Kierowanie zespołami i oszczędzanie czasu dzięki filmowi z Sherri Powers

Jeśli chodzi o komunikację w zespole, czasem najważniejszym czynnikiem jest szybkość. Zajęta organizacja może wspólnie zaoszczędzić wiele godzin pracy, organizując proste 30-minutowe spotkanie. Rozwiązania poczty e-mail i wiadomości błyskawicznych, takie jak Slack, to opcje codziennej komunikacji wewnętrznej, ale nawet te mają swoje wady.

W tym odcinku The Visual Lounge Sherri Powers, wiceprezes ds. marketingu w TechSmith, opowiada o tym, jak komunikacja wideo może zaoszczędzić czas.

Krótkie filmy i proste nagrania ekranu często pozwalają szybciej i wydajniej przekazywać wiadomość niż e-mail lub spotkania osobiste. Sherri omawia matematykę w tym odcinku, aby pokazać, ile czasu można by zaoszczędzić, korzystając z wideo.

Możesz obejrzeć wideo na ten temat na górze tego posta, aby posłuchać odcinka podcastu, kliknąć przycisk odtwarzania poniżej lub przeczytać więcej…

Znaczenie dobrej komunikacji

Dobra komunikacja w zespole jest zawsze koniecznością w każdej organizacji, zwłaszcza jeśli jest to duża, z wieloma działami. Jednak jest to coś, na co firmy mogą z łatwością poświęcić o wiele więcej czasu, niż potrzebują.

Jako wiceprezes ds. marketingu w TechSmith, Sherri wie lepiej niż większość innych, jak trudna może być praca z wieloma działami, kierownictwem i zespołem ogólnym w celu przekazywania wiadomości. Jednym z największych wyzwań jest czas i to, jak długo może trwać proste spotkanie.

Nie tylko to, ale musisz również upewnić się, że Twoja wiadomość jest przekazywana wyraźnie, bez miejsca na błędną interpretację. Uzyskanie właściwej równowagi może wydawać się formą sztuki.

„Musisz być naprawdę strategiczny, aby upewnić się, że Twoje wiadomości docierają i zapewniasz właściwy wgląd. Musisz utrzymywać ludzi zaangażowanych w tę wiadomość, abyś mógł ostatecznie upewnić się, że zostanie dobrze przyswojony”.

Używanie danych do tworzenia kopii zapasowej swojego punktu

Jeśli chodzi konkretnie o marketing, musisz być w stanie poprzeć to, co mówisz, zimnymi, twardymi liczbami.

Jeśli musisz porozmawiać z innym działem o rozwoju firmy lub potencjale marketingowym, niejasne słowa nie działają. Musisz być w stanie poprzeć te punkty.

Sherri mówi, że kluczem jest wykorzystanie wizualizacji do pokazania faktów i liczb. Sugeruje, że najlepszym sposobem na dotarcie do celu jest wykorzystanie danych i wizualne przedstawienie ich na ekranie.

„Myślę, że w 2021 r., jeśli nie używasz danych do przekazywania wiadomości i nie pokazujesz wizualnego przedstawienia tego na ekranie, zdecydowanie jesteś za współpracownikami w sposobie, w jaki się komunikujesz, aby naprawdę przekazać wiadomość na całym świecie. linia mety."

Co sprawia, że ​​wizualizacja jest świetna?

Skąd wiesz, że Twoje wizualizacje są skuteczne? Sherri pyta, „czy to wykonuje zadanie?” Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, Twoi odbiorcy są już na tej samej stronie co Ty. Tak więc wizualizacje nie muszą być wyszukane ani dopracowane. Po prostu muszą być jasne.

„Potrafię być bardziej„ szybki i brudny ”, jeśli chodzi o to, jak składam część treści, aby się z nimi komunikować… Myślę, że idealna grafika, komunikacja lub szybki film to taki, który ostatecznie pomaga ci przekazać to, co próbujesz porozumieć się."

Chociaż Sherri docenia dobry, wyrazisty obraz, zwłaszcza w przypadku treści skierowanych do klientów, w efekcie końcowym musi on być jasny.

„Polski niekoniecznie musi być głównym elementem równania”.

Dlaczego filmy mogą być szybsze niż e-mail

Większość z nas nie zastanawia się dwa razy nad przygotowaniem krótkiej wiadomości e-mail, ale jeśli komunikujesz coś złożonego, czy jest to kiedykolwiek szybka wiadomość e-mail?

Wysyłając e-mail, jest czas, jaki zajmuje napisanie go, sprawdzenie, naprawienie literówek, sprawdzenie, czy wszystko jest jasne, a potem trzeba czekać na odpowiedź. Jeśli musisz przejść przez złożoną prośbę lub instrukcję, jej znaczenie może zgubić się po drodze, co może oznaczać trochę tam i z powrotem. Podczas pisania wiadomości e-mail jest dużo zbytniego dopracowywania.

Sherri odkryła, że ​​tworzenie trwającego od trzech do czterech minut wideo nagranego na ekranie jest znacznie szybsze niż wpisywanie wszystkiego do wiadomości e-mail.

„Myślę, że możliwość szybkiego uzyskania komuś informacji jest o wiele lepsza niż niemożność uzyskania jej informacji na czas”.

W przypadku, gdy musisz fizycznie pokazać coś komuś, na przykład nową funkcję na stronie internetowej, wizualizacje są o wiele bardziej skuteczne.

„Udostępniam zespołowi wiele nagrań ekranowych zorientowanych na opinie. Może edytujemy fragment naszej strony internetowej i nie ma czasu na półgodzinne spotkanie, aby uzyskać informację zwrotną. Mogę rzucić ten szkic na ekran i rozmawiać przez tę stronę, jakbym siedział obok kogoś.

Wiedząc, kiedy zrobić film

Sherri uważa, że ​​częścią wyzwania jest wiedza o tym, kiedy nakręcić film i w jakim stylu będzie to nagranie.

Jeśli potrzebny jest film, który wymaga dogłębnego omówienia tematu lub będzie się do niego odnosić przez wiele lat, poświęci mu trochę więcej czasu.

Może nadać mu trochę więcej dopracowania, skryptu lub połączyć go z prezentacją PowerPoint. Nie wszystkie filmy nagrane w celu zaoszczędzenia czasu wymagają super pośpiechu. Na dłuższą metę nadal oszczędzają czas i pomagają uniknąć powtarzania się.

Rozwijanie umiejętności tworzenia filmów

Nawet ci, którzy korzystają z filmów w codziennej działalności, wciąż muszą się wiele nauczyć. Sherri często korzysta z wideo, ale opisuje to jako swoją „podróż do rozwoju w kierunku tworzenia wideo”.

„Myślę, że kilka pierwszych filmów, które nakręciłem, było bardzo prostymi nagraniami ekranu, na których po prostu mówię do kamery. Rozwinąłem to, dodając slajdy za mną, a następnie małe przejścia między tymi slajdami. Za każdym razem, gdy otwieram Camtasia, staram się odkryć coś innego, co sprawiłoby, że ten film byłby trochę bardziej wciągający”.

Ile czasu może naprawdę zaoszczędzić wideo?

Sherri podzieliła się swoją matematyką z tyłu serwetki, aby pomóc ci dowiedzieć się, ile czasu spotkania naprawdę kosztują zespół.

30-minutowe spotkanie z 25 pracownikami kosztuje łącznie około 12 i pół godziny pracy zespołu. Ale zastąp to dziesięciominutowym filmem, który oglądasz z szybkością 1,5, możesz skrócić ten czas.

„Jeśli udostępnię 10-minutowy film, który będą mogli obejrzeć z prędkością 1,5, kosztuje to łącznie 25 osób około trzech godzin. Kiedy policzysz, zaoszczędzisz dziewięć i pół godziny. Tak więc w ciągu całego dnia pracy zespołu mogę zaoszczędzić, wybierając nagranie wideo, aby przekazać tę wiadomość, zamiast wciągania wszystkich do pokoju na pół godziny”.

Zaczynam w wideo

A jeśli nigdy wcześniej nie nagrywałeś filmów dla swojego zespołu? Sherri podkreśla, że ​​każdy, kto wykonał prezentacje w Prezentacjach Google lub PowerPoint, ma już narzędzia do tworzenia wideo. Chociaż na początku może to być trochę onieśmielające, Sherri przeprowadzi Cię przez prosty sposób na rozpoczęcie.

„Jeśli możesz po prostu złożyć slajd, ustawić go w trybie prezentacji, użyć narzędzia do nagrywania ekranu, takiego jak Camtasia, i porozmawiać o tym, jest to coś, co robiłeś w kółko przez całą swoją karierę przed publicznością ”.

Jedną z rzeczy, o które ludzie martwią się w przypadku filmów, jest popełnianie błędów. Ale sama natura wideo oznacza, że ​​możesz usunąć te błędy – w przeciwieństwie do spotkania lub prezentacji.

„Jeśli kiedykolwiek natknę się na jakieś słowa lub stracę tok myślenia, mogę skrócić tę sekcję. Wszystko, co robię, to robię pauzę, zaczynam od początku tego slajdu, a potem mogę cofnąć się i wyciąć tę część. Nikt nigdy nie zna różnicy”.

Wynik? Otrzymujesz znacznie płynniejszą, bardziej płynną prezentację, która oszczędza czas wszystkich, ponieważ możesz usunąć wszystko, co niepotrzebne.

Rozpoczęcie od wideo nie musi być onieśmielające. To nie musi być idealne. Rada Sherri to zacząć od małych rzeczy i najpierw spróbować samemu. Jeśli dopiero zaczynasz odkrywać świat tworzenia filmów w miejscu pracy, w Akademii TechSmith mamy fantastyczne bezpłatne zasoby.

Aby uzyskać więcej porad i wskazówek ekspertów, odwiedź TechSmith Academy w YouTube lub posłuchaj podcastu.