Jak zmienić komunikację zdalną za pomocą obrazów i filmów?

Rok temu nasza komunikacja w miejscu pracy była zupełnie inna.

Szliśmy do naszych biur. Spotkania osobiste były normą, można było szybko wpaść do czyjegoś biura na pogawędkę, a „praca z domu” była czymś, co robiło się tylko z konieczności.

Teraz nie tylko ja pracuję w domu. To nie tylko nasza firma. Niemal każdy, kto może pracować, zostaje w domu.

Cała sytuacja nie tylko zmieniła sposób, w jaki komunikuję się teraz z innymi ludźmi, ale prawdopodobnie na zawsze.

Na szczęście niektóre zmiany mogą być na lepsze.

A skoro ludzie szukają „pracy z domu” i „komunikacji zdalnej” na najwyższym poziomie od pięciu lat, nie ma wątpliwości, że wszyscy musimy zmienić sposób, w jaki komunikujemy się z innymi.

W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez aktualny stan komunikacji zdalnej i powszechne błędne przekonania, które powstrzymują Twoją firmę przed skuteczną komunikacją podczas pracy w domu.

Podkreślimy również proste zmiany, które możesz wprowadzić, aby zacząć włączać do komunikacji filmy instruktażowe, screencasty (nagranie wideo ekranu), zrzuty ekranu i obrazy, a także sprawdzone metody przejścia do pracy zdalnej w pełnym wymiarze godzin.

Co to jest komunikacja zdalna?

Komunikacja na odległość to sposób komunikowania się z innymi osobami online. Spotkania, informacje i materiały szkoleniowe udostępniane są w Internecie. Firmy tworzą wirtualne zespoły. Komunikują się i współpracują online, a nie we wspólnej przestrzeni biurowej.

Rodzaje komunikacji zdalnej

Istnieją dwa rodzaje komunikacji zdalnej: synchroniczna i asynchroniczna. Komunikacja synchroniczna odbywa się w czasie rzeczywistym, a komunikacja asynchroniczna nie wymaga jednoczesnego uczestnictwa wszystkich stron.

Popularne typy zdalnej komunikacji synchronicznej

1. Zoom lub inne rozmowy wideo.
2. Rozmowy telefoniczne.
3. Spotkania wirtualne.
4. SMS-y.
5. Rozmowy na Slacku lub Microsoft Teams.

Popularne rodzaje zdalnej komunikacji asynchronicznej

1. Aplikacje do zarządzania projektami.
2. Witryna Wiki lub Sharepoint.
3. Filmy informacyjne lub instruktażowe.
4. Skrócone przewodniki.
5. Zrzuty ekranu ze znacznikami.
6. Czaty na Slacku lub Microsoft Teams.

Nie wszystko musi być telefonem Zoom lub e-mailem.

A jeśli istnieje inny sposób podejścia do tej sytuacji?

Jesteśmy nieco ponad dekadę w rewolucji iPhone'a. Tablety i laptopy zaczęły zastępować komputery stacjonarne. Faksy to starożytna relikwia. A milenialsi są teraz największym pokoleniem siły roboczej w USA.

Dzisiaj przeciętny człowiek spędza przy telefonie ponad cztery godziny dziennie, a ogólny czas przed ekranem wydłuża się, ponieważ coraz więcej osób zostaje w domu.

Sposób, w jaki konsumujemy informacje i komunikujemy się, zmienił się zasadniczo w ciągu ostatniej dekady. Teraz, gdy większość pracowników pracuje w domu, ponownie uczymy się, co to znaczy komunikować się zdalnie.

Wyrwij się z cyfrowej monotonii

Zbyt wiele firm wpada w nawyk komunikowania się w monotonnej cyfrowej komunikacji. Wiem, że z pewnością wpadam w tę pułapkę – większość mojej komunikacji cyfrowej to e-mail lub czat.

Poczta e-mail to cenne narzędzie, ale nie sprawdza się, gdy służy do komunikowania się za pomocą tylko bloku tekstu.

W świecie, w którym jesteśmy odizolowani od naszych współpracowników, musimy przenieść naszą komunikację wewnętrzną na ten sam poziom, na którym zwykle komunikowalibyśmy się poza biurem.

W przypadku większości naszych interakcji musimy przestać polegać na wiadomościach e-mail i czatach zawierających zwykły tekst.

Ponieważ nikt nie chce czytać całego tego tekstu.

Ciągły strumień e-maili często zalewa pracowników i może być przytłaczający.

I pomimo dowodów na to, że materiały wizualne, takie jak filmy i zrzuty ekranu, są łatwiejsze do przyswojenia i zwiększają produktywność i zaangażowanie, firmy dwukrotnie częściej zwiększają wykorzystanie wiadomości e-mail w postaci zwykłego tekstu w porównaniu z jakimkolwiek innym rodzajem komunikacji.

I to jest szczególnie prawdziwe, gdy większość obecnej siły roboczej pracuje w domu.

Raport The Economist Intelligence Unit podkreślający bariery komunikacyjne w miejscu pracy wykazał, że:

• 60% respondentów korzysta z poczty na co dzień. Jednak tylko 40% stwierdziło, że jest to bardzo skuteczny środek komunikacji.
• 44% respondentów stwierdziło, że bariery komunikacyjne prowadziły do ​​opóźnień lub niepowodzenia w realizacji projektów, 31% wskazało na niskie morale, 25% nieosiągalne cele wydajnościowe, a 18% utratę sprzedaży.

Jak komunikują się zdalne zespoły

Technologia umożliwia firmom dowolnej wielkości działanie na skalę globalną. A przyjęcie regionalnej siły roboczej lub umożliwienie pracownikom pracy zdalnej ma wiele zalet. Zwiększa również złożoność sposobu, w jaki się komunikujemy, zwłaszcza biorąc pod uwagę różne strefy czasowe i bariery językowe.

Dwuletnie badanie przeprowadzone przez Stanford wykazało, że pomimo złożoności pracownicy zdalni zrobili więcej. Ten wzrost produktywności wśród pracowników zdalnych był równoważny z dodatkowym pełnym dniem pracy każdego tygodnia lub 13% większą wydajnością z grupy pracującej w domu.

Z 13% zwiększonej produkcji, 9% przypisywano większej pracy na zmianę, podczas gdy pozostałe 4% było spowodowane mniejszą ilością rozrywek w domu. Uczestnicy nie tylko robili mniej przerw i dni chorobowych, ale także zmniejszali się o połowę.

A jednak po zakończeniu badania połowa uczestników zdecydowała się przestać pracować w domu.

Powód? Czuli się zbyt odizolowani.

Czy możesz się odnieść?

Dzisiejsza rzeczywistość jest zupełnie inna niż jeszcze kilka miesięcy temu. Nie tylko więcej osób pracuje w domu, ale też nie mają wielkiego wyboru. To jeszcze bardziej kładzie nacisk na efektywną komunikację między członkami zespołu.

Trudniej jest umawiać się na spotkania. Rozmowa telefoniczna z innymi biegającymi po domu jest stresująca. Trudno jest czytać język ciała i utrzymywać kontakt z ludźmi wokół ciebie.

Kiedy pracujemy W świecie, w którym nie widzimy fizycznie większości osób, z którymi pracujemy, musimy znaleźć nowe sposoby komunikowania się z naszymi współpracownikami.

Aktualny stan zdalnej komunikacji

Nie potrzebowaliśmy masowej, zdalnej siły roboczej, aby doświadczać awarii w komunikacji wewnętrznej. W przypadku wielu firm współpraca między działami lub interakcje między menedżerami a pracownikami mogą stanowić wyzwanie w tradycyjnej konfiguracji biurowej.

Nawet jeśli zbliżacie się do siebie podobnym językiem i wspólnymi celami, niuanse mogą prowadzić do nieporozumień i zamieszania. Ponadto wiele organizacji traci możliwość zdobycia wiedzy od ekspertów w danej dziedzinie z różnych działów.

Dlaczego komunikacja wizualna jest ważna dla mojej firmy?

Wszystkie firmy są wyjątkowe pod względem wielkości, celów, branż i operacji. Niezależnie od tego, każda organizacja może skorzystać na zwiększaniu wewnętrznej wymiany wiedzy i informacji. Obejmuje to zapewnienie pracownikom narzędzi, których potrzebują, aby odnieść sukces, a także odpowiednie przygotowanie gruntu pod zmianę sposobu komunikowania się.

Wizualizacje: klucz do efektywnej komunikacji.

Filmy, zrzuty ekranu i screencasty są potężne, ponieważ udostępniane wiadomości są nie tylko lepiej zachowywane wizualnie, ale także są wszechstronne.

Istnieje wiele miejsc i momentów, w których treści wizualne mogą być używane wewnętrznie. Przykłady obejmują wprowadzanie nowych pracowników, szkolenia wewnętrzne, przekazywanie informacji zwrotnych i wiele innych.

Treści wizualne oszczędzają również czas, ponieważ są szybciej przetwarzane przez nasz mózg. Co ważniejsze, zapewnia, że ​​komunikaty są jasne i zwięzłe, dzięki czemu wszyscy mają wspólne i spójne doświadczenia.

Zanim przejdziemy do szczegółów dotyczących przekształcania komunikacji wewnętrznej, wyjaśnijmy, dlaczego aktualizacja komunikacji biznesowej stała się tak ważna.

W naszym ostatnim raporcie The Value of Visuals stwierdziliśmy, że firmy tracą możliwości zwiększenia produktywności i poprawy satysfakcji pracowników.

Dlaczego komunikacja z filmami, screencastami i zrzutami ekranu ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy:

• Zapewnia, że ​​to, co próbujesz przekazać, jest jasne i zwięzłe
• Każdy ma wspólne i spójne doświadczenie
• Oszczędza czas dzięki szybszemu przekazywaniu wiadomości
• Umożliwia jednokrotne dostarczenie lub przechwycenie informacji, a następnie ponowne wykorzystanie i wielokrotne przeglądanie

Powszechne mity, które uniemożliwiają zdalną współpracę wizualną i dzielenie się wiedzą

Trzy typowe pułapki uniemożliwiają współpracę lub dzielenie się wiedzą z innymi pracownikami, zwłaszcza na odległość. Nie pozwól, aby te błędne przekonania powstrzymywały Twoją firmę przed przyjęciem bardziej efektywnych praktyk komunikacyjnych.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich i temu, jak możesz je rozwiązać.

Mit 1: to trwa zbyt długo

Postrzegany czas potrzebny do stworzenia filmu lub screencastu lub oznaczenia obrazu jest prawie zawsze powiązany z oczekiwaniami dotyczącymi jakości. Zwłaszcza w czasach, gdy każdego dnia na YouTube ogląda się prawie miliard godzin filmów, łatwo jest uwierzyć, że każdy element treści musi być doskonały.

Ale każdy film nie wymaga tego samego poziomu jakości.

Jeśli znajdziesz się w cyklu perfekcji, cofnij się o krok i pomyśl o celu i widowni filmu. Te dwa czynniki pomogą Ci określić, jak dopracowany powinien być Twój film.

Zwiększ zaufanie swojego zespołu, wyraźnie określając, które treści mają wyższy priorytet i wymagają bardziej dopracowania, na przykład skierowane na zewnątrz lub zawierające wiadomości o wysokiej wartości, oraz treści o niższym priorytecie, które mogą tworzyć.

Mit 2: Potrzebujesz specjalnych zestawów umiejętności

Przejście na coś nowego może sprawić, że niektórzy poczują się nieswojo. Niezależnie od tego, czy chodzi o bycie twórcą po raz pierwszy, czy niepewność związaną z wykonaniem, wiele osób nie ma pojęcia, jak łatwo jest tworzyć wizualizacje.

Technologia zmieniła sposób komunikowania się ludzi — zwłaszcza młodszych pokoleń. Oprogramowanie do komunikacji wizualnej, takie jak Camtasia i Snagit oraz Video Review, umożliwia szybkie i łatwe tworzenie i udostępnianie wysokiej jakości obrazów i filmów, które dostarczają wiadomości szybciej i lepiej niż sam tekst.

W tym przykładzie nagrałem film i przesłałem go do przeglądu wideo, aby inni członkowie mojego zespołu mogli przejrzeć informacje i przekazać opinię na tematy.

To pozwoliło nam zastąpić całe spotkanie stworzeniem sześciominutowego filmu.

Nasze produkty są łatwe w użyciu przez osoby, które nie są ekspertami od tworzenia treści. Wiemy, że tworzenie treści cyfrowych do nauczania, szkolenia i wyjaśniania pojęć może być czasochłonne. A nauka nowego oprogramowania może być onieśmielająca.

Dlatego skupiamy się na tworzeniu łatwego w obsłudze oprogramowania, które każdy może szybko opanować i nauczyć się.

Mit 3: Nie będziesz wiedział, od czego zacząć

Znalezienie nowych sposobów włączania zawartości wizualnej do organizacji nie musi być nadmiernie skomplikowane ani skomplikowane — ma to uprościć. Istnieje wiele sposobów wykorzystania wizualizacji, aby ułatwić komunikację i pomóc w przekazaniu sedna sprawy.

Najpierw ustal, co chcesz osiągnąć i jak wizualizacje mogą w tym pomóc. Następnie wzmocnij swoich pracowników i poprowadź ich, aby upewnić się, że to się rzeczywiście dzieje.

6 sposobów na rozpoczęcie korzystania z wizualizacji już teraz

Istnieje kilka sposobów, w jakie wizualizacje mogą usprawnić komunikację, zapewniając spójne wiadomości w całej organizacji podczas pracy zdalnej. Chociaż każdy dział i zespół będą mieć inne potrzeby i zastosowania, oto kilka typowych scenariuszy, które pomogą Ci zacząć:

1. Filmy wprowadzające i szkoleniowe

Szkolenie nowych pracowników podczas pracy zdalnej jest wyzwaniem. To także przytłaczające być nowym pracownikiem, który od samego początku ma tak wiele do nauczenia się.

Ułatw sobie wprowadzanie, tworząc regularne filmy pokazujące, jak korzystać ze standardowych programów Twojej organizacji.

Twoi pracownicy będą mogli obejrzeć go ponownie, gdy będą potrzebować odświeżenia, a Ty zaoszczędzisz czas, unikając szkoleń z telekonferencji.

2. Wdrażanie oprogramowania i szkolenie

Używaj zrzutów ekranu i screencastów, aby pokazać swoim pracownikom, jak korzystać z nowych programów lub oprogramowania podczas wewnętrznego wdrożenia. Zespoły mogą również udzielać odpowiedzi na często zadawane pytania, tworząc łatwe, powtarzalne odpowiedzi dla personelu.

3. Nagrane webinaria i wydarzenia na żywo

Jeśli Twoje zespoły marketingowe lub produktowe prowadzą seminarium internetowe lub wydarzenie na żywo dla klientów, wewnętrzne udostępnianie nagrań pomoże informować wszystkich pracowników o aktualizacjach. Te zespoły już tworzą zawartość, więc spróbuj zmienić jej przeznaczenie.

Oto przykład ostatniego seminarium internetowego, które przeprowadziliśmy dla TechSmith:

4. Dostarczanie informacji

Dostarczanie informacji może polegać na przekazywaniu aktualizacji, dostarczaniu kontekstu, udostępnianiu wyników lub dostarczaniu dodatkowego tła.

Jeśli informacje pochodzą z określonego działu, mogą być w stanie wyjaśnić informacje szybciej i łatwiej, odciążając Twój zespół.

Nawet prosty obraz może przejść długą drogę do jasnego wyjaśnienia czegoś większej grupie.

5. Buduj szum

Korzystaj z ciekawych filmów, aby wzbudzić zainteresowanie pracowników wydarzeniem, nowymi możliwościami lub kamieniami milowymi firmy. A najlepszymi ludźmi, którzy budują szum wokół tych scenariuszy, są zaangażowane zespoły.

Na przykład, jeśli Twój zespół ds. mediów społecznościowych tworzy comiesięczne raporty, dlaczego nie stworzyć filmu i nie podzielić się wiadomościami z resztą organizacji?

6. Przekaż opinię

Udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnych na temat treści lub projektów może być wyzwaniem. Zespoły często czekają na dane wejściowe dotyczące projektów. A czasami ta informacja zwrotna znajduje się w akapitach tekstu, pozostawiając ją otwartą na interpretację.

Używanie wizualizacji do przedstawiania konkretnych opinii może skrócić czas spędzany na wysyłaniu e-maili tam iz powrotem i pomaga wszystkim znaleźć się na tej samej stronie. Dzięki temu proces zatwierdzania przebiega znacznie szybciej i płynniej.

Aby odnieść sukces, zacznij od małych

Polecam zacząć od małych rzeczy.

Nie wszyscy pracownicy zdalni będą korzystać z tego sposobu komunikacji od samego początku. Zacznij od znalezienia kilku bohaterów, którzy są podekscytowani lub już dzielą się informacjami wizualnie, i zapewnij im narzędzia, których potrzebują, aby z powodzeniem to zrobić. Możesz nawet rozważyć stworzenie wskazówek dotyczących komunikacji, które przekażesz ludziom.

Kiedy kilka osób zaczyna komunikować się za pomocą filmów, screencastów lub zrzutów ekranu, zwykle ma to wpływ na wszystkich innych.

Zaczniesz widzieć więcej osób, które oglądają i angażują się. Ich koledzy zaczną dopytywać się, w jaki sposób stworzyli treść, a więcej osób będzie również chciało komunikować się wizualnie. Stamtąd możesz ulepszać i optymalizować, aby tworzyć standaryzowane procesy.

Krok 1: Nie zakładaj

Porozmawiaj ze swoimi pracownikami; Zapytaj ich, jak woleliby się komunikować i jakie napotkali wyzwania. Pomoże Ci to zawęzić konkretne cele i potrzeby Twojej organizacji.

Krok 2: Znajdź mistrzów

Zidentyfikuj garstkę wewnętrznych mistrzów, którzy wyrazili chęć komunikowania się w przeszłości lub dużo dzielenia się wiedzą.

Krok 3: Ustal oczekiwania

Poinformuj pracowników, dlaczego powinni używać wizualizacji: co im to daje, ile czasu to zaoszczędzi i w jaki sposób usprawni to ich pracę.

Krok 4: Utwórz portal komunikacji wewnętrznej

Będzie to działać jako strona edukacyjna, na której znajdują się wszystkie narzędzia i zasoby, takie jak instrukcje i szablony.

Krok 5: Pielęgnuj swój nowy sposób komunikowania się

Wprowadź swój nowy sposób komunikacji w całej firmie. Wyrób z tego nawyk, zachęcając pracowników do tworzenia nowego obrazu, filmu lub screencastu raz w miesiącu.

Więc jak mam to zrobić?

Może zadajesz sobie również to pytanie.

Odkąd zacząłem pracować zdalnie, sporo się zmieniło. I wiele z tego ma związek z tym, jak komunikuję się z innymi ludźmi.

Zamiast próbować przenieść mój stary sposób komunikowania się w nowy świat, przystosowałem się.

Mam więcej wideokonferencji z moimi współpracownikami, żeby zobaczyć, jak sobie radzą. Ponieważ nie jestem już w biurze, zacząłem nagrywać filmy, które pokazują innym, jak robić różne rzeczy. Robię zrzuty ekranu z moich comiesięcznych pulpitów nawigacyjnych i udostępniam je zespołowi.

Nauka nowego sposobu komunikowania się nie musi być trudna. Jak większość nowych rzeczy, trudno jest zacząć, ale nie jest to problem niemożliwy do pokonania. Istnieje wiele sposobów, wiele z nich omówionych w tym przewodniku, aby zacząć.

Teraz to tylko od Ciebie zależy, czy to zrobisz.