Jak stworzyć dokumentację procesu za pomocą kilku kliknięć

Czy kiedykolwiek poproszono Cię o przeszkolenie współpracownika lub nawet nauczenie go czegoś nowego?

Niezależnie od tego, czy w Twojej organizacji jest nowy pracownik, czy współpracownik, który nie jest zaznajomiony z konkretnym zadaniem, prawdopodobnie w pewnym momencie musiałeś podzielić się swoją wiedzą.

Jeśli jesteś właścicielem procesu, tworzenie i utrzymywanie dokumentacji procesu jest przydatne z wielu powodów.

Dokumentowanie procesu nie tylko pozwala zaoszczędzić czas, ale także pomaga zapewnić prawidłowe wykonanie zadań poprzez nakreślenie spójnego zestawu wskazówek. Może również pomóc w zapobieganiu wąskim gardłom w codziennych operacjach poprzez rozpowszechnianie wiedzy w całym zespole zamiast przekazywania wszystkich zadań przez jedną osobę.

W tym poście omówimy podstawy dokumentacji procesu, przedstawimy kilka najlepszych praktyk i udostępnimy przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci udokumentować proces za pomocą zaledwie kilku kliknięć!

Oto, czego się dowiesz:

• Co to jest dokumentacja procesu?
• Dlaczego dokumentujemy procesy?
• Najlepsze praktyki w zakresie efektywnej dokumentacji procesów.
• Jak łatwo udokumentować proces za pomocą zrzutów ekranu.
• Uzupełnij dokumentację procesu o wideo zrzutu ekranu.

Co to jest dokumentacja procesu?

Dokumentacja procesu to pisemna treść ze zrzutami ekranu, ilustracjami, diagramami lub innymi obrazami (działa również wideo), która przedstawia każdy etap procesu, aby pomyślnie wykonać zadanie.

Możesz myśleć o tym jak o poradniku lub zestawie instrukcji.

Korzyści z dokumentacji procesowej

Dokumentacja procesu nie służy wyłącznie do wskazówek lub pomocy współpracownikom. Może być również używany do:

Trenuj nowych pracowników

Dokumentacja procesu pomaga w szkoleniu nowych pracowników. Oferowanie jasnych instrukcji nowym członkom zespołu pozwala im pomóc sobie w procesie wdrażania, zamiast być całkowicie zależnym od trenera.

Ponadto wakaty w zespole często oznaczają, że inni członkowie mogą być zmuszeni do uzupełnienia luzu i mogą nie mieć czasu na szkolenie kogoś nowego. Posiadanie dostępnych udokumentowanych procesów może pomóc złagodzić ten problem.

Jest to korzystne dla obu stron. Twój nowy pracownik może pewnie rozpocząć pracę, a Ty nie musisz tracić cennego czasu z dala od innych obowiązków.

Przygotuj się na nieoczekiwane

Często, gdy do zespołu dołącza nowy pracownik, wypełnia on wakat. Jak wspomniano powyżej, posiadanie wakatu może oznaczać, że inni członkowie zespołu będą musieli podjąć pracę.

Jeśli procesy wykonywania tej pracy nie zostały udokumentowane, może to prowadzić do zamieszania, niedotrzymania terminów i obniżonej produktywności — nie wspominając o niższym morale zespołu.

Wyobraź sobie scenariusz, w którym Twój pracownik płacowy jest nieobecny na tydzień, miesiąc lub nawet dłużej. Twoi pracownicy mogą nie lubić nieodebranych wypłat tylko dlatego, że nikt inny nie wie, jak korzystać z oprogramowania płacowego.

Dokumentowanie procesów, zanim stanie się to absolutnie konieczne, oznacza mniej stresu i presji, gdy członkowie personelu mogą już być naciągnięci. Oczywiście nadal możesz tworzyć dokumentację procesu, gdy potrzebujesz natychmiastowego przeszkolenia współpracownika!

Zapewnij przejrzystość procesu

Dodatkowo procesy dokumentowania pomagają zachować przejrzystość w organizacji. Umożliwia pracownikom, którzy nie są blisko określonego obszaru firmy, wgląd w zadania poza ich bezpośrednim zespołem i/lub działem.

To z kolei może prowadzić do usprawnień przepływu pracy, takich jak eliminacja zduplikowanych kroków lub zadań. Może również podkreślać punkty bólu, które mogą skutkować elementami działania. Świadomość spornych punktów w procesie może być wszystkim, czego potrzeba, aby przydzielić zasoby na wprowadzanie stopniowych ulepszeń.

Najlepsze praktyki w zakresie efektywnej dokumentacji procesów

Zanim zagłębimy się w tworzenie, omówmy kilka najlepszych praktyk dotyczących dokumentacji procesu. Poniżej znajduje się kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas planowania, tworzenia i utrzymywania dokumentacji procesu.

Niech to będzie wizualne

Badania pokazują, że 67% ludzi lepiej rozumie informacje, gdy są przekazywane wizualnie.

Dołączanie zrzutów ekranu do dokumentacji to jeden z najszybszych i najskuteczniejszych sposobów na pokazanie współpracownikom, jak coś zrobić. Naszym ulubionym narzędziem do dokumentacji procesów jest Snagit.

Snagit pozwala łatwo przechwytywać zrzuty ekranu i dodawać objaśnienia tekstowe, ponumerowane kroki i inne konfigurowalne adnotacje, aby zwrócić uwagę na określony obszar w celu przekazania informacji.

Nie komplikuj

Uważaj na obciążenie poznawcze swoich odbiorców – wyeliminuj niepotrzebne rozpraszacze ze swoich treści, aby Twoi widzowie mogli skupić się na tym, co jest ważne. Można to zrobić na kilka sposobów, ale generalnie twoją naczelną zasadą powinno być sprowadzenie komunikacji do podstaw.

W przypadku zrzutów ekranu, które przechwytujesz do wykorzystania w dokumentacji, jednym ze sposobów wyróżnienia określonej akcji jest użycie narzędzia Simply w Snagit do tworzenia grafiki uproszczonego interfejsu użytkownika (SUI). Pozwala to ukryć niepotrzebne sekcje, aby wyeliminować rozproszenie uwagi.

Celuj w wiecznie zielone

Planując i pracując nad dokumentowaniem procesu, staraj się unikać przykładów i tekstów, które szybko staną się nieaktualne. Na przykład staraj się nie używać numerów wersji w oprogramowaniu, dat lub odniesień, które mogą szybko stać się nieistotne. Pamiętaj o swoim podejściu, aby dłużej zachować aktualność treści.

Grafika uproszczonego interfejsu użytkownika jest również świetna dla tej aplikacji. Pozwalają one uniknąć częstych aktualizacji treści, takich jak przypadki poruszania się przycisków w aplikacjach.

Rutynowa konserwacja

Chociaż chcemy, aby nasze treści były wiecznie zielone, nawet najlepsze treści będą w końcu wymagały aktualizacji.

Kiedy tak się stanie, spróbuj edytować istniejące zrzuty ekranu zamiast całkowicie powtórzyć. Biblioteka Snagit przechowuje podręczny zapis poprzednich zrzutów ekranu, co oznacza, że ​​możesz je otwierać i edytować w razie potrzeby.

Nie masz oryginalnych plików? Nie ma problemu! Po prostu zrób zrzut ekranu swojego zrzutu ekranu! Snagit ma kilka świetnych opcji edycji zrzutów ekranu, takich jak Smart Move i Replace Text, które zaoszczędzą cenny czas.

Zaplanuj regularne odprawy, nawet jeśli odbywają się one tylko raz w roku. Dzięki temu Twoje treści pozostaną aktualne i będą zawierały wszystkie niezbędne kroki, nawet jeśli zmienią się systemy i inne zmienne. Pamiętaj, aby uzyskać informacje zwrotne od odpowiednich osób w Twojej organizacji. Inni mogą podzielić się cennymi spostrzeżeniami.

Jak łatwo udokumentować proces za pomocą zrzutów ekranu

Przejdźmy przez proces dokumentacji zrzutów ekranu za pomocą Snagit.

Krok 1: Rozważ swój proces

Przemyśl proces, który udokumentujesz, i zapisz każdy etap przepływu pracy, który uwzględnisz w swojej dokumentacji. Zapewni to, że niczego nie pominiesz i może działać jako zarys podczas dokumentowania zadania.

Jeśli współpracujesz z kimś innym, aby udokumentować jego proces, upewnij się, że jest on zaangażowany w planowanie.

Krok 2: Przygotuj pulpit

Używając swojego planu jako przewodnika, otwórz wszystkie aplikacje, z których będziesz potrzebować do przechwytywania zrzutów ekranu. Aby wyeliminować elementy rozpraszające uwagę na ekranie, możesz również uporządkować swój pulpit i zamknąć wszystkie aplikacje, które nie są potrzebne w Twoim procesie.

Krok 3: Zrób zrzuty ekranu

Teraz nadszedł czas, aby zrobić zrzuty ekranu z każdego etapu procesu.

Pamiętaj, że lepiej jest przechwycić większą część ekranu niż mniejszą, jeśli nie masz jeszcze szkicu towarzyszącego tekstu, ponieważ zawsze możesz zmienić rozmiar lub przyciąć zrzut ekranu później. Wszystkie zrzuty ekranu automatycznie pojawią się w edytorze Snagit.

Krok 4: Dostosuj swoje zrzuty ekranu

Teraz, gdy masz już wszystkie potrzebne zrzuty ekranu, możesz je dostosować. Wypróbuj opcję Uprość, aby usunąć elementy rozpraszające uwagę, lub użyj objaśnień, aby dodać kształty, ponumerowane kroki za pomocą narzędzia kroków, adnotacje tekstowe — wszystko, co ma sens, aby podkreślić ważne aspekty procesu.

Możesz nawet utworzyć niestandardowy motyw w Snagit z kolorami i innymi stylami, aby Twoje zrzuty ekranu miały spójny wygląd w całej dokumentacji.

Chcesz pokazać kroki w procesie?

Użyj narzędzia Snagit's Step. Wystarczy jedno kliknięcie, aby dodać numerowane lub literowane notacje kroków. Snagit automatycznie dodaje poprawny numer lub literę, gdy idziesz. Obejrzyj ten film, aby zobaczyć, jak działa!

Krok 5: Zapakuj i dostarcz za pomocą szablonów

Teraz jedyne, co pozostało do zrobienia, to spakowanie zrzutów ekranu, aby były gotowe do dostarczenia w wybranym przez Ciebie formacie. Dzięki Snagit możesz łączyć zrzuty ekranu w jeden obraz za pomocą szablonów.

Najpierw kliknij przycisk Utwórz i wybierz Obraz z szablonu lub wybierz obrazy z zasobnika Ostatnie ujęcia, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz połącz w szablonie. Możesz wybrać szablony, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej pomocy w pracy.

Następnie po prostu przeciągnij i upuść obrazy i dostosuj je w szablonie. To jest takie proste!

Snagit może również udostępniać bezpośrednio w programie Word, oprócz wielu innych popularnych aplikacji, w tym PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia i innych.

Gdy wszystko jest w porządku, możesz dostarczyć do odbiorców lub przesłać w innym miejscu, na przykład na firmowej stronie programu SharePoint, aby dokumentacja procesu była dostępna na żądanie.

Uzupełnij dokumentację procesu o wideo zrzutu ekranu

Oprócz dokumentacji procesu rozważ dołączenie dodatkowego materiału wideo zrzutu ekranu.

Nagranie wideo może pokazać współpracownikom proces w akcji, a w trakcie podróży możesz dodać narrację, aby jeszcze bardziej wyjaśnić. Jeśli cokolwiek jest niejasne dla odbiorców w dokumencie procesu, mogą skorzystać z filmu, aby dowiedzieć się więcej.

Możesz użyć Snagita do nagrywania całości lub części ekranu oprócz przechwytywania zrzutów ekranu. Po zakończeniu nagrywania Snagit pozwala przyciąć dowolne części wideo, które chcesz usunąć.

Twój screencast nie musi być jednak formalny. Pamiętaj, że doskonałe jest wrogiem dobra. Po prostu przejdź przez proces na komputerze podczas nagrywania ekranu. Możesz również porozmawiać o tym, co się dzieje.

Film może uzupełnić dokumentację procesu i zapewnić nieco więcej pomocy każdemu, kto tego potrzebuje.

Obejrzyj poniższy film, aby zapoznać się z doskonałym przewodnikiem dotyczącym korzystania z wideo do dokumentacji procesu:

Jesteś gotowy do stworzenia doskonałej dokumentacji procesu!

To wszystko! Jesteś gotowy, aby podzielić się swoją wiedzą ze współpracownikami i zapewnić sprawny przebieg procesów. Dzięki wspaniałym dokumentom procesowym zaoszczędzisz czas i wysiłek wszystkich!