Jak właściwie zorganizować czas pracy?

Czas to najlepiej strzeżony sekret sukcesu. Możesz się zastanawiać, dlaczego zawsze nie udaje ci się zrobić wszystkiego, a ktoś, kogo znasz, wydaje się celować w tych samych zadaniach bez walki. Odpowiedź leży w zarządzaniu czasem. Jeśli nauczysz się właściwie organizować swój czas pracy, będziesz pracować mniej, a osiągać więcej.

Nie wiem jak wy, ale większość ludzi spędza długie godziny pracując tylko po to, by odkryć, że nie ma namacalnych rezultatów. Wszyscy mamy 24 godziny na dobę na wykonanie różnych zadań, ale bez dyscypliny i ustalania priorytetów, będziesz po prostu jak większość innych ludzi – zastanawiając się, gdzie się podziały te wszystkie godziny.

Dlatego przedstawiamy Ci ten rozbudowany post, który analizuje różne sposoby zarządzania czasem i wykonywania zadań.

Jak pracownik zdalny może zorganizować swój dzień pracy?

Zarządzanie czasem

Czas jest wielkim atutem zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników, niezależnie od tego, czy pracują w domu, zespołowo, solo, czy we wspólnym biurze. Problem pojawia się, gdy brakuje organizacji. Częstym błędem, który popełnia większość ludzi, jest budzenie się i rozpoczęcie pracy bez tworzenia jasnego planu. Musisz tak wymodelować swój dzień, aby wykonywać zadania systematycznie.

Znajdź czas, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Niektóre działają lepiej popołudniami lub wieczorami, podczas gdy inne są doładowane rano. Jako pracownik zdalny masz swobodę projektowania własnego harmonogramu. To powiedziawszy, tworzenie rutyny dnia pracy i trzymanie się jej to dwie różne rzeczy. Zaprojektowanie harmonogramu, który Ci odpowiada i pozwoli Ci być produktywnym, wymaga praktyki, zaangażowania i dyscypliny.

Oto kilka umiejętności zarządzania czasem, które możesz zacząć wdrażać już teraz:

• Podziel swoją pracę na kawałki – twój mózg może być superkomputerem, ale jesteś też człowiekiem i przepracowanie przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Efektywność Twojego mózgu osiąga szczyt przez pierwsze 45 minut, a potem zaczyna dramatycznie spadać. Dlatego, aby być bardziej produktywnym, rób 10-20-minutowe przerwy co 45 minut, aby Twój umysł mógł się zregenerować.
• Nie pracuj bez ograniczeń czasowych – zanim zaczniesz pracować na laptopie, musisz ustalić godziny pracy. Wiąże się to z ustaleniem limitu czasu dla każdego zadania, które zamierzasz wykonać tego dnia. Wiedza o tym, kiedy rozpocząć i zakończyć dzień pracy, tworzy rytm pracy, który ułatwia zarządzanie czasem – zmiana harmonogramu pracy każdego dnia zaburza ten rytm pracy. Ustalanie limitów pracy może początkowo wydawać się zniechęcające. Niemniej jednak, jeśli rozwinie się to w nawyk, zdziwisz się, jak skuteczny stajesz się.
• Rejestruj czas spędzony na wszystkim, co robisz, od odbierania telefonów i pracy nad projektami po wykonywanie prac domowych i wszelkich innych czynności związanych z pracą lub poza nią. W ten sposób będziesz mieć jasny obraz tego, ile czasu spędzasz na każdym zadaniu, co w konsekwencji pomoże Ci lepiej zaplanować swoje dni. Ponadto zobaczysz, ile czasu spędzasz na nieproduktywnych czynnościach i znajdziesz sposoby na skrócenie tego czasu, aby móc skupić się na bardziej produktywnych częściach dnia.
• Nie zapomnij zarezerwować czasu na przerwy. Dzięki temu możesz robić wszystkie rzeczy niezwiązane z pracą bez poczucia, że ​​marnujesz cenny czas, który mógłbyś poświęcić na pracę nad swoimi projektami.

Być zorganizowanym

Efektywnego zarządzania czasem nie da się osiągnąć bez odpowiedniej organizacji. W tym kontekście termin organizacja opisuje dwie rzeczy: organizację dnia i organizację środowiska pracy.

Po pierwsze, musisz mieć cele, które chcesz osiągnąć w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Jeśli wolisz pracować z codziennymi celami, poświęć pierwsze 30 minut po przebudzeniu, aby zaplanować swój dzień. Po drugie, musisz uporządkować te cele, aby oddzielić cele długoterminowe od celów krótkoterminowych. Pamiętasz, jak mówiliśmy, żeby podzielić projekty na kamienie milowe? Zorganizowanie swoich celów może ci w tym pomóc. Mając przed sobą wyznaczone cele, zminimalizujesz szanse na zwlekanie, zwiększając w ten sposób swoją produktywność.

Z drugiej strony Twoje środowisko pracy to miejsce, w którym będziesz spędzać większość czasu, więc musi być tak komfortowe, jak to tylko możliwe. Potrzeby każdego człowieka są wyjątkowe i wszystko zależy od preferencji. Podczas gdy niektórzy mogą dobrze współpracować z muzyką w tle, inni wolą całkowitą ciszę. Jedna rzecz, która pozostaje jednak niezmienna, to fakt, że organizacja miejsca pracy może mieć bezpośredni wpływ na zarządzanie czasem.

To, co widzi Twój pracodawca podczas codziennych lub cotygodniowych rozmów wideo, mówi wiele o Twojej organizacji i zaangażowaniu. Najlepiej skonfiguruj domowe biuro z wygodnym krzesłem i biurkiem, z którego będziesz pracować, i uczyń resztę domu miejscem, w którym będziesz mógł żyć tak, jak lubisz. Co ważniejsze, utrzymuj porządek i porządek w miejscu pracy, abyś mógł skupić się na produktywnych rzeczach.

Użyj oprogramowania do śledzenia czasu

Większość z Was prawdopodobnie korzystała z karty dostępu przy wejściu lub wyjściu z biura. Pokazuje czas, kiedy zgłosiłeś się do pracy lub opuściłeś biurowiec. Liczy się również, ile razy w ciągu dnia opuszczałeś biurowiec. Informacje te można wykorzystać do monitorowania twoich ruchów, a jeśli twoje czynności nie były związane z pracą, będziesz musiał wyjaśnić.

W ten sam sposób działają trackery czasu, takie jak Traqq. Pomagają skoncentrować się na wykonywanych zadaniach i motywują do osiągnięcia celów w wyznaczonym czasie. Jedną z kluczowych funkcji oprogramowania do monitorowania pracowników jest śledzenie wskaźników produktywności. Menedżerowie mogą korzystać z raportów grafiku pracy, aby przeglądać przepływ pracy i formułować rozsądne terminy dla pracowników zdalnych.

Aplikacje do śledzenia czasu pomagają również pracownikom ustalać priorytety zadań i pracować według własnych harmonogramów. Korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu prowadzi do lepszego zarządzania czasem, a obie strony czerpią korzyści.

Zaplanuj czas na sprawdzanie e-maili i odbieranie połączeń telefonicznych

Poinformuj ludzi, że jesteś zajęty w określonym czasie, powiedzmy od 6 rano do około 15, aby nie otrzymywać ciągłych telefonów, e-maili lub SMS-ów. Podobnie, nie bądź dostępny tylko wtedy, gdy ktoś cię potrzebuje, chyba że jest to absolutnie pilne i konieczne. Niektóre połączenia lub e-maile mogą czekać, aż będziesz mógł na nie odpowiedzieć.

Jak wybrać oprogramowanie do śledzenia czasu?

Jako pracownik zdalny powinieneś wiedzieć, że jeśli chodzi o zarządzanie czasem, nic nie ułatwia Twojej pracy niż oprogramowanie do śledzenia czasu. Stał się ważnym narzędziem zwiększającym produktywność dla każdej osoby, firmy lub organizacji, która chce odnieść sukces.

Ale przy tak wielu urządzeniach do śledzenia czasu, jak wybrać najlepsze? Oto najważniejsze rzeczy, które powinieneś wziąć pod uwagę:

• Śledzenie czasu — jest to oczywista funkcja aplikacji do śledzenia czasu. Wybierz między automatycznym lub ręcznym śledzeniem czasu w zależności od tego, co odpowiada Twojej firmie.
• Zarządzanie projektami – ta funkcja jest przydatna dla tych, których biznesy kierują się realizacją projektów, a nie usługami lub produktami.
• Ewidencja czasu pracy pracowników – potrzebujesz licznika czasu, za pomocą którego możesz rejestrować czas spędzony na zadaniach w czasie rzeczywistym. Wpisy czasu pokażą, kiedy rozpocząłeś pracę i kiedy przestałeś. Dane te mogą być następnie wykorzystane przy żądaniu płatności lub w celu zidentyfikowania słabych punktów, którymi należy się zająć. Może to być również wykorzystywane przez menedżerów do monitorowania wydajności pracowników.
• Alerty i powiadomienia – większość aplikacji śledzących czas ma jakąś formę systemu alertów. Wybierz taki, który odpowiada Twoim konkretnym potrzebom.
• Fakturowanie – czy potrzebujesz systemu do fakturowania? Jeśli tak, koniecznie poszukaj najbardziej idealnych rozwiązań do śledzenia czasu.
• Z jakiego urządzenia korzystasz – czy większość czasu będziesz spędzać w biurze czy w terenie? Niektóre aplikacje są przeznaczone dla systemu Android lub iOS, podczas gdy inne są przeznaczone dla systemu Windows lub macOS.

Inne czynniki, na które również powinieneś zwrócić uwagę, to:

• Łatwość użycia
• Budżet
• Pomoc techniczna
• Dostępność offline
• Możliwość eksportu danych do innych aplikacji

Co to jest Traqq?

Traqq to aplikacja śledząca w czasie rzeczywistym, która łączy w sobie szereg przydatnych funkcji, które pozwalają monitorować i śledzić zadania i czynności, rejestrując liczbę przepracowanych godzin. Jeśli zarządzasz zespołem pracowników zdalnych, Traqq pomaga monitorować produktywność każdego pracownika za pomocą grafiku pracownika. Na koniec możesz określić, które projekty zajmują najwięcej czasu i jaki jest ogólny przepływ pracy, dzięki czemu możesz wprowadzić odpowiednie poprawki.

Dzięki tak niezawodnemu i wydajnemu oprogramowaniu do śledzenia zadań nie musisz tracić czasu na monitorowanie zadań. Dodatkowo może generować tygodniowe i miesięczne raporty do analizy.