Doskonalenie procesów: strategie i przykłady sukcesu

Czy słuchanie słowa „process” w profesjonalnym otoczeniu sprawia, że ​​myślisz: „Uch, nadchodzi nudny pożeracz czasu”? Jeśli proces ma dla Ciebie negatywne konotacje, istnieje duża szansa, że ​​Twój zespół lub organizacja odeszła od procesów biznesowych skupiających się na wynikach, a Ty zamiast tego dryfujesz w zastoju procesu dla samego procesu. Nie czuj się źle – łatwo jest to osiągnąć, ale dzięki zaangażowaniu, odrobinie introspekcji organizacyjnej i odrobinie narzędzi powrócisz od razu do sensownej pracy.

Poświęcanie czasu na doskonalenie procesów jest warte wysiłku, ponieważ zwiększa wydajność i produktywność nie tylko pod względem ilości wykonanej pracy, ale także jakości życia zawodowego pracowników.

Pracownicy, którzy mają poczucie, że ich cenny czas jest mądrze wykorzystywany i angażują się w doskonalenie, będą zapewniać lepszą pracę i chętniej pozostaną w firmie. Dzięki zastosowaniu ciągłego doskonalenia członkowie zespołu mogą zobaczyć, że małe zmiany składają się na dużą różnicę. Jest to ważne, ponieważ poczucie wpływu leży u podstaw tego, czego ludzie chcą w miejscu pracy.

Co to jest doskonalenie procesów?

Doskonalenie procesów to systematyczne podejście do identyfikowania obszarów wymagających poprawy. Może to polegać na identyfikowaniu nieefektywności, marnotrawstwa lub błędów w przepływie pracy, a następnie wprowadzaniu stopniowych zmian w celu poprawy wyników. Ciągłe doskonalenie odnosi się do idei, że środowisko, w którym pracujemy, będzie się zmieniać, a my będziemy musieli zmieniać się wraz z nim.

To, co jest dziś doskonałym rozwiązaniem, nie pozostanie świetnym rozwiązaniem, ponieważ sam problem ulegnie zmianie. Zespoły muszą w dalszym ciągu udoskonalać problemy, przed którymi stoją, i rezultaty, których oczekują. Wykorzystując ciągłe, iteracyjne doskonalenie, nawet małe, stopniowe zmiany, zespoły i organizacje mogą dotrzymać kroku tempu zmian.

Snagit jest użytecznym narzędziem do doskonalenia procesów, ponieważ ułatwia dokumentowanie istniejących procesów, przepływów pracy i wąskich gardeł za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Posiadanie wizualnej ilustracji problemów daje zespołowi coś, na co może odpowiedzieć, szukając rozwiązania. Na przykład możesz użyć Snagit, aby dodać adnotacje do zrzutów ekranu wszystkich etapów procesu, a następnie użyć narzędzia Snagit do objaśnień, aby podkreślić problemy do dalszej dyskusji.

Na czym polega proces ciągłego doskonalenia?

Proces ciągłego doskonalenia zachęca pracowników na wszystkich poziomach organizacji do sugerowania i wdrażania drobnych zmian w celu ciągłego doskonalenia. Organizacje, które skutecznie wdrażają i zachęcają do ciągłego doskonalenia, tworzą zespoły, które są upoważnione do rozwiązywania problemów, które widzą.

Nie ma jednego właściwego sposobu na wdrożenie ciągłego doskonalenia, ale istnieje wiele metodologii, które mogą Ci w tym pomóc. Niektóre z tych metodologii nakładają się na siebie, inne wynikają z innych, ale wszystkie opierają się na udoskonalaniu na przestrzeni czasu.

• Kaizen: Toyota spopularyzowała koncepcję ciągłego doskonalenia ( kaizen ) w produkcji samochodów. Firma zminimalizowała ilość odpadów i zwiększyła wydajność poprzez wiele drobnych ulepszeń.
• Agile: Metodologie zwinne mają swoje korzenie w branży oprogramowania. Praktyki Agile skupiają się na kliencie i mają charakter przyrostowy. Zamiast podawać ścisłą listę zasad, Manifest Agile faworyzuje jeden zestaw rzeczy nad innym. Osoby pracujące w zwinnym systemie mają miejsce na robienie tego, co ma sens.
• Zaplanuj-wykonaj-sprawdź-działaj (PDCA): PDCA to czteroczęściowy, cykliczny proces, który podkreśla znaczenie danych w ciągłym doskonaleniu. Zespół musi mierzyć swoją pracę, aby wiedzieć, w jaki sposób się poprawia. Element cyklu „Sprawdzenie” ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu.
• Kanban: Kanban koncentruje się na przepływie pracy, często poprzez wizualizację zwaną tablicą Kanban. Dzięki Kanban zespoły starają się jak najszybciej przenieść dowolną część pracy od początku do końca. Zespół ma limit WIP (pracy w toku), który wymaga rozwiązania problemów przed podjęciem nowej pracy. Zachęca to również do dzielenia pracy na najmniejsze, możliwe do wykonania i wartościowe elementy.
• Lean: Metodologia Lean podkreśla wartość włożenia jak najmniejszej ilości pracy w produkt przed przedstawieniem go użytkownikom. W rozwoju produktu Lean następna iteracja produktu jest zawsze wykonywana w oparciu o wnioski z ostatniej rundy testów z użytkownikami.

Jak wdrożyć proces ciągłego doskonalenia

1. Uzyskaj coś w rodzaju meta
   Proces wdrażania procesu jest procesem odrębnym. Należy pamiętać o zasadach ciągłego, stopniowego doskonalenia. Nie próbuj zmieniać procesu nagle, samodzielnie lub z wielkim hukiem.
2. Zacznij od małych rzeczy
   Zidentyfikuj jeden mały zespół, z którym będziesz pracować nad udoskonaleniem procesu. Nawet jeśli uważasz, że cała Twoja organizacja mogłaby skorzystać na zmianie, przepracowanie procesu i udoskonalenie go z małą grupą osób sprawi, że będziesz lepiej przygotowany do rozszerzenia go na innych.
3. Zdobądź wpisowe
   Inni członkowie Twojej grupy będą musieli zrozumieć , dlaczego sugerujesz zmianę procesu. Podkreśl cele i lepsze wyniki, jakie masz nadzieję zobaczyć. Wysłuchaj opinii i wprowadź zmiany w swoich początkowych pomysłach na wdrożenie, aby włączyć innych w proces.
4. Spróbuj
   Wprowadź w życie dowolną wybraną metodologię i plany, które stworzyłeś!
5. Pamiętaj o retro
   Po wypróbowaniu udoskonalenia procesu zbierz małą grupę, aby omówić, co działa, a co nie, oraz wszelkie poprawki, które chcesz wprowadzić w następnej iteracji.
6. Świętuj sukcesy
   Poświęć chwilę na rozpoznanie tego, czego nauczyłeś się do tej pory. Świętuj wszelkie zaobserwowane ulepszenia i wzrosty wydajności. Podziel się swoimi wnioskami z innymi zespołami, z którymi współpracujesz, i dołącz dane i szczegóły dotyczące ulepszeń.
7. Powtarzać
   Powtarzaj, powtarzaj, powtarzaj. Staraj się wyciągać wnioski z każdej iteracji i dzielić się wynikami. Budowanie kontekstu z innymi to pierwszy krok do tego, aby w miejscu pracy rozwinęła się kultura ciągłego doskonalenia. Gdy organizacja zobaczy, że Twój ulepszony proces sprawdza się w małej grupie, inni również będą chcieli wypróbować go w swoich zespołach, a Ty możesz zacząć zastanawiać się, jak mogłoby wyglądać udoskonalenie procesu na poziomie działu lub organizacji.

Przykłady ciągłego doskonalenia

Poprawa komunikacji w zespole

Michelle i Amy z zespołów ds. zaangażowania społeczności i zasobów ludzkich firmy TechSmith często używają Snagit do zastępowania spotkań i pracy asynchronicznej. Porządkowanie kalendarzy zapracowanych współpracowników, szczególnie w zespołach, może być prawdziwym wyzwaniem. Michelle i Amy używają Snagit z Screencast lub Slack, aby wykonać pracę szybciej, niż byliby w stanie zebrać się w tym samym (wirtualnym) pokoju.

Usprawnienie procesu obsługi klienta

„Czas niewykorzystany na obsługę klientów jest kosztowny” – mówi Mike z zespołu ds. sprzedaży firmy TechSmith. Dostrzegał wyzwanie w zapewnianiu wszystkim swoim członkom zespołu i partnerom aktualnego oprogramowania i wiedzy na temat nowego oprogramowania i procesów. Tworząc krótkie filmy demonstracyjne i instruktażowe, był w stanie powtórzyć swoje odpowiedzi na często zadawane pytania i zapewnić szkolenia w jednolity sposób. Podobną strategię stosuje wobec klientów indywidualnych. Jeśli klient ma pytanie dotyczące jakiejś funkcji, łatwo jest udostępnić mu link do samouczka online, ale tworząc film pokazujący dokładną część samouczka, która może pomóc klientowi i zawierający wideo z kamery internetowej Mike'a, jest on w stanie stworzyć bardziej spersonalizowaną, bardziej międzyludzką interakcję.

Usprawnienie procesów zarządzania projektami

Steve z Biura Zarządzania Projektami TechSmith pomaga wspierać przepływ pracy Kanban w zespołach programistycznych opracowujących Snagit. Tworzy filmy do obejrzenia przed obejrzeniem, aby określić oczekiwania i kontekst dotyczący punktów porządku obrad. Używa także zrzutów ekranu tablic Kanban zespołów, aby zilustrować status zespołów w danym momencie, co jest przydatne do wskazywania blokad i wąskich gardeł. Obrazy te zapewniają również dobre wizualne podsumowanie spotkań dotyczących udoskonalania zaległości dla członków zespołu, którzy nie mogli w nich uczestniczyć.

Korzyści z ciągłego doskonalenia

Zwiększona wydajność

Jest to najbardziej bezpośrednia korzyść z ciągłego doskonalenia. Wszystkie te drobne zmiany z biegiem czasu składają się na zwiększoną wydajność, redukcję odpadów i lepsze wyniki dla Twojej organizacji.

Większe zaangażowanie pracowników

Gallup, lider w dziedzinie kultury pracy opartej na danych, opisuje zaangażowanie pracowników w ten sposób:
„Ludzie chcą celu i znaczenia swojej pracy. Chcą być znani z tego, w czym są dobrzy.”

Proces ciągłego doskonalenia daje pracownikom systematyczne możliwości wnoszenia wkładu w środowisko, w którym pracują, wzmacniając zarówno poczucie siły, jak i autonomii. To, w połączeniu z koncentracją na samym doskonaleniu, uderza we wszystkie trzy elementy prawdziwej motywacji Daniela Pinka: autonomię, mistrzostwo i cel. Krótko mówiąc, proces ciągłego doskonalenia pozwala pracownikom zabrać głos.

Większe zadowolenie klientów

Im jesteśmy bardziej efektywni, tym większą wartość możemy przekazać klientom w danym przedziale czasowym. Im szybciej możemy iterować, tym szybciej jesteśmy w stanie zidentyfikować newralgiczne punkty klienta i podjąć na ich podstawie działania, aby zapewnić klientom ulepszenia. Wprowadzając drobne zmiany i uzyskując między nimi opinie klientów, mamy większe prawdopodobieństwo, że otrzymamy produkt, który ich zachwyci i dobrze rozwiąże ich problemy, niż gdybyśmy wprowadzili duże zmiany na raz.

Dlaczego warto używać Snagit do ciągłego doskonalenia procesów?

Wizualna dokumentacja przepływów pracy

Snagit ułatwia dokumentowanie pracy na ekranie za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możesz uchwycić ekran w postaci obrazu (lub przewijanego przechwytywania w przypadku długich treści), a następnie użyć narzędzi do adnotacji, aby udokumentować kroki lub utworzyć objaśnienia. Możesz też uchwycić swój ekran w filmie, podczas gdy wyjaśniasz swoje kroki w lektorze i używasz narzędzia do rysowania ekranu Snagit, aby zwrócić uwagę na określone części ekranu.

Łatwa współpraca i udostępnianie

Możliwości udostępniania Snagit pozwalają zespołom szybko przechwytywać i rozpowszechniać aktualizacje wizualne, zapewniając, że wszyscy są zjednoczeni na drodze do doskonalenia procesu. Łączy się z narzędziami, których już używasz w pracy, takimi jak OneDrive, Dysk Google, Slack, Teams i nie tylko. Możesz też skorzystać z funkcji „Udostępnij link” Snagita, aby szybko przesłać zawartość i uzyskać do niej link na Screencast. Korzystanie z Screencast pozwala innym przeglądać i komentować Twoje multimedia, zapewniając wygodne miejsce do komunikacji.

Usprawnione wdrażanie

Funkcjonalność szablonów Snagit może pomóc w tworzeniu artefaktów, które są powtarzalne i łatwe do wykorzystania. Wiesz, że co tydzień będziesz porównywać te same dwa zestawy danych? Użyj szablonu Snagit, aby ujednolicić prezentacje i zapewnić zapis z określonego momentu, do którego będziesz mógł wrócić.

Gotowy do usprawnienia swoich procesów za pomocą Snagit?

Pobierz bezpłatną wersję próbną Snagit, aby wizualnie dokumentować i udostępniać ulepszenia procesów. Zaangażuj innych w swój pomysł ciągłego doskonalenia, przeprowadzając ich przez dostrzegane przeszkody i potencjalne wyniki na ekranie udostępnianym przez Snagit i wideo z kamery internetowej!

Często zadawane pytania dotyczące procesu i ciągłego doskonalenia