Jak prowadzić skuteczne spotkania jeden na jednego

Spotkania indywidualne są niezbędne do budowania silnych relacji roboczych, przekazywania informacji zwrotnych i omawiania rozwoju kariery, szczególnie jeśli jest to kontakt z bezpośrednim przełożonym lub podwładnym. Jeśli nie masz wrażenia, że ​​zostawiasz pracę sam na sam, szczególnie ze swoim bezpośrednim przełożonym, wnosząc wiele wartości, czas zrewidować swoje podejście.

Przyjęcie tych wskazówek pomoże w przyjęciu bardziej zorganizowanego podejścia, które pozostawi trochę miejsca na płynność rozmowy, zapewniając jednocześnie zdobycie wszystkich praktycznych podstaw niezbędnych do pomyślnego kontynuowania swojej roli przed nawiązaniem kolejnego kontaktu.

Aby zoptymalizować czas i doświadczenie rozmów jeden na jednego, rozważ strukturę spotkania jeden na jednego, ustal plan i rozważ przydzielony czas oraz warunki spotkania jeden na jednego.

Nie oznacza to, że musisz całkowicie porzucić osobisty charakter spotkań jeden na jednego – może to być świetne miejsce, aby jeszcze lepiej poznać swojego menedżera, pracownika lub współpracownika, co umożliwi ci stworzenie równej relacji. zdrowsze relacje zawodowe i wzajemne wspieranie się w rozwoju kariery.

Te wskazówki pomogą Ci zamienić spotkania jeden na jednego z przykrym obowiązkiem w okazję do nawiązania kontaktu, współpracy, a może nawet dobrej zabawy.

Utwórz i utrzymuj bieżący program

Skuteczne szablony programów pomagają zapewnić produktywność i koncentrację tych spotkań. Najbardziej efektywne szablony planów spotkań jeden na jednego mają pewne cechy: są uporządkowane, elastyczne, promują otwartą komunikację i pomagają obu stronom w przygotowaniach.

Oto niektóre z najlepszych szablonów planów spotkań indywidualnych i ich zalety:

1. 3 P: postęp, priorytety, problemy

Dlaczego to jest skuteczne

• Ustrukturyzowany, a jednocześnie elastyczny: ten szablon koncentruje się na kluczowych obszarach, które mają znaczenie w dowolnej roli, dzięki czemu można go dostosować do różnych branż.
• Zrównoważony: zachęca do dyskusji zarówno na temat osiągnięć, jak i wyzwań, dając kompleksowy przegląd wyników i nadchodzących prac.
• Możliwość podjęcia działań: każda sekcja może prowadzić do jasnych kolejnych kroków, zapewniając odpowiedzialność.

Przykład szablonu

• Postęp: Co udało Ci się osiągnąć od naszego ostatniego spotkania?
• Priorytety: Jakie są Twoje główne cele na nadchodzący tydzień/miesiąc?
• Problemy: Czy są jakieś wyzwania, przed którymi stoisz?

2. Program skoncentrowany na informacjach zwrotnych

Dlaczego to jest skuteczne

• Skoncentrowany na wzroście: w tym szablonie priorytetem jest informacja zwrotna, wspierając ciągłe doskonalenie i rozwój.
• Otwarty dialog: Zachęca zarówno pracownika, jak i menedżera do dzielenia się informacją zwrotną, tworząc dwukierunkowy kanał komunikacji.
• Wzmocnienie pozycji pracowników: pozwala pracownikowi poruszać tematy, na temat których chce uzyskać informację zwrotną, promując zaangażowanie.

Przykład szablonu

• Zwycięstwa i co poszło dobrze: jakie ostatnie osiągnięcia powinniśmy świętować?
• Wyzwania: Z jakimi przeszkodami się spotkałeś i jak mogę Cię wesprzeć?
• Opinia: Jaką masz dla mnie opinię? Oto kilka opinii, które dla Ciebie przygotowałem.
• Rozwój: Jakie umiejętności lub obszary chciałbyś dalej rozwijać?

3. Program zameldowania i dobrego samopoczucia

Dlaczego to jest skuteczne

• Podejście holistyczne: uwzględnia nie tylko postęp pracy, ale także dobre samopoczucie pracownika, zdrowie psychiczne i satysfakcję z pracy.
• Zaangażowanie i utrzymanie: Okazywanie troski o dobre samopoczucie pracowników zwiększa zaangażowanie i zmniejsza rotację.
• Buduje zaufanie: Regularne kontrole dobrego samopoczucia budują kulturę zaufania i wsparcia.

Przykład szablonu

• Dobre samopoczucie: Jak się ogólnie czujesz – zarówno w pracy, jak i poza nią?
• Obciążenie pracą: Jak zarządzalne jest Twoje obecne obciążenie pracą?
• Wsparcie: Czy potrzebujesz czegoś ode mnie lub zespołu, aby zrównoważyć obciążenie pracą lub poziom stresu?
• Rozwój osobisty/zawodowy: Czy są jakieś cele związane z rozwojem osobistym, na których chciałbyś się skupić?

4. Otwarty program dyskusji

Dlaczego to jest skuteczne

• Elastyczność: zapewnia pracownikowi większą swobodę w wypowiadaniu się na temat tego, co myśli, sprzyjając otwartej dyskusji.
• Możliwość dostosowania: Można go dostosować w oparciu o aktualne priorytety, dzięki czemu nadaje się do dynamicznych środowisk pracy.
• Nastawiony na zaangażowanie: zachęca pracowników do przejęcia odpowiedzialności za rozmowę.

Przykład szablonu

• Tematy od pracownika: O czym chciałbyś dzisiaj porozmawiać?
• Tematy od menedżera: Przedmioty, które uważa za wartościowe do omówienia
• Kolejne kroki: Jakie działania powinniśmy podjąć przed kolejną rozgrywką jeden na jednego?

Dlaczego te szablony się wyróżniają

• Przejrzysta struktura: każdy szablon zaprojektowano tak, aby spotkanie było skupione i efektywne, zapewniając omówienie ważnych tematów bez zbaczania z toru.
• Równowaga pracy i rozwoju osobistego: Najlepsze szablony obejmują bezpośrednie sprawy związane z pracą i długoterminowy rozwój kariery.
• Personalizacja: programy te można dostosować do różnych potrzeb, niezależnie od tego, czy skupiają się na informacjach zwrotnych, dobrym samopoczuciu czy wynikach.
• Zaangażowanie: Pracownicy czują się bardziej zaangażowani i doceniani, gdy aktywnie poszukuje się ich wkładu i traktuje się go priorytetowo, co sprzyja silniejszej relacji menedżer-pracownik.

Kiedy zasiadasz do rozmowy jeden na jednego, zacznij od uszeregowania punktów planu od najbardziej do najmniej ważnych. W ten sposób, jeśli zabraknie czasu, możesz nadać priorytet najważniejszym tematom. Omawiając każdą kwestię, skreśl ją z listy i udokumentuj wszelkie decyzje lub działania. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco i będziesz mógł później wrócić do notatek ze spotkań.

Wykorzystaj swój czas mądrze: odwróć spotkanie

Synchroniczny czas, zarówno osobiście, jak i zdalnie poprzez rozmowę wideo, jest cenny. To nie powinno być miejsce zarezerwowane na aktualizacje statusu, które nie wymagają synchronicznego czasu jeden na jednego.

To tutaj powinieneś czuć się najbardziej komfortowo, zadając pytania otwarte, dyskutując, przeprowadzając burze mózgów i debatując nad najlepszą ścieżką naprzód w bezpiecznym środowisku. Jest to przestrzeń, w której możesz naprawdę zrozumieć punkt widzenia swojego menedżera lub współpracownika, abyś mógł dalej działać i móc wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafisz.

Aby mieć pewność, że dotrzesz do sedna sprawy tak szybko, jak to możliwe – jeśli masz do przekazania aktualizację statusu lub dodatkowe informacje, które położą podwaliny pod ożywioną dyskusję z członkiem Twojego zespołu, powinieneś odwrócić spotkanie, wysyłając spersonalizowaną wiadomość wcześniej zaktualizować wideo.

Wysłanie wcześniej filmu lub prezentacji pozwala osobie, z którą się spotykasz, na aktywne słuchanie, w rzeczywistości przetrawiając informacje przekazane przed nawiązaniem połączenia. Przygotowanie ich do dyskusji, a nie tylko trawienia cennego czasu, jaki spędzicie razem.

Co więcej, zmienia to zasady gry w przypadku różnych stylów uczenia się. Niektórzy ludzie uwielbiają myśleć samodzielnie, podczas gdy inni potrzebują czasu na przetworzenie i zebranie swoich argumentów. Dzięki odwróceniu spotkania każdy będzie miał szansę zabłysnąć. Obejrzyj ten krótki, 2-minutowy film, aby dowiedzieć się, jak odwrócić spotkanie.

Wiadomości wideo > spotkania

Nagraj swój ekran i kamerę za pomocą Snagit, aby uzyskać szybkie aktualizacje i opinie.

Dowiedz się więcej

Aby uzyskać maksymalną skuteczność, spotkania indywidualne powinny być krótkie (30 minut).

Chociaż niektóre spotkania mają na celu większą szczegółowość w określonych porach roku, np. rozmowy dotyczące zarządzania wynikami lub oceny wyników, spotkania cykliczne mogą być krótsze, a jednocześnie stanowić miejsce ciągłego otrzymywania informacji zwrotnej.

Spotkania indywidualne są istotną częścią rozwoju pracowników i komunikacji w każdej organizacji. Jednak krótkie spotkania – najlepiej około 30 minut – mogą sprawić, że będą bardziej skuteczne niż dłuższe sesje. Oto dlaczego 30-minutowa rozmowa jeden na jednego często daje większy efekt niż pełna godzina.

1. Większa koncentracja i wydajność

Jeśli czas spotkań jest ograniczony do 30 minut, zachęca się zarówno menedżera, jak i pracownika, aby w większym stopniu świadomie gospodarował swoim czasem. Krótsze spotkanie wymaga od uczestników ustalenia priorytetów kluczowych kwestii, a nie zagłębiania się w mniej ważne tematy.

Dlaczego to działa

• Ukierunkowany program: napięty harmonogram zmusza Cię do trzymania się kluczowych tematów, takich jak aktualizacje postępów, wyzwania i kolejne kroki. Zniechęca to do niepotrzebnych skojarzeń i sprawia, że ​​rozmowa jest zorientowana na wyniki.
• Przygotowanie jest kluczowe: obie strony prawdopodobnie przygotują się lepiej, zapewniając efektywne wykorzystanie ograniczonego czasu, co doprowadzi do bardziej produktywnego spotkania.
• Decyzje ograniczone czasowo: Konieczność podejmowania decyzji lub rozwiązywania problemów w ograniczonym czasie sprzyja przejrzystości i szybkiemu działaniu, co pomaga w kontynuowaniu projektów.

2. Zapobiega zmęczeniu spotkaniami

Dłuższe spotkania często przynoszą mniejsze zyski, ponieważ uczestnicy stają się zmęczeni psychicznie. Po około 30 minutach poziom uwagi zwykle spada, zmniejszając zaangażowanie i skuteczność. Krótsze spotkania pomagają zachować wysoką energię i skupienie przez całą rozmowę.

Dlaczego to działa

• Wyższy poziom energii: 30-minutowe spotkanie utrzymuje uczestników w świeżości i zaangażowaniu, dzięki czemu rozmowa jest bardziej dynamiczna.
• Pozwala uniknąć „przechodzenia” w mniej produktywne rozmowy: im mniej czasu, tym mniej okazji, aby dyskusja zeszła na tematy niepowiązane lub o niższym priorytecie, co często ma miejsce podczas godzinnych spotkań.

3. Obsługuje częstsze meldowanie się

Jeśli spotkania indywidualne są krótkie, łatwiej jest planować je częściej — co tydzień lub co dwa tygodnie. Pozwala to na ciągłą komunikację i szybkie korygowanie kursu, zamiast czekać, aż z biegiem czasu narosną większe problemy.

Dlaczego to działa

• Informacje zwrotne na czas: częstsze i krótsze spotkania dają możliwość uzyskania informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym i rozwiązania problemów, zanim ulegną eskalacji.
• Ciągłe dostosowywanie: częste punkty kontaktu pozwalają zarówno menedżerowi, jak i pracownikowi dostosować cele, postępy i priorytety bez konieczności długich, rzadkich spotkań.

4. Zwiększa produktywność w całym zespole

Ograniczając czas rozmów indywidualnych do 30 minut, menedżerowie mają więcej czasu na skupienie się na innych zadaniach o wysokim priorytecie. Podobnie pracownicy cenią sobie to, że ich czas jest szanowany, co pozwala im wrócić do pracy bez utraty dynamiki.

Dlaczego to działa

• Lepsze zarządzanie czasem: krótkie spotkania łatwiej wpasowują się w napięty harmonogram, ułatwiając obu stronom godzenie spotkań z codziennymi obowiązkami.
• Więcej spotkań z większą liczbą osób: W przypadku menedżerów z większymi zespołami krótsze spotkania pozwalają im częściej spotykać się z poszczególnymi członkami zespołu bez poświęcania czasu na inne zadania.

5. Zachęca do zwięzłej komunikacji

Krótsze spotkania indywidualne sprzyjają jaśniejszej i bardziej zwięzłej komunikacji. Obie strony chętniej przejdą do sedna i unikną nadmiernych wyjaśnień lub wdawania się w niepotrzebne szczegóły.

Dlaczego to działa

• Jasniejsze elementy działania: uczestnicy chętniej opuszczą spotkanie z jasnymi, praktycznymi wnioskami, ponieważ rozmowa koncentruje się na sprawach krytycznych.
• Większa odpowiedzialność: zwięzłe spotkanie oznacza, że ​​działania następcze i kolejne kroki zostaną zapamiętane i podjęte na ich podstawie, co stworzy silniejszą kulturę odpowiedzialności.

6. Dopasowuje elastyczność do napiętych harmonogramów

W dzisiejszym dynamicznym środowisku pracy zarówno menedżerowie, jak i pracownicy muszą pogodzić wiele obowiązków. 30-minutową rozmowę jeden na jednego łatwiej jest przeznaczyć na pracowity dzień i jest mniej prawdopodobne, że zostanie odwołana lub przełożona z powodu konfliktów czasowych.

Dlaczego to działa

• Zmniejsza zmęczenie całym zespołem spotkaniami: gdy spotkania są krótsze, pomaga to zapewnić zarówno menedżerom, jak i pracownikom odpowiednią ilość czasu na inne spotkania, głęboką pracę i zadania osobiste.
• Większa elastyczność planowania: łatwiej jest planować krótkie spotkania, co zwiększa prawdopodobieństwo ich powtarzalności, co poprawia ogólną komunikację i łączność.

Wniosek

Krótsze, 30-minutowe spotkania jeden na jednego to nie tylko strategia oszczędzająca czas — poprawiają koncentrację, zapobiegają zmęczeniu i tworzą środowisko do częstszych i skuteczniejszych meldowań. Zachęcając do zwięzłej komunikacji i ograniczając tendencje do marnowania czasu, pomagają zapewnić, że spotkania będą produktywne i praktyczne, z korzyścią zarówno dla pracowników, jak i menedżerów.

Dla tych, którzy chcą zoptymalizować swoje spotkania jeden na jednego, krótsze są często lepsze, dzięki czemu rozmowa jest ostra, skupiona i produktywna.

Zorganizuj okazjonalne spotkanie osobiste

W dzisiejszym zdalnym świecie rozmowy wideo i platformy przesyłania wiadomości stały się domyślnymi sposobami komunikacji. Chociaż takie wirtualne spotkania są skuteczne, istnieje kilka powodów, dla których osobiste spotkania jeden na jednego mogą nadal mieć kluczowe znaczenie — szczególnie w zdalnych lub hybrydowych środowiskach pracy.

1. Budowanie silniejszych relacji

Spotkania osobiste dają wyjątkową okazję do budowania głębszych i bardziej autentycznych relacji. Interakcje międzyludzkie są bogatsze, gdy odbywają się twarzą w twarz, co pozwala na bardziej naturalną komunikację i budowanie relacji.

Dlaczego to ma znaczenie

• Sygnały niewerbalne: Rozmowy osobiste pozwalają na bardziej szczegółowe zrozumienie języka ciała, mimiki i tonu głosu, które często są tracone podczas rozmów wideo.
• Więź emocjonalna: osobiste spotkanie sprzyja poczuciu zaufania i empatii, które trudno jest odtworzyć wirtualnie. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników zdalnych, którzy mogą czuć się odłączeni od swoich menedżerów lub zespołów.

2. Zachęcanie do otwartego dialogu

Spotkania osobiste tworzą środowisko, w którym pracownicy często czują się bardziej komfortowo, wyrażając obawy, przekazując informacje zwrotne lub omawiając sprawy osobiste. Fizyczna bliskość i wspólna przestrzeń zachęcają do bardziej otwartego, szczerego dialogu.

Dlaczego to ma znaczenie

• Mniej formalności: rozmowy wideo mogą wydawać się sztywne i mają uporządkowany program, natomiast osobiste spotkania, zwłaszcza przy kawie lub w swobodnej atmosferze, mogą ułatwić bardziej organiczne i swobodne rozmowy.
• Budowanie zaufania: Interakcje osobiste zmniejszają postrzegany dystans między pracownikami a menedżerami, dzięki czemu pracownicy czują się bezpieczniej, dzieląc się swoimi przemyśleniami i uczuciami.

3. Większe skupienie i zaangażowanie

Spotkania zdalne mogą być zakłócane przez powiadomienia e-mail, problemy techniczne czy zakłócenia w domu. Indywidualne spotkania jeden na jednego eliminują te wirtualne bariery, umożliwiając obu stronom pełną obecność w danej chwili.

Dlaczego to ma znaczenie

• Głębsza uwaga: przebywanie w tym samym pokoju sprzyja bardziej skupionemu zaangażowaniu, co prowadzi do wyższej jakości rozmowy. Bez ekranów możesz utrzymywać kontakt wzrokowy i naprawdę się słuchać.
• Lepsze rozwiązywanie problemów: gdy obie strony są w pełni zaangażowane, rozwiązywanie problemów staje się bardziej oparte na współpracy i skuteczniejsze, co prowadzi do szybszych rozwiązań.

4. Pielęgnowanie kultury firmy

Spotkania osobiste wzmacniają więź kulturową pomiędzy pracownikami a firmą. Pracownicy zdalni, szczególnie ci, którzy rzadko odwiedzają biuro, mogą czuć się oderwani od szerszej kultury organizacyjnej. Spotkanie twarzą w twarz pomaga odbudować tę więź.

Dlaczego to ma znaczenie

• Dopasowanie kulturowe: osobiste spotkanie może pomóc pracownikom poczuć większą więź z wartościami, misją i dynamiką zespołu firmy, co jest trudniejsze do osiągnięcia w przypadku interakcji wirtualnych.
• Poczucie przynależności: Zdalni pracownicy często tracą swobodne interakcje w biurze. Spotkania osobiste mogą pomóc w odtworzeniu części tego koleżeństwa i przynależności.

5. Prowadzenie wrażliwych rozmów

Wrażliwe tematy, takie jak oceny wyników, wyzwania osobiste lub trudne informacje zwrotne, najlepiej omawiać osobiście. Spotkania osobiste pozwalają menedżerom skuteczniej okazywać empatię i zrozumienie podczas trudnych dyskusji.

Dlaczego to ma znaczenie

• Empatia i niuanse: osobiste przekazywanie trudnych wiadomości lub informacji zwrotnych pozwala na większą wrażliwość emocjonalną, ponieważ obie strony mogą dokładniej czytać mowę ciała i emocje drugiej strony oraz reagować na nie.
• Wsparcie i zapewnienie: Kiedy pracownik otrzymuje informację zwrotną lub omawia kwestię osobistą, osobista obecność jego przełożonego może zapewnić poczucie komfortu i wsparcia, którego nie może zapewnić wirtualne spotkanie.

6. Tworzenie przestrzeni do burzy mózgów i kreatywności

Indywidualne spotkania jeden na jednego zapewniają wyjątkową przestrzeń do burzy mózgów i rozwiązywania problemów, które mogą wydawać się bardziej płynne osobiście niż online. Czasami energia przebywania w tym samym pomieszczeniu pobudza kreatywność, której wirtualne spotkanie po prostu nie da się odtworzyć.

Dlaczego to ma znaczenie

• Środowisko współpracy: osobiste dyskusje często prowadzą do bardziej spontanicznej i kreatywnej wymiany zdań, co może być trudniejsze do osiągnięcia w przypadku zorganizowanych spotkań wirtualnych.
• Tworzenie tablicy i tworzenie pomysłów w czasie rzeczywistym: Bycie razem fizycznie umożliwia wykonywanie takich czynności, jak tworzenie tablicy lub szkicowanie pomysłów w czasie rzeczywistym, co może przyspieszyć kreatywne rozwiązywanie problemów.

7. Przywrócenie połączenia międzyludzkiego w odległym świecie

W zdalnym środowisku pracy pracownicy mogą przez długi czas nie kontaktować się osobiście ze współpracownikami. Sporadyczne spotkania twarzą w twarz oferują niezbędną okazję do ponownego nawiązania kontaktu na poziomie ludzkim.

Dlaczego to ma znaczenie

• Zmniejszanie izolacji: Praca zdalna może prowadzić do poczucia izolacji. Osobiste spotkanie przypomina pracownikom, że są częścią zespołu, a ich przełożony jest dostępny i przystępny.
• Zwiększanie morale: osobiste spotkania mogą ożywić pracowników, odnowić ich poczucie celu i związek z pracą.

Wniosek

Chociaż praca zdalna ma swoje zalety, nie można niedoceniać wartości spotkań indywidualnych. Niezależnie od tego, czy chodzi o budowanie silniejszych relacji, zachęcanie do otwartego dialogu, czy prowadzenie wrażliwych rozmów, istnieją pewne aspekty relacji międzyludzkich, które można w pełni zrealizować jedynie podczas spotkań twarzą w twarz.

Indywidualne spotkania jeden na jednego tworzą głębsze, bardziej znaczące doświadczenie, które wzmacnia zaufanie, poprawia komunikację i ostatecznie prowadzi do większego zaangażowania i satysfakcji pracowników. Włączenie ich do głównie zdalnego środowiska pracy to skuteczny sposób na utrzymanie kontaktu międzyludzkiego i budowanie większego zaufania.

Ludzie najlepiej pracują dla ludzi, których znają, lubią, którym ufają i szanują. Poświęć trochę czasu na nawiązanie osobistego kontaktu ze swoim menedżerem lub bezpośrednimi podwładnymi. Niezależnie od tego, czy osobiście, czy zdalnie – poświęć kilka minut na rozmowę jeden na jednego, aby omówić tematy niezwiązane z pracą. Oto kilka sposobów na rozpoczęcie rozmów w miejscu pracy od BetterUp, które pomogą przełamać lody:

• Jaka jest Twoja ulubiona część Twojej pracy?
• Jaka była Twoja pierwsza praca?
• Czy masz jakieś poboczne zajęcia lub projekty?
• Kiedy pracujesz zdalnie, pracujesz w kawiarni czy w domu?
• Jaka jest jedna rzecz, którą pasjonujesz się w swojej karierze?
• Gdybyś miał opisać idealną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, jak by ona wyglądała?
• Jaka jest jedna rzecz, która motywuje Cię w pracy?
• Czego cennego nauczyłeś się podczas swojej kariery?
• Czy są jakieś nadchodzące projekty, którymi jesteś podekscytowany?
• Czy kiedykolwiek myślałeś o spróbowaniu innej kariery przed tą?
• Co sprawiło, że chciałeś pracować dla [firmy]?
• Czy poszedłeś do szkoły, aby zostać [rolą zawodową]?
• Czy masz jakieś wskazówki dotyczące zarządzania czasem?

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz sprawić, że spotkania indywidualne będą skuteczniejsze i przyjemniejsze dla wszystkich zaangażowanych osób. Pamiętaj, że celem jest budowanie silnych relacji i wspólne osiąganie celów.

Teraz, gdy jesteś gwiazdą rocka w kontaktach jeden na jednego, chcesz ulepszyć więcej swoich spotkań? Pobierz nasz bezpłatny przewodnik poniżej.

Przestań marnować czas na bezsensowne spotkania

Zobacz, jak małe zmiany w sposobie udostępniania informacji mogą pomóc Ci odzyskać czas w pracy.

Zdobądź Przewodnik