7 sposobów, w jakie screencasting ułatwia pracę

Jest mały, ale ostry ukłucie strachu, z którym kiedyś się spotykałem.

Kiedy świat poszedł do pracy z domu, było tylko gorzej. Domyślam się, że większość pracowników biurowych też to poczuła.

Powtarzający się, frustrujący wstrząs „O nie, to będzie nudne” pojawiał się, gdy byłem głęboko w zadaniu i zdałem sobie sprawę, że potrzebna jest pomoc lub informacja zwrotna od kolegi.

Problem polegał na tym, że podczas gdy ja byłem pochłonięty zadaniem i całym jego kontekstem, inni nie.

Przynajmniej nie do końca.

I tak od razu poczułem niepokój lub stres, ponieważ zastanawiałem się, ile czasu i wysiłku wymaga wyjaśnienie wszystkiego w e-mailu, na Slacku, a nawet podczas rozmowy telefonicznej.

Tylko po to, żebym mogła uzyskać prostą odpowiedź i kontynuować pracę.

Dopóki nie odkryłem maści. Uzdrawiający balsam, który pozwala szybko udostępnić kontekst, uniknąć konieczności planowania spotkania lub rozmowy wideo oraz wyeliminować nadmierne pisanie i wyjaśnianie tekstowe.

Świetnym rozwiązaniem jest screencasting, prosty proces nagrywania krótkiego filmu i udostępniania go współpracownikom. To idealny sposób na przekazywanie pomysłów, kontekstu, wiedzy i prawie każdego innego rodzaju informacji.

Teraz, kiedy napotykam ten stres, po prostu nagrywam krótki film ze Snagitem, co prawie zawsze jest łatwiejsze niż pisanie.

Wizualizacje w nagraniu ekranu w połączeniu z narracją zapewniają cały kontekst i jestem w stanie uzyskać odpowiedź w znacznie krótszym czasie, niż gdybym używał samego tekstu.

Ale screencasting nie tylko łagodzi chwile drobnej frustracji. To idealna praktyka do rozwiązywania lub ulepszania innych elementów pracy.

Oto siedem dodatkowych sposobów wykorzystania screencastingu do szybszej i wydajniejszej pracy.

1. Planuj i wykonuj prace

Pracuję na stronie TechSmith. Jak każda witryna internetowa, ma wiele stron składających się z fragmentów treści, obrazów, filmów i innych elementów. Często wymaga zmian lub aktualizacji, aby odzwierciedlić postęp naszej działalności i produktów.

Wyzwanie polega na tym, że gdy określony element wymaga aktualizacji, pojawia się szereg pytań.

„Gdzie jest ta treść na stronie?” „Jak to musi się zmienić?” „Czy jest w wielu miejscach?”

Odpowiadanie na te pytania przez e-mail jest trochę jak próba opisania konkretnego elementu zdjęcia komuś stojącemu po drugiej stronie zasłony. Musisz być bardzo konkretny w tym, co mówisz.

Zamiast tego robimy filmy, które wyjaśniają, co należy zrobić. Następnie ten film można udostępnić, aby upewnić się, że wszyscy zgadzają się z planem. Film pokazuje, co, gdzie i dlaczego w naszej pracy jest oczywiste.

Jeśli, tak jak my, korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Asana lub Trello, link do filmu można umieścić na zadaniu reprezentującym pracę.

Teraz, gdy ktoś rozpocznie zadanie, będzie miał informacje potrzebne do rozpoczęcia pracy. I nikt nie musiał tego wszystkiego wypisywać.

2. Nagrywaj rozmowy i spotkania

Spotkania wideo to teraz sposób na życie.

Bez względu na to, czy używasz Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom, czy innej platformy do prowadzenia spotkań wideo, są one zasadniczo jedynym sposobem, w jaki współpracownicy (a także poza pracą, przyjaciele i rodzina) mogą bezpiecznie gromadzić się, współpracować i prowadzić dyskusje.

Chociaż okoliczności nie są idealne, pojawiła się wielka szansa. Gdy każde spotkanie opiera się na technologii, każde spotkanie można łatwo rejestrować i archiwizować. Dogodnie większość usług połączeń wideo ma wbudowane funkcje nagrywania lub możesz użyć oprogramowania do nagrywania ekranu, takiego jak Camtasia.

Nagrane spotkania ułatwiają odniesienie do tego, co zostało omówione. Co więcej, jeśli ktoś przegapił spotkanie, może nadrobić zaległości oglądając nagranie.

Nagrane spotkanie jest również świetne, ponieważ możesz użyć edytora wideo, takiego jak Camtasia, aby usunąć część bezczynnej rozmowy na początku lub na końcu. Hosting w serwisie takim jak TechSmith Knowmia umożliwia widzom zadawanie pytań, dzięki czemu dyskusja nie musi kończyć się na spotkaniu, a osoby nieuczestniczące mogą przedstawiać swoje przemyślenia.

3. Badania klientów i produktów

Ta wskazówka opiera się na ostatniej, z wyjątkiem tego, że teraz sugeruję, za odpowiednim pozwoleniem, aby nagrywać rozmowy z klientami. Zwykle są to rozmowy dotyczące produktu lub strategii marketingowej.

Informacje udostępniane w tych rozmowach są bezcenne. Słuchanie dokładnych słów i tonów głosu, których ludzie używają podczas omawiania swoich doświadczeń z Twoim produktem lub usługą, jest jednym z najlepszych sposobów, aby każdy w firmie mógł zrozumieć klientów, którym służą.

W TechSmith często edytujemy te nagrania, aby udostępniać szczególnie przydatne i pouczające opinie od naszych klientów.

Tak jak sugerowałem powyżej, możesz nagrywać te rozmowy, edytować je do przydatnych części, a następnie udostępniać je innym.

4. Krótkie filmy instruktażowe

Życie dzisiejszego pracownika biurowego to w gruncie rzeczy rękawica różnych technologii.

Przeskakujemy z tego pulpitu danych do tego jednego lub jednego produktu SaaS do drugiego.

Gdy poruszamy się po technologicznym krajobrazie, nieuchronnie napotykamy proces, którego nie znamy. Lub, co równie prawdopodobne, ktoś potrzebuje, abyś pokazał mu, jak coś zrobić.

Wyjaśnij im to i ruszaj dalej. Wtedy ktoś inny zadaje to samo pytanie. A ty im to wyjaśnij. A potem ktoś inny… dopóki cały dzień nie spędzisz pokazując ludziom, jak robić różne rzeczy i nigdy nie będziesz miał okazji skoncentrować się na własnej pracy ani jej ukończyć.

Screencasting to wyjście z tego niszczycielskiego cyklu.

Nagraj krótki film lub dwa dla typowych procesów, o które pytają ludzie. Może to być sposób pobierania poszczególnych raportów. Lub jak skonfigurować pulpit nawigacyjny.

Gdy już masz film, umieść go na czymś takim jak Screencast.com i wyślij link, gdy ktoś o to poprosi. Co więcej, możesz stworzyć prostą bazę wiedzy, która odpowiada na wiele typowych pytań.

Oszczędność czasu się zwiększa — ponieważ inni staną się ekspertami, będą dzielić się Twoimi zasobami i wszyscy awansują.

5. Prezentacje produktów dla sprzedaży i obsługi klienta

Wideo jest przydatne w całym cyklu sprzedaży. Pozwala być przystojnym i pielęgnować relacje w sposób, w jaki nie robi tego sam e-mail, ale bez konieczności planowania rozmów wideo na żywo lub osobiście.

Na początku zaangażowania klienta świetnie nadaje się do tego, aby potencjalni klienci mogli przyjrzeć się swojemu produktowi w akcji i zademonstrować niektóre z jego najpotężniejszych możliwości.

W miarę postępu rozmowy filmy mogą być bardziej szczegółowe, a nawet tworzone na zamówienie. Wielu sprzedawców i specjalistów CX tworzy filmy demonstracyjne produktów dla indywidualnych kont, które łączą określone funkcje ze sposobem, w jaki klient może z nich korzystać.

6. Zachowaj wiedzę organizacyjną

Kiedy ludzie opuszczają firmy w poszukiwaniu nowych możliwości lub na emeryturę, może to spowodować pustkę w wiedzy.

Pracownicy długoletni zwykle stają się ekspertami w pewnych zadaniach, procedurach i elementach biznesu. Niezwykle ważne jest znalezienie sposobów na zachowanie ich wiedzy oraz zachowanie ciągłości organizacyjnej i biznesowej.

Screencasting to idealny sposób na zrobienie tego.

Postaraj się, aby wśród ekspertów stało się praktyką nagrywanie filmów z procedurami i procesami, które inni muszą zrozumieć. Zlecając ekspertom rejestrowanie ich przepływów pracy, masz pewność, że najlepsze praktyki i ważne informacje nie zostaną utracone.

7. Wdrażaj nowych pracowników

Jeśli rejestrujesz ważną wiedzę i procesy, prawdopodobnie tworzysz bibliotekę zasobów, która idealnie nadaje się do wdrażania nowych pracowników. Zasadniczo czerpanie wiedzy, której zdobycie zajęło lata, i udostępnianie jej pracownikom na początku ich kadencji.

Skompiluj filmy stworzone przez ekspertów (jak w punkcie 5) w zasobach „Rozpocznij” dla nowych pracowników i stażystów. Lub zbierz grupę ekspertów, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat najważniejszych rzeczy, które nowy pracownik powinien wiedzieć na początku pracy w Twojej organizacji. Następnie utwórz zestaw filmów, które stanowią wprowadzenie do programu.

Jeśli szukasz inspiracji, zobacz, jak Virgin Media wykorzystuje wideo do utrwalania wiedzy w swojej firmie.

Miej oko na więcej możliwości screencastingu

Każda branża, biznes, organizacja i rola ma swoje unikalne procesy i elementy. A wideo może prawdopodobnie pomóc złagodzić powszechne problemy lub w jakiś sposób usprawnić pracę dla nich wszystkich.

Miej więc oko, ponieważ prawdopodobnie znajdziesz sposoby na dostosowanie tego, co zasugerowałem, i prawdopodobnie kilka nowych pomysłów.

Więcej zasobów do screencastów

• Najlepszy przewodnik: co to jest screencasting i dlaczego z niego korzystać?
• Jak zrobić screencast w 5 prostych krokach
• Jak nagrywać idealne wideo strumieniowe na żywo?
• Jak zrobić film demonstracyjny produktu (darmowy szablon)
• Jak zmienić komunikację zdalną za pomocą obrazów i filmów?