Tekst, obrazy lub wideo w komunikacji technicznej?

Firma, w której pracujesz, stara się zapewnić swoim odbiorcom jak najlepsze wrażenia produktowe na świecie. Jako pisarz techniczny chcesz przyczynić się do tego, tworząc niesamowitą pomoc dla użytkownika dla tego produktu.

Istnieje wiele wspaniałych narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc. Narzędzia te obejmują edytory tekstu oraz narzędzia graficzne i wideo. Ale jak decydujesz, kiedy użyć tekstu, obrazów lub wideo do pomocy dotyczącej produktu?

W tym poście dam Ci 15 pytań, które możesz zadać, które pomogą Ci wybrać odpowiednie medium.

15 pytań, które należy sobie zadać, aby wybrać odpowiednie medium

1. Czy korzystanie z obrazów lub filmów jest prawnie zabronione?

Większość przepisów nie mówi, czy korzystanie z filmów i/lub obrazów jest legalne, ale korzystanie z tych mediów może być czasami trudne ze względu na obowiązujące przepisy, które mogą powodować problemy.

W zależności od rodzaju produktu, nad którym pracujesz i kraju, w którym jest on sprzedawany, czasami konieczne jest dostarczenie instrukcji w formie drukowanej dla tego produktu. To sprawia, że ​​użycie wideo jako podstawowego medium jest dość trudne, ale używanie obrazów również nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem.

Zgodnie z amerykańskimi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa produktów istnieje obowiązek ostrzegania przed możliwymi zagrożeniami związanymi z użytkowaniem produktu. Usterka ostrzegawcza (spowodowana nieodpowiednimi, niejasnymi lub niekompletnymi ostrzeżeniami) może spowodować, że producent będzie odpowiedzialny z tytułu odpowiedzialności za produkt za szkody spowodowane przez wadliwy produkt.

Również w Unii Europejskiej przepisy dyrektyw bezpieczeństwa produktów wymagają jasnych instrukcji. Na przykład dyrektywa niskonapięciowa 2014/35/UE stanowi, że „Takie instrukcje i informacje dotyczące bezpieczeństwa, a także wszelkie etykiety, muszą być jasne, zrozumiałe i czytelne”.

Jako producent zostaniesz pociągnięty do odpowiedzialności w przypadku braku ostrzeżenia nabywców.

Nie wszystkie instrukcje lub ostrzeżenia można wyraźnie wyjaśnić w postaci obrazów, dlatego czasami instrukcje trzeba wydrukować.

Zdjęcia mogą ulegać degradacji z wdziękiem, nawet podczas drukowania w czerni i bieli, ale informacje wideo są całkowicie tracone. Oznacza to, że potrzebujesz niezawodnych instrukcji w formacie, który nie ulegnie degradacji. Powinieneś używać tekstu, gdy mogą wystąpić jakiekolwiek konsekwencje prawne. Używaj obrazów lub wideo tylko do obsługi tekstu.

2. Czy Twój użytkownik ma dostęp do internetu?

Odtworzenie wideo zwykle wymaga szybkiego łącza internetowego. Użytkownicy nie zawsze mają dostęp do Internetu, gdy szukają konkretnych informacji o produktach.

Użytkownik sprawdzi YouTube w poszukiwaniu filmu instruktażowego, kiedy ma na to czas i kiedy internet jest dostępny. Potrzeba informacji w tym przypadku jest mniej pilna niż wtedy, gdy np. pociąg utknie w tunelu. W takim przypadku na pewno chcesz, aby informacje były dostępne w trybie offline! Najlepiej używać tekstu (wspartego obrazami), gdy informacje są udostępniane w trybie offline.

3. Czy treść jest regularnie aktualizowana?

Produkty, które są poprawiane, aktualizowane lub w trakcie opracowywania, mogą być mniej odpowiednie do tworzenia dokumentacji wideo. Aktualizacja filmów do nowych wersji jest bardziej niewygodna i kosztowna niż aktualizacja obrazów i tekstu. Używaj tekstu, jeśli to konieczne, w połączeniu z obrazami, gdy spodziewasz się, że interfejs użytkownika lub fizyczny projekt produktu często się zmienia.

4. Czy obrazy mogą wspierać, zastępować lub powiększać tekst?

Obrazy w pomocy dla użytkownika mogą obejmować zdjęcia, ilustracje, tabele, zrzuty ekranu, diagramy i schematy. Ilustracje i diagramy to dobry sposób, aby dać odbiorcom ogólny przegląd urządzeń, części i komponentów.

Instalację produktu można dość łatwo wyjaśnić za pomocą ilustracji. Ilustracje mogą wspierać tekst, a nawet całkowicie go zastępować.

Specyfikacje techniczne lub dane są bardziej czytelne, gdy zostaną użyte w tabeli. W niektórych przypadkach tabela może zastąpić tekst.

Opis korzystania z narzędzia programowego można lepiej wyjaśnić, dodając zrzuty ekranu.

Im więcej obrazów dołączysz, tym mniej słów musisz użyć. Jednak obrazy nie zawsze mogą zastąpić tekst. Na przykład ostrzeżenia mogą być trudne do wytłumaczenia wizualnie, co może prowadzić do niebezpiecznych sytuacji.

Używaj obrazów tylko wtedy, gdy wspierają, zastępują lub rozszerzają tekst w lepszy sposób niż w przypadku użycia samego tekstu.

5. Czy użycie obrazów lub wideo może zaoszczędzić na kosztach lokalizacji?

Chociaż głównym powodem korzystania z materiałów wizualnych powinno być lepsze zrozumienie dla użytkownika, w niektórych przypadkach decyzja o użyciu obrazów może opierać się na kosztach. Na przykład instrukcje instalacji IKEA w większości nie zawierają tekstu. Oszczędza to wiele kosztów tłumaczeń, ponieważ IKEA sprzedaje swoje produkty w 28 krajach (w 17 różnych językach).

Stworzenie kilku obrazów dla globalnej publiczności może zająć kilka godzin, ale tłumaczenie tego samego tekstu na 17 różnych języków byłoby znacznie droższe. Jeśli tworzysz pomoc dla użytkowników na całym świecie, rozważ użycie ilustracji lub filmów bez tekstu, gdy możesz zaoszczędzić na kosztach lokalizacji.

6. Jak wygląda proces lokalizacji Twojej pomocy dla użytkowników?

To znowu może być decyzją opartą na kosztach, ale musimy być realistami. Chociaż szybko się to zmienia, komunikacja techniczna w większości przypadków nie jest jeszcze miejscem, na które wydaje się pieniądze.

Dlatego przed rozpoczęciem tworzenia pomocy dla użytkownika zachowaj proces lokalizacji do obrazów i filmów.

Potrzebujesz tekstu na swoich ilustracjach? Dostarczasz do 28 krajów?

Powszechnie wiadomo, że tłumaczenie obrazów może być kosztownym procesem.

Chociaż istnieją zaawansowane funkcje/narzędzia do lokalizowania tekstu w obrazach (np. przez funkcję tłumaczenia w Snagit), to, czego nie chcesz robić, to edytować wszystkie pliki programu Illustrator w 28 różnych językach.

Z reguły samo użycie samego tekstu jest łatwiejsze do przetłumaczenia niż połączenie tekstu i obrazów.

Nie używaj dokumentacji wizualnej, gdy koszt lokalizacji przekracza Twój budżet lub nie jest wart dodatkowych wydatków.

Szukając narzędzi, które mogą wesprzeć Cię w procesie lokalizacji, upewnij się, że wysyłają one również dane, takie jak tekst z obrazów, zmienne, metadane, ToC i teksty w obrazach (warstwach) do tłumaczenia.

7. Czy masz zasoby do tworzenia obrazów lub wideo?

Tworzenie filmów i obrazów wymaga znacznie więcej umiejętności niż w przypadku pisania technicznego.

Wielu pisarzy technicznych może tworzyć niesamowite instrukcje tekstowe, ale niekoniecznie oznacza to, że są doświadczonymi twórcami obrazów lub filmów.

A źle wykonany obraz lub film najprawdopodobniej nie spełni swojego celu.

Zdjęcia mogą być tanią alternatywą dla ilustracji. Ale często nie są tak pouczające, ponieważ zawierają zbyt dużo informacji. Samodzielne dodawanie strzałek nie zawsze ułatwia zrozumienie zdjęcia.

Jeśli chcesz korzystać z wysokiej jakości dokumentacji wizualnej, powinieneś nauczyć się umiejętności niezbędnych do tworzenia czytelnych i pomocnych wizualizacji. Istnieją świetne narzędzia, które mogą pomóc osobom niebędącym ekspertami w komunikacji wizualnej.

W ten sposób osoby zajmujące się komunikacją techniczną mogą włączyć do swojej pracy angażujące elementy wizualne bez przechodzenia przez stromą krzywą uczenia się.

8. Czy muszę coś zademonstrować?

Informacje proceduralne do nauki zadania powinny zawierać ogólne kroki potrzebne do wykonania zadania.

Badania wykazały, że dodanie demonstracji do informacji proceduralnych, pokazującej, jak wykonać zadanie, wspiera efektywność uczenia się.

Wideo można wykorzystać do uzupełnienia informacji proceduralnych demonstracjami kluczowych funkcji i przepływów pracy.

Ogólną zasadą określającą, czy demonstracja jest potrzebna, jest rozpoczęcie od opisu procedury (w razie potrzeby wzbogaconego o zdjęcia). Jeśli znajdziesz konkretne procedury, które są zbyt trudne do jasnego wyjaśnienia za pomocą samego tekstu lub obrazów, wideo może stanowić wartość dodaną.

9. Czy muszę demonstrować ruch?

Pomoc dla użytkownika często obejmuje ruch.

Może to być ruch myszy podczas korzystania z narzędzia Photoshop Polygonal Lasso Tool, obrót zatykającego się zaworu, nawlekanie maszyny do szycia lub otwieranie zamka.

Ruch trudno wytłumaczyć samym tekstem lub zdjęciami.

Użyj wideo, gdy chcesz zademonstrować ruch.

10. Czy muszę zademonstrować stan?

Stan czegoś jest trudny do przetłumaczenia za pomocą samych obrazów, zdjęć lub tekstu.

Wizualna sygnalizacja świateł LED, identyfikowanie dźwięku wydawanego przez silnik, określanie, czy mieszany beton jest wystarczająco płynny, a nawet sprawdzanie, czy przygotowywany przez Ciebie krem ​​jest wystarczająco „ruchliwy”, to dobre przykłady tego, co rozumiemy przez „stan ” czegoś.

Dodanie wideo pomaga wyjaśnić, jak coś musi wyglądać.

11. Czy muszę zademonstrować siłę?

Również sposób przyłożenia sił jest trudny do wyjaśnienia na zdjęciach lub w tekście.

Aby uzyskać instrukcje, jak użyć odpowiedniej siły na kluczu podczas dokręcania śrub, jak „ostrożnie” obrócić zespół w sytuację „dokręcenia ręką” lub jak mocno trzeba pociągnąć za osłonę iMaca, zanim faktycznie odskoczy, są wszystkie dobre przykłady.

Kiedy musisz zademonstrować, ile siły użyć, wideo jest Twoim rozwiązaniem.

12. Do ilu osób chcę dotrzeć?

Jedyne, co ludzie lubią bardziej niż obraz, to ruchomy obraz.

A ludzi przyciągają filmy instruktażowe.

Szukając „jak to zrobić” na YouTube, otrzymasz 439 milionów trafień! Samouczek na YouTube, jak złożyć koszulkę, obejrzano prawie 9 milionów razy!

Szansa, że ​​ktoś obejrzy film, jest o 75% większa niż czyta tekst (źródło). Samouczki wideo są oglądane; tekst zostanie pominięty.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje wsparcie dla użytkownika dotrze do jak największej liczby odbiorców, wideo powinno być Twoim wyborem.

13. Czy mój użytkownik potrzebuje bardzo konkretnych informacji?

Filmy mogą być dość frustrujące, jeśli Twoi odbiorcy szukają bardzo konkretnych informacji.

Nie chcesz oglądać 20-minutowego filmu, gdy interesuje Cię tylko zlokalizowanie konkretnej śruby. Lepiej sprawdza się przeglądanie stron instrukcji obsługi lub po prostu użycie ctrl +f w wersji elektronicznej.

Skanowanie wideo w poszukiwaniu tego rodzaju konkretnych informacji jest trudniejsze niż skanowanie tekstu lub obrazów.

Możesz sprawić, że Twoje filmy będą łatwiejsze do skanowania, jeśli będą krótkie, dodając podpisy lub napisy oraz umożliwiając wyszukiwanie tekstu.

W przeciwnym razie nie używaj wideo, gdy użytkownik często musi odwoływać się do określonych informacji. Zamiast tego użyj tekstu.

14. Jaki jest mój budżet?

Pieniądze! Profesjonalnie wykonane filmy i obrazy mogą być drogie. Gdy nie są wykonane profesjonalnie, mogą wyglądać okropnie.

W zależności od grupy docelowej (na przykład do użytku wewnętrznego lub zewnętrznego) i wysiłku, jaki włożyłeś w tworzenie dobrego wideo, amatorskie wideo może być po prostu do przyjęcia.

Większość oprogramowania można wyjaśnić za pomocą niedrogich filmów z screencastami.

15. Czy ważne jest, aby użytkownik pamiętał

informacje na późniejszym etapie?

Użytkownicy mogą potrzebować jednorazowych informacji referencyjnych lub mogą potrzebować informacji, aby często lub znacznie później przywoływać informacje.

Starannie przygotowane wideo jest wydajniejszym i skuteczniejszym medium do wykorzystania w celach edukacyjnych i szkoleniowych (źródło), co oznacza, że ​​łatwiej jest zapamiętać, że zostało nauczone na późniejszym etapie.

Gdy użytkownicy muszą zapamiętać i odtworzyć informacje na późniejszym etapie, wideo będzie odpowiednim medium.

Wniosek

Obrazy i filmy mogą pomóc w tworzeniu lepszej dokumentacji. Należy jednak pamiętać o kilku rzeczach:

• Mogą istnieć pewne ograniczenia w korzystaniu z ilustracji i filmów tylko ze względu na uwarunkowania prawne
• Korzystanie z wideo wymaga głównie dostępu do Internetu
• Aktualizacja filmów może być kosztownym procesem
• W zależności od procesu lokalizacji tłumaczenie ilustracji lub wideo może być kosztowne

W większości przypadków tekst wzbogacony obrazami wystarczy do stworzenia bardziej przejrzystej dokumentacji. Rozważ użycie wideo w następujących sytuacjach:

• Kiedy musisz coś zademonstrować
• Kiedy skuteczność uczenia się odgrywa ważną rolę
• Gdy kierujesz reklamy tylko do użytkowników urządzeń mobilnych, a Twoi odbiorcy zawsze mają dostęp do internetu
• Kiedy masz zasoby do tworzenia wysokiej jakości wideo
• Gdy chcesz dotrzeć do dużej grupy odbiorców

Podobnie jak pisanie jasnych i jednoznacznych instrukcji, tworzenie profesjonalnych zdjęć i filmów wymaga określonych umiejętności. Narzędzia i samouczki mogą Ci w tym pomóc.

Najważniejsze jest to, że Twój użytkownik chce mieć wspaniałe wrażenia użytkownika na każdym etapie podróży klienta.

Twoim obowiązkiem jest dostarczenie tego!

Po spędzeniu całego tego czasu na świetnym produkcie, chcesz również zapewnić swojemu użytkownikowi dobre wrażenia podczas konsultacji z pomocą dla użytkownika.

Wyobraź sobie, że użytkownik może zainstalować lub używać Twojego produktu bez pomocy działu obsługi klienta.

Wyobraź sobie pomoc dla użytkownika, która przyczynia się do jeszcze lepszego doświadczenia użytkownika.

Możesz to osiągnąć!

Aby to zrobić, zadaj sobie pytania z tego postu, a Twoi użytkownicy będą podekscytowani instalacją, użytkowaniem lub rozwiązywaniem problemów z Twoim produktem.