Krótki przewodnik po dzieleniu się wiedzą: jak zacząć

Firmy, które czynią dzielenie się wiedzą częścią swojej kultury organizacyjnej, mają wyraźną przewagę konkurencyjną.

Gallup, firma analityczna i doradcza, zauważa: „Zarządzanie wiedzą należy postrzegać jako kluczową strategię biznesową i poświęcać jej tyle samo czasu i uwagi, co wszelkim innym inicjatywom w zakresie IT lub zasobów ludzkich”.

Korzyści z dzielenia się wiedzą są powszechne, od zwiększonej sprawności i innowacji po większe zaangażowanie pracowników. Jest to również jeden z najlepszych sposobów na zapewnienie ciągłości biznesowej przy normalnej rotacji personelu.

Ale termin, a nawet sama praktyka, mogą być nieco niejasne, co utrudnia ustalenie priorytetów i wdrożenie.

Narysujmy więc jaśniejszy obraz tego, czym dokładnie jest dzielenie się wiedzą, jakie są konkretne korzyści, i określmy możliwości dla Twojej organizacji, aby zacząć to robić już teraz.

Czym jest dzielenie się wiedzą?

Mówiąc najprościej, dzielenie się wiedzą to wymiana umiejętności, informacji i wiedzy między siecią lub grupą ludzi.

W tym kontekście istnieją dwa rodzaje wiedzy: wiedza jawna i wiedza ukryta.

Wiedzę jawną można łatwo zapisać, skodyfikować, artykułować i uzyskać do niej dostęp. Często są to rzeczy, które mogą być zawarte w dokumentacji, podręcznikach, samouczkach lub filmach instruktażowych.

Wiedza ukryta, która uzupełnia formę jawną, to mądrość, doświadczenie, wgląd i intuicja, które budują kontekst wokół wiedzy jawnej. Ci, którzy mają wiedzę ukrytą, wiedzą, dlaczego dana praktyka ma kluczowe znaczenie dla firmy lub w jaki sposób podjęto zestaw decyzji.

Najprostszy sposób na dzielenie się wiedzą

Bez względu na to, czy próbujesz podzielić się wiedzą jawną, czy ukrytą, może to wydawać się trudnym zadaniem.

W jaki sposób organizacja sprawia, że ​​krytyczne informacje są łatwo dostępne dla wszystkich bez wydawania wygórowanej ilości czasu lub pieniędzy?

Odpowiedzią jest stworzenie kultury dzielenia się wiedzą.

Organizacje powinny zachęcać pracowników do dzielenia się swoją wiedzą i udostępniać narzędzia, które to ułatwiają.
Fajną rzeczą jest to, że nie musisz wdrażać całego systemu zarządzania wiedzą, aby zacząć. Niektóre proste narzędzia do przechwytywania ekranu lub nagrywania ekranu, takie jak TechSmith Snagit i Camtasia, są więcej niż wystarczające.

Narzędzia takie jak Snagit i Camtasia pomagają pracownikom tworzyć pomoce w pracy, screencasty, samouczki i inne treści informacyjne. Przechowuj i udostępniaj te zasoby w bazie wiedzy, firmowym intranecie, a nawet w prostych przestrzeniach współpracy, takich jak Dokumenty Google, aby uzyskać szybki i łatwy dostęp.

Kluczem jest zapewnienie narzędzi i zachęty.

Trzy powody, by zacząć dzielić się wiedzą już teraz

Gdy wiedza łatwo przepływa przez całą organizację, wiele aspektów działalności kwitnie.

Oto trzy sposoby, w jakie dzielenie się wiedzą przynosi korzyści organizacjom.

1. Zwiększ ROI narzędzi programowych i innych inwestycji biznesowych

W swoim raporcie State of Tech Spend 2020 firma Flexera, dostawca zarządzania IT, stwierdziła, że ​​przeciętna firma przeznacza prawie dziesięć procent swoich przychodów na zasoby IT. Firmy finansowe, usługi w chmurze i oprogramowanie wydają średnio ponad średnią z firmami oprogramowania, przeznaczając średnio prawie 25 procent swoich przychodów na zasoby IT.

Maksymalizacja ROI tych inwestycji jest niezbędna.

Najlepszy sposób, aby to zrobić?

Zachęcaj do dzielenia się wiedzą. Pomoże to zapewnić jak największej liczbie pracowników zrozumienie celu narzędzi i sposobu ich używania.

Zastąp osoby z doświadczeniem lub zainteresowaniem nowym oprogramowaniem lub technologią, aby stworzyć kilka screencastów, które pokazują kluczowe elementy. Udostępnianie filmów i udostępnianie innych zasobów to prosty sposób na stworzenie prostej bazy wiedzy.

Idealnym rezultatem jest to, że wiedza fachowa przepływa swobodnie w całej organizacji, maksymalizując zwrot z inwestycji w technologię.

2. Łagodzenie wyzwań związanych z rotacją pracowników i „drenażem mózgów”

Jednym z największych zagrożeń dla efektywności firmy jest rotacja wiedzy i talentów.

Tutaj ponownie Gallup zapewnia wgląd, obserwując, że obecnie mamy lub wkrótce zobaczymy duży exodus pracowników, gdy pokolenie wyżu demograficznego osiąga wiek emerytalny i odchodzi z siły roboczej.

Jednak organizacje muszą się poruszać nie tylko po przejściu z pokolenia na pokolenie.

Dzisiejsza siła robocza jest przejściowa, ze średnim stażem pracy około 4,2 roku, a wielu pracowników jest nieustannie otwartych na nowe możliwości.

Firmy mogą tworzyć „obwarowania wiedzy”, prosząc doświadczonych pracowników o rejestrowanie swojej zbiorowej wiedzy w screencastach, poradnikach, pomocach w pracy i innej dokumentacji. Udostępnij te zasoby innym pracownikom, a z łatwością wypełnisz lukę w umiejętnościach, jeśli taka się pojawi.

Wdrożenie nawet luźnego systemu dzielenia się wiedzą może zapobiec utracie kluczowych informacji i doświadczenia po odejściu pracowników o wysokiej wydajności lub o długim stażu.

3. Wspieraj rozwój, satysfakcję i utrzymanie pracowników

Raport LinkedIn Learning Workplace Learning Report 2021 wykazał, że firmy, które zapewniają możliwości rozwoju i mobilności, są bardziej skłonne do zatrzymywania pracowników przez dłuższy czas.

W rzeczywistości „według danych LinkedIn pracownicy w firmach o wysokiej mobilności wewnętrznej pozostają prawie dwa razy dłużej niż ci, którzy tego nie robią”.

Innymi słowy, ludzie chcą pracować w miejscu, w którym mają możliwość rozwoju, podejmowania nowych wyzwań i rozwijania kariery. Zdobywanie nowych umiejętności poprzez naukę w pracy i w pracy jest jednym z głównych sposobów, w jaki ludzie to robią.

Formalne programy szkoleniowe odgrywają tutaj ważną rolę, ale nieformalne, codzienne dzielenie się wiedzą również może mieć duży wpływ.

Wspieranie środowiska współpracy, które zachęca i ułatwia efektywne dzielenie się wiedzą, będzie ogromnym impulsem do rozwoju i utrzymania pracowników.

Trzy możliwości dzielenia się wiedzą w każdej organizacji

Istnieją możliwości dzielenia się wiedzą, które są unikalne dla niektórych organizacji i branż, ale wiele z nich jest spójnych w każdym miejscu. Oto trzy możliwości dostępne dla wszystkich organizacji.

1. Wprowadzenie i treści szkoleniowe

Rozpocznij dzielenie się wiedzą od samego początku, łącząc ją z wprowadzeniem nowych pracowników i treściami szkoleniowymi.

Zwołaj grupę doświadczonych pracowników, aby określić wstępne możliwości dzielenia się wiedzą. Następnie poproś członków tej grupy o stworzenie zasobów, które mogą uczyć nowych pracowników o normach, systemach, procesach i praktykach firmy.

Skorzystaj z tych zasobów, aby zapewnić nowym pracownikom wyselekcjonowany kurs nauki w ich pierwszych dniach w pracy. Docenią wsparcie, a Twoja organizacja zyska na przyspieszonym czasie osiągania produktywności.

2. Wdrażanie oprogramowania i systemów

Organizacje zawsze dodają, aktualizują lub zastępują technologię i systemy. Te przejścia mogą tworzyć okresy nieefektywności.

Gdy wprowadzasz nową technologię lub przeprowadzasz poważną aktualizację, napełnij pompę treściami pomocniczymi. Twórz screencasty, instrukcje i inną dokumentację, aby pomóc pracownikom poczuć się komfortowo. Tematy takie jak konfiguracja konta i korzystanie z nowych funkcji to świetne miejsca na rozpoczęcie, ale w zależności od sytuacji będzie ich znacznie więcej.

Często tworzenie materiałów pomocniczych do wdrażania technologii może być pracą zespołową, a do tworzenia zasobów nie trzeba angażować osób, które już są ekspertami.

Zbierz grupę interesariuszy i zadaj każdemu z nich zadanie poznania lub zrozumienia konkretnego elementu nowego systemu. Następnie mogą tworzyć materiały pomocnicze dla przydzielonego im obszaru.

Rozproszone i aktywne podejście do dzielenia się wiedzą, takie jak to wyjaśnione tutaj, jest idealne.

3. Wsparcie informatyczne i techniczne (wewnętrzne i skierowane do klienta)

Zespoły IT i wsparcia technicznego są stale przytłoczone.

Wewnętrznie obsługują szeroką gamę technologii, które umożliwiają prowadzenie biznesu.

Zewnętrznie zapewniają, że Twoi klienci pozostaną zadowoleni i usatysfakcjonowani, rozwiązując problemy tak szybko, jak to możliwe.

Znalezienie sposobów na zarządzanie tym dużym obciążeniem, a nawet zmniejszenie go, ma kluczowe znaczenie. Oczywiście dzielenie się wiedzą jest na to idealnym sposobem.

Większość zespołów IT i wsparcia technicznego napotyka niektóre pytania częściej niż inne. W przypadku wielu z tych pytań prosty film lub dokument instruktażowy może zapewnić łatwą odpowiedź.

Zapewnij swoim zespołom IT i wsparcia proste narzędzia do przechwytywania wiedzy. Następnie zaoferuj czas i zachętę do tworzenia i udostępniania zasobów, które odpowiadają na często zadawane pytania dotyczące pomocy technicznej.

Gdy zasoby istnieją, można ich używać do odpowiadania na odpowiednie prośby, zapewniając skrót, który regularnie oszczędza czas.

Dwa ważne powody, by skłonić się do dzielenia się wiedzą

Mam dwa ostatnie powody, dla których każda organizacja powinna priorytetowo traktować dzielenie się wiedzą.

Po pierwsze, w dzisiejszym społeczeństwie dzielenie się wiedzą jest powszechne. Niezliczone kursy online, kanały YouTube i konta w mediach społecznościowych poświęcone nauczaniu nowych umiejętności i wiedzy. Wielu Twoich pracowników regularnie angażuje się w ten ekosystem, aczkolwiek na tematy, które ich interesują.

Po drugie, korzyści płynące z dzielenia się wiedzą szybko się pogłębiają.

Wspomaga efektywność w całej firmie. Kiedy nowi pracownicy szybciej przyspieszają, weterani spędzają mniej czasu na szkoleniach i odpowiadaniu na pytania.

Ponadto pracownicy chętniej pracują nad nowymi, trudnymi rzeczami, gdy wiedzą, że wiedza i informacje są dostępne. Dzięki temu firmy, które dzielą się wiedzą, stają się bardziej innowacyjne.

Siła dzielenia się wiedzą jest powszechna, wszechobecna i łatwa do rozpoczęcia. Na co czekasz?