Jak rozwiązać 10 typowych problemów treningowych za pomocą wideo?

Większość trenerów, zarówno formalnych, jak i nieformalnych, ma ten sam cel: sprawić, by nauka trwała.

Problem z tym jest, no cóż, problemy. Istnieje mnóstwo przeszkód, które pojawiają się, gdy próbujesz skłonić inne osoby do przyswojenia informacji, zwłaszcza jeśli nie jesteś ekspertem w danej dziedzinie.

W tym poście przyjrzymy się dziesięciu bolesnym problemom, które rozwiązuje szkolenie wideo – pierwszym z nich jest czas i pieniądze wydane na naukę twarzą w twarz w przypadku powtarzalnych zadań.

Problem 1: Szkolenie twarzą w twarz jest czasochłonne i drogie

Gruntowne szkolenie pracowników jest całkowicie niezbędne dla zwiększenia produktywności i bezpieczeństwa, ale może szybko stać się czasochłonne i kosztowne. Według raportu „Training Industry Report” 2016 magazynu Training, firmy amerykańskie wydały na szkolenia w 2016 r. szacunkowo 70,65 mld USD i średnio straciły 53,8 godzin produktywności na pracownika podczas aklimatyzacji.

W większości przypadków szkolenie ograniczające nie jest opłacalne, szczególnie w przypadku opieki zdrowotnej, finansów, rządu i innych ściśle regulowanych branż. Jednak wysokiej jakości szkolenia w krótszym czasie są realną możliwością i są niezbędne dla firm, które chcą ograniczyć koszty i niedogodności związane z bezpośrednim przygotowaniem do pracy.

Pierwszym krokiem jest zastąpienie pewnych orientacji i szkoleń twarzą w twarz treściami edukacyjnymi opartymi na wideo. Szkolenie stacjonarne zajmuje w grafiku co najmniej dwie osoby w danym momencie – stażysta i pracownik administrujący tym szkoleniem.

Podczas gdy zniuansowane funkcje nieuchronnie wymagają fizycznych demonstracji, bardziej uniwersalne zadania, takie jak wypełnianie kart czasu pracy lub podstawowa, powtarzalna praca z wiedzą, mogą być sprawnie przekazywane za pomocą dobrze przygotowanych serii demonstracji i wykładów na ekranie.

Przeniesienie odpowiedniego szkolenia bezpośredniego na szkolenia wideo może skrócić czas, a tym samym i pieniądze. Nagraj go raz, udostępnij tyle razy, ile potrzebujesz.

Problem nr 2: Harmonogramy mogą być koszmarem do koordynowania

Czas spędzony na sesjach treningowych twarzą w twarz jest często poprzedzony trudną walką o koordynację harmonogramów. Ponadto koordynatorzy szkoleń często znajdują się pod presją, aby ukończyć szkolenie w napiętych ramach czasowych.

Jest to walka, biorąc pod uwagę, ile harmonogramów osób należy wziąć pod uwagę:

• Przedstawiciele HR odpowiedzialni za administrację i/lub koordynację szkoleń.
• Członkowie zespołu IT potrzebowali pomocy przy konfiguracji demonstracji.
• Eksperci merytoryczni sprowadzeni z innych działów lub lokalizacji.
• Nowi uczniowie, którzy zbyt łatwo podwoją rezerwację, gdy się rozwijają.
• Menedżerowie wyższego szczebla proszą o udział w niektórych sesjach.

Piękno szkolenia wideo polega na tym, że można je łatwo nagrać w czasie dogodnym dla osób zarządzających sesją i umieścić w harmonogramach uczestników bez nadmiernej koordynacji między wieloma stronami. Sesje można również zapisywać i udostępniać za pośrednictwem platform internetowych, z których można korzystać później w miarę rozwoju zespołów.

W ten sposób nic i nikt nie wpada przez szczeliny.

Problem 3: Szkolenie na całym świecie jest trudne

Szkolenie jest często przedsięwzięciem krajowym lub międzynarodowym, które wymaga rozległych zasobów i koordynacji. Koszty dojazdu do i z różnych lokalizacji biurowych, a w niektórych przypadkach wynajęcia powierzchni na szkolenie, naprawdę się sumują. Tymczasem koordynacja harmonogramów wokół wielu stref czasowych może szybko stać się ćwiczeniem na dzielenie włosów.

Bariery językowe mogą również stwarzać problemy podczas seminariów szkoleniowych, wymagając od tłumaczy upewnienia się, że każdy czerpie wartość z doświadczenia.

Wszystko to nasuwa pytanie: czy koszt i złożoność globalnych szkoleń są uzasadnione?

W niektórych przypadkach tak. Ale często wideo może być używane jako substytut. Na przykład podczas wdrażania nowego personelu możesz użyć oprogramowania do nagrywania ekranu lub edycji wideo, aby nagrywać seminaria internetowe i pokazy szkoleniowe. Filmy te można następnie edytować, dodając podpisy lub napisy, tłumaczenia, a nawet pytania do quizu, aby ocenić, jak dobrze widzowie uczą się treści. Co ważniejsze, te zasoby szkoleniowe działają również jako zasoby skalowalne i powtarzalne.

Innymi słowy, za pomocą wideo organizacje mogą tworzyć zwięzłe, atrakcyjne materiały referencyjne, które pracownicy mogą oglądać asynchronicznie i na całym świecie oraz w razie potrzeby opatrzone napisami w ich języku.

Problem nr 4: Mam tylko jedno ujęcie, aby uchwycić wszystko, czego potrzebuję, od mojego eksperta w tej dziedzinie

Wideokonferencja między co najmniej dwiema osobami to świetny sposób na dzielenie się informacjami i pomysłami. Jest również idealny do przekazywania złożonych i technicznych informacji, które mogą być specyficzne dla niektórych specjalistów, na przykład w dziedzinach medycznych.

To dlatego, że:

• Według Fast Company mózg przetwarza obrazy 60 000 razy szybciej niż słowa.
• Ludzie zachowują treści z obrazami lepiej niż same treści audio.

Ale każdy, kto brał udział w spotkaniu, zna uczucie próby skupienia uwagi i robienia szczegółowych notatek. Kiedy osoba po drugiej stronie ekranu jest zajętym ekspertem w danej dziedzinie, który nie jest łatwo dostępny, musisz upewnić się, że za pierwszym razem otrzymasz właściwe informacje. A może ty?

Narzędzia do nagrywania ekranu i edycji wideo pozwalają użytkownikom nagrywać wywiady, dzięki czemu mogą być w 100% zaangażowani podczas wywiadów i rozmów.

Alternatywnie, stażysta może wysłać listę pytań do zapracowanego eksperta merytorycznego (lub MŚP), który może odpowiedzieć na te pytania w formacie wideo. Tak czy inaczej, wykorzystanie wideo do wywiadów z MŚP umożliwia stworzenie stałego zasobu multimedialnego, który można odtwarzać na żądanie ze zmienną prędkością, a nawet opisywać znacznikami i notatkami, jeśli to konieczne. Możesz nawet uzyskać transkrypcję wideo, aby w razie potrzeby przekształcić dźwięk w tekst.

Przechwytuj, konsumuj, komentuj, powtarzaj.

Problem 5: Drenaż mózgów jest prawdziwy

W swojej książce Nieformalne uczenie się: ponowne odkrywanie naturalnych ścieżek , które inspirują innowacje i osiągi, Jay Cross porównał szkolenie formalne do jazdy autobusem, gdzie kierowca zabiera Cię tam, gdzie chcesz być, oraz nieformalne szkolenie do jazdy na rowerze, gdzie tworzysz własne trasa, według Brainsharka.

Tak jak jednego dnia możesz potrzebować autobusu, a innego roweru, tak formalna i nieformalna nauka oparta na wideo ma swoje miejsce we współczesnym biznesie.

Szkolenie formalne jest skuteczne w tworzeniu bazy wiedzy dla nowych pracowników. Ma to również kluczowe znaczenie dla nieelastycznych procesów, takich jak protokoły medyczne i zarządzanie zgodnością. Procesy takie jak ten muszą być dokładne, a zatem przekazywane w sposób proceduralny, a nie jako wyciągnięte ad hoc wnioski. Formalne szkolenie jest zazwyczaj prowadzone w przemyślanej kolejności, przez konkretnego, czasem certyfikowanego trenera, w wymaganym czasie – na przykład seria wideo z inżynierską procedurą bezpieczeństwa.

Szkolenie nieformalne odbywa się bardziej na zasadzie uczenia się na bieżąco. Na przykład wyobraź sobie, że Twoja firma ma system zarządzania danymi, który został zbudowany we własnym zakresie, ale pracownicy, którzy go zbudowali, odchodzą lub przechodzą na emeryturę. Cała ich wiedza i wiedza również odejdą wraz z nimi, powodując pustkę w wiedzy, która będzie trudna do wypełnienia. Szkolenie nieformalne może rozwiązać ten problem, ponieważ pracownicy tworzą filmy szkoleniowe dotyczące ich własnych obszarów wiedzy. W miarę jak procesy biznesowe ewoluują i stają się bardziej wydajne, pracownicy mogą tworzyć treści wideo, które zawierają najlepsze praktyki, których się nauczyli.

Wspaniałą rzeczą jest to, że możesz łatwo i niedrogo tworzyć zarówno formalne, jak i nieformalne programy szkoleniowe z wideo i screencastami w całej organizacji.

Problem #6: Pracuję z mądrymi ludźmi. Jak się od nich uczyć?

Dobrze wyprodukowana seria filmów wprowadzających ma dużą wartość, które pomagają pracownikom szybko i niedrogo przyzwyczaić się do swoich ról. Jednak organiczny rozwój społeczności szkoleniowej ma również wartość, do której pracownicy mogą wnosić swój wkład i uczyć się od niej ad hoc.

Ten proces, zwany uczeniem się społecznym, nie zachodzi formalnie ani na żądanie kierownictwa. Jest to raczej naturalny wynik demokratyzacji narzędzi komunikacji wizualnej. Na przykład, jeśli ktoś, kto został poproszony o wystarczające wyjaśnienie tabel przestawnych, ma dostęp do łatwych w użyciu narzędzi do tworzenia wideo, może po prostu nagrać krótki film instruktażowy.

Drugą częścią tego jest posiadanie centrum, w którym te filmy można przesyłać i udostępniać odpowiednim odbiorcom.

Dzięki intuicyjnym narzędziom do przechwytywania ekranu i platformie do wspólnego udostępniania, wiedzę i szkolenia w miejscu pracy można pozyskiwać z tłumu.

Problem nr 7: Pokłady ślizgowe się nudzą… szybko

Slide decki spełniają użyteczną funkcję: organizują i prezentują bogate w treść szkolenia z krótkimi, punktowanymi podsumowaniami i wizualnymi mediami.

Problem polega na tym, że zbyt wiele slajdów zawodzi w elemencie „media wizualne”, ponieważ w ogóle nie używa obrazów ani multimediów. Celem każdego dobrego pokazu slajdów powinno być opowiedzenie historii, a nie odczytywanie dosłownie faktów i informacji z ekranu. Częścią opowiadania tej historii jest pokazanie widzom czegoś, co wizualnie komunikuje przesłanie.

Jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie tworzenia przyziemnej lub przytłaczającej prezentacji slajdów jest dołączanie zrzutów ekranu, GIF-ów i klipów wideo. Prezenterzy mogą wizualnie dodawać adnotacje do zrzutów ekranu, aby skuteczniej zilustrować swoje punkty. Koniec z nadmiernie długimi, punktowanymi listami.

Prezentację ożywiają także wideo i animowane pliki GIF.

Ktokolwiek powiedział, że slide decki muszą być nudne?

Problem #8: Pamiętasz to szkolenie sprzed trzech miesięcy? Ja też nie…

Największą wadą tradycyjnych, osobistych sesji szkoleniowych i pisemnych podręczników szkoleniowych jest to, że łatwo jest zapomnieć o treści i trudno ją znaleźć, gdy będzie potrzebna później. Zamiast przekopywać się przez wcześniejsze notatki z sesji szkoleniowych, co by było, gdyby szkolenie wstępne zostało nagrane, a następnie podzielone na kilka krótkich filmów?

Filmy miałyby służyć jako krótkie, przyswajalne treści, które można szybko przyswoić, ale także pasywnie. Innymi słowy, można go oglądać w kółko w razie potrzeby i przy bardzo niewielkim nakładzie pracy ze strony pracownika. Po prostu nagraj oryginalne szkolenie i podziel je na mikrofilmy, aby każdy mógł je obejrzeć w razie potrzeby.

Inną opcją jest dołączenie spisu treści do filmów szkoleniowych, który umożliwia widzom przeskakiwanie do najistotniejszych tematów w filmie, w zależności od ich aktualnych potrzeb.

Zaprezentuj go raz, obejrzyj raz i odwołuj się do niego tyle razy, ile potrzebujesz.

Problem #9: Tyle treningu, tak mało czasu

Jak zauważył The Wall Street Journal, firmy zatrudniają dwa razy dłużej niż jeszcze kilka lat temu. Zrozumiałe jest, że menedżerowie są zatem chętni do szybkiego przeszkolenia nowych pracowników. Oznacza to, że firmy są pod presją, aby szybciej uczyć pracowników w krótszym czasie.

Jednak menedżerowie nie chcą też, aby nowi pracownicy czuli się nieprzygotowani do radzenia sobie z rzucanymi im zadaniami – co zbyt często się zdarza. Według HR Morning około jedna trzecia pracowników odchodzi w ciągu pierwszych sześciu miesięcy zatrudnienia, a czwartym najczęściej podawanym powodem odejścia jest „nieodpowiednie szkolenie”.

Jednym ze sposobów, w jaki firmy starają się to zmienić, jest wykorzystanie wideo do skuteczniejszego przekazywania informacji w angażującym, zapadającym w pamięć formacie. Według firmy Forrester, pracownicy są o 75 procent bardziej skłonni oglądać filmy szkoleniowe niż czytać dokumentację szkoleniową.

Jako dodatkowy bonus dla pracodawców, wiele edytorów wideo pozwala dodawać pytania quizowe, aby sprawdzić, czy widz prawidłowo uczy się treści, dzięki czemu trenerzy mogą mieć oko na postępy użytkowników.

Dzięki bardziej przyjaznym narzędziom do tworzenia filmów dostępnych na rynku, tworzenie angażujących filmów, które zawierają animowaną grafikę, efekty i napisy, jest łatwiejsze niż kiedykolwiek, a nie tylko trenera mówiącego o treści. Daj ludziom to, czego chcą – angażujące treści szkoleniowe oparte na wideo, które prezentują komunikat zwięźle i zapadające w pamięć – a z większym prawdopodobieństwem dadzą Ci to, czego chcesz: krótszą krzywą uczenia się i dłuższą kadencję.

Problem nr 10: Trening skalowania jest skomplikowany

Wreszcie, co nie mniej ważne, w miarę jak firmy rosną i zmieniają się, szkolenia muszą się zmieniać wraz z nimi, aby zachować świeżość.

Wymierną zaletą korzystania z wideo i innych mediów e-learningowych jest to, że możesz tworzyć i udostępniać więcej treści szkoleniowych w krótszym czasie. Zamiast opracowywania serii slajdów, koordynowania harmonogramów i dostarczania wielu sesji użytkownikom, koordynatorzy szkoleń mogą skupić się na tworzeniu multimedialnych zasobów szkoleniowych, które mogą być dostarczane uczestnikom bez żadnych fizycznych prezentacji lub wyzwań związanych z planowaniem.

Kolejną dużą zaletą treści szkoleniowych opartych na wideo jest to, że zawsze możesz je edytować, jeśli treść wymaga zmiany lub aktualizacji, a następnie po prostu redystrybuować zaktualizowaną treść zamiast wzywać wszystkich z powrotem na szkolenie twarzą w twarz.

Ponadto wideo umożliwia dzielenie się wiedzą, prezentacjami i demonstracjami wśród pracowników oraz zapewnia społeczność zajmującą się zarówno formalną, jak i nieformalną nauką.

Światła, kamera, trening.