Komunikacja synchroniczna vs. asynchroniczna: jak wykorzystać obie metody, aby zdominować pracę zdalną?

Kiedy wybuchła pandemia COVID-19, wielu z nas nagle stanęło przed koniecznością pracy i uczenia się w domu. Chociaż praca zdalna i edukacja nie są nowymi koncepcjami, większość z nas nie doświadczyła wyzwań (i — tak — nagród) w pełni cyfrowego miejsca pracy lub klasy.

W przypadku nowych pracowników zdalnych wzbudziło to wiele pytań. Jaki jest najlepszy sposób komunikowania się z kolegami? Jako instruktor, w jaki sposób możesz upewnić się, że Twoi uczniowie nie tylko otrzymują potrzebne informacje, ale także faktycznie się uczą? Skąd mam wiedzieć, kiedy powinienem zadzwonić lub odbyć spotkanie online, a kiedy wysłać e-mail lub nagrać wideo?

Odpowiedzi często sprowadzają się do wyboru między komunikacją synchroniczną a asynchroniczną. Oba są użytecznymi i uzasadnionymi sposobami komunikowania się i dzielenia wiedzą, ale każdy ma również swoje mocne i słabe strony.

Może być trudno zorientować się, którego użyć i kiedy, ale uzbrojony w odpowiednią wiedzę i narzędzia, możesz całkowicie posiadać zdalną pracę i naukę.

Co to jest komunikacja synchroniczna?

Synchroniczny oznacza po prostu, że komunikacja odbywa się w czasie rzeczywistym, a wszystkie strony są zaangażowane jednocześnie . Czy kiedykolwiek rozmawiałeś z kimś przez telefon lub miałeś osobiste spotkanie lub rozmowę? Gratulacje! Zaangażowałeś się w komunikację synchroniczną.

Dla większości z nas odejście na odległość oznaczało utratę komunikacji twarzą w twarz, do której wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni. Nagle, gdy chcesz porozmawiać z kolegą, nie jest to tak proste, jak wyskoczenie na pogawędkę.

Teraz siedzisz przy biurku z kamerą internetową i mikrofonem, rozmawiając z obrazami na ekranie. Jeśli nigdy nie słyszałeś ani nie korzystałeś z Zoomu lub podobnej usługi wideokonferencji, prawie na pewno masz teraz.

Jednak spotkania wirtualne nie są jedynymi rodzajami zdalnej komunikacji synchronicznej. Czatowanie przez SMS lub czat online, takie jak Microsoft Teams lub Slack, również często jest synchroniczne.

Co sprawia, że ​​komunikacja synchroniczna jest użyteczna?

Komunikacja synchroniczna jest idealna, gdy potrzebujesz od razu odpowiedzi na pytanie. Jego największą siłą jest bezpośredniość. Świetnie sprawdza się również w sytuacjach, gdy musisz przeprowadzić burzę mózgów lub gdy chcesz uzyskać opinie lub pomysły w czasie rzeczywistym. Najbardziej przypomina spotkania i rozmowy, do których jesteś przyzwyczajony w codziennym życiu biurowym.

Wiele osób uważa, że ​​komunikacja synchroniczna jest lepsza w budowaniu relacji lub angażowaniu tych, z którymi się komunikujesz lub uczysz. Chociaż może to być prawdą w niektórych przypadkach, nie musi to być prawda uniwersalna.

Ale o tym później!

W jaki sposób komunikacja synchroniczna nie działa?

Ze względu na bezpośredniość wymaga od wszystkich przebywania w tym samym (wirtualnym) miejscu w tym samym czasie. Jest to ogromna wada dla osób, które mogą przebywać w wielu strefach czasowych lub mogą mieć problemy z połączeniami internetowymi, dostępnością technologii lub innymi wyzwaniami. Największą siłą komunikacji synchronicznej jest również jej największa słabość.

W TechSmith koordynowałem pracę kilku zewnętrznych agencji konsultingowych. Niektórzy z tych konsultantów byli w Stanach Zjednoczonych, ale inni we Francji, Niemczech, Wielkiej Brytanii i Australii. Próba skoordynowania czasu, w którym wszyscy moglibyśmy być dostępni na synchroniczne spotkanie, okazała się niemożliwa.

Na przykład, aby spotkanie działało dla moich europejskich konsultantów, zazwyczaj musiałem je odbyć przed godziną 10 rano czasu wschodniego, aby nie zmuszało ich to do pozostawania do późna w biurze. Ale to by oznaczało, że Australijczycy musieliby być na wezwanie około północy.

To po prostu nierozsądne pytanie. Zamiast tego organizowaliśmy spotkania z tyloma osobami, na ile rozsądnie byłoby w stanie uczestniczyć, a ja nagrywałem je, aby podzielić się nimi z tymi, którzy nie mogli tam być.

To zadziałało, ale oznaczało to również, że Australijczycy nieczęsto mieli okazję zaangażować się w sposób, w jaki robili to inni konsultanci.

Ale to także dość ekstremalny przykład. Komunikacja synchroniczna może być równie problematyczna dla osób, które nie są oddalone o tysiące mil.

Wszyscy byliśmy na spotkaniach, na których zastanawiamy się, dlaczego tam jesteśmy i po cichu przeklinamy przerwę w naszej produktywności. To samo dotyczy szybkich rozmów przy czyimś biurku. Osoba, której przerywasz, nie zawsze podziela Twoje poczucie pilności w konkretnym temacie.

Komunikacja synchroniczna wymaga obecności wszystkich, niezależnie od tego, czy jest to dla nich najlepszy czas, czy nie.

Wreszcie, przy komunikacji synchronicznej nie ma miejsca na błędy. W przypadku spotkania strumieniowego, jeśli technologia zawiedzie, wszyscy będą musieli poczekać na rozwiązanie problemu lub może być konieczne przełożenie spotkania.

Ostatni tweet naszego przyjaciela Briana Fanzo podsumowuje całkiem nieźle:

Co więcej, w rozmowie w czasie rzeczywistym czasami jest mało czasu na rozważenie odpowiedzi na pytania lub alternatywnych rozwiązań problemów. Możesz nie mieć czasu na zebranie wymaganych informacji lub zasobów, aby odpowiednio rozwiązać problem.

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Jeśli doczytałeś tak daleko, prawdopodobnie już zgadłeś, że — jeśli komunikacja synchroniczna odbywa się w czasie rzeczywistym — komunikacja asynchroniczna musi być dowolną komunikacją, która nie działa. Skuteczność nie wymaga udziału wszystkich stron w tym samym czasie.

To naprawdę takie proste. Ale istnieje wiele sposobów na zrobienie tego!

Poczta e-mail jest prawdopodobnie najczęstszym sposobem asynchronicznej komunikacji w środowisku biznesowym. Ale tutaj są. wiele form komunikacji.

Inne przykłady obejmują:

• Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana czy Trello.
• Wiki lub witryna Sharepoint Twojej organizacji.
• Filmy informacyjne lub instruktażowe.
• Skrócone przewodniki referencyjne.
• Zrzuty ekranu ze znacznikami.
• Przekazać opinię.

Ale niektóre metody synchroniczne mogą być również asynchroniczne lub hybrydowe. Chociaż bezpośrednie wiadomości i wiadomości tekstowe można wykonywać w czasie rzeczywistym, możesz nie być dostępny, aby od razu odpowiedzieć na pytanie współpracownika.

To samo dotyczy wiadomości pozostawionych w narzędziach takich jak Slack czy Teams. Ludzie mogą odpowiedzieć na nie od razu lub wtedy, gdy będą dostępni.

Mój wcześniejszy przykład nagrywania spotkania strumieniowego i udostępniania go nieobecnym uczestnikom jest przykładem hybrydy synchronicznego i asynchronicznego.

Co sprawia, że ​​komunikacja asynchroniczna jest użyteczna?

Komunikacja asynchroniczna działa najlepiej, gdy nie jest wymagana natychmiastowość. Umożliwia wszystkim stronom korzystanie z treści i odpowiadanie na nie, gdy jest to dla nich wygodne, odpowiednie lub możliwe. Nie muszą przerywać pracy, aby zaangażować się w czyjś harmonogram.

Ponadto komunikacja asynchroniczna daje więcej czasu na zebranie informacji, zasobów, myśli i opinii przed udzieleniem odpowiedzi na pytania, rozwianiem obaw lub zaproponowaniem pomysłów.

Komunikacja asynchroniczna jest również bardziej wyrozumiała dla błędów i problemów technologicznych. Jeśli Twój komputer ulegnie awarii podczas pisania wiadomości e-mail, możesz po prostu wrócić do niego po ponownym uruchomieniu komputera. Jeśli nagrasz film do udostępnienia, możesz przejrzeć i edytować swoje werbalne błędy i wahania.

Komunikacja asynchroniczna jest skalowalna w sposób, w jaki komunikacja synchroniczna często nie jest.

Na przykład większość wirtualnych sal konferencyjnych ma przynajmniej pewien rodzaj ograniczenia liczby uczestników. W wielu organizacjach te limity często nie stanowią problemu. Jednak w przypadku większych firm lub w przypadkach, w których konieczne może być udostępnienie informacji większej grupie osób, ograniczenia te mogą poważnie wpłynąć na komunikację.

Jeśli jednak zamienisz to spotkanie informacyjne lub edukacyjne we wstępnie nagrane wideo, praktycznie nie ma ograniczeń co do liczby osób, które mogą je obejrzeć.

Wreszcie komunikacja asynchroniczna pozostawia więcej miejsca na błędy i poprawianie błędów lub potencjalnych nieporozumień. Masz więcej czasu na stworzenie wiadomości, zapewnienie jej dokładności i sprawdzenie błędów przed udostępnieniem.

Komunikacja asynchroniczna nie próbuje odtworzyć doświadczenia komunikacji twarzą w twarz, ale zamiast tego wykorzystuje unikalne zalety środowiska online.

Gdzie kończy się komunikacja asynchroniczna?

Wyobraź sobie: zbliżasz się do napiętego terminu i potrzebujesz odpowiedzi na kilka ostatnich pytań, zanim skończysz. Wysyłasz e-mail do współpracownika, a potem czekasz.

I czekaj.

I czekaj.

W większości przypadków komunikacja asynchroniczna nie jest tak skuteczna w czasach kryzysu lub gdy potrzebujesz odpowiedzi właśnie teraz.

Istnieje również obawa, że ​​w wielu przypadkach komunikacja asynchroniczna może być mniej angażująca lub osobista niż komunikacja synchroniczna.

To z pewnością może być prawdą. Wiadomość e-mail prawie nigdy nie będzie tak osobista, jak rozmowa telefoniczna lub rozmowa twarzą w twarz.

Jednak prawidłowo wykonane wiele form komunikacji asynchronicznej może być niezwykle angażujące i osobiste. W naszym ostatnim poście Jak skutecznie przejść do nauczania online: najlepszy przewodnik, przedstawiamy kilka sposobów, aby zapewnić, że asynchroniczna nauka zainteresuje odbiorców — zwłaszcza jeśli chodzi o tworzenie filmów.

Oto kilka przykładów:

• W tym wideo z kamery internetowej przedstawiające Twoją twarz podczas nagrywania prezentacji do prezentacji.
• Twoje filmy powinny być jak najkrótsze.
• Nie przesadzaj z wysoką wartością produkcji.
• Mów z entuzjazmem.

Sprawdź ten post, aby uzyskać więcej świetnych informacji.

Czy synchroniczny czy asynchroniczny jest lepszy do zdalnej komunikacji?

Żaden z nich nie jest z natury lepszy od drugiego. Wszystko zależy od Twoich (i Twoich odbiorców) potrzeb.

Jak wspomniano powyżej, kiedy kilka miesięcy temu większość z nas pracowała zdalnie, prawdopodobnie próbowaliśmy wymyślić, w jaki sposób możemy odtworzyć środowisko biurowe (lub klasę) za pomocą połączeń wideo, spotkań strumieniowych, bezpośrednich wiadomości i innych metod. I chociaż działało to na krótką metę, prawdopodobnie nie może być utrzymywane w nieskończoność.

W większości organizacji połączenie synchronicznych i asynchronicznych metod komunikacji będzie najbardziej wydajne i efektywne.

Czy powinienem wybrać komunikację synchroniczną czy asynchroniczną?

Jeśli nie masz pewności, czy komunikacja synchroniczna czy asynchroniczna jest odpowiednia dla Twoich potrzeb, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy to wystarczająco pilne, aby przerwać pracę innym?
• Czy potrzebuję natychmiastowej odpowiedzi?
• Czy moi współpracownicy potrzebują tych informacji w tej chwili?

Pamiętaj, że sytuacja awaryjna z Twojej strony niekoniecznie przekłada się na sytuację kryzysową dla kogoś innego.

Zastanów się nad tym: środowisko online daje nam wiele możliwości efektywnej komunikacji bez konieczności robienia tego synchronicznie. W wielu przypadkach komunikacja asynchroniczna będzie działać lepiej.

Pamiętasz nasz przykład z wcześniejszego spotkania, który mógł być e-mailem? Jeśli organizujesz spotkania, które mają wyłącznie charakter informacyjny, rozważ przekształcenie tego spotkania w film wideo. Twoi odbiorcy mogą konsumować treści bez konieczności przerywania pracy. A dzięki narzędziu, takiemu jak TechSmith Video Review, mogą nawet zadawać pytania i widzieć odpowiedzi podczas oglądania.

Oto kilka sposobów na efektywniejsze korzystanie z komunikacji asynchronicznej, nawet jeśli nie pracujesz zdalnie.

• Wyślij e-mail.
• Zamień spotkanie informacyjne w wideo.
• Utwórz krótki screencast, aby omówić proponowane zmiany w dokumencie, zamiast spotykać się osobiście.
• Zrób zrzuty ekranu i poprowadź publiczność przez kolejne kroki, aby wykonać zadanie.
• Nagraj film szkoleniowy zamiast ćwiczyć osobiście.

Aby uzyskać więcej informacji i wskazówek, zapoznaj się z tym wspaniałym postem na temat przekształcania komunikacji zdalnej za pomocą elementów wizualnych.

Jakie narzędzia są dostępne do komunikacji synchronicznej?

Dostępnych jest wiele narzędzi ułatwiających zdalną komunikację synchroniczną, w tym oprogramowanie do wideokonferencji i narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym, takie jak czat.

Oto kilka najpopularniejszych:

• Powiększenie
• Spotkanie Google
• Zespoły Microsoft
• Telefon (w tym funkcje takie jak Facetime)
• Luźny
• Tekst SMS

Jakie narzędzia są dostępne do komunikacji asynchronicznej?

Chociaż niektóre z poniższych narzędzi są najbardziej przydatne do komunikacji asynchronicznej, zauważysz, że występuje pewne skrzyżowanie. Na przykład, jeśli wyślesz komuś wiadomość tekstową, z pewnością może odpowiedzieć od razu, ale może też odpowiedzieć, gdy jest to wygodniejsze lub odpowiednie.

Oto kilka najpopularniejszych narzędzi do komunikacji asynchronicznej

• E-mail
• Rejestratory ekranu/edytory wideo, takie jak TechSmith Camtasia.
• Oprogramowanie do przechwytywania ekranu, takie jak TechSmith Snagit.
• Platformy wideo, takie jak TechSmith Knowmia Pro.
• Zespoły Microsoft
• Luźny
• Tekst SMS

Synchroniczne czy asynchroniczne? Bardziej jak synchroniczny ORAZ asynchroniczny!

Nie ma jednego idealnego sposobu komunikowania się podczas pracy lub nauki zdalnej. Istnieją zalety komunikacji asynchronicznej i komunikacji synchronicznej, a także wady.

Niektóre komunikaty są pilne i wymagają natychmiastowej uwagi. Jednak inne są mniej pilne i można się nimi zająć w mniej destrukcyjny i być może nawet bardziej użyteczny sposób.

Dzięki odpowiednim narzędziom i lepszemu zrozumieniu, gdzie naprawdę wyróżnia się każda metoda, możesz użyć obu, aby lepiej komunikować się z kolegami, studentami i innymi odbiorcami, niezależnie od tego, czy znajdują się one w odległości 5000 mil, czy też w głębi korytarza.