snagit

Snagit to najlepszy wybór do tworzenia bogatych, profesjonalnie wyglądających dokumentów procesowych, poradników, samouczków i nie tylko.

Daleko poza prostym zrzutem ekranu i narzędziem do oznaczania, Snagit zawiera wiele funkcji, dzięki którym dokumentacja jest tak łatwa, jak kliknięcie i przeciągnięcie.

Szablony

Niezależnie od tego, czy chcesz utworzyć jeden, czy 1000 dokumentów procesowych, szablony Snagit właśnie stały się Twoim nowym najlepszym przyjacielem. Snagit zawiera wiele darmowych, profesjonalnie zaprojektowanych szablonów lub możesz zasubskrybować TechSmith Assets dla Snagit, aby uzyskać dostęp do ton więcej.

Dzięki szablonom możesz robić zrzuty ekranu, umieszczać je w szablonie, dodawać wszelkie niezbędne opisy tekstowe i gotowe. To naprawdę takie proste.

Możesz też wyjść poza zrzuty ekranu. Masz zdjęcia lub ilustracje produktów, którymi chcesz się podzielić? Snagit też sobie z nimi poradzi. Po prostu dodaj je tam, gdzie jest to właściwe, a Snagit zajmie się resztą.

Narzędzie do kroków

Snagit faktycznie ma narzędzie, które pomaga pokazać kroki niezbędne do wykonania zadania. To w skrócie dokumentacja procesu!

Uprość narzędzie

Narzędzie uproszczenia umożliwia usuwanie zbędnych lub nieistotnych informacji w celu podkreślenia tego, co najważniejsze. I oczywiście ze Snagitem możesz to zrobić za pomocą kilku kliknięć!

Ponadto, usuwając niepotrzebny tekst i inne elementy, Twoja treść jest mniej podatna na drobne zmiany w interfejsie użytkownika, sformułowaniach itp. Oznacza to, że Twoja treść może mieć znacznie dłuższy cenny okres trwałości — a to oznacza mniej aktualizacji i więcej czasu na skup się na innych rzeczach!

Wideo z obrazów

Czasami najlepsza dokumentacja procesu nie jest tak naprawdę dokumentem, ale filmem! Z łatwością chwyć zrzuty ekranu lub inne obrazy i przekształć je w film pokazujący dokładny proces. W razie potrzeby możesz dodawać adnotacje i narrację.

Kanwa

Canva to jeden z najłatwiejszych sposobów tworzenia niestandardowych grafik. W rzeczywistości wiele grafik, które widzisz na tym blogu, zostało stworzonych w serwisie Canva.

Zasoby TechSmith dla Snagit

Zauważyłem przede wszystkim szablony dostępne w TechSmith Assets dla Snagit, ale na tym się nie kończy. Istnieje dosłownie tysiące obrazów, ilustracji, ikon, znaczków i nie tylko, które możesz wykorzystać w swoim projekcie. Snagit jest dostarczany za darmo z wieloma zasobami, ale możesz subskrybować, aby uzyskać dostęp do większej liczby.

Najlepsze praktyki

• Określ dokładnie, w jaki sposób formułujesz procedury w swojej dokumentacji, aby dokładnie przekazać wiadomość.
• Dokumentuj każdy krok potrzebny do ukończenia procesu. Nie zawieraj niczego więcej i niczego mniej.
• Pamiętaj, aby dołączyć wszelkie zasady lub zasady, których należy przestrzegać podczas procesu.
• Upewnij się, że zarówno tekstowa, jak i wizualna część dokumentacji jest uporządkowana w spójny sposób, tak aby kolejność procesu była łatwa.
• Pamiętaj, aby zanotować datę powstania oryginalnej dokumentacji, a także wszelkie aktualizacje.
• Użyj narzędzi do przechwytywania ekranu, takich jak Snagit lub inne, aby tworzyć potężne efekty wizualne (zrzuty ekranu, filmy, schematy blokowe itp.). Pozwoli to na klarowną organizację tekstu procedur.
• Ze względów bezpieczeństwa przechowuj dokumentację w miejscu, w którym można kontrolować, kto ma do niej dostęp.
• Utwórz kopię zapasową wszystkich plików, które towarzyszą dokumentacji procesu wizualnego.

Sugerowane czytanie

• Jak stworzyć podręcznik szkoleniowy: kroki i narzędzia, które to ułatwiają
• Jak tworzyć pomoce zawodowe, które podniosą wydajność Twojego zespołu?
• Jak stworzyć świetny skrócony przewodnik
• To najszybszy sposób na tworzenie wizualnych treści instruktażowych
• Jak udokumentować proces za pomocą zaledwie kilku kliknięć

FAQ

Uwaga: ten post został pierwotnie opublikowany w 2017 r., ale został zaktualizowany we wrześniu 2020 r. o nowe informacje.