Jak zarządzać postępem zadań w Microsoft Planner w Windows 10?

Microsoft Planner należy do pakietu aplikacji Office365. Jest to aplikacja do planowania, którą zespoły i osoby mogą wykorzystywać między innymi do tworzenia planów, przydzielania zadań, komunikowania się i współpracy oraz udostępniania dokumentów. Zadania można tworzyć i konfigurować w specyficzny sposób dostosowany do potrzeb zespołu. Proces jest dość prosty, ale wiele osób ma z nim problemy.

W rzeczywistości aktualizowanie postępów zadań w Planner może być tak proste, jak monitorowanie postępów zadań przydzielonych poszczególnym osobom w określonych odstępach czasu. Jednak diabeł tkwi w szczegółach i niektórzy ludzie nie mogą tego pojąć. Jeśli jesteś w tej łodzi, ten przewodnik jest dla Ciebie. Pod koniec tego przewodnika dowiesz się, jak zarządzać postępem zadań w programie Microsoft Planner.

Jak skonfigurować Microsoft Planner

Microsoft Planner to wirtualne narzędzie do zarządzania zadaniami w pakiecie Office 365. Umożliwia zespołom łatwą współpracę oraz planowanie i monitorowanie zadań. Użytkownicy mogą również aktualizować status zadania i udostępniać informacje o zadaniach, aby usprawnić koordynację projektu.

W Plannerze możesz podzielić duży projekt na mniejsze zadania, z harmonogramem dla każdego zadania, które łącznie składają się na czas trwania określonego planu. W miarę pracy nad zadaniami możesz zmienić ich status z „Nierozpoczęte” na „W toku” i wreszcie na „Zakończone”. W razie potrzeby możesz nawet tworzyć dodatkowe zadania.

Planner zawiera wiele szablonów, które pozwalają szybko przeskakiwać do zadań i projektów, oszczędzając w ten sposób dużo czasu. Musisz tylko upewnić się, że szablony są zgodne z zadaniami Twojego zespołu i w razie potrzeby je udoskonalić, a od razu możesz zacząć pracę.

Aby rozpocząć, musisz zalogować się na swoje konto Office 365. Przejdź do strony Planner w Office 365 i wprowadź swoje dane użytkownika. Po zalogowaniu kliknij Planner na karcie Strona główna, aby załadować interfejs Microsoft Planner.

Tutaj masz trzy sposoby postępowania. Jeśli masz już utworzone plany, wybierz najczęściej używane, klikając „Ulubione plany”. Jeśli chcesz wyświetlić wszystkie swoje plany, kliknij „Wszystkie plany”. Jeśli jednak chcesz utworzyć nowy plan od podstaw, kliknij opcję Nowe plany.

W oknie Utwórz nowy plan wpisz nazwę planu w odpowiednim polu. Lepiej używać nazwy, która zwięźle przedstawia cel planu. W sekcji „Kto może wyświetlić ten plan?” wybierz „Moja organizacja”, aby udostępnić ją wszystkim członkom zespołu i „Tylko osoby, które dodaję”, aby ograniczyć wyświetlanie tylko do osób, które mają dostęp. Nie zapomnij dodać opisu planu i wybrać, czy nowi członkowie mają być automatycznie dodawani do powiadomień e-mail.

Kiedy skończysz z całą konfiguracją, możesz wreszcie kliknąć przycisk Utwórz plan. Po utworzeniu planu możesz iść dalej i dodawać zadania.

Aby rozpocząć, otwórz Microsoft Planner, wybierz swój plan i kliknij przycisk + lub Dodaj zadanie. Tutaj powinieneś nadać swojemu zadaniu nazwę. W polu „Wprowadź nazwę zadania” wpisz nazwę zadania. Następnie wybierz termin. Na koniec przydziel zadanie zespołowi lub indywidualnemu współpracownikowi.

Po wykonaniu tej czynności kliknij przycisk Dodaj zadanie, aby utworzyć zadanie. W ten sposób możesz tworzyć wiele zadań i przydzielać je różnym osobom.

Jak zaktualizować postęp zadań w Microsoft Planner

Postęp zadania w Microsoft Planner jest podzielony na trzy komponenty, z których każdy reprezentuje stopień zaawansowania zadania.

Nie rozpoczął.

Przypisane do zadania, które nie zostało przydzielone lub nie zostało przydzielone nikomu. Może również otrzymać etykietę, jeśli data rozpoczęcia zadania jest jeszcze w przyszłości.

W trakcie.

Ta etykieta jest przypisywana do zadań, które są w toku. Nie ma znaczenia, jaki procent zadania zostanie wykonany. Microsoft Planner ma tylko tę jedną etykietę do oznaczania wszystkich bieżących zadań, niezależnie od indywidualnego poziomu wykonania.

Zakończony. Ta etykieta jest przypisywana do zakończonych zadań.

W związku z tym aktualizacja postępu zadania polega na przełączaniu się między tymi etykietami dla każdego utworzonego zadania zgodnie z potrzebami.

Jak ręcznie zaktualizować postęp zadań w Microsoft Planner

Istnieje kilka sposobów aktualizowania postępu zadań w programie Microsoft Planner.

Zauważ, że każdy etap postępu jest reprezentowany przez ikonę.

Nie rozpoczął.

Puste koło.

W trakcie.

Półkolorowe koło.

Zakończony.

W pełni kolorowe kółko z haczykiem pośrodku.

Grupy > Postęp

• Przejdź do Grupy i wybierz zadanie.
• Kliknij strzałkę rozwijaną Postęp.
• Wybierz odpowiednią opcję.

Na przykład, jeśli zadanie zostało ukończone, wybierz Ukończono z listy rozwijanej Postęp.

Wybór symboli

Każde zadanie ma symbol, który reprezentuje jego postęp. Ukończone zadania mają symbol pełnego koła z haczykiem pośrodku, natomiast zadania w toku mają symbol półpełnego koła.

Wybierz symbol obok zadania, aby otworzyć okienko wyboru postępu i wybierz inny stan postępu.

Wybór zadań

To kolejny sposób na zmianę statusu postępu zadania. Po prostu wybierz zadanie, aby wyświetlić okienko wyboru postępu. Stamtąd aktualizuj postęp zadania.

Jak używać Plannera z Microsoft Teams do zarządzania zadaniami

Ponieważ utworzenie nowego planu automatycznie tworzy nową grupę Office 365, możesz współpracować przy użyciu zadań Planner w innych połączonych aplikacjach z rodziny Office 365, takich jak OneDrive i Outlook.

Możesz również użyć Planner z Microsoft Teams do zarządzania utworzonymi zadaniami. Możesz współpracować nad zadaniami za pośrednictwem narzędzia Planner lub dodając co najmniej jedną kartę Planner do kanału usługi Teams.

Oto jak utworzyć kanał Planner w Microsoft Teams:

• Otwórz Teams i wybierz kanał. W kanale kliknij przycisk +.
• Znajdź i wybierz Planera.
• Utwórz plan z poprawnymi szczegółami i zapisz go. Możesz także wybrać już istniejące plany.

Proces dodawania zadania, przypisywania go i aktualizowania przebiega tak samo, jak wyjaśniono powyżej.

Microsoft Planner służy do tworzenia małych zadań, które zbiorowo pasują do większego planu, nad którym zespół może współpracować. Wiedza o tym, jak aktualizować postęp od rozpoczęcia do zakończenia, a także współpracować na platformie takiej jak Microsoft Teams, może zwiększyć zarówno indywidualną produktywność, jak i pracę zespołową w organizacji.

Jeśli jednak Twój komputer działa wolno, może to negatywnie wpłynąć na operacje i znacznie spowolnić współpracę w chmurze. Możesz użyć Auslogics BoostSpeed, aby usunąć problemy zmniejszające prędkość i bezużyteczne pliki internetowe i sprawić, że Twoje wrażenia będą płynniejsze.