Jakie są najważniejsze funkcje oprogramowania do śledzenia czasu?

Aplikacje do śledzenia czasu wykorzystują automatyzację do monitorowania czasu zarówno w miejscu pracy, jak i w środowiskach osobistych. Jeśli chodzi o monitorowanie czasu za pomocą dedykowanego oprogramowania, pierwsze pytanie, które chciałbyś zadać, to prawdopodobnie: „Skąd mam poznać podstawowe cechy dobrego narzędzia do śledzenia czasu i jakie oprogramowanie ma te podstawowe cechy?”

W tym artykule pokażemy Ci wszystkie najważniejsze składniki niezawodnego urządzenia do śledzenia czasu, a następnie zaproponujemy idealne narzędzie, którego możesz użyć.

Jakie są zalety oprogramowania do śledzenia czasu?

Po pierwsze, powinieneś zrozumieć, że korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu bardzo przyda się Twojej firmie. Niektóre z korzyści obejmują:

1. Poprawiona produktywność

Śledząc aktywność swoich pracowników, szybko ograniczysz negatywne postawy, które mogą ograniczać produktywność w miejscu pracy. Łatwiej też będzie skłonić pracowników do skupienia się na osiągnięciu ich prawdziwego potencjału. Kiedy ludzie mogą mierzyć swoje działania, a także monitorować godziny pracy, mogą łatwo zidentyfikować rzeczy, które obniżają ich produktywność i je naprawić.

2. Bezproblemowe nagrywanie czasu

Niezależnie od tego, jak bardzo pragniesz uważnie obserwować aktywność pracowników, istnieją inne ważne rzeczy, które wymagają Twojej uwagi. Poza tym próba uchwycenia czasu, rejestrowania rozliczanych godzin, obliczania zarobków pracowników, a także ręcznego wystawiania faktur klientów może Cię zmęczyć.

Jeśli korzystasz z narzędzia do śledzenia czasu, wystarczy, że dokonasz jednorazowej konfiguracji ustawień przechwytywania czasu i przedstawisz warunki rozliczeniowe. Następnie narzędzie automatycznie zajmie się wszystkim innym.

3. Zwiększona przejrzystość

Jeśli Twoi pracownicy czują się oszukani, gdy zwracasz uwagę na ich rozluźnienie w pracy, dokładne zapisy licznika czasu zapewnią spokojne rozwiązanie. Możesz wykorzystać te informacje, aby ocenić produktywność swoich pracowników i zidentyfikować szare obszary, którymi należy się zająć – i nie będziesz wyglądać nierozsądnie, robiąc to.

4. Lepsza świadomość terminów i zarządzanie czasem

Obserwując aktywność pracowników w czasie rzeczywistym, łatwo będzie przewidzieć czasy realizacji zadań i przydziałów. Możesz także szybko zidentyfikować kluczowe czynniki opóźnień. Negatywne skutki krótko- lub długoterminowych korekt nie będą oczywiste, ponieważ masz już solidny system zarządzania czasem.

5. Solidna kultura pracy

Kładąc ścisły nacisk na efektywne śledzenie czasu, stopniowo zbudujesz w miejscu pracy kulturę dyscypliny i odpowiedzialności. Oznacza to, że Twoi pracownicy staną się zorientowani na cel. Ponadto nauczą się bardziej Ci ufać i zawsze czują się zmotywowani do działania zgodnie z KPI firmy.

Jakie są podstawowe cechy dobrego narzędzia do śledzenia czasu?

Oprogramowanie do śledzenia czasu zazwyczaj zbiera dane związane z ilością czasu, jaką pracownicy poświęcają na wykonanie przydzielonych im zadań. Jest to wygodne i wydajniejsze niż tradycyjne karty czasu pracy, takie jak Excel, który wymaga ręcznego wprowadzania za każdą przepracowaną sekundę lub minutę.

Większość właścicieli firm zaczyna zdawać sobie sprawę z potrzeby wykorzystania takiej analizy czasu pracy w celu uzyskania wglądu i usprawnienia różnych stron swojej działalności. Na przykład, aby dokładnie obliczyć liczbę godzin produktywnych przepracowanych przez członka personelu i zarządzać tygodniowymi lub miesięcznymi płatnościami pracownika, można użyć rozwiązania do śledzenia czasu pracy, które ma zintegrowaną funkcję fakturowania.

W związku z tym, oprócz podstawowej funkcji monitorowania czasu spędzonego na projektach, dobry tracker czasu powinien mieć następujące kluczowe cechy:

1. Holistyczne śledzenie czasu

Samo monitorowanie czasu nie wystarczy. Co bardzo ważne, formaty użyte do prezentacji wyników mogą sprawić, że informacje będą bardziej znaczące. Obecnie jedne z najlepszych trackerów czasu renderują zarejestrowane informacje w sposób, który ułatwia menedżerom filtrowanie danych czasowych według projektów, klientów, jednostek i poszczególnych zadań. Co więcej, jest to bonus, jeśli oprogramowanie ma prosty interfejs, który sprawia, że ​​nadaje się do wielu celów.

2. Zautomatyzowane karty czasu pracy

Karty czasu pracy pomagają monitorować nieobecność pracowników w pracy, czasy przerw, urlopy i liczbę przepracowanych godzin. Funkcja wykorzystuje te informacje do obliczania rozliczanych godzin, a co za tym idzie, miesięcznych/tygodniowych kwot do zapłacenia dla każdego pracownika, dzięki czemu jest przydatna do przetwarzania płac i faktur.

Niektóre urządzenia do śledzenia czasu nie mają tej funkcji. Jednak osoby z nim mają wbudowany szablon do generowania grafików w formacie PDF, CSV lub DOC. Poza tym możesz wyeksportować wyniki na e-mail.

3. Wbudowane narzędzia do raportowania i analizy

Niezawodne oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pozwoli Ci tworzyć zestawienia pracy każdego pracownika. Należą do nich zwykle:

• Szczegóły związane z aktywnością, takie jak łączna liczba godzin przepracowanych przez pracownika, całkowity czas bezczynności, całkowity czas produkcyjny i poziomy aktywności użytkownika w każdym okresie.
• Szczegóły dotyczące wydajności personelu, szczególnie w odniesieniu do projektów zespołowych, dzięki czemu można zmierzyć wkład każdego członka.
• Raporty dotyczące zadań każdego członka zespołu, aby zobaczyć charakter podjętej pracy. Niektórzy pracownicy mogą osiągać duże liczby, nie angażując się w czynności związane z pracą.

Funkcja raportów i analiz narzędzia do śledzenia czasu powinna umożliwić wygenerowanie tych danych w kilku krokach.

Jest to również idealne rozwiązanie, jeśli podsumowania są wyświetlane w formatach podobnych do wykresów lub wykresów w celu łatwego wyszukiwania. Jednak szablony, które można dostosowywać, będą znacznie bardziej przydatne.

4. Jeden rozmiar dla wszystkich możliwości zarządzania projektami

Oprogramowanie do śledzenia czasu jest zasadniczo przydatne w zarządzaniu projektami. Jednak, chociaż większość dostępnych na rynku aplikacji do śledzenia czasu zawiera proste moduły, które sprawiają, że pasują do większości małych projektów, w wielu popularnych aplikacjach do śledzenia czasu może brakować następujących funkcji zarządzania projektami:

• Grupowanie zadań wśród pododdziałów zespołu
• Ustalanie terminów realizacji projektów i zadań indywidualnych
• Monitorowanie postępów w bieżących pracach
• Zarządzanie budżetem

Chodzi o to, że powyższe może nie być konieczne dla małej firmy. Nie możesz jednak zignorować tych funkcji, jeśli chcesz mieć pewność, że projekty zostaną ukończone na czas, w ramach budżetu i z pożądaną jakością.

5. Funkcja alertu dla terminowych przypomnień

Śledzenie czasu może być różnicą między opóźnieniem a szybką reakcją na problem. Na przykład niektórzy pracownicy mogą zapomnieć się wylogować, w takim przypadku oprogramowanie wysyła im powiadomienie, zanim całkowicie opuszczą lokal. Ponadto aplikacja powinna być w stanie ostrzec Cię, gdy szybko zbliża się termin i jesteś opóźniony. W ten sam sposób powinno być możliwe przyznanie członkom zespołu uprawnień do otrzymywania takich alertów o oczekujących zadaniach. Niektóre aplikacje do zarządzania czasem automatycznie wysyłają takie powiadomienia za pośrednictwem poczty e-mail, SMS-ów i pokoju rozmów (jeśli są zintegrowane).

6. Zarządzanie fakturami

Chociaż karty czasu pracy pomagają uprościć sposób rejestrowania rozliczanych godzin, może być konieczne ręczne uporządkowanie procesu fakturowania. Nie jest to jednak idealne rozwiązanie, jeśli płacisz swoim klientom co godzinę lub codziennie. Ponadto sprawy mogą się komplikować wraz z rozwojem firmy.

Tak więc w trackerze czasu musi być dostępna oddzielna funkcja zarządzania fakturami do śledzenia przepracowanych godzin i automatycznego generowania dokumentów rozliczeniowych zgodnie z ustalonymi warunkami. Oprócz zdejmowania z Twoich barków obciążenia pracą, narzędzie zapewnia również, że możesz konsekwentnie przesyłać swoim klientom dokładne dane rozliczeniowe. To zbuduje zaufanie na dłuższą metę.

7. Integracja z innym oprogramowaniem

Tasowanie między różnymi platformami i aplikacjami innych firm jest obecnie nieuniknionym aspektem większości projektów. Co więcej, narzędzia mogą oferować usługi, które czynią je niezbędnymi dla zespołów wielofunkcyjnych.

Oto kilka przykładów:

• Asany
• Siły sprzedaży
• PayPal
• Gramatyka
• Trello
• Luźny

Oprogramowanie do śledzenia czasu, które można bezproblemowo zintegrować z aplikacjami innych firm, ułatwi zarządzanie projektami. To powiedziawszy, potrzeba takiego wielofunkcyjnego narzędzia do śledzenia czasu może nie być łatwo zauważalna, dopóki nie usprawnisz operacji w miejscu pracy. Dzięki centralizacji przydatnych aplikacji dla Twojego projektu w jednym miejscu, możesz skutecznie wdrażać długoterminowe i krótkoterminowe strategie wydajności. Wystarczy wybrać płatny lub wolny program do śledzenia czasu, z którego warto skorzystać.

8. Aplikacja mobilna

Posiadanie oprogramowania do śledzenia czasu, które jest dostępne na smartfonach, może przyczynić się do ciągłości biznesowej. Niektóre marki mają aplikacje mobilne, w których użytkownicy mogą uzyskać dostęp do prawie wszystkich funkcji wersji stacjonarnych ich trackerów czasu.

Dzięki mobilnej wersji aplikacji do śledzenia czasu możesz prowadzić swoją firmę 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Ponadto otrzymujesz aktualizacje w czasie rzeczywistym na temat postępów w niedokończonych projektach. Możesz także przeglądać poziomy wydajności swoich pracowników. Co więcej, możliwość korzystania z narzędzia do śledzenia czasu w telefonie może przyspieszyć harmonogram.

To dodatkowa korzyść, jeśli aplikacja jest zintegrowana z przechowywaniem w chmurze.

Jaki tracker czasu ma wszystkie niezbędne funkcje?

Dostępne są doskonałe opcje. To powiedziawszy, chociaż niektórzy mogą być dobrzy w umożliwieniu ci dokładnego wglądu w działania twoich pracowników, mogą nie nadawać się do efektywnego grupowania zadań, a kilka najwyżej ocenianych jest raczej ograniczonych do nisz.

Na szczęście istnieje potężny tracker czasu, który ma wszystkie pożądane funkcje. To narzędzie nazywa się Traqq Time tracker. Jest wyposażony w te i kilka innych ekscytujących funkcji i jest w pełni dostępny za darmo.

Zalecamy korzystanie z Traqq, jeśli potrzebujesz narzędzia do śledzenia czasu z pełnym zestawem funkcji do monitorowania aktywności i wydajności zespołu.

Wniosek

Korzystanie z urządzeń do śledzenia czasu to coś więcej niż tylko trend. Jednak nie wszystkie urządzenia do śledzenia czasu są warte twojego czasu. W tym artykule omówiono kluczowe punkty, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do śledzenia czasu.

Czy przewodnik okazał się pomocny? Daj nam znać w sekcji komentarzy.