Jak zastąpić spotkania wideo?

Czy spędzasz niepokojącą część dnia lub tygodnia na spotkaniach w miejscu pracy?

Czujemy ten ból!

Komunikacja w dzisiejszym miejscu pracy odbywa się na wiele różnych sposobów. Niektóre z najczęstszych metod to:

• Spotkania twarzą w twarz
• Spotkania wirtualne
• E-mail
• Narzędzia czatu

Chociaż każdy z nich służy celowi, w zależności od tego, czym chcesz się podzielić, każdy ma również wady.

Nasze badanie wykazało, że większość pracowników uważa, że ​​komunikacja w ich firmie nie jest jednoznaczna, a liderzy nie komunikują się w sposób najlepszy dla pracowników. Może to mieć ogromny wpływ na produktywność, zaangażowanie pracowników, a nawet wydajność pracy.

Wielki winowajca? Za dużo spotkań.

Jak spotkania zakłócają pracę

Nie oznacza to, że spotkania są z natury złe lub nieproduktywne. Czasami spotkanie twarzą w twarz jest najlepszym sposobem komunikacji. Siedzenie, omawianie pomysłów i podejmowanie decyzji świetnie sprawdza się w wielu sytuacjach.

Niestety, ponieważ czasami działa, wiele firm używa go cały czas.

Takie podejście nie zawsze jest możliwe. Nawet w przypadku opcji spotkań wirtualnych planowanie może być trudne ze względu na ograniczenia stref czasowych i ograniczoną dostępność w już zajętych kalendarzach osób.

Czasami zaplanowanie spotkania z zajętą ​​grupą interesariuszy może zająć więcej czasu niż samo spotkanie.

Spotkania prezentują również inne, mniej oczywiste wyzwania, takie jak:

• Ludzie rozmawiają ze sobą
• Cisi ludzie nie zawsze się odzywają
• Osoby wielozadaniowe lub niezaangażowane
• Przesłuchanie „Przepraszam, muszę biec na kolejne spotkanie”

Ile razy byłeś na spotkaniu, na którym dwie lub trzy osoby dominowały w rozmowie i wszyscy inni musieli walczyć o to, by ich głos został usłyszany? Nie każdy ma osobowość, która nadaje się do przerywania i zabierania głosu, zwłaszcza w grupie lub z przywództwem.

Niektóre osoby potrzebują również więcej czasu na przetworzenie informacji, zanim zaproponują pomysły lub kontrapunkty. Mogą mieć wspaniałe rzeczy do podzielenia się, ale spotkanie może nie być dla nich najlepszym miejscem.

Dodatkowo wszyscy byliśmy na spotkaniach, na których przynajmniej część uczestników sprawdza swoje telefony lub pracuje nad czymś innym.

Może tak naprawdę nie potrzebowali być na spotkaniu. A może tylko niewielka część godzinnego spotkania była dla nich istotna. Tak czy inaczej, prawdopodobnie nie było to efektywne wykorzystanie ich czasu.

Jak na ironię, kolejna wada ze spotkaniami zdarza się, gdy idą świetnie. Czy kiedykolwiek byłeś w środku dobrej dyskusji tylko po to, by została skrócona, ponieważ czas się skończył? Możesz potrzebować tylko 10-20 minut więcej, ale zamiast tego, ponieważ ludzie mają inne zobowiązania, musisz zatrzymać się i spróbować wrócić do miejsca, w którym skończyłeś innym razem.

Pomiędzy próbą znalezienia czasu w kalendarzach wszystkich osób, a umieszczeniem ich z powrotem na tej samej stronie, powrót do biegu jest prawie niemożliwy. Wiele wspaniałych pomysłów mogło zaginąć w czasie między spotkaniami.

Porzuć niepotrzebne spotkania za pomocą wideo

Pomimo tych wszystkich wad, większość organizacji nadal planuje niepotrzebne spotkania.

Nie musi tak być. Ty i Twój zespół możecie porzucić te spotkania za pomocą wideo. Zwiększysz zaangażowanie i produktywność — i ograniczysz stracony czas. Badania to potwierdzają. Odkryliśmy, że 48% pracowników uważa wideo za najbardziej angażującą formę komunikacji .

Ale czy filmy nie wymagają dużo pracy?

Wiem, co możesz sobie pomyśleć… jeśli nigdy nie nakręciłem filmu, w jaki sposób uczenie się tego zaoszczędzi więcej czasu niż faktyczne spotkanie? To normalna reakcja i nie jesteś sam. Te obawy mogą wynikać z przekonania, że:

• Filmy muszą wyglądać idealnie, aby były skuteczne
• Tworzenie filmów zawsze zajmuje dużo czasu
• Filmy będą trudne do monitorowania i aktualizowania z biegiem czasu
• Filmy wymagają wielu przygotowań, takich jak pisanie scenariuszy i scenorysy

Chociaż w niektórych przypadkach wszystkie powyższe mogą być prawdziwe, w większości sytuacji związanych z komunikacją w miejscu pracy nie musisz przygotowywać się do nakręcenia filmu bardziej niż na spotkanie.

Snagit to fantastyczne narzędzie do przechwytywania typu „wszystko w jednym”, które może pomóc w łatwym przechwytywaniu lub nagrywaniu ekranu oraz wprowadzaniu prostych edycji.

Dodatkowo Snagit daje Ci prosty sposób na jednoczesne nagrywanie głosu i ekranu (lub kamery internetowej), dzięki czemu tworzenie świetnie wyglądających filmów informacyjnych jest absolutną pestką.

I pamiętaj, nie zrobisz kolejnego hollywoodzkiego hitu. Nie musi być idealna. Tego typu filmy są zwykle przeznaczone dla małej grupy osób i mają stosunkowo krótki okres przydatności do spożycia.

Często wystarczy otworzyć slajd lub arkusz kalkulacyjny i po prostu rozmawiać nad nim podczas nagrywania. Jeśli popełnisz błąd, po prostu idź dalej. Gdy skończysz, możesz łatwo wyciąć te naprawdę rażące.

Korzyści z używania wideo do zastąpienia spotkań

Rzućmy okiem na szybki przykład tego, jak faktycznie działa ta koncepcja.

Całkiem proste, prawda? My też tak uważamy. Dlatego nasze zespoły w TechSmith oparły się na tym modelu i wyeliminowały mnóstwo spotkań, które zaśmiecają nasze kalendarze.

Czasami możesz chcieć odbyć spotkanie po wstępnej dyskusji internetowej. Jeśli tak jest, możesz teraz przejść od razu do trybu podejmowania decyzji, zamiast spędzać pierwszą połowę spotkania na tym, aby ktoś przedstawiał informacje lub dane i odpowiadał na pytania.

Kiedy to się stanie, zgadnij co? Właśnie odbyłeś „odwrócone spotkanie”. To kolejna świetna technika na efektywniejsze spotkania, co oznacza po prostu dzielenie się informacjami z wyprzedzeniem, aby wszyscy przybyli na spotkanie lepiej przygotowani.

Jednak często okazuje się, że możesz osiągnąć wszystko, czego potrzebujesz, poprzez internetową dyskusję wideo i możesz całkowicie pominąć spotkanie!

7 korzyści z dyskusji wideo

Po coraz częstszym korzystaniu z tej techniki w TechSmith do aktualizacji statusu, wyników badań i propozycji strategii, oto siedem najważniejszych korzyści, które zaobserwowaliśmy:

1. Każdy ma równy głos

Prowadzenie dyskusji wideo pozwala nawet najbardziej cicho mówiącym kolegom wtrącać się, gdy mają coś do wniesienia. Nie mając nikogo, z kim można by się zadowolić w czasie rzeczywistym, wszyscy widzowie mogą w razie potrzeby dodawać komentarze.

2. Każdy może przeglądać treści w dogodnym dla siebie czasie i miejscu

Koniec z szukaniem sali konferencyjnej lub szukaniem miejsca w kalendarzu, które działa dla wszystkich. Dzięki wideo każdy członek zespołu może oglądać informacje w najbardziej dogodnym dla siebie momencie i nie musi czuć się nieprzygotowany na osobiste spotkanie, jeśli jego harmonogram jest napięty.

3. Daje ludziom czas na przetrawienie treści, zanim odpowiedzą

Czasami może być trudno przekazać natychmiastową informację zwrotną podczas spotkania. Być może będziesz potrzebować czasu, aby treść dotarła do nas i być może przejrzyj ją przed wyrażeniem swojej opinii. Asynchroniczne wideo rozwiązuje ten problem!

4. Dokumentuje i archiwizuje rozmowę w jednym miejscu

Czy nie chcesz czasami wrócić i zobaczyć nagranie wszystkiego, co zostało powiedziane na spotkaniu osobistym? Gdy zamiast tego udostępniasz film, informacje są na stałe przechowywane w łatwo dostępnym formacie.

5. Pozwala wszystkim mieć wspólny kontekst going

Jeśli planujesz spotkanie uzupełniające, filmy wideo to świetny sposób, aby dać wszystkim stronom czas i informacje, których potrzebują, aby poczuć się przygotowanymi na to. Dodatkowo te informacje będą przekazywane w sposób jednolity.

6. Możemy lepiej wykorzystać czas osobisty (jeśli nadal jest potrzebny)

Kiedy współpracownicy mają film z doskonałymi informacjami, wszyscy możemy lepiej wykorzystać nasze osobiste spotkania i nie tracić czasu na przekazywanie statystyk po raz pierwszy. To znaczy, jeśli po udostępnieniu wideo potrzebne jest nawet osobiste spotkanie!

7. Czasami możemy zastąpić całe spotkanie

Jeśli świetny film może przekazać wszystkie informacje, jakie miałyby spotkania osobiste, po co w ogóle się spotykać? Filmy mogą zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność.

Streszczenie

Niepotrzebne spotkania mogą siać spustoszenie w produktywności i morale. E-mail i inne formy komunikacji również stawiają własne wyzwania.

Jednak wideo jest świetną alternatywą dla tradycyjnego spotkania.