3 techniki, które musisz znać, aby jak najlepiej wykorzystać swoją inwestycję w BI
Opublikowany: 2022-01-29Dziesięć lat temu, gdybyś zapytał typowego menedżera biznesowego o jego najpilniejsze wyzwanie, prawdopodobnie powiedziałby ci, że to brak informacji. Wiele firm działało zasadniczo instynktownie, ponieważ brakowało im silnego wglądu w to, jak działały ich firmy.
W dzisiejszych czasach mamy do czynienia z odwrotnym problemem. Aplikacje usług w chmurze generują ogromne ilości danych nawet w małych firmach. Od Twojej wirtualnej farmy serwerów po sukces Twojej kampanii e-mail marketingowej, a nawet do wszystkich zapasów, które masz w magazynie, liczby napływają do Twojej firmy ze wszystkich stron. Na szczęście dostępne narzędzia Business Intelligence (BI) mogą pozwolić nawet małym i średnim firmom (SMB) przetworzyć te dane w jednorożec sukcesu analitycznego, wgląd umożliwiający działanie. Trudność polega na obejmowaniu rękami liczb.
W tym miejscu pojawia się analiza biznesowa. Jak wyjaśnimy w tym artykule, techniki analizy biznesowej nie są kolorowymi pulpitami nawigacyjnymi, które Twoje narzędzie BI ostatecznie pozwoli Ci zbudować. To one pozwalają zebrać surowe dane i wykorzystać je do zbudowania mapy, która prowadzi bezpośrednio do rzeczywistych działań. Narzędzie BI to muł, który pomoże Ci się tam dostać.
Wielu menedżerów z mniejszych firm unika narzędzi BI, ponieważ uważają, że są one zbyt trudne w użyciu, ale w rzeczywistości nie są one takie trudne, gdy już wiesz, co chcesz, aby ci powiedzieli. Poniższe techniki pozwolą Ci zrozumieć, jakie powinny być te pytania i jak chcesz na nie odpowiedzieć.
Co sprawia, że analiza jest ważna?
Analiza biznesowa musi się rozpocząć przed uruchomieniem narzędzia BI. Sama usługa BI nie jest wiele warta. Aby skorzystać z jednego, musisz dać mu możliwość przekazywania Tobie, Twoim menedżerom i pracownikom informacji, które muszą znać. Dane, które pozwolą im lepiej wykonywać swoją pracę z odpowiednią korzyścią dla reszty firmy.
Powinno to obejmować dane, których potrzebują regularnie, a także powinno ułatwić dostęp niż jakakolwiek metoda, z której korzystali wcześniej. Wisienką na torcie powinna być możliwość dodawania nowych spostrzeżeń. Pomysły, których mogli wcześniej nie mieć, miejmy nadzieję, że ich praca będzie łatwiejsza i bardziej efektywna. To jest dobre w przypadku długotrwałych i powtarzalnych problemów biznesowych, ale może być również świetne w przypadku wyzwań krótkoterminowych.
Świetnym przykładem jest pandemia. COVID-19 zmusza firmy do zmiany wszystkiego, od operacji po strategie finansowe, aby wszystko działało zgodnie z nową normą. Oznacza to, że nowy wgląd w bieżące dane ma teraz kluczowe znaczenie. Według ankiety przeprowadzonej przez zespół Freshbooks Communications and Research tylko 21% firm stwierdziło, że ma wystarczającą liczbę pracowników lub zasobów, aby sprostać wyzwaniu, jakie stanowi pandemia.
Chociaż obie są potężnymi platformami, ani Tableau, ani Microsoft Power BI nie mogą zarządzać realokacją zasobów za Ciebie. Analiza biznesowa jest tym, co musisz zrobić wcześniej, aby wskazać tym narzędziom konkretne problemy, które musisz naprawić.
Trzy najlepsze techniki BI
Może to wyglądać dziwnie dla początkujących, ale większość popularnych technik BI jest określanych skrótem. Na ogół skracają one kroki, które technika wykorzystuje do wykonywania swojej funkcji. Trzy opisane poniżej z pewnością nie są jedynymi dostępnymi technikami, ale wszystkie można zastosować w firmach dowolnej wielkości, więc są dobrym punktem wyjścia.
1. SWOT
Analiza SWOT jest prawdopodobnie najbardziej znaną techniką, dlatego jest pierwsza na naszej liście. SWOT oznacza siłę, słabość, szanse i zagrożenia. Ponieważ ma tak szerokie zastosowanie, jest prawdopodobnie najpopularniejszą obecnie używaną techniką. Dzieje się tak, ponieważ analizę SWOT można – i należy – przeprowadzić w całej organizacji, a nie tylko w jednym dziale lub obciążeniu.
Dzięki temu wiele możesz dowiedzieć się o tym, jak różne zespoły widzą pozycję Twojej firmy i dostępne dla Ciebie możliwości. Łącząc te odpowiedzi, będziesz w stanie zbudować bardziej całościowy obraz tego, jak działa Twoja firma i jak sobie radzi.
Przykładem może być stosunek członków Twojego zespołu do nowych technologii. W zależności od sektora rynku może się zdarzyć, że zespoły marketingowe są bardzo podekscytowane Internetem rzeczy lub zespoły obsługi klienta widzą szansę w chatbotach opartych na sztucznej inteligencji. I odwrotnie, Twoje zespoły IT mogą uważać właśnie te technologie za największe zagrożenie, z jakim masz do czynienia. Zastosowanie SWOT pozwoliłoby na priorytetowe potraktowanie potrzeb marketingowych lub pomocy technicznej w stosunku do Twojej misji IT. Obejmie również dokładnie, jak podejmować te decyzje, dostarczając dane istotne dla tej decyzji.
Może to obejmować takie rzeczy, jak opinie klientów na temat chatbotów AI na podstawie ankiety, którą im udzieliłeś, lub odpowiedzi, które technicy pomocy technicznej wprowadzili do ich aplikacji do zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub zarządzania biletami. Dane te byłyby następnie skorelowane z odpowiednimi danymi IT, takimi jak koszt instalacji, zarządzania i rozwiązywania problemów z chatbotem AI, a co najważniejsze, jak przetestować taką nową technologię przed faktycznym jej zakupem.
Ponieważ koncentruje się na czterech dobrze zdefiniowanych obszarach, początkowe pytania i końcowe wyniki analizy SWOT są zwykle przedstawiane w podstawowej czteropunktowej siatce. Dla uproszczonego przykładu załóżmy, że prowadzisz firmę hydrauliczną i chcesz się rozwijać. Twoje początkowe pytania SWOT mogą wyglądać tak:
Odpowiedź na te pytania uderzy w różne obszary działalności, w tym marketing, sprzedaż, finanse i operacje. Każdy obszar będzie musiał odpowiedzieć na te pytania pod kątem tego, jakie informacje będą potrzebne do uzyskania odpowiedzi i zbudowania planu dalszego rozwoju.
Analiza SWOT pozwala zrównoważyć konkurencyjne perspektywy i potrzeby wszystkich zespołów i upewnić się, że nie przegapisz ważnej części obrazu. Powszechnym błędnym przekonaniem na temat SWOT (i kilku innych technik BI) jest to, że są one „plug and play”, co oznacza, że raz tworzysz zestaw zapytań, a następnie regularnie je uruchamiasz, aby z czasem wykres wzrostu/spadku lub sukcesu/porażki.
Możesz użyć do tego elementów SWOT, ale koncepcja SWOT dotyczy strategicznego podejścia do inicjatywy BI. Twoje podejście do zapytania następuje po procesie SWOT, a nie w trakcie. Możesz i powinieneś stosować proces SWOT tak często, jak to tylko możliwe, do jak największej liczby aspektów swojej firmy, szczególnie tych, które ciągle się zmieniają.
Aby uzyskać praktyczne i bardziej dogłębne zrozumienie, jak używać SWOT w prawdziwym świecie, zapoznaj się z podkładem online, takim jak ten od Udemy.
2. NAJBARDZIEJ
Chociaż możesz zastosować SWOT do konkretnego problemu, tak naprawdę ma on na celu bardziej kompleksową analizę całej organizacji lub działu. Aby dowiedzieć się o mniejszych lub pojedynczych problemach, lepszym podejściem jest MOST, co oznacza misję, cel, strategię i taktykę. Pod pewnymi względami ta technika jest podobna do SWOT, ale różnica polega na tym, że analiza MOST działa bardziej hierarchicznie.
Zaczniesz od jednego problemu na najwyższym poziomie. Następnie każdy krok poniżej ma być bardziej konkretny. Jeśli pójdziesz szeroko z MOST, możesz zdefiniować swój biznes na podstawie poziomów wykonawczych. Możesz następnie użyć tej hierarchii, aby zebrać i zmierzyć najszersze dostępne metryki. Na przykład surowa sprzedaż lub wzrost udziału w rynku. Dane te są następnie wykorzystywane przez menedżerów wyższego szczebla do budowania celów, czyli celów, które chcą osiągnąć w przyszłości. Konkretnie, jak bardzo ich zdaniem mogą zwiększyć sprzedaż. Albo o ile bardziej spodziewają się, że ich udział w rynku wzrośnie i, co bardzo ważne, dokładnie w jaki sposób zamierzają to zmierzyć. Strategie to twoje plany, aby to osiągnąć, a taktyki to sposób, w jaki poszczególni członkowie personelu mają do tego przyczynić się.
Ostatnie dwa kroki MOST będą najbardziej odpowiednie podczas projektowania bieżących metryk i sposobu ich analizy za pomocą platformy BI. Ale zanim tam dotrzesz, musisz również wymyślić, w jaki sposób zamierzasz zbierać te dane.
Jeśli Twoim celem jest zwiększenie widowni społeczności o 15% w ciągu dwóch kwartałów, jakie wskaźniki będziesz musiał znać, jeśli Ci się udało? Zdecydowanie ogólnie odwiedzający serwisy społecznościowe, ale także takie rzeczy, jak uczestnicy webinarów, odpowiedzi na wydarzenia lub wizyty w witrynie pochodzące ze społeczności i e-maili. Mając do dyspozycji wszystkie te kanały, przed przejściem do projektowania zapytań musisz ustalić metody gromadzenia danych, ponieważ pytania, które możesz zadać, będą określone na podstawie danych, które masz.
W powyższym przykładzie byłyby to pomiary, takie jak liczniki odwiedzin witryny, dostarczanie wiadomości e-mail, statystyki otwarcia i klikania oraz dokładny licznik uczestników seminariów internetowych w wielu wydarzeniach. Gdy dane będą miały wyznaczone narzędzie do gromadzenia i ustaloną ścieżkę do systemu BI, możesz zacząć zastanawiać się nad zapytaniami, których będziesz potrzebować, aby wszystko śledzić.
Polecane przez naszych redaktorów
MOST może być bardzo pomocne w obu tych krokach, ponieważ jest to prosty i wizualny sposób organizowania potrzeb, dostępnych danych i celów, dzięki czemu wszystko jest łatwo przyswajalne i rozumiane przez cały zespół, a nie tylko analityka danych.
Jeśli szukasz głębszego zagłębienia się w to, co może zrobić MOST, Texavi, brytyjski startup społecznościowy i behawioralny, wykonał dobrą robotę, wyjaśniając to w tym filmie na Youtube na swoim kanale Texavi AnalystZone.
3. Projektowanie procesu
Zarówno SWOT, a zwłaszcza MOST, mogą być wykorzystywane przez firmy dowolnej wielkości z dobrymi wynikami. Jednak dla segmentu małych i średnich firm utrzymanie konkurencyjności, wydajności i rentowności jest największym wyzwaniem. W tym celu bardziej efektywne może być bardziej bezpośrednie i praktyczne podejście do analizy biznesowej. W tym miejscu wkracza projektowanie procesów. Główną ideą jest to, że niektóre narzędzia, które są zwykle używane do planowania i zarządzania projektami, mogą być również stosowane w bieżących procesach biznesowych.
Sztuką jest zrozumienie, jak działa Twoja firma. Jeśli prowadzisz magazyn realizacji e-commerce, wiesz, że zarabiasz pieniądze na przechowywaniu towarów klientów, mierzeniu ich zapasów, realizacji i wysyłce ich zamówień oraz gromadzeniu danych potrzebnych do prowadzenia działalności. Mając na uwadze te procesy, prawdopodobnie możesz określić, ile pieniędzy wydajesz na te usługi, a ile one przynoszą. A może możesz?
Dokładnie jak zarządzany jest Twój magazyn? Aby odpowiedzieć na to pytanie, musisz przyjrzeć się procesowi, który reguluje przybycie nowego produktu, organizację przechowywania i charakterystykę wysyłki. Powinieneś również dokładnie wiedzieć, jak przychodzą zamówienia, jak są przetwarzane oraz jak działa wymiana pieniędzy i danych. Wiercisz się w poszukiwaniu szczegółów dzięki projektowaniu procesu. Im bardziej szczegółowe możesz uzyskać, tym lepiej to działa.
Oznacza to identyfikację każdego z tych łańcuchów zadań, kategoryzowanie ich i mapowanie każdego etapu procesu. Te informacje pozwalają dostosować proces pod kątem nowej wydajności, lepszych wskaźników kosztów/zysków lub jakiejkolwiek optymalizacji, która jest dla Ciebie najważniejsza. W związku z tym nie ma ustalonego zestawu kroków dla tej metody analizy. Każda firma będzie dyktować swoje podejście. Prawdopodobnie najpopularniejszym sposobem jest ukradzenie NAJBARDZIEJ podejścia polegającego na malejącej szczegółowości i zastosowanie go w mechanice biznesowej.
Zacznij od najszerszej definicji tego, czym zajmuje się Twoja firma. Podziel to na części, które prawdopodobnie będą takie same, jak działy, w które je zorganizowałeś. Spotkanie z szefami tych działów, ich menedżerami drugiego szczebla, a nawet facetami na pierwszej linii jest sposobem, w jaki ostatecznie ustanowisz szczegółowe kompendium dotyczące tego, jak działa Twoja firma. Chcesz tego wszystkiego, w tym inteligentnych sukcesów, chronicznych przeszkód i żenujących brodawek. Twój pierwszy raz będzie długim i żmudnym procesem, ale informacje są złote.
Gdy już poznasz rzeczywistość, można ją teraz porównać z hipotetycznymi pytaniami – prosząc menedżerów o wyobrażenie sobie, jak procesy będą działać „w idealnym świecie”. Dopasowujesz te odpowiedzi do tego, co się dzieje, co następnie pozwala dowiedzieć się, dlaczego wszystko idzie tak, jak jest i co musisz zrobić, aby poprawić. Żadna organizacja nie działa idealnie, co oznacza, że możesz regularnie przeprowadzać projekt projektowania procesów i zawsze znajdować nowe spostrzeżenia. Dla małych i średnich firm jest to fantastyczny sposób nie tylko na lepsze działanie, ale także na utrzymanie wyższego kierownictwa, nawet jeśli jest to tylko niewielka grupa właścicieli lub partnerów, w bliskim kontakcie z każdym aspektem funkcjonowania ich firmy.
Zastosowanie narzędzia BI do tego procesu działa najlepiej, jeśli projektujesz proces w regularnych odstępach czasu. Jednorazowe podejście naprawdę nie przyniesie wiele korzyści z narzędzia takiego jak Tableau. Ale wtedy jednorazowy projekt projektowania procesów i tak będzie miał ograniczony potencjał sukcesu. Ale rób to na przykład raz w roku, a będziesz mógł spędzić cały rok na gromadzeniu danych, które są istotne dla każdego procesu, który posuwa Twoją firmę do przodu. Wizualizacja tych danych za każdym razem, gdy rozpoczynasz sesję projektowania procesu, daje bardzo szczegółowy obraz tego, jak radzisz sobie na swoim rynku i na tle konkurencji.
Jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich
Zbieranie danych bez wyraźnego celu to marnowanie miejsca na dysku. Warto to robić tylko wtedy, gdy używasz go do planowania i realizacji zmian, zarówno strategicznych, jak i taktycznych.
Dobre narzędzie do analizy biznesowej umożliwia korzystanie z danych w celu wprowadzenia tych zmian. To właśnie ten cel powinien również decydować o tym, z którego narzędzia BI ostatecznie korzystasz. Może to być kosztowna inwestycja, więc dopasowanie posiadanych danych i pytań, które zamierzasz zadać, z możliwościami platformy BI powinno stanowić podstawę do ustalenia, czy dane narzędzie jest dla Ciebie odpowiednie.
W przypadku każdego SMB sposobem na to jest zastosowanie co najmniej jednej z opisanych powyżej technik.