Co robią zespoły o wysokiej wydajności, aby odnieść sukces w nowoczesnym miejscu pracy

W świecie pracy hybrydowej toczy się ostra debata na temat tego, kiedy i gdzie pracownicy powinni pracować. Dużo mniej uwagi poświęca się jednak temu, jak. Na tym polega problem. Najtrudniejsza do wykonania część jest najtrudniejsza, ale najważniejsza.

Organizacje wciąż są zdezorientowane swoim myśleniem o spuściźnie. Nawet gdy zostali zmuszeni do przeniesienia biur do Internetu, przyjęli złe nawyki, które przesiąkły ich miejsca pracy: zbyt wiele spotkań, zła infrastruktura technologiczna, wytarte podejście do przywództwa, a lista jest długa. Podczas gdy świat pracy szybko się zmieniał, organizacje niechętnie przenosiły się tam, gdzie ludzie pracowali, a w niektórych przypadkach nawet wtedy, gdy pracowali. To, co zmieniało się powoli, to uświadomienie sobie, że sposób wykonywania pracy musi odzwierciedlać realia szybko zmieniającego się miejsca pracy.

Liderzy muszą poprawić sposób pracy swoich ludzi. Podejście do komunikacji asynchronicznej jest koniecznością dla organizacji i liderów, którzy chcą rozwijać się w nowym, wymagającym świecie pracy, niezależnie od tego, czy ich miejsce pracy jest w pełni zdalne, hybrydowe czy osobiste.

Nadszedł czas, abyśmy przestali chować się za kocem bezpieczeństwa znanego podejścia synchronicznej pracy w pierwszej kolejności i wmawiać sobie, że posiadanie członków naszego zespołu w tym samym (wirtualnym) pokoju w tym samym czasie jest tym, co zapewnia prawidłowe funkcjonowanie zespołu. Bo tak nie jest! Pamiętaj, że jestem ekstrawertykiem typu A, który uwielbia osobiste interakcje społeczne, ale będę pierwszym, który przyzna, że ​​długie bezmyślne spotkania (osobiste lub nie) nie są tym, co czyni mnie produktywnym.

Słuchaj, nie mówię, że komunikacja synchroniczna nie jest ważna. Ale kiedy staje się domyślny, tworzy środowisko i oczekiwanie na ciągłą nadwrażliwość. Każda interakcja staje się ćwiczeniem przeciwpożarowym. W przeciwieństwie do tego, gdy liderzy planują i wykonują rozważnie, drzwi otwierają się, aby asynchroniczna komunikacja mogła się rozwijać.

W ciągu ostatniej dekady obserwowałem, jak niektórzy z najbardziej udanych liderów radykalnie balansują połączenie komunikacji synchronicznej i asynchronicznej, aby stworzyć dynamiczne i zdrowe środowisko dla swoich zespołów. Poszedłem w ich ślady i wiele się przy tym nauczyłem.

Ale zanim zagłębimy się w to, uzgodnijmy definicję i znaczenie komunikacji asynchronicznej.

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Podczas gdy komunikacja synchroniczna to komunikacja, która odbywa się w czasie rzeczywistym, przy jednoczesnym zaangażowaniu wszystkich stron (np. połączenie Zoom), asynchroniczna to styl komunikacji, który pozwala pracownikom organizować i wykonywać pracę zgodnie z własnym harmonogramem, zapewniając przestrzeń do opracowywania strategii i dopracowywania -dostosuj wyniki.

Dlaczego najpierw asynchroniczny?

Mówiąc najprościej, praca asynchroniczna pozwala na szczęśliwszą, zdrowszą i bardziej produktywną siłę roboczą. Ciężka praca synchroniczna może zmniejszyć produktywność każdego zespołu i wywołać niepotrzebny niepokój. Pomimo wyeliminowania czasu dojazdów podczas pandemii, praca w domu zwiększyła liczbę godzin pracy, prowadząc do wypaczenia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Jednocześnie 94% amerykańskich pracowników deklaruje, że doświadcza stresu w swoim miejscu pracy.

Nie pomaga fakt, że wybrane rodzaje pracy synchronicznej – takie jak spotkania – konsekwentnie dominują w kalendarzach pracowników. Prawo Bartleby'ego spekuluje, że spotkania marnują 80% czasu dla 80% obecnych. Przeciętna osoba spędza na spotkaniach od 35% do 50% czasu, a kierownictwo uważa 67% spotkań za nieproduktywne. Biorąc pod uwagę te statystyki, jestem głęboko przekonany, że liderzy muszą promować komunikację asynchroniczną, aby uwolnić czas ludzi, aby zwiększyć ich efektywność i priorytetowo traktować zdrowie psychiczne pracowników.

Skrócenie czasu spotkań i zwiększenie nacisku na komunikację asynchroniczną pozwoli liderom przerwać cykl hiperreaktywności, tworząc przestrzeń dla skoncentrowanego czasu pracy i przemyślanego zaangażowania, zwiększając w ten sposób efektywność i współpracę przy jednoczesnym znacznym zmniejszeniu stresu i niepokoju. Ponadto pogłębi to inkluzywność, ponieważ nie każdy może dać z siebie wszystko pod wpływem chwili w synchronicznym środowisku.

Jak prowadzić w pracy asynchronicznej?

Zespoły o wysokiej wydajności prowadzą z podejściem asynchronicznym. Wykorzystują kreatywność i technologię, aby stworzyć środowisko współpracy i integracji poprzez asynchroniczną komunikację. Wiodące organizacje zmieniają nawet swoje normy kulturowe, aby dostosować się do potrzeb swojej siły roboczej.

Oto pięć rzeczy, od których polecam zacząć.

Ustanów dzień „bez spotkań”

Pracowałem w dwóch firmach, które wprowadziły „piątki bez spotkań”. Tylko jednemu udało się ją w pełni wdrożyć kulturowo, bo wyszła z góry, a kadra kierownicza dawała przykład. To był najbardziej produktywny dzień tygodnia dla moich kolegów z drużyny i dla mnie. Ponadto w miesiącach letnich ta sama firma zwalniała swoich pracowników co drugi piątek. Obie przyczyniły się do zwiększenia poziomu produktywności i koleżeństwa wśród kolegów. To również skłoniło nas do nadania priorytetu współpracy asynchronicznej.

Rozważ i szanuj strefy czasowe i osobowości

Spędziłem prawie trzy dekady pracując z ludźmi z całego świata. Czy wiesz, co uważam za najbardziej skuteczne? Asynchroniczne podejście do pracy na pierwszym miejscu!

W przypadku zespołów globalnych współpraca działa najlepiej, gdy nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Zamiast zwoływać spotkanie z niektórymi osobami wskakującymi o 6 rano, a innymi o 22, stwórz środowisko, w którym każdy może wnieść swój wkład, będąc jednocześnie najbardziej produktywnym.

Nie chodzi tylko o różnice czasowe; musisz wziąć pod uwagę preferencje pracy ludzi. Na przykład miałem w moim zespole osobę osiągającą wysokie wyniki, która była nocnym markiem; chociaż mieszkał w USA, swoją najlepszą pracę wykonywał między 17:00 a 23:00. Ponadto nie był typem osoby, która czuła się komfortowo dostarczając pomysłów w czasie rzeczywistym (podczas rozmowy); potrzebował czasu na przetworzenie, zbadanie, a następnie sformułowanie opinii. Wiedząc o tym wszystkim, w 90% przypadków stosowałem z nim asynchroniczne podejście do pracy. Wynik? Wyjątkowa praca.

Niektórzy z moich ulubionych sprzedawców i agencji znajdują się w Azji i Afryce. Przy tak ogromnych różnicach czasowych do współpracy używamy różnych narzędzi komunikacyjnych (w tym WhatsApp). Około 98% tej komunikacji odbywa się asynchronicznie i działa bezproblemowo.

Zastąp spotkania aktualizacjami wideo

Wiele spotkań można zastąpić, po prostu tworząc film i wysyłając go współpracownikom, interesariuszom lub partnerom. Nie tylko ogranicza to stracony czas, ale także zwiększa zaangażowanie. Badania przeprowadzone przez TechSmith pokazują, że 48% pracowników uważa wideo za najbardziej atrakcyjną formę komunikacji.

Typy spotkań idealne do tego podejścia to:

1. Spotkania „informacyjne”: aktualizacje statusu, raporty metryk, prezentacje projektów, prezentacje nowych pracowników, informacje o projektach „za kulisami”, comiesięczne aktualizacje przywództwa itp.
2. Szkolenie „dotykanie ramienia”: odpowiedzi na pytania typu „jak to zrobić”, prezentacja nowego narzędzia, zarys nowego procesu itp.
3. Spotkania zwrotne: przeglądy interesariuszy, zgłaszanie defektów, gratulowanie członkowi zespołu dobrze wykonanej pracy itp.

Jako fan produktów TechSmith od ponad dekady używam wszechstronnego narzędzia do przechwytywania Snagit, aby łatwo nagrywać mój ekran i w razie potrzeby wprowadzać proste edycje w czasie rzeczywistym. Snagit daje mi prosty sposób na jednoczesne nagrywanie głosu i ekranu (lub kamery internetowej), co daje świetnie wyglądające filmy informacyjne, które są absolutną bryzą do tworzenia. Często wystarczy otworzyć slajd lub arkusz kalkulacyjny i rozmawiać nad nim podczas nagrywania. Następnie mogę łatwo wyciąć dowolne części, których nie lubię, aby stworzyć dopracowany, gotowy produkt, którym będę mógł podzielić się z zespołem.

Przeprowadź burzę mózgów i współpracuj za pośrednictwem udostępnionych dokumentów i platform współpracy wizualnej

Narzędzia takie jak SnagIt lub InVision do współpracy projektowej, Pastel do współpracy przy opracowywaniu witryn internetowych oraz Miro i Mural do wizualnej burzy mózgów umożliwiają efektywną współpracę. Wraz z Dokumentami Google, OneDrive i DropBox to tylko niektóre nieocenione narzędzia w zestawie narzędzi, które jednocześnie pozwalają na wysoką produktywność i dużą elastyczność.

Wyznaczaj granice i używaj narzędzi, aby redukować czynniki rozpraszające

Badanie przeprowadzone przez The Economist wykazało, że 34% pracowników traci koncentrację w pracy z powodu bezpośrednich przerw ze strony kolegów. Podejrzewam, że ta utrata koncentracji jest jeszcze bardziej znacząca w środowisku wirtualnym, w którym rozpraszają się narzędzia takie jak Slack, Microsoft Teams i platformy wiadomości tekstowych. Zespoły o wysokiej wydajności dostosowują się do swoich preferowanych wzorców pracy i szanują je nawzajem. Tworzą „godziny pracy” i używają wtyczek, aby zmniejszyć przerwy i zmaksymalizować okresy koncentracji. Opierają się na starannym planowaniu i asynchronicznej komunikacji, aby dać z siebie wszystko w pracy, jednocześnie dając swoim współpracownikom przestrzeń do pracy w sposób, który pozwala poszczególnym członkom zespołu być najbardziej produktywnym i zaangażowanym.

Podsumowując, pośród „Wojny talentów” i ruchu „Wielkiej Rezygnacji” sposób pracy ludzi będzie kształtował przyszłość Twojej organizacji. Maksymalizacja produktywności bez poświęcania zdrowia psychicznego pracowników jest obecnie koniecznością biznesową. Podejście do pracy asynchronicznej musi stać się regułą, a nie wyjątkiem.