Jak skutecznie ustalać normy zespołowe

Z definicji normy zespołowe to po prostu sposób, w jaki zespół współpracuje. Dzieje się tak poprzez współpracę zespołową nad projektem, burze mózgów lub przekomarzanie się podczas lunchu. Normy to zbiór mówionych i niewypowiedzianych zasad, których wszyscy przestrzegają. Wiedząc o tym, możesz zastanawiać się, jak ustalić normy zespołowe!

Znane również jako normy pracy, kształtują sposób, w jaki wszyscy członkowie zespołu współdziałają na co dzień, co według Wrike’a zwiększa produktywność i silniejsze poczucie spełnienia.

Sposób interakcji zespołu jest niezwykle ważny dla jego sukcesu i może mieć negatywny wpływ, jeśli zostanie wykonany źle.

Dlatego ustanowienie jasnych i zdrowych norm może mieć ogromne znaczenie w miejscach pracy.

Przejdźmy do sedna norm zespołowych i tego, w jaki sposób mogą one pomóc Ci pozytywnie zmienić sposób interakcji z innymi. Pamiętaj, że każdy zespół jest wyjątkowy, więc zachowaj otwarty umysł!

Normy zespołowe wyglądają inaczej we współczesnym miejscu pracy!

Więcej informacji można znaleźć w Raporcie dotyczącym trendów w zakresie elastyczności miejsca pracy na rok 2024.

Uzyskaj dostęp do raportu

Jak powstają normy zespołowe?

Normy te mogą pojawić się naturalnie w wyniku regularnej interakcji, zmian w firmie, a nawet mogą pojawić się nieoczekiwanie.

Ogólnie rzecz biorąc, może być trudno wyobrazić sobie, jak wyglądają normy zespołowe. Przyjrzyjmy się więc przykładom norm zespołowych!

Interakcje organiczne

Wyobraź sobie, że stoisz obok ekspresu do kawy ze swoimi dwoma ulubionymi współpracownikami. Zaczynasz rozmawiać o weekendzie, a następnie przechodzisz do rozmowy o nadchodzącej pracy.

Potem z czasem staje się to rutyną. Każdego ranka dzielisz się swoją nadchodzącą pracą, być może wyjaśniasz, jak możesz im pomóc i gotowe. Tworzy się nowa norma.

A to tylko jeden z niezliczonych sposobów interakcji członków zespołu w pracy. Może w którąś środę zorganizujesz burzę mózgów i to się utrzyma. Teraz jest to nawyk, który zwiększa produktywność.

Zmiana polityki

Oprócz interakcji organicznych zasady firmy wpływają na interakcje zespołów.

Na przykład firma może zachęcać członków zespołu do rozmowy przez kilka minut przed spotkaniami i oczekiwać, że wszyscy będą na miejscu w ciągu 2 minut od rozpoczęcia. Możesz też udostępnić plan spotkania co najmniej dzień przed każdym spotkaniem.

Nawet polityka pracy od 8:00 do 17:00 jest normą w firmie. Godziny te są oczekiwane i (zwykle) przestrzegane.

Nieoczekiwany

Teraz, choć niektóre normy są codziennymi nawykami, inne zaskakują nas i zaczynają od nowych okoliczności. Na przykład pandemia.

Miejsca pracy na całym świecie musiały ponownie dostosować podstawy komunikacji, ponieważ wszystko zmieniło się tak szybko. Komunikacja w zespole musiała przejść z osobistej na zdalną, a normy zespołowe stały się zupełnie inne.

Jednak nie potrzeba tak drastycznego wydarzenia jak pandemia, aby zmienić normy pracy.

Po czym poznajesz, że nadszedł czas na zmianę norm w Twojej firmie?

Zmiana wygląda inaczej w przypadku każdej firmy i każdego pracownika, ale ważne jest, aby wszyscy byli na bieżąco. W końcu komunikacja jest najważniejsza.

Co najważniejsze, liderzy zespołów muszą wiedzieć, że potrafią jednocześnie słuchać i rozwiązywać problemy. W ten sposób zespół będzie mógł kontynuować wprowadzanie zdrowych zmian.

Niestety, nie zawsze tak jest.

Niedawne badanie TechSmith wykazało, że 74% zespołów nie ustaliło norm zapewniających jasność co do tego, jak będą pracować jako zespół. Ponadto 76% nie ustaliło norm zapewniających skuteczność i włączający charakter spotkań.

I to jest ogromny problem.

Jak można oczekiwać, że zespół będzie się dobrze rozwijał, jeśli nie ma jasnych oczekiwań co do sposobu komunikacji?

Nie mogą, co oznacza, że ​​czas na zmiany. W przypadku nieporozumień w komunikacji, niezaangażowanej współpracy i napiętych rozmów konieczne będzie dostosowanie norm zespołowych.

Kolejnym sygnałem ostrzegawczym, że zespół potrzebuje nowych norm, są częste skargi. Nie ma znaczenia, czy dotyczą one przekroczenia terminów, zagmatwanych projektów czy nieefektywnej pracy zespołowej, skargi należy traktować poważnie.

Więc wiesz, że nadszedł czas na zmiany. Ustalmy zdrowe normy!

Ustanawianie norm zespołowych dla wszystkich

Aby stworzyć normy zespołowe, należy słuchać i słyszeć członków grupy. Tworzysz środowisko pracy, w którym każdy może swobodnie wypowiadać się bez obawy przed krytyką ze strony innych.

Kiedy już ustalisz bezpieczną przestrzeń, spróbuj znaleźć wspólne tematy w poszczególnych sprawach.

Na przykład członek zespołu narzeka na nieefektywne spotkania, inny na długie i zagmatwane e-maile, a jeszcze inny na ciągłe przerwy w pracy. Co mają ze sobą wspólnego?

Komunikacja nie jest jasna i zorganizowana.

Łatwym rozwiązaniem tych reklamacji byłoby wdrożenie komunikacji wizualnej. Zamiast apodyktycznych e-maili i spotkań, użyj zrzutów ekranu lub krótkich filmów, aby wyjaśnić, co jest potrzebne.

Z niedawnego badania TechSmith wynika, że ​​chociaż niektórzy respondenci wahają się przed wysyłaniem wiadomości wideo, to zapytani, jaki rodzaj e-maili woleliby otrzymywać, o 75% częściej wybierali wiadomości zawierające wideo lub obrazy niż te zawierające wyłącznie tekst.

Ponadto 42% respondentów uważa, że ​​wiadomości wideo mogą zastąpić ponad jedną czwartą ich spotkań!

Chociaż skargi te wydają się niepowiązane, widać, że istnieje wspólne rozwiązanie. Te szerokie rozwiązania są Twoim przyjacielem.

Normy nie są trudne, wystarczy je jasno wdrożyć. Niejasne normy są trudne do zrozumienia, dlatego ważne jest, aby zachować jasność podczas ich ustalania.

Teraz się zgłośmy

Łatwiej powiedzieć i zrobić stosowanie norm zespołowych. Najtrudniejszą częścią jest nadążanie za tymi zmianami i śledzenie ich powodzenia. Jak wspomnieliśmy, jeśli Twoje nowe normy nie będą łatwe do zrozumienia, Twojemu zespołowi będzie trudno je przejrzeć.

Utwórz harmonogram odpowiedzialności do udokumentowania, na przykład kartę zespołu. Co dwa tygodnie lub zawsze, gdy jest to najlepsze dla Twojego zespołu, zbieraj opinie od wszystkich.

Ponownie, zaakceptuj sytuację i stwórz bezpieczną przestrzeń do szczerej, otwartej informacji zwrotnej. Co najważniejsze, członkowie zespołu mogą swobodnie zabierać głos.

Informacje zwrotne są ważne, aby stworzyć jasny obraz tego, co zadziałało, a co nie. Wprowadzając zmiany, będziesz mógł zmienić swoje normy pracy, aby jak najlepiej odzwierciedlały potrzeby Twojego zespołu.

Raport dotyczący trendów w zakresie elastyczności miejsca pracy

Uzyskaj więcej informacji na temat tego, kiedy, gdzie i jak ludzie pracują oraz jak możesz coś zmienić.

Przeczytaj raport

Według monday.com normy zespołowe pomagają dać pracownikom poczucie odpowiedzialności, dzięki czemu mają poczucie, że ich ciężka praca jest doceniana przez szefa i innych współpracowników.

I to wszystko! Normy zespołowe mogą początkowo wydawać się trudne, ale ich utworzenie jest niezwykle łatwe. Dodaliśmy nawet kilka przykładów, abyś mógł zacząć myśleć o tym, czego może potrzebować Twój zespół.